Professionelle E-Mail schreiben: Formulierungen, Beispiele und Tipps für Geschäfts-E-Mails

Was versteht man unter Geschäfts-E-Mails?

Die Geschäfts-E-Mail dient dem elektronischen Schriftverkehr zwischen Unternehmen oder Organisationen und Privatpersonen. Im Vergleich zum traditionellen Geschäftsbrief ist sie in der Regel weniger formell und hat den klassischen Geschäftsbrief aus der prä-digitalen Ära weitgehend abgelöst.

Geschäftliche E-Mails werden ebenfalls als Geschäftsbriefe betrachtet und müssen daher alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Dies gilt, wenn die E-Mail geschäftlichen Charakter hat und sich an externe Personen wie Partner, Kunden oder Lieferanten richtet. Interne E-Mails zwischen Kollegen hingegen werden nicht als Geschäftsbriefe betrachtet.

Inhalt: Wie wird eine professionelle E-Mail aufgebaut?

Eine Geschäfts-E-Mail setzt sich aus verschiedenen inhaltlichen Bausteinen zusammen, um eine klare und effektive Kommunikation zu gewährleisten. Hierbei sind die folgenden Elemente besonders wichtig:

1. Betreff: Der Betreff fungiert als prägnante Zusammenfassung des Anliegens und sollte kurz sowie aussagekräftig sein, um das Interesse des Empfängers zu wecken.
2. Anrede: Die Anrede sollte persönlich gestaltet sein, um eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Eine individuelle Ansprache erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Antwort.
3. Einleitung: Nach der Anrede gilt es elegant in den Inhalt ihrer Nachricht einzuführen – und zwar mit einer kurzen Einleitung, welche den Zweck oder das Ziel der E-Mail kurz erläutert.
4. Hauptteil: Der Hauptteil gliedert sich in Absätze und enthält den eigentlichen Inhalt der Nachricht. Hier werden Informationen strukturiert präsentiert, gegebenenfalls durch Links, Absätze und Fettungen für eine leichtere Lesbarkeit.
5. Schlussteil: Im Schlussteil werden Zusammenfassungen gegeben, Erwartungen an den Empfänger deutlich gemacht und die Grußformel platziert. Hier kann auch explizit um eine Reaktion gebeten werden.
6. Grußformel: Nach dem Schlussteil folgt eine individuelle Grußformel, die je nach Verhältnis zum Empfänger variieren kann.
7. Signatur: Die Signatur, am Ende jeder externen E-Mail angebracht, enthält die Kontakt- und Unternehmensdaten des Absenders. Dies bietet eine klare Identifikation und ermöglicht eine unkomplizierte Kontaktaufnahme.

Zusammen bilden diese Bausteine eine gut strukturierte Geschäfts-E-Mail, die informativ, leicht verständlich und professionell gestaltet ist.

Muster-Formulierungen: Wie formulieren Sie einen guten E-Mail-Betreff?

Eine wirkungsvolle Betreffzeile in einer E-Mail zu verfassen erfordert Präzision und Überlegung. Um sicherzustellen, dass die Betreffzeile ansprechend ist, sollten folgende Aspekte beachtet werden:

1. Klarheit und Relevanz: Die Betreffzeile sollte das Hauptthema der E-Mail prägnant zusammenfassen, um sofort das Interesse des Empfängers zu wecken. Vermeiden Sie vage Formulierungen und gehen Sie direkt auf den Inhalt ein.
2. Kurz und prägnant: Halten Sie die Betreffzeile kurz und aussagekräftig. Idealerweise sollte sie nicht mehr als 50 Zeichen umfassen, um eine klare und schnelle Erfassung zu ermöglichen. Lange Betreffzeilen könnten dazu führen, dass der Empfänger den Inhalt überfliegt.
3. Emotionale Ansprache: Integrieren Sie, wenn möglich, eine emotionale Komponente, die das Interesse steigert. Dies könnte beispielsweise Neugierde, Begeisterung oder Lösungsorientierung sein, abhängig von der Natur der Nachricht.
4. Vermeidung von Spam-Begriffen: Um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht im Spam-Ordner landet, sollten Sie gängige Spam-Begriffe vermeiden. Nutzen Sie klare und authentische Formulierungen, um eine professionelle Wirkung zu erzielen.
5. Personalisierung: Eine personalisierte Ansprache im Betreff kann die Aufmerksamkeit des Empfängers erhöhen. Beziehen Sie sich beispielsweise auf vorherige Interaktionen oder persönliche Informationen, um eine stärkere Verbindung herzustellen.

Wichtig: Ein guter E-Mail-Betreff variiert jedoch mit dem jeweiligen Anlass, also nach Zweck, Funktion und Ziel der E-Mail.

Beispiele für einen professionellen E-Mail-Betreff

Die folgende Tabelle zeigt verschiedene Betreffzeilen für unterschiedliche Anlässe:

Welche Anrede eignet sich für eine professionelle E-Mail?

In geschäftlichen E-Mails ist die Wahl der Anrede von entscheidender Bedeutung, da sie den Ton und die Professionalität der Kommunikation prägt. Beherzigen Sie daher folgende Tipps:

1. Formalität wahren: Verwenden Sie eine formelle Anrede, insbesondere wenn Sie mit Personen kommunizieren, die Sie nicht persönlich kennen oder die in höheren Positionen innerhalb eines Unternehmens tätig sind. „Sehr geehrte/r [Titel] [Nachname]“ ist eine klassische und respektvolle Wahl.
2. Individuelle Ansprache: Sofern möglich, personalisieren Sie die Anrede, indem Sie den Namen des Empfängers verwenden. „Sehr geehrte/r [Titel] [Nachname]“ zeigt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, die Identität des Empfängers zu berücksichtigen.
3. Anpassung an die Beziehung: Die Wahl der Anrede sollte sich nach der Beziehung zum Empfänger richten. Bei bereits bestehenden Geschäftskontakten kann auch die etwas lockerere Anrede „Liebe/r [Titel] [Nachname]“ in Betracht gezogen werden, wenn die Geschäftsbeziehung dies zulässt.
4. Achtung kultureller Unterschiede: Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede, wenn Sie international kommunizieren. Manche Kulturen legen mehr Wert auf formelle Anreden, während in anderen eine etwas persönlichere Ansprache akzeptiert wird.
5. Korrekte Titel verwenden: Falls bekannt, nutzen Sie die akademischen oder beruflichen Titel des Empfängers in der Anrede. Dies zeigt Respekt und Anerkennung für die berufliche Position des Gegenübers.

Eine sorgfältig gewählte Anrede trägt dazu bei, eine positive Geschäftsatmosphäre zu schaffen und den Empfänger auf professionelle Weise anzusprechen.

Muster: Wie sieht eine gute Einleitung von E-Mails aus?

Eine effektive E-Mail-Einleitung ist entscheidend, um das Interesse des Empfängers zu wecken und einen positiven Ton für die Kommunikation zu setzen. Eine gute Einleitung sollte klare Informationen liefern, den Kontext einführen und den Empfänger dazu motivieren, die E-Mail weiter zu lesen. Durch eine persönliche und zielgerichtete Ansprache wird eine positive Grundlage für die folgende Kommunikation gelegt.

Beispiele für erfolgreiche E-Mail-Einleitungen

Kurze, prägnante Vorstellung:

• „Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie bei bester Gesundheit. Mein Name ist [Ihr Name] von [Ihr Unternehmen], und ich wende mich an Sie bezüglich [Thema].“

Bezugnahme auf vorherige Interaktion:

• „Nach unserem angenehmen Telefonat gestern freue ich mich, Ihnen weitere Details zu [Thema] mitzuteilen.“
• „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Im Anhang finden Sie die gewünschten Informationen.“

Herausstellung des Zwecks:

• „Mit diesem Schreiben möchte ich Ihnen gerne [Zweck der E-Mail] mitteilen und Ihre Meinung dazu einholen.“
• „Ich schreibe Ihnen, um Ihnen die neuesten Entwicklungen in Bezug auf [Thema] vorzustellen.“

Einführung in den Hauptinhalt:

• „In den folgenden Absätzen erfahren Sie mehr über unsere innovativen Lösungen zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen.“
• „Ich möchte Sie heute über die aufregenden Möglichkeiten informieren, die sich durch [Angebot/Dienstleistung] für Ihr Team ergeben.“

Wecken von Interesse oder Neugier:

• „Entdecken Sie die bahnbrechenden Trends in [Branche] und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.“
• „Sind Sie bereit, Ihre [spezifische Herausforderung] zu überwinden? Lassen Sie uns gemeinsam an einer Lösung arbeiten.“

Beispiele: Wie sieht ein guter Schluss einer E-Mail aus?

Ein gelungener Schluss rundet die E-Mail ab, gibt klare Anweisungen für die nächsten Schritte und hinterlässt einen positiven Eindruck. Die gewählte Grußformel und Signatur tragen zur Professionalität des Abschlusses bei und sollten dem Ton der gesamten Kommunikation entsprechen.

Die nachfolgenden Beispiel-Formulierungen zeigen, wie ein guter Schlussteil einer E-Mail aussehen kann:

Zusammenfassung und Ausblick:

• „In Anbetracht unserer Diskussion bin ich zuversichtlich, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen [Ziel] erreichen werden. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und weitere Schritte.“
• „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Zusammengefasst bietet [Ihr Vorschlag] die Möglichkeit, [Vorteile]. Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten.“

Deutliche Handlungsaufforderung:

• „Bitte teilen Sie mir bis [Datum] Ihre Rückmeldung mit, damit wir den nächsten Schritt planen können.“
• „Ich freue mich darauf, Ihre Gedanken zu hören. Könnten Sie sich bitte bis [Datum] zu einer kurzen Besprechung Zeit nehmen?“

Wertschätzung und Höflichkeit:

• „Vielen Dank für Ihre Zeit und Überlegung. Es war mir eine Freude, mit Ihnen über [Thema] zu sprechen.“
• „Ihre Kooperation wird sehr geschätzt. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.“

Ausblick auf zukünftige Interaktionen:

• „Ich hoffe auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit und stehe Ihnen für zukünftige Fragen gerne zur Verfügung.“
• „Es wäre mir eine Freude, Sie bald persönlich zu treffen und unsere Ideen weiter zu vertiefen.“

Welche Grußformeln eignen sich bei Geschäfts-E-Mails?

Die Wahl der Grußformel hängt stark von der Art der Geschäftsbeziehung, der Formalität des Themas und dem persönlichen Verhältnis zum Empfänger ab. Es ist ratsam, die Grußformel so zu wählen, dass sie den Ton der gesamten E-Mail widerspiegelt und einen angemessenen Abschluss bietet.

Formale Grußformeln:

• „Mit freundlichen Grüßen“
• „Hochachtungsvoll“
• „Mit besten Grüßen“
• „Ihre ergebene“

Etwas weniger formale Grußformeln, abhängig von der Beziehung:

• „Beste Grüße“
• „Herzliche Grüße“
• „Mit freundlichem Gruß“
• „Viele Grüße“

Für wiederkehrende Geschäftspartner oder Kollegen:

• „Freundliche Grüße“
• „Beste Wünsche“
• „Bis bald“
• „In Erwartung weiterer Zusammenarbeit“

Bei spezifischen Anfragen oder Anliegen:

• „Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung“
• „Ich freue mich auf Ihre zeitnahe Antwort“
• „Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung“

Für förmliche Abschlüsse:

• „Mit vorzüglicher Hochachtung“
• „In Wertschätzung“
• „Mit besten Empfehlungen“

Welche Informationen sollte die Signatur einer Geschäfts-E-Mail umfassen?

Ein gut gestaltetes Signaturfeld verleiht der E-Mail eine professionelle Note, erleichtert die Kontaktaufnahme und stärkt das Image des Absenders sowie des Unternehmens. Es ist wichtig, dass die Signatur informativ ist, aber gleichzeitig nicht überladen wirkt. Die Signatur einer Geschäfts-E-Mail dient als Abschluss und bietet eine klare Identifikation des Absenders. Eine umfassende Signatur sollte folgende Informationen enthalten:

Welche Pflichtangaben müssen Geschäfts-E-Mails beinhalten?

Geschäfts-E-Mails müssen bestimmte Pflichtangaben gemäß gesetzlicher Vorgaben enthalten, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen. In der Signatur, die seit 2007 verpflichtend ist, sollten Gewerbetreibende folgende Informationen einbinden:

1. Firmenname: Dieser sollte dem Eintrag im Handelsregister entsprechen und bei Einzelunternehmen sowie Personengesellschaften auch die Namen der Gesellschafter oder Unternehmer umfassen.
2. Rechtsform: Die rechtliche Form des Unternehmens muss klar ersichtlich sein.
3. Anschrift des Unternehmens: Die vollständige Geschäftsadresse gehört ebenfalls zu den Pflichtangaben.
4. Registergericht und Handelsregistereintrag: Falls vorhanden, sollten diese Informationen angegeben werden.
5. Vertreter: Die Vertretungsbefugten des Unternehmens sollten in der Signatur genannt werden.

Diese Angaben sind wesentlich, um Transparenz zu gewährleisten und den rechtlichen Bestimmungen für geschäftliche Korrespondenz gerecht zu werden.

11 Tipps: Wie schreiben Sie professionelle E-Mails?

Professionelle E-Mails zu schreiben ist insbesondere für Berufseinsteiger eine große Herausforderung. Doch auch erfahrene Fachkräfte wissen um die Bedeutung prägnanter und kundenfreundlicher E-Mails und achten auf einige Punkte. Damit Ihnen die Formulierung professioneller Mails gelingt, haben wir Ihnen noch einmal die wichtigsten 11 Tipps zusammengefasst – viel Erfolg!

Tipp 1: Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Der Betreff muss aussagekräftig sein, sonst besteht die Gefahr, dass die E-Mail ungelesen in den Papierkorb wandert.

Größter Fauxpas: Ihre E-Mail hat gar keinen Betreff. Passen Sie den Betreff an, wenn sich Inhalte verändern oder neue dazukommen. So wird aus dem Betreff „Terminvorschläge“ beispielsweise dann „Terminbestätigung 10. November 20..“.

Tipp 2: Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie verständlich

Reden Sie nicht drum herum und kommen Sie zum Punkt. Füllwörter, endlos lange Sätze und Floskeln haben in Ihren E-Mails nichts zu suchen. Sie schreiben E-Mails, weil es schnell gehen soll. Genauso schnell sollte der Empfänger Ihre Nachricht lesen können.

Tipp 3: Keine „Bleiwüste“

Auch für E-Mails gilt, dass sie übersichtlich gestaltet sein sollten. Machen Sie circa alle fünf Zeilen eine Absatzschaltung. Damit erleichtern Sie dem Empfänger das Lesen.

Tipp 4: Nicht alles kleinschreiben

Immer mal wieder tauchen E-Mails auf, in denen alles kleingeschrieben ist. Abgesehen davon, dass ein solcher Text schwer zu lesen ist: Die deutsche Sprache unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Und die Regeln dafür werden mit einer E-Mail nicht ungültig. Mit der Taste F7 schalten Sie unter Outlook die Rechtschreibprüfung ein.

Tipp 5: Keine Smileys in Business-E-Mails

Was für private E-Mails gilt, gilt noch lange nicht für Geschäfts- E-Mails. Smileys sind ein Gag und haben deshalb nichts in den Business-E-Mails zu suchen.

Tipp 6: Nicht alle Empfängernamen sichtbar machen

Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, achten Sie darauf, dass nicht alle E-Mail-Adressen zu sehen sind, wenn der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt sein soll.

Das bedeutet, dass die Adressen weder im Feld „An“ noch im Feld „cc“ auftauchen dürfen. Packen Sie alle Adressen in „Bcc“ (Blind Carbon Copy), dann kann niemand sehen, wer die E-Mail noch alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail-Adresse tragen Sie in „An“ ein.

Beachten Sie bitte, das die Funktion „Antwort an alle“ die Antwort nur an die sichtbaren Empfänger sendet.

Tipp 7: Die Signatur ist ein Muss

Zu einer Geschäfts-E-Mail gehört, dass Sie an deren Ende Ihre vollständigen Kontaktdaten nennen: Name, Position, Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Homepage.

Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, gehören die Pflichtangaben, wie Sie sie von normalen Geschäftsbriefen kennen, mit in die Signatur, zum Beispiel Handelsregister-Nummer und Name des Geschäftsführers.

Tipp 8: Reagieren Sie schnell

Wer sich für die Kommunikation per E-Mail entschieden hat, rechnet mit einer schnellen Antwort.

Deshalb gilt: Versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, zumindest mit einem kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern.

Tipp 9: Keine Inflation der Prioritäten

In Outlook haben Sie die Möglichkeit, ein Ausrufezeichen mit Ihrer E-Mail zu verschicken. Sie signalisieren damit dem Empfänger, dass es sich um eine besonders dringende Nachricht handelt. Wenn dem nicht so ist, setzen Sie bitte kein Ausrufezeichen. Verwenden Sie das Ausrufezeichen nur für dringende E-Mails.

Tipp 10: Verwenden Sie die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ nur in besonderen Fällen

Wenn Sie diese Funktion für jede E-Mail automatisch eingestellt haben, wird der Empfänger die Frage, ob eine Bestätigung gesendet werden soll, immer nur genervt ablehnen. Dann erhalten Sie auch keine Bestätigung, wenn es einmal wichtig gewesen wäre.

Tipp 11: Für E-Mails gilt derselbe Qualitätsanspruch wie für Briefe

Nur weil eine E-Mail den Empfänger schneller erreicht als ein Brief, heißt das nicht, dass Sie auch bei der Erstellung des Schreibens schneller und damit weniger sorgfältig sein sollen. Beachten Sie auch bei E-Mails alle Regeln, die für jeden Geschäftsbrief gelten.

Welche formalen Anforderungen muss eine Geschäfts-E-Mail erfüllen?

Formale Anforderungen an Geschäfts-E-Mails sind im Vergleich zu Geschäftsbriefen weniger streng, dennoch ist es empfehlenswert, bestimmte Formalitäten zu beachten, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und eine rasche und positive Reaktion zu fördern.

Zu diesen Anforderungen zählen eine angemessene Ansprache, korrekte Rechtschreibung sowie gegebenenfalls eine persönliche Note, um die E-Mail von anderen abzuheben. Die digitale Korrespondenz sollte dabei eine klare Struktur aufweisen, um die Informationen effektiv zu präsentieren. Eine sorgfältige Formulierung des Betreffs, eine persönliche Anrede und eine präzise, gut strukturierte Nachricht im Hauptteil sind entscheidend.

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