Spendenbrief schreiben – so wird er professionell

Warum sind Spendenbriefe so wichtig?

Spendenbriefe sind unabhängig von der Organisation sehr wichtig. Egal, ob Sie Spendenbriefe für Ihren Verein verschicken oder für einen wohltätigen Zweck – im Public Fundraising gehören Spendenbriefe oft zu den wichtigsten Einnahmequellen. Darüber hinaus erfüllen sie auch oft einen guten Zweck. Wenn Sie z. B. Spenden für hilfsbedürftige Menschen sammeln, haben Sie für den Empfänger des Spendenbriefs sofort einen triftigen Grund, warum dieser spenden sollte. Dadurch haben Spendenbriefe nicht nur für Ihre Organisation eine Relevanz, sondern eventuell auch eine soziale Relevanz.

Welche Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie einen Spendenbrief schreiben?

Bevor Sie damit anfangen, Ihren Spendenbrief zu schreiben, sollten Sie sich einige Fragen stellen, die auch dem Empfänger später beantwortet werden müssen, damit dieser zu einer Handlung animiert wird. Hier eine Auswahl an Fragen, die vor dem Schreiben des Briefs gestellt werden müssen:

• Wer sind Sie und Ihre Organisation?
• Wofür sammeln Sie Spenden? Für ein Projekt oder eine besondere Aktion?
• Wer gehört zu Ihrer Zielgruppe? Welche Sprache und Tonart passen zu dieser?
• Wofür stehen Sie und was sind Ihre Ziele?
• Welche Geschichte können Sie erzählen, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu bekommen?
• Warum sollte der Leser Sie unterstützen? Gibt es eventuell Belohnungen oder Anreize?
• Wie können Spender Kontakt aufnehmen?

Was muss ein erfolgreicher Spendenbrief enthalten?

Damit Ihr Spendenbrief erfolgreich wird, muss er einige Komponenten enthalten. Diese helfen Ihnen dabei, einen ansprechenden Brief zu gestalten, der den Leser dazu animieren kann, einen Beitrag zu leisten und zu spenden. Hier die wichtigsten Elemente, die ein erfolgreicher Spendenbrief enthalten muss:

• Persönliche Ansprache: Fangen Sie Ihren Spendenbrief niemals so an: „Sehr geehrte Spenderinnen und Spender“. Das ist viel zu unpersönlich. Sprechen Sie Ihre Leser daher immer persönlich mit Ihrem Namen an.
• Fundraising-Thema: Das Fundraising-Thema, also der Anlass für die Spendenaktion, sollte klar und prägnant eingeführt werden. Dies kann beispielsweise eine dringende humanitäre Krise, ein spezielles Projekt oder eine besondere Kampagne sein.
• Geeigneter Spendenzweck: Es ist entscheidend, den geeigneten Spendenzweck detailliert zu erläutern. Vermeiden Sie vage Formulierungen und schilderen Sie, wie die Spenden konkret eingesetzt werden, um positive Veränderungen zu bewirken.
• Klare Struktur: Nutzen Sie für Ihr Fundraising eine klare Struktur in Ihrem Brief, sodass dieser übersichtlich gestaltet und vor allem ansprechend für den Empfänger ist.
• Zahlschein/Überweisungsträger: Fügen Sie Ihrem Spendenbrief bestenfalls direkt den Zahlschein/Überweisungsträger hinzu, damit Sie den Menschen die Spende erleichtern. Sammeln Sie Geld und Ihr Ziel ist ein gewisser Betrag, können Sie diesen, wenn Sie möchten, im Brief als auch auf dem Zahlschein/Überweisungsträger bereits eintragen.
• Dank und Wertschätzung: Achten Sie darauf, Dankbarkeit für das Interesse des Lesers auszudrücken und betonen Sie, wie wichtig jede Spende ist, unabhängig von der Höhe des Betrags.
• Kontaktdaten: Hinterlegen Sie die Kontaktdaten Ihrer Organisation, damit der Leser bei auftretenden Fragen eine Ansprechperson hat.

Wie strukturieren Sie Spendenbriefe nach dem AIDA-Prinzip?

Für die Struktur eines Spendenbriefs empfiehlt sich ein häufig praktiziertes Prinzip: das AIDA-Prinzip. Dafür steht AIDA:

• A (Attention): Sichern Sie sich, wenn Sie Ihren Spendenbrief schreiben, die Aufmerksamkeit Ihres Lesers. Nutzen Sie dafür eine anregende Geschichte, die den Empfänger des Briefs mitreißt und zum Spenden animiert.
• I (Interest): Erklären Sie hier, was das Problem ist, welches Interesse Sie haben und wie Sie das Problem lösen möchten.
• D (Desire): Wecken Sie in dem Leser den Wunsch bzw. das Bedürfnis, unbedingt helfen zu wollen.
• A (Action): Am Ende des Briefs erklären Sie dem Leser, was genau er tun kann, um Ihrer Organisation zu helfen. Beispielsweise so: „Bereits mit einer Spende von 10 € können Sie helfen“.

Was sind die besten Tipps für Ihren Spendenbrief?

Damit Ihr Spendenbrief möglichst professionell erstellt ist und aus der Masse heraussticht, haben wir hier einige Tipps für Ihren Spendenbrief:

• Der Zielgruppe gerecht schreiben: Berücksichtigen Sie die Interessen, Werte und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe und passen Sie Sprache und Ton des Briefs darauf an.
• Handlungsaufforderung hervorheben: Das Ziel des Spendenbriefs ist es, den Empfänger zu einer Handlung zu animieren, nämlich zu spenden. Daher sollte der Spendenbrief eine klare und überzeugende Handlungsaufforderung enthalten.
• Eine Geschichte erzählen: Geschichten sind kraftvolle Wertzeuge, um Emotionen zu wecken und die Leser zu engagieren. Erzählen Sie daher eine inspirierende Geschichte, die zeigt, wie eine Spende positive Veränderungen bewirkt.
• Konkrete Informationen: Bieten Sie klare Informationen darüber, wofür die Spenden verwendet werden. Je genauer die Verwendung der Gelder dargestellt werden kann, desto transparenter ist die Außendarstellung Ihres Vereins oder Ihrer Organisation und desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen auch spenden werden.
• Schaffen Sie Anreize: Viele Menschen sind nicht sehr altruistisch und erwarten etwas im Gegenzug. Schaffen Sie daher Anreize, wie z. B. eine Belohnung oder ein Gewinnspiel, an dem alle Spenderinnen und Spender teilnehmen können.
• Dankbrief: Sollte von einer bestimmten Person eine Spende eintreffen, vermitteln Sie ihr Ihre Dankbarkeit in Form eines Dankbriefs, in der Sie sich für die Spende bedanken. Sollten Sie vorab eine Belohnung oder Ähnliches angekündigt haben, können Sie dies perfekt zusammen mit dem Dankbrief an den Spender verschicken.

Checkliste für Ihren Spendenbrief

Damit Sie sich auch sicher sein können, dass Ihr Spendenbrief alle wichtigen Elemente enthält, haben Sie hier eine Checkliste für Ihren Brief: