Termin absagen: Muster, Formulierungen & Tipps

Termin absagen: 2 Muster

Die folgenden zwei Muster-Beispiele zeigen auf, wie professionelle Terminabsagen im Geschäftsleben aussehen können.

Beispiel 1: Terminabsage Arzttermin

Sehr geehrter Herr Dr. Meier,

vielen Dank für den Arzttermin zur Kontrolluntersuchung am 23.03.2023 um 15.00 Uhr. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich diesen Termin absagen muss. Grund hierfür ist ein wichtiges Vorstellungsgespräch, zu dem ich heute eingeladen wurde. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten und bitte Sie, mir einen neuen Termin nach meinem Urlaub ab 15.04.2023 zu übermitteln. Herzlichen Dank im Voraus! Bonn, 21.03.2023 

Beispiel 2: Terminabsage aufgrund eines Todesfalls

Sehr geehrte Frau Schulze,

ich habe mich sehr auf unseren Termin zur Vorstellung des Produktes XY am 27.03.2023 um 11.00 in Ihrer Zentrale in Monheim gefreut. Aufgrund eines Todesfalls in der Familie und der Trauerfeier in München ist es mir nicht möglich, diesen Termin wahrzunehmen. Da ich ein großes Interesse an einer potenziellen Zusammenarbeit habe, möchte ich anfragen, ob Ihnen alternativ ein Termin am 28.03.2023 möglich wäre. Ich bin an diesem Tag zeitlich flexibel. Entschuldigen Sie bitte die Unannehmlichkeiten! Bonn, 21.03.2023. Mit freundlichen Grüßen, Frau Müller.

Termin absagen: Wie schreibt man eine professionelle Terminabsage?

Professionelle Terminabsagen sind sachlich und konkret aufgebaut. Sie überzeugen durch einfache und verständliche Formulierungen und sind höflich und wertschätzend formuliert. Mit der Terminabsage oder dem Verweis auf eine Terminverschiebung entschuldigen sich derartige Absagen für die Unannehmlichkeiten und bitten um Verständnis für den Absagegrund. Um Ihnen zukünftige Terminabsagen zu erleichtern, finden Sie im Folgenden professionelle Musterformulierungen für höfliche Absageschreiben. 

Danksagung

Eine höfliche Absage enthält zunächst stets eine Danksagung für die Einladung. Folgende Formulierungen eignen sich:

• “Zunächst möchte ich mich erst einmal für Ihre Einladung zu … bedanken.”
• “Ich habe mich bereits sehr auf unseren Austausch am … zum Thema … gefreut.”

Begründung und Absage

Nach der Danksagung folt die Begründung sowie letztlich die tatsächliche Absage:

• “Aufgrund eines Todesfalls in der Familie kann ich den Termin am … nicht wahrnehmen.”
• “Aufgrund einer kurzfristigen Erkrankung muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich Ihrer Einladung zu … nicht nachkommen kann.”

Lösungsvorschlag

Zuletzt sollten Sie – falls Sie an einer Verschiebung des Termins interessiert sind – einen Vorschlag für eine erneute Terminvereinbarung machen. Potenzielle Formulierungen lauten wie folgt:

• “Ich würde mich sehr darüber freuen, wenn wir zeitnah einen neuen Termin vereinbaren könnten.”
• “Da ich weiterhin sehr an einer Zusammenarbeit interessiert bin, würde ich unseren Termin gerne auf den … verschieben.”

Termin absagen: Diese Formulierungen sollten vermieden werden

Terminabsagen enthalten oftmals spezielle Standard-Formulierungen, die sich in der heutigen Praxis jedoch nicht mehr als zielführend erweisen. Welche Formulierungen Sie aus welchen Gründen vermeiden sollten, zeigt Ihnen folgende Tabelle.

Wie sollte eine Terminabsage aufgebaut werden? 

Eine höfliche Terminabsage setzt sich aus den fünf folgenden Bausteinen zusammen:

1. Frühzeitige Absage: Setzen Sie sich so schnell wie möglich und im Mindestfall 24 Stunden vor dem Termin in Verbindung, um dem Geschäftspartner persönlich oder per E-Mail von der Absage zu unterrichten. 
2. Bedanken und Gründe aufzeigen: Bedanken Sie sich für den Termin und erklären Sie deutlich, nachvollziehbar und diplomatisch, warum Sie den Termin absagen müssen. Entschuldigen Sie sich höflich für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
3. Lösung anbieten: Bieten Sie eine aus Ihrer Sicht adäquate Lösung an, z. B. eine Terminverschiebung.
4. Bedürfnisse des Geschäftspartners beachten: Seien Sie flexibel und nehmen Sie Rücksicht auf die Bedürfnisse des Geschäftspartners. Ist dieser nicht in der Lage, kurzfristig einen Ausweichtermin zu vereinbaren, fragen Sie ihn, welche andere Lösungen aus seiner Sicht möglich wäre (z. B. schriftlicher Austausch). 
5. Termin bestätigen und notieren: Bestätigen Sie den neuen Termin schriftlich oder bitten Sie den Geschäftspartner ebenfalls um Bestätigung der neuen Verabredung. 

Wann sollten Sie einen Termin spätestens absagen? 

In der betrieblichen Praxis gilt es im Allgemeinen als höflich und fair, einen Termin dann abzusagen, wenn absehbar ist, dass man die getroffene Vereinbarung nicht einhalten kann. Im Mindestfall sollte eine Besprechung bzw. ein Termin 24 Stunden im Voraus abgesagt werden. Zu diesem Zeitpunkt hat die andere Person noch genügend Zeit, um einen Ersatztermin zu vereinbaren oder die freie Zeit anderweitig und sinnvoll zu verplanen. 

Natürlich kann der Zeitpunkt, in dem die Absage als höflich empfunden wird, nach Situation variieren. Für langfristig geplante Geschäftstermine, mit denen ein großer finanzieller oder organisatorischer Aufwand verbunden ist, gelten andere Absagezeiten als für ein Vier-Augen-Gespräch, das nach Absprache kurzfristig nachgeholt werden kann. 

Bei einem Notfall und einer Absage in letzter Minute durch unvermeidbare Umstände ist es notwendig, den Geschäfts- oder Gesprächspartners umgehend in Kenntnis zu setzen. Verständnis für die Absage erhält, wer objektiv beschreiben kann, warum er den Termin absagen muss. Eine authentische Entschuldigung für entstandenen Unannehmlichkeiten ist zielführend und stärkt die Geschäftsbeziehung. 

Sollten Sie bei der Terminabsage einen Grund nennen? 

Grundsätzlich ist es wichtig, einen Grund für die Terminabsage zu benennen, damit der versetzte Gesprächspartner den Absagegrund nachvollziehen kann. Möchte Sie in manchen Fällen aus geschäftlichen oder persönlichen Erwägungen keinen expliziten Grund anführen, ist es zielführend und höflich, sich in jedem Fall für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und eine Terminverschiebung anzubieten. Der Verweis auf unaufschiebbare persönliche Umstände ist in diesem Fall ausreichend.