Korrespondenz im Büro: 14+ Tipps für den Schriftverkehr

Was bedeutet Geschäftskorrespondenz?

Der Begriff Geschäftskorrespondenz bezieht sich auf die Korrespondenz beziehungsweise Kommunikation im unternehmerischen Alltag und wird auch als Briefwechsel oder Schriftverkehr bezeichnet.

Die Geschäftskorrespondenz umfasst sämtliche Kommunikation und Schreiben mit Stakeholdern des Unternehmens, das können Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Banken und Gläubiger sein. Sowohl analoge als auch digitale Kommunikation, wie zum Beispiele Geschäftsbriefe und E-Mails, zählen zur Geschäftskorrespondenz.

Was unterscheidet die private von der geschäftlichen Korrespondenz?

Während die private Korrespondenz meist informell und ohne Vorgaben und Richtlinien stattfindet, ist die geschäftliche Korrespondenz teilweise sogar genormt. So sorgt beispielsweise die DIN 5008 dafür, dass Geschäftsbriefe eine gewisse Form wahren.

Bei der privaten Korrespondenz – dazu zählt auch die interne Kommunikation zwischen Kollegen auf freundschaftlicher und kollegialer Ebene im Unternehmen – gibt es keine Einschränkungen beim Schreiben. Hier wird meist, gerade im digitalen Umfeld, mit vielen Abkürzungen, Floskeln, Redewendungen und Smileys gearbeitet.

Welche Formen der Korrespondenz gibt es?

Es gibt viele verschiedene Formen der geschäftlichen Korrespondenz – von Geschäftsbriefen und E-Mails über Messenger-Dienste, Social Media und Chatbots bis hin zu dem Fax. In manchen Fällen wird auch die persönliche Kommunikation mit Kunden & Co. als Form der Geschäftskorrespondenz ausgewiesen. In der Praxis zählen jedoch überwiegend Arten des Schriftverkehrs wie Geschäftsbriefe und E-Mails zur Korrespondenz. Die wichtigsten Formen der Korrespondenz sind:

• Geschäftsbriefe: Vor der Digitalisierung galt der Brief als das am häufigsten eingesetzte Mittel in der schriftlichen Korrespondenz. Noch heute wird der Brief für viele Zwecke und Anlässe verwendet. Dazu zählen Schreiben wie Aufträge und Bestellungen, Kostenvoranschläge und Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen, Anfragen, Einladungen, Kondolenzschreiben, Werbebriefe, Glückwünsche, Dank- und Grußschreiben oder Spendenbriefe.
• E-Mails: Verstärkt wird heute digital kommuniziert. Viele der zuvor aufgezählten Anlässe wie zum Beispiel Bestellungen, Mahnungen oder auch Werbebriefe und -schreiben werden nicht mehr analog, sondern digital abgearbeitet. E-Mails kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn Geschäftsvorgänge besprochen werden müssen und die Kommunikation mehrfach hin- und herwechselt.
• Messenger-Dienste und Social Media: Ein Feld der Geschäftskorrespondenