Grußformel in Geschäftsbriefen & E-Mails: Beispiele + Tipps
Was ist eine Grußformel?
Als Grußformel oder Schlussformel in Geschäftsbriefen bezeichnet man den typischen Abschluss eines Geschäftsbriefes oder einer geschäftlichen E-Mail. Die in Deutschland gebräuchlichste Grußformel lautet: „Mit freundlichen Grüßen.“
Die Grußformel wird im Allgemeinen als Signal verstanden, dass der Brief endet. Sie erzeugt eine verbindliche und freundliche Stimmung und gehört in jedes geschäftliche Schreiben. Einen Brief ohne Grußformel zu versenden, wirkt unpersönlich und gleich einem Affront. Durch den Einsatz verschiedener Grußformeln kann ein Schreiben dem Anlass entsprechend und mit einer persönlichen Note abgerundet werden.
Welche Grußformeln gibt es?
In der beruflichen Korrespondenz kommen viele verschiedene Grußformeln zum Einsatz – manche klassisch konservativ, andere wiederum modern und wertschätzend. Einen Überblick über die unterschiedlichen Grußformeln und wann diese Anwendung finden sollten, erhalten Sie in der folgenden Tabelle.
| Grußformel | Ausprägung | Anwendung |
| Mit freundlichen Grüßen | Klassisch konservativ | Klassische Grußformel in der geschäftlichen Korrespondenz. Passt zu allen Geschäftsbriefen, wirkt förmlich und professionell. Info: In der Schweiz sollte „Mit freundlichen Grüßen“ nicht genutzt werden, da diese als Schlussformel als veraltet gilt. |
| Herzliche Grüße | Persönlich, wertschätzend | Persönliche Grußformel. Passt nicht zu klassischer geschäftlicher Korrespondenz oder zu Briefen an Behörden. Vermittelt einen vertrauten und persönlichen Eindruck und Offenheit und Sympathie. |
| Liebe Grüße Lieben Gruß | Persönlich, wertschätzend | Diese Grußformel wurde bis vor einigen Jahren ausschließlich in persönlicher Korrespondenz unter guten Freunden oder Bekannten genutzt. Heute wird sie bei enger Zusammenarbeit und als Zeichen von Wertschätzung und Sympathie auch im geschäftlichen Umfeld in Briefen genutzt. |
| Freundliche Grüße | Klassisch konservativ | Modernes Synonym für „Mit freundlichen Grüßen.“ |
| Viele Grüße | Informell, persönlich | Informelle Grußformel, die in Korrespondenz mit Personen genutzt werden kann, die man persönlich kennt und schätzt und bei denen die Schlussformel trotzdem nicht zu vertraut sein soll. |
| Beste Grüße | Persönlich, konservativ, informell | In der modernen geschäftlichen Korrespondenz häufig genutzt. Gilt als Mittelweg zwischen einer klassisch konservativen Schlussformel und einer persönlichen und vertrauten Grußformel. |
| Freundliche Grüße aus (Ortsnamen angehängt) Freundliche Grüße nach (Ortsname angehängt) | Konservativ wertschätzend | Wird der Ortsname an eine konservative Grußformel angehängt, drückt dies Wertschätzung und persönliches Interesse aus. Vor allem die Schlussformel „Freundliche Grüße nach“ zeigt, dass man sich für den Empfänger interessiert. |
| Hochachtungsvoll | Konservativ | Wird in der geschäftlichen Korrespondenz sporadisch verwendet. Kann ggf. für Briefe an Würdenträger, Richter oder hohe Beamte genutzt werden. Wirkt in geschäftlicher Korrespondenz altmodisch und unpersönlich. |
| Mit bester Empfehlung | Konservativ, formell | Diese Schlussformel kann beim Versand von Dokumenten oder Informationen verwendet werden. Sie ist eher unüblich, da sie unpersönlich wirkt. |
| Mit vorzüglicher Hochachtung | Konservativ | Verwendung in offiziellen Amtsbriefen |
| Ausgezeichnete Hochachtung | Konservativ | Verwendung für Geschäftsträger und Mitarbeiter in Botschaften |
| Vorzügliche Hochachtung | Konservativ | Für Diplomaten |
Welche Grußformeln eignen sich in persönlicher Korrespondenz?
Im Geschäftsleben arbeitet man mit Geschäftspartnern unterschiedlich eng zusammen. Das zeigt sich unter anderem durch die verwendete Grußformel. Für die persönlichere Korrespondenz eignen sich vor allem die folgenden Schlussformeln:
- Herzliche Grüße
- Liebe Grüße / Lieben Gruß
- Viele Grüße
Welche Grußformeln können in englischer Korrespondenz verwendet werden?
Die Grußformeln in englischer Korrespondenz variieren und sind abhängig vom Empfängerland. Verfasst man einen Brief mit einem Empfänger in den USA, können die folgenden Grußformeln verwendet werden:
- Sincerely,
- Yours truly.
Bei Briefen, die an Empfänger im Vereinigten Königreich versandt werden, eignen sich die folgenden Grußformeln:
- Yours sincerely,
- Yours faithfully (Wenn der Empfänger nicht persönlich bekannt ist).
Welche modernen Grußformeln könnten Alternativen zu klassischen Grußformeln sein?
Moderne Grußformeln drücken die typischen Werte einer modernen und globalisierten Gesellschaft wie Offenheit, Wertschätzung und Vertrauen aus. Beispielsweise hat sich als moderne Grußformel in den letzten Jahren der Schlusssatz „Mit Vorfreude auf unser Treffen“ etabliert. Diese persönliche, moderne und wertschätzende Grußformel drückt aus, dass man ein großes Interesse an der Geschäftsbeziehung hat und den persönlichen Austausch schätzt.
Moderne Grußformeln können individuell angepasst werden. Beispielsweise kann der Gruß mit Worten, einem Satz oder einem zeitlichen Bezug verbunden werden, was wie folgt aussehen kann:
- Eine schöne Restwoche wünscht …
- Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen …
- Ich freue mich schon auf unser gemeinsames Seminar …
- Mit dankbaren Grüßen,
- Mit sportlichen Grüßen,
- Mit sonnigen Grüßen,
- Mit den allerbesten Wünschen,
- Weiterhin alles Gute und viel Erfolg,
- Eine schöne und erfolgreiche Restwoche,
- Stellvertretend für das gesamte Team grüße ich Sie herzlich.
Welche Grußformeln sollten vermieden werden?
Unpersönliche und traditionell konservative Grußformeln wie „Hochachtungsvoll,“ oder die für Diplomaten gebräuchlichen Schlussformeln sollten in geschäftlicher Korrespondenz vermieden werden. Sie suggerieren Unpersönlichkeit und Abgehobenheit und tragen nicht dazu bei, eine langfristige geschäftliche Verbindung aufzubauen.
Von Abkürzungen wie „VG“ für Viele Grüße, „LG“ für Liebe Grüße, „HG“ für Herzliche Grüße oder „Mfg“ für „Mit freundlichen Grüßen“ sollte ebenfalls Abstand genommen werden. Diese eignen sich ausschließlich für die schnelle Kommunikation in Messengern wie WhatsApp oder auf Social Media Plattformen. Wer seinen Brief mit „Gruss“ abschließt, zeigt ebenfalls Unprofessionalität und wenig Wertschätzung für den Empfänger.
Gleiches gilt, wenn eine sehr persönliche Grußformel in unpassender Weise gebraucht wird. Unterschreibt man beispielsweise einen geschäftlichen Brief an einen Vorstandsvorsitzenden eines Unternehmens mit „Liebe Grüße“, obwohl dieser nicht persönlich bekannt ist, wirkt dies übergriffig und anmaßend.
Was ist bei der Wahl der Grußformel zu beachten?
Die genutzte Grußformel sollte zum Adressaten und zum Anlass passen. Zu lockere, persönliche Grußformeln in einem unbekannten Umfeld wirken unseriös und übergriffig. Lernt man einen Geschäftspartner besser kennen, kann die Schlussformel informeller und persönlicher werden. Gehört es zur Geschäftsphilosophie und zur Kultur des Unternehmens, kann eine sehr persönliche Schlussformel gleichzeitig ohne Wartezeit angebracht und passend sein.
Zu beachten: Die Grußformel …
- sollte zur Anrede passen: Liebe Frau Müller / Mit herzlichen Grüßen.s
- muss passend zum Anlass gewählt werden.
- sollte zum Adressaten passen.
- muss dem Wording und Inhalt des Schreibens angepasst sein.
- sollte Business-Maßstäben genügen.
- sollte die Geschäftsbeziehung öffnen und vertiefen.
- muss die Kultur des Unternehmens widerspiegeln.
Wie wird die Grußformel gemäß DIN 5008 gestaltet?
Die Grußformel setzt sich nach der aktuellen DIN 5008 mit einer Leerzeile vom Brieftext ab. Eine Grußformel wird ohne Interpunktion, beispielsweise einem Komma oder einem Punkt abgeschlossen.
Beispiel eines Bewerbungsanschreibens:
„Mein Profil wird abgerundet von Zielstrebigkeit, Vertrauen, hoher intrinsischer Motivation sowie sehr guten englischen Sprachkenntnissen. Auf Ihre Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch freue ich mich.
(Leerzeile)
Mit freundlichen Grüßen„
Info: Wird nach der Grußformel der Firmenname eingefügt, wird erneut eine Leerzeile eingearbeitet. Für das Einfügen der persönlichen Unterschrift gelten drei Leerzeilen als ausreichend.
Welche Fehler gilt es bei Grußformeln zu vermeiden?
Folgende Fehler sollten bei Grußformeln vermieden werden:
- Kein Komma oder Punkt,
- Weglassen der Grußformel,
- Zu persönliche oder unpersönliche Schlussformel,
- Nutzen von zu klassischen Grußformeln, die „Hochachtung“ ausdrücken
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des im Jahr 2022 erschienenen Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
