Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen: Ein Leitfaden für Unternehmen
Welche Angaben in Geschäftsbriefen sind Pflicht?
Pflichtangaben garantieren Transparenz und Rechtssicherheit in der Geschäftswelt. Die folgenden Angaben müssen zwingend auf einem Geschäftsbrief aufgeführt werden:
- Vollständiger Name des Unternehmens.
- Rechtsform des Unternehmens.
- Sitz des Unternehmens.
- Registergericht des Sitzes des Unternehmens.
- Handelsregisternummer.
- Alle Geschäftsführer und ggf. Vorstandmitglieder mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
- Vorsitzender des Aufsichtsrats, wenn vorhanden.
Exkurs: Wann ist ein Brief überhaupt ein Geschäftsbrief?
Ein schriftliches Dokument gilt im Allgemeinen als Geschäftsbrief, wenn es sich um eine schriftliche Kommunikation mit externen Parteien handelt, die im Kontext geschäftlicher Vorgänge steht. Folgende Dokumente gehören zu Geschäftsbriefen:
- der externe Schriftverkehr eines Unternehmens einschließlich aller Nachrichten, die über digitale Medien übermittelt und in schriftlicher Form empfangen werden, sowie
- alle geschäftlichen Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Bestätigungen und Quittungen.
Da es sich bei den obigen Beispielen um Geschäftsbriefe handelt, besteht hier auch die Notwendigkeit, Pflichtangaben aufzuführen. Seit 2007 umfasst diese Pflicht ebenfalls E-Mails und Faxnachrichten. Die Angaben für Rechnungen wurden durch das Steueränderungsgesetz zum 1.1.2004 neu definiert.
Welche Pflichtangaben müssen Geschäftsbriefe je nach Rechtsform enthalten?
Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen variieren tatsächlich mit der zugrundeliegenden Unternehmens- und Rechtsform.
| Firma | Name Inhaber | Adresse | Rechtsform | Sitz | Registergericht | GF | Sonstiges | |
| Nicht-Kaufmann | Nein | Ja | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Einzelkaufmann | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein | Nein |
| OHG und KG | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein | Nein |
| GmbH | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| GmbH & Co. KG | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| AG | Ja | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Angaben in Geschäftsbriefen als Nicht-Kaufmann
Nach Wegfall des § 15b der Gewerbeordnung (GewO) reicht bei Kaufleuten beispielsweise Künstlern, Architekten oder Freiberuflern in der Regel der vollständige Name des Inhabers und die ladungsfähige Adresse des Unternehmens.
Einzelkaufmann – Pflichtangaben im Geschäftsbrief
Geschäftsbriefe eines im Handelsregister amtsbekannten Einzelkaufmanns müssen gemäß § 37a HGB klare Pflichtangaben enthalten. Diese umfassen:
- der exakte Name des Unternehmens, wie er im Handelsregister festgehalten ist,
- der Zusatz, der die Rechtsform kennzeichnet (beispielsweise „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder die Kurzformen „e. K.“ bzw. „e. Kfr.“),
- der Standort des Geschäftsbetriebs,
- das zuständige Registergericht sowie
- die Registernummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister geführt wird.
Pflichtangaben einer offenen Handelsgesellschaft (OHG)
Nach den Bestimmungen des § 125 und § 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) ist es erforderlich, dass Geschäftsschreiben von einer offenen Handelsgesellschaft bestimmte obligatorische Informationen tragen. Diese Informationen umfassen:
- den vollständigen Unternehmensnamen, wie er im Handelsregister vermerkt ist,
- die Rechtsform (also: OHG),
- den offiziellen Firmensitz,
- das zuständige Registergericht sowie
- die Registernummer der Gesellschaftseintragung.
Kommanditgesellschaft (KG) – Pflichtangaben in der Korrespondenz
Gemäß den Vorschriften des Handelsgesetzbuches, speziell den Paragraphen 125 und 177a, müssen die geschäftlichen Schreiben von einer Kommanditgesellschaft die folgenden Pflichtangaben aufweisen:
- vollständige Name der Firma, genau so, wie er im Handelsregister aufgeführt ist,
- die spezifische Rechtsform der Gesellschaft (KG),
- der eingetragene Sitz des Unternehmens,
- das Registergericht sowie
- die eindeutige Nummer, unter welcher die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
Geschäftsbriefangaben als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Gemäß § 35a GmbHG müssen Geschäftsbriefe einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt) bestimmte Pflichtangaben enthalten.
