Follow-up-E-Mail: Aufbau, Tipps und Vorlagen

Was sind Follow-up-E-Mails?

Follow-up-E-Mails (im Deutschen: Nachfass-E-Mails oder auch Folge-E-Mails) sind Nachrichten, die nach einer ersten Kommunikation gesendet werden, um noch einmal beim Gesprächspartner nachzufassen. Follow-up-E-Mails werden mit einem eindeutigen Ziel verfasst und in vielen Kontexten verwendet. Formulierungen wie: 

• Ich möchte mich bei Ihnen erkundigen,
• Ich möchte nachfragen ob, 
• Ich melde mich, um,

eröffnen viele Follow-up-E-Mails und haben den Zweck, an einen vorigen E-Mail-Austausch oder an ein persönliches Gespräch anzuschließen und eine Reaktion seitens des Kunden oder Partners zu erzeugen. Im Marketing werden Follow-up-E-Mails sowohl an bestehende wie potenzielle Kunden versandt. Vorrangige Ziele einer Folge-E-Mail sind neben der Informationsgewinnung der Verkauf eines Produkts oder die Anbahnung eines Geschäfts. 

Warum sollte man Follow-up-Mails versenden? 

Follow-up-E-Mails sind ein essenzieller Bestandteil einer professionellen Marketing- und Geschäftskommunikation, um das anvisierte Ziel zu erreichen. Denn effektive Follow-up-E-Mails helfen,

• Beziehungen zu Kunden aufzubauen, 
• eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten,
• mit wichtigen Kontakten virtuell im Gespräch zu bleiben 
• und somit die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses zu erhöhen. 

Egal, ob ein Termin mit einem Kunden bestätigt, eine Information angefragt oder weitere Details zu einer Aufgabe versandt werden: Eine Follow-up-E-Mail bringt alle Beteiligten auf den gleichen Stand und bindet in Folge Kunden und Interessenten an das Unternehmen und seine Produkte. 

Bei welchen oder Anlässen sind Follow-up-E-Mails zielführend? 

Das Verschicken von Follow-up-E-Mails ist bei vielen Anlässen und Kontexten zielführend – dazu gehören unter anderem:

• als Terminbestätigung,
• als Dank für eine Empfehlung,
• um zusätzliche Informationen anzufordern,
• zum Nachfassen, wenn sich ein Empfänger bisher nicht gemeldet hat,
• um andere über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden zu halten,
• um Produkte oder Dienstleistungen und Produkteigenschaften anzupreisen,
• um die Öffnungs- oder Klickrate eines Newsletters zu erhöhen,
• um ein Geschäft anzubahnen,
• um eine Handlungsaufforderung (CTA) weiterzuleiten.

Wie verfassen Sie erfolgreiche Follow-up-E-Mails?

Bei der Konzeption von Follow-up-E-Mails sind gute Vorbereitung und klare Zielorientierung wichtig. Wer Follow-up-Emails verfasst, muss die richtigen Worte treffen, den Bedarf des Kunden und die Bedürfnisse des Gegenübers kennen und empathisch formulieren. 

Tipps zum Schreiben erfolgreicher Follow-up-E-Mails

Die folgenden praxisorientierten Punkte sind hilfreich, um erfolgreiche Follow-up-E-Mails zu schreiben:

• Formulieren Sie kurz und gründlich. Kurze Nachrichten, die sich auf ein Themengebiet fokussieren, erhalten mehr Aufmerksamkeit als lange Follow-up-E-Mails, bei denen unnötige Details das Wesentliche verschwimmen lassen.
• Seien Sie höflich und professionell in Ihren Formulierungen. Vermeiden Sie eine zu lockere Sprache und beachten Sie die Business-Grundsätze für das Schreiben von E-Mails.
• Verwenden Sie eine klare Betreffzeile und seien Sie beim Betreff präzise. Die Betreffzeile entscheidet in den meisten Fällen darüber, ob Ihre Follow-up-E-Mail geöffnet und gelesen oder sofort gelöscht wird. Achten Sie aus diesem Grund darauf, dass Ihre Betreffzeile in direktem Zusammenhang mit dem Inhalt der E-Mail steht und darauf hinweist, dass es sich um eine Folgemitteilung handelt. Längere Betreffzeilen mit bis zu 50 Wörtern wirken aus kommunikationspsychologischer Sicht positiv und erhöhen die Öffnungs- und Antwortrate. 
• Wiederholen Sie kurz die Inhalte der Nachricht/des Gespräches, auf die sich die Follow-up-E-Mail bezieht. Fassen Sie das ursprüngliche Thema des Gesprächs oder den Zweck der E-Mail zusammen, sodass der Empfänger leicht versteht, um welche Informationen Sie bitten oder warum Sie sich erneut an ihn wenden.
• Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Details oder Aktualisierungen an. Wenn es neue Entwicklungen, Möglichkeiten oder Veränderungen in der Situation oder beim Produkt gegeben hat, sollten Sie die Gelegenheit nutzen und die Neuheiten in Ihren Folge-Mails erwähnen.
• Formulieren Sie eine eindeutige Handlungsaufforderung, die der Empfänger bzw. Kunde verstehen und umsetzen kann. Ohne einen CTA (Call-to-action) verpufft die Wirkung der Follow-up-E-Mail, da der Empfänger nicht weiß, was er im nächsten Schritt tun soll. 

Formulierungsbeispiele und Vorlagen für erfolgreiche Follow-up-E-Mails

Erfolgreiche Follow-up-E-Mails wirken nicht überrumpelnd, sondern freundlich und professionell. Der Leser muss darüber hinaus das Gefühl haben, dass er eine persönliche und individuelle Nachricht erhält und keine Massenmail. Die folgenden, erprobten Formulierungsbeispiele sind erprobt und können erfolgreich als Vorlagen eingesetzt werden, um das Interesse von Kunden oder Interessenten zu fördern oder Informationen einzuholen: 

Vollständiges Muster einer Follow-up-E-Mail

Damit Ihre Folge-E-Mail zu dem gewünschten Ziel führt, können Sie sich an dem folgenden Muster orientieren.

Vorlage für eine Follow-up-E-Mail mit Verkaufsabsicht

3 Gründe, warum es sich jetzt lohnt, in Derivate zu investieren

Hallo Frau (Name),

seit vielen Jahren freuen wir uns, Sie zu unseren treuen Stammlesern des Insider-Börsenbriefes zählen zu dürfen. Heute schreibe ich Ihnen zu einem wichtigen und für Sie lukrativen Thema: „Dem Derivatehandel.“ Wie häufig im Insider-Börsenbrief thematisiert, sind Derivate als Hebelprodukt eine spannende und lukrative Geldanlage. Vor allem in der aktuellen wirtschaftlichen Situation lohnt es sich, mit einem vergleichsweise geringen Kapitaleinsatz in den Derivatehandel einzusteigen und hohe Renditen zu erzielen. Welche 3 Gründe jetzt für den Handel mit Derivaten sprechen, habe ich Ihnen in unserem kostenlosen Whitepaper zusammengestellt, dass Sie ab sofort anfordern können. Rufen Sie mich zur Bestellung jederzeit gern unter 01234-56789 an. Ich freue mich auf Ihren Anruf!

Mit freundlichen Grüßen

(Ihr Name)

Wie erhöhen Sie die Antwortquote bei Follow-up-E-Mails?

Um die Antwortquote von Follow-up-E-Mails zu erhöhen, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:

• klare prägnante und einfache Sprache,
• aufgreifen von Bedarf und Bedürfnissen,
• Interesse erweckende Fragen stellen,
• Hilfestellungen und Lösungen aufzeigen,
• Emotionen und Eigenschaftswörter integrieren,
• eine aussagefähige Betreffzeile erzeugt Interesse,
• Expertenmeinungen integrieren und auf diese Weise überzeugen.

Wie formuliert man Betreffzeilen von Follow-up-Mails wirkungsvoll?

Die Betreffzeile ist in der E-Mail-Kommunikation von besonderer Bedeutung, da eben diese darüber entscheidet, ob der Empfänger die E-Mail öffnet. Wie gute Betreffzeilen aussehen können, zeigen folgende Beispiele:

• Extra-Rabatt bis morgen: 10 Prozent auf alles! 
• 5 Gründe, warum Sie im Sommer nach Südtirol verreisen sollten! 
• Danke für unser Gespräch vom 01.02.2023.
• Wie Ihnen unsere Lebensversicherung hilft, Ihren Lebensstandard im Alter zu erhalten!
• Dürfen wir Ihre Kontaktdaten aus unserem System löschen?

Wann sollten Sie Follow-up-E-Mails verschicken? 

Wann eine Follow-up-E-Mail versandt werden sollte, richtet sich grundsätzlich nach dem Anlass und der konkreten Situation. 

Beispielsweise erfolgt eine Nachfass-E-Mail fünf bis sieben Tage nach einem schriftlichen Angebot per E-Mail. Verkäufer wissen, dass ein Großteil der Kunden und Interessenten das erste Angebot ablehnt und nicht sofort zustimmt. Darüber hinaus wird eine Vielzahl von E-Mails nicht geöffnet oder oberflächlich überflogen. Aus Marketing- und Verkäufersicht ist es daher zielführend, kurz nach der Abgabe eines Angebots eine Follow-up-E-Mails zu versenden, um durch die Wiederholung positiven Nachdruck auf das Angebot zu legen. 

Nachrichten, die Dankesworte für ein Gespräch, eine Bestellung oder einen Geschäftsabschluss beinhalten, sollten in den ersten 24 Stunden nach Beendigung versandt werden. Wer Informationen nachreichen möchte oder einen konkreten Grund für ein kurzfristiges Gespräch hat, sollte in den ersten 2 Tagen eine Follow-up-E-Mail schreiben.

Verkäufer, die ein Angebot abgegeben haben oder Bewerber, die ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail übersandt und bisher keine Antwort erhalten haben, können nach 7 bis 14 Tagen eine Follow-up-E-Mail versenden und nachfassen. Ein längerer Rhythmus empfiehlt sich bei Interessenten, die bisher noch nicht im Unternehmen gekauft haben. Für ein Nachfassen nach 3 oder 6 Monaten eignet sich beispielsweise die Frage, ob die Kontaktdaten noch aktuell sind oder ob sich an der generellen Situation etwas geändert hat. 

Was kann man tun, wenn man keine Antwort erhält?

Erhält man auf eine Follow-up-E-Mail für lange Zeit keine Antwort, können mangelndes Interesse, Zeitdruck oder technische Fehler die Gründe hierfür sein. Bei Interessenten kann eine letzte Follow-up-E-Mail, bei der man ankündigt, die Kontaktdaten zu löschen, Interesse erwecken. Bei Kunden kann eine E-Mail mit der Ankündigung eines Anrufs dazu führen, dass sie auf die Follow-up-E-Mail reagieren. Das Versenden von weiteren passenden Informationen kann ebenfalls dazu führen, dass sich das Interesse vergrößert. Kommt langfristig kein Kontakt zustanden, kann davon ausgegangen werden, dass das Interesse erloschen ist.