Nachfassbrief formulieren – Tipps & Muster

Was ist ein Nachfassbrief?

Ein Nachfassbrief ist ein schriftliches Kommunikationsmittel, das von Unternehmern verwendet wird, um eine bereits getätigte Kontaktaufnahme oder Geschäftsangelegenheit zu verfolgen. Dieses Schreiben dient dazu, das Interesse des Empfängers zu bestätigen, offene Fragen zu klären, weitere Informationen anzubieten oder einen nächsten Schritt in der Geschäftsbeziehung zu initiieren.

Der Nachfassbrief wird typischerweise eingesetzt, wenn vorherige Kommunikation, wie beispielsweise ein Angebot, eine Präsentation oder eine Anfrage, versandt wurde, und der Absender nun aktiv den Fortschritt oder die Entscheidung des Empfängers erfahren möchte. Dabei sollte der Brief respektvoll formuliert sein, dem Empfänger Mehrwert bieten und gleichzeitig die Bereitschaft zur Zusammenarbeit unterstreichen.

5 Tipps: Wie wird ein Nachfassbrief geschrieben?

Ein wirkungsvoller Nachfassbrief zeichnet sich durch eine klare, höfliche und kundenorientierte Formulierung aus. Die folgenden 5 Tipps helfen Ihnen bei der Formulierung eines professionellen Nachfassbriefes:

1. Individualisierung und Personalisierung: Jeder Nachfassbrief sollte individuell auf den Empfänger zugeschnitten sein. Verwenden Sie den Namen des Ansprechpartners, erinnern Sie an spezifische Details aus vorherigen Interaktionen und zeigen Sie, dass Sie sich aktiv mit den Bedürfnissen des Kunden auseinandergesetzt haben.
2. Klare Botschaft und Zweck: Formulieren Sie Ihre Botschaft klar und prägnant. Der Empfänger sollte sofort verstehen, warum Sie sich erneut melden. Ob es um eine Rückmeldung, Klärung von Fragen oder die Bereitstellung zusätzlicher Informationen geht, die Absicht des Nachfassbriefs sollte transparent und leicht nachvollziehbar sein.
3. Mehrwert betonen: Heben Sie die spezifischen Vorteile Ihrer Produkte oder Dienstleistungen hervor. Zeigen Sie auf, wie Ihr Angebot die Bedürfnisse des Empfängers erfüllt oder Probleme löst. Ein Fokus auf den Mehrwert verstärkt das Interesse und unterstreicht die Relevanz Ihrer Angebote.
4. Höflicher Ton und Respekt: Ein professioneller Nachfassbrief sollte stets einen höflichen und respektvollen Ton wahren. Vermeiden Sie Druck oder Aufdringlichkeit und betonen Sie Ihre Wertschätzung für die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers. Ein respektvoller Umgang trägt dazu bei, eine positive Atmosphäre für künftige Interaktionen zu schaffen.
5. Klare Handlungsaufforderung (Call-to-Action): Beenden Sie den Nachfassbrief mit einer klaren Handlungsaufforderung. Geben Sie dem Empfänger einen klaren nächsten Schritt vor, sei es eine Rückmeldung, ein Folgegespräch oder eine Entscheidung. Eine präzise Call-to-Action erleichtert dem Empfänger die Reaktion und fördert die gewünschten Handlungen.

Beachten Sie, dass die Tonlage des Briefs von der vorherigen Interaktion und der Beziehung zum Empfänger abhängt. Ein respektvoller und professioneller Ton ist jedoch in jedem Fall angebracht, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Wie wird ein Nachfassbrief aufgebaut?

Ein professioneller Nachfassbrief besteht aus 9 wichtigen Bausteinen, die wir Ihnen im Folgenden gern näher erläutern möchten:

1. Persönliche Anrede: Beginnen Sie den Brief mit einer freundlichen und persönlichen Anrede, um eine Verbindung herzustellen. Verwenden Sie den Namen des Empfängers, wenn möglich, um die Individualität zu betonen.
2. Dank für das Interesse: Zeigen Sie Dankbarkeit für die vorangegangene Interaktion, sei es ein Gespräch, ein Meeting oder der Erhalt einer Anfrage. Erinnern Sie kurz an den Anlass des vorherigen Kontakts.
3. Verweis auf Ihr Angebot: Nennen Sie den Inhalt Ihres Angebots oder – bei mündlichen Interessensbekundungen Zeitpunkt, Anlass und Inhalt des Gesprächs.
4. Hervorhebung von Vorteilen: Betonen Sie kurz die Vorteile oder Mehrwerte, die Ihre Dienstleistungen oder Produkte bieten. Das können Produktvorteile oder spezielle Rabatte sein. Dies kann dazu beitragen, das Interesse des Empfängers zu verstärken.
5. Frage nach dem Stand der Dinge: Fragen Sie, ob das Angebot angekommen ist, ob eine Entscheidung bereits erfolgt ist oder bis wann eben diese planmäßig erfolgen soll. Seien Sie hierbei aber verständnisvoll und setzen Sie Ihr Gegenüber nicht unter Druck.
6. Offenheit für Fragen: Signalisieren Sie Offenheit für Rückfragen und bieten Sie an, weitere Informationen bereitzustellen, falls erforderlich. Dies zeigt Engagement und Kundenservice.
7. Bitten Sie um Nachricht: Bitten Sie um Nachricht – unabhängig davon, ob Ihr Kunde noch Interesse hat oder absagt. Falls Sie ein Antwortformular verwenden, weisen Sie darauf hin. Stellen Sie sich als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung.
8. Höflicher Abschluss: Beenden Sie den Brief mit einer höflichen Schlussformel, die zu Ihrem Unternehmen und der bisherigen Kommunikation passt. Eine freundliche Grußformel rundet den Brief positiv ab.
9. Kontaktinformationen: Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu, damit der Empfänger leicht antworten kann. Dies unterstreicht auch Ihre Transparenz und Bereitschaft zur Kommunikation.

Beispiel-Formulierungen für einen professionellen Nachfassbrief

Nachdem Sie nun wissen, aus welchen inhaltlichen Bausteinen ein professioneller Nachfassbrief besteht, möchten wir Ihnen ebenfalls noch Muster und Beispiel-Formulierungen zu den einzelnen Punkten an die Hand geben.

Vollständige Muster für einen Nachfassbrief

Sehr geehrte Frau/geehrter Herr [Nachname],

ich hoffe, diese Zeilen erreichen Sie wohlauf. In Bezug auf unser kürzlich geführtes Gespräch möchte ich mich herzlich für Ihre Zeit und Ihr Interesse an [Produkt/Dienstleistung] bedanken.

Unsere Diskussion hat verdeutlicht, dass [Ihr Unternehmen] für Ihr Unternehmen bedeutende Vorteile bieten kann. Die von uns präsentierten [Produkte/Dienstleistungen] sind darauf ausgerichtet, [spezifische Probleme/Anforderungen des Unternehmens] effektiv zu adressieren und zu lösen.

Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um zu erfahren, ob Sie weitere Fragen haben oder ob es zusätzliche Informationen gibt, die Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung behilflich sein könnten. Unser engagiertes Team steht bereit, um Sie mit allen erforderlichen Details zu unterstützen und sicherzustellen, dass [Ihr Unternehmen] die optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse ist.

Gerne würden wir auch Feedback von Ihnen erhalten, um sicherzustellen, dass unsere Angebote vollständig auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind. Ihr Standpunkt ist uns äußerst wichtig.

Ich schlage vor, dass wir bis zum [Datum] eine kurze Folgebesprechung oder Telefonkonferenz arrangieren, um offene Fragen zu klären und den nächsten Schritt in unserem gemeinsamen Vorhaben zu besprechen. Selbstverständlich bin ich auch bereit, mich Ihrem Terminkalender anzupassen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit, und ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Vor- und Nachname]

[Ihre Position]

[Ihr Unternehmen]

[Ihre Kontaktdaten]

Welche 2 Fehler gilt es bei Nachfassbriefen zu vermeiden?

Die folgenden zwei Fehler sollten Sie unbedingt in Nachfassbriefen vermeiden:

1. Fehler – ein vorwurfsvoller Ton: “Zwei Wochen sind vergangen, und Sie haben sich immer noch nicht gemeldet!”

Ein schlechtes Gewissen wird den Kunden nicht motivieren, Ihr Angebot anzunehmen! Drücken Sie Ihre Verwunderung aus, warum Sie noch nichts gehört haben. Aber vermeiden Sie dabei eine direkte “Sie-Ansprache”.

2. Fehler – marktschreierische Werbung: Ein Nachfassbrief ist kein Werbebrief!

Wiederholen Sie nicht den kompletten Wortlaut Ihres Angebots. Allenfalls den Hauptvorteil, etwa einen großzügigen Rabatt oder attraktive Serviceleistungen können Sie im Text oder im PS kurz erwähnen. Slogans, Werbeprospekte oder ausführliche Produktinformationen gehören aber nicht in Ihre Nachfrage.

Wann sollte ein Nachfassbrief geschrieben werden?

Ein Nachfassbrief sollte in Situationen verfasst werden, in denen eine vorherige geschäftliche Interaktion stattgefunden hat, jedoch noch keine abschließende Entscheidung oder Handlung seitens des Empfängers erfolgt ist. Typische Anlässe für das Verfassen eines Nachfassbriefs können sein:

1. Angebotsverfolgung: Nachdem ein Geschäftsangebot vorgelegt wurde, um den Status der Prüfung zu erfahren oder etwaige offene Fragen zu klären.
2. Meeting oder Präsentation: Nach einem Geschäftsmeeting oder einer Präsentation, um Feedback zu erhalten, weitere Schritte zu besprechen oder vereinbarte Maßnahmen zu bestätigen.
3. Produktvorstellung: Nachdem ein neues Produkt vorgestellt wurde, um das Interesse zu überprüfen, offene Punkte zu klären und den potenziellen Kunden bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.
4. Bewerbung oder Ausschreibung: Nachdem eine Bewerbung oder Ausschreibung eingereicht wurde, um den Stand des Auswahlprozesses zu erfahren oder zusätzliche Informationen bereitzustellen.
5. Kundenservice: Nach einer Kundenanfrage oder -beschwerde, um sicherzustellen, dass die Anliegen des Kunden angemessen bearbeitet wurden und eine zufriedenstellende Lösung gefunden wurde.

In jedem Fall ist der Zeitpunkt für einen Nachfassbrief entscheidend. Es sollte genug Zeit vergangen sein, um dem Empfänger die Möglichkeit zur Prüfung oder Überlegung zu geben, aber nicht so viel, dass die Angelegenheit in Vergessenheit gerät.

Warum sollte ein Nachfassbrief geschrieben werden?

Unternehmer sollten einen Nachfassbrief formulieren, da dieser ein wirkungsvolles Instrument darstellt, um die Kommunikation zu stärken, potenzielle Geschäftsbeziehungen zu vertiefen und letztendlich den Erfolg ihrer Unternehmung zu fördern. Hier sind einige Gründe, warum Unternehmer von der Verwendung von Nachfassbriefen profitieren können:

1. Vertiefung der Beziehung: Nachfassbriefe bieten die Gelegenheit, eine persönliche und professionelle Verbindung zu potenziellen Geschäftspartnern aufzubauen. Durch die Fortsetzung des Dialogs zeigen Unternehmer, dass sie nicht nur an einem einmaligen Geschäftsabschluss interessiert sind, sondern langfristige Beziehungen anstreben.
2. Klärung von Fragen und Unsicherheiten: Ein Nachfassbrief ermöglicht es Unternehmern, offene Fragen zu klären und mögliche Unsicherheiten aufseiten des Empfängers anzugehen. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen.
3. Hervorhebung von Mehrwert: Durch die erneute Betonung der Vorteile ihrer Produkte oder Dienstleistungen können Unternehmer im Nachfassbrief den Mehrwert für den potenziellen Kunden verdeutlichen. Dies hilft dabei, das Interesse aufrechtzuerhalten und den Empfänger von der Relevanz des Angebots zu überzeugen.
4. Rückmeldungen einholen: Der Nachfassbrief ist eine effektive Methode, um Feedback zu erhalten. Dies ermöglicht es Unternehmern, die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer potenziellen Kunden besser zu verstehen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um ein maßgeschneidertes Angebot zu präsentieren.
5. Professionelles Follow-up: Ein strukturiertes und professionelles Follow-up durch einen Nachfassbrief zeigt Engagement und Zuverlässigkeit seitens des Unternehmens. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und den Empfänger davon zu überzeugen, dass das Unternehmen die Anforderungen und Wünsche ernst nimmt.

Zusammengefasst ermöglichen Nachfassbriefe Unternehmern, aktiv die Entwicklung von Geschäftsbeziehungen zu steuern, die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden aufrechtzuerhalten und letztendlich die Chancen auf erfolgreiche Geschäftsabschlüsse zu maximieren.