Auftrag ablehnen: Freundliche Formulierung + Muster

Wie lehnen Sie einen Auftrag professionell ab?

Die Art und Weise, wie Sie einen Auftrag ablehnen, ist ebenso wichtig wie die Gründe, warum Sie ihn abweisen. Seien Sie in Ihrer Kommunikation mit dem Kunden professionell und höflich. Danken Sie ihm, dass er Sie für das Projekt in Betracht gezogen hat, und lassen Sie ihn wissen, dass Sie sein Interesse zu schätzen wissen.

Erklären Sie deutlich und freundlich, warum Sie den Auftrag abgelehnt haben, und bieten Sie, wenn möglich, alternative Lösungen an. Wenn beispielsweise das Budget zu niedrig war, schlagen Sie einen höheren Preis vor, der für Sie wirtschaftlich akzeptabler ist. Wenn die Frist zu knapp bemessen war, legen Sie einen alternativen Zeitplan vor, der für Sie besser geeignet wäre.

Entscheidend bei der Ablehnung eines Auftrags ist es, sich die Tür für zukünftige Geschäftsmöglichkeiten durch eine transparente und ehrliche Kommunikation offenzuhalten. Ebenfalls hilfreich kann ein persönliches Gespräch vor der schriftlichen Absage sein, da es kundenorientiert und professionell wirkt.  

Wie sollte ein Schreiben zur Ablehnung eines Auftrags aufgebaut sein? 

Ein Muster-Absageschreiben sollte wie folgt aufgebaut sein: 

Muster für die Ablehnung eines Auftrages

Das folgende Muster zeigt, wie Sie Aufträge elegant ablehnen können – ohne, dass Sie Ihre Kunden verprellen.

Sehr geehrter Herr Meier,

wir schätzen die Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihrem Unternehmen Meier Consulting außerordentlich. Wie bereits am gestrigen Tag in unserem Telefonat besprochen, hätten wir den Auftrag vom 23.09.2024 zur Herstellung von 250 Leiterplatten sehr gerne angenommen. Herzlichen Dank, dass Sie sich wieder für uns als Lieferant entschieden haben. Leider übersteigt dieser Terminauftrag aktuell unsere Kapazitäten, sodass wir nicht in der Lage wären, Ihnen die Leiterplatten in gewohnt hoher Qualität bis zum 01.11.2024 zu liefern. Aus diesem Grund haben wir uns schweren Herzens dafür entschieden, den Auftrag nicht anzunehmen. 

Als qualitätsbewusstes und professionelles IT-Unternehmen stellen wir an uns und an die für unsere Produkte verwendeten Rohmaterialien einen hohen Anspruch. Unter den gegebenen Umständen war es uns nicht möglich, 100-prozentig sicherzustellen, dass wir Ihnen unsere Produkte in der gewohnten Qualität hätten zur Verfügung stellen können. Da Qualität, Kundenzufriedenheit und Termintreue für uns oberste Priorität genießen, bitten wir Sie um Verständnis für die Ablehnung des Auftrags. 

Gleichzeitig freuen wir uns darauf, mit Ihnen in Zukunft wieder vertrauensvoll zusammenarbeiten zu können. 

Mit freundlichen Grüßen

Marius Müller

Müller IT GmbH

Warum kann es gut sein, Aufträge abzulehnen? 

Ist man nach reiflicher Überlegung und Abwägung aller Umstände nicht überzeugt, einen Auftrag zur vollen Zufriedenheit des Kunden abschließen zu können, ist es besser, diesen abzulehnen. Ein abgesagter Auftrag, bei dem die Absage kundenorientiert kommuniziert wird, richtet weniger Schaden an als ein Auftrag, der unprofessionell ausgeführt wird. Es ist besser, nein zu sagen, als einen Auftrag anzunehmen, dass nicht bewältigt werden kann und zu Reklamationen führt. 

Wann sollten Sie einen Auftrag ablehnen?

Einen Auftrag abzulehnen ist zu keinem Zeitpunkt einfach, da dem Unternehmen durch das Ausschlagen des Auftrags Umsatz verloren geht. Trotzdem gibt es verschiedene Gründe, warum es zielführend sein kann, den Auftrag abzuweisen – 5 Beispiele:

1. Der Kunde hat nicht genügend Informationen geliefert oder der Projektumfang ist unklar

Aufträge sind ausschließlich wirtschaftlich lukrativ, wenn überschaubar ist, welche Marge oder Gewinn mit dem Auftrag erzielt werden kann. Sind die Anfrage und die Auftragsvergabe unkonkret und bestehen Risiken oder ungeklärte Haftungsfragen, ist es im Zweifel ratsamer, den Auftrag abzusagen. Vor allem bei umfangreichen Aufträgen mit einem großen Handelsvolumen ist es wichtig, dass jedes Detail geklärt ist, bevor eine Entscheidung für eine Zusammenarbeit getroffen wird. 

2. Kapazitätsgründe sprechen gegen eine Annahme des Auftrags

Jedes Unternehmen hat festgelegte Kapazitäten und kann die Produktion nicht endlos skalieren. Erhält man als Auftraggeber einen großen Terminauftrag und stellt fest, dass die Kapazitäten in der Produktion nicht ausreichen, um den Auftrag termingerecht fertigzustellen, sollte man den Auftrag ablehnen. Ansonsten riskiert man als Auftraggeber neben Konventionalstrafen, den eigenen guten Ruf zu verlieren und das Unternehmen nachhaltig zu schädigen. Alternativ könnte man den Auftraggeber anbieten, die Auftragsmenge zu reduzieren, zu einem späteren Zeitpunkt zu liefern oder den Auftrag in Tranchen abzuarbeiten. 

3. Frühere Probleme in der Zusammenarbeit

Gab es mit dem Auftraggeber bei Anfragen und Aufträge in der Vergangenheit Probleme und Auseinandersetzungen, sollte man sich gut überlegen, einen erneuten Auftrag anzunehmen. Geschäftsführer und Führungskräfte sollten neben den finanziellen Erwägungen ebenso auf ihr Bauchgefühl vertrauen und eine negative Zusammenarbeit nicht um jeden Preis fortführen. Wer das Gefühl hat, dass es wenig Sinn stiftet, mit einem Auftraggeber erneut zusammenzuarbeiten, sollte die Absage professionell und höflich formulieren und Abstand vom Auftrag nehmen. 

4. Unternehmens-politische Erwägungen und Positionierung

In vielen Fällen spielen unternehmensspezifisch Erwägungen bei der Ablehnung von Aufträgen eine wichtige Rolle. Beispielsweise beschädigt es die Außendarstellung des Unternehmens, mit Firmen oder ausländischen Institutionen Handel zu treiben, die international geächtet oder sanktioniert sind. Selbst wenn der Auftrag lukrativ ist und eine hohe Marge verspricht, ergibt es viel Sinn, diesen abzulehnen, um der eigenen Reputation nicht zu schaden. 

Ein weiterer wesentlicher Grund für das Ablehnen eines Auftrags ist eine geänderte Positionierung. Hat ein Fahrzeughersteller beispielsweise entschieden, zu einem gewissen Zeitpunkt ausschließlich Elektroautos anzubieten, wird es keinen Auftrag zur Lieferung von Fahrzeugen mit Dieselmotor annehmen. 

5. Das Budget ist zu niedrig

In Zeiten von hohen Rohstoffpreisen auf internationalen Märkten sinken die Margen rasant. Ist das kalkulierte Budget für den Auftrag zu niedrig und besteht die Gefahr, dass der Auftrag Verluste einspielt, ist es aus wirtschaftlichen Gründen zielführend, den Auftrag abzulehnen oder nachzuverhandeln. 

Gründe für die Ablehnung eines Auftrages richtig formulieren

Unabhängig von dem tatsächlichen Grund, der zur Ablehnung des Auftrages geführt hat, sind Unternehmen stets gut darin beraten, nachvollziehbare und professionell formulierte Begründungen anzuführen, die den Auftraggeber nicht verärgern. Schließlich sind Sie zu einem anderen Zeitpunkt gegebenenfalls an diesem Kunden interessiert.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhafte Gründe und wie Sie diese formulieren sollten: