Anschrift: Zuerst Firma oder Name des Empfängers?
Sollte in der Anschrift zuerst der Firmenname oder der Name des Empfängers genannt werden?
In vielen Unternehmen herrscht der Irrglaube, dass Briefe, in deren Anschrift der Name des Empfängers zuerst, noch vor dem Firmennamen genannt wird, persönlich seien. Sie dürften daher von der Poststelle nicht geöffnet werden. Was sollten Sie also tun?
Beachten Sie: Nur ein Vermerk wie zum Beispiel „Persönlich“ oder „Vertraulich“ bei der Anschrift macht einen Brief zu einem persönlichen Schreiben, das in einer Firma nur vom genannten Empfänger geöffnet werden darf. Wenn der Inhalt des Schreibens nicht vertraulich ist beziehungsweise der Brief keine brisanten Informationen enthält, sollten Sie aber den Firmennamen zuerst nennen. Dies empfiehlt auch die DIN 5008.
Denn: Gerade in sehr großen Unternehmen sind die Zuständigkeiten klar geregelt. Aber auch dort herrscht oft der Irrglaube, dass Briefe persönlich seien, wenn der Name des Empfängers zuerst genannt wird. Deshalb kommt es vor, dass Briefe während der Urlaubszeit – oder während ein Mitarbeiter erkrankt ist – ungeöffnet und damit unbearbeitet liegen bleiben. Wenn Sie also sichergehen möchten, dass Ihr Brief in jedem Fall geöffnet wird, nennen Sie den Firmennamen zuerst.
Rechnungen: Warum sollten Sie den Firmennamen in der Anschrift immer zuerst nennen?
Wenn Sie eine Rechnung verschicken und den Namen des Empfängers vor dem Namen des Unternehmens nennen, kann es Ihnen passieren, dass die Firma die Rechnung wieder zurückschickt.
Der Grund: Eine so gestaltete Anschrift signalisiere ein persönliches Schreiben, und die Rechnung sei ja an die Firma gerichtet, also müssten Sie den Firmennamen zuerst nennen. Dahinter steckt nämlich Folgendes: An Rechnungen stellt das Finanzamt besondere formale Anforderungen. Firmen achten ganz besonders darauf, hinsichtlich der Pflichtangaben keine Fehler zu machen, anderenfalls kann der Vorsteuerabzug in Gefahr sein.
Daher empfehlen wir Ihnen: Nennen Sie bei Rechnungen immer zuerst den Firmennamen, dann erst den Namen des Empfängers.