Erforderlich sind folgende Daten:
- Name des Unternehmens, genau wie er im Handelsregister steht,
- die Form der gesellschaftlichen Organisation,
- der Hauptsitz des Unternehmens,
- das zugehörige Registergericht und
- die spezifische Registernummer der Firma in Geschäftsdokumenten.
Es ist ebenso vorgeschrieben, alle Geschäftsführer mit ihrem Nachnamen und zumindest einem ausgeschriebenen Vornamen zu listen. Sollte die Gesellschaft über einen Aufsichtsrat mit einem benannten Vorsitzenden verfügen, muss auch dieser erwähnt werden. Im Falle einer Unternehmensliquidation müssen die Namen der Liquidatoren anstelle der Geschäftsführer aufgeführt werden.
GmbH & Co. KG oder andere GmbH-Zusätze, wie oHG – die nötigen Pflichtangaben
Der Gesetzgeber gibt Gesellschaften, bei denen keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist auf, die folgenden Pflichtangaben in Geschäftsbriefen zu integrieren:
- den vollständigen Firmennamen, wie er im Handelsregister definiert ist,
- die Rechtsform der Gesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, GmbH & Co. oHG),
- den Sitz der Gesellschaft,
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer (zur Identifikation im Register).
Zusätzlich muss, wenn die Gesellschaft eine persönlich haftende Gesellschaft ist, deren Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht des Sitzes und die Nummer, unter der die Gesellschaft eingetragen ist, angegeben werden. Zudem müssen alle Geschäftsführer mit Familiennamen und wenigstens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden. Falls die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit Vorsitzendem hat, muss auch dieser mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.
Aktiengesellschaft (AG) – Pflichtangaben
Laut § 80 AktG sind Aktiengesellschaften (AGs) ähnlich wie bei der GmbH & Co. KG verpflichtet, spezifische Angaben auf ihren Geschäftsbriefen zu machen.
Zu diesen Angaben zählen:
- der vollständige Name der Firma, wie er im Handelsregister verzeichnet ist,
- die gesellschaftsrechtliche Form,
- der Unternehmenssitz,
- das zuständige Registergericht sowie
- die dazugehörige Handelsregisternummer.
Zudem ist es erforderlich, sämtliche Mitglieder des Vorstands mit ihrem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu benennen. Der Leiter des Aufsichtsrates muss ebenfalls angegeben werden, wobei der Vorsitzende des Vorstands deutlich als solcher ausgewiesen werden soll.
Pflichtangaben in Geschäftsbriefen von Außenstellen
Zweigstellen sollten sowohl die Daten der Hauptniederlassung als auch spezifische Informationen der Zweigstelle enthalten, falls diese unter einem anderen Namen oder einer abweichenden Rechtsform operiert.
Welche Folgen drohen bei Fehlen von Pflichtangaben?
Die Nichtbeachtung der Pflichtangaben kann ernste Konsequenzen für eine Firma nach sich ziehen. Von Abmahnungen bis hin zu Bußgeldern ist eine Bandbreite an verschiedenen disziplinarischen Maßnahmen möglich. Ordnungsstrafen und Zwangsgelder werden vom Registergericht ausgesprochen und können bis zu 5.000 Euro betragen. Vor diesem Hintergrund und um Transparenz sicherzustellen, ist es von höchster Wichtigkeit, dass Geschäftsbriefe den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Wie sind die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen darzustellen?
Die Angaben müssen gut lesbar und dauerhaft auf dem Geschäftsbrief der Firma vermerkt sein. Sie sollten Bestandteil des Briefkopfes oder der Fußzeile sein, sodass sie direkt ins Auge fallen. Eine genaue Vorgabe, wo Pflichtangaben aufgeführt werden müssen, gibt es nicht.
Bei elektronischen Geschäftsbriefen wie E-Mails gelten die äquivalenten Anforderungen. Hier empfiehlt es sich, die Pflichtangaben in die E-Mail-Signatur zu integrieren, um sie konsequent bei jeder Kommunikation mit senden zu können.
Neben den Pflichtangaben ist es für Unternehmen sinnvoll, weitere Informationen auf Geschäftsbriefen darzustellen. Ein Logo, die offiziellen Telefon- und Faxnummern und die Bankverbindung mit IBAN erleichtern es Kunden und Geschäftspartnern, mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten oder Transaktionen vorzunehmen.
FAQ zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen
Noch Fragen? Im Folgenden finden Sie nämlich noch unser umfassendes FAQ.
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des im Jahr 2022 erschienenen Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
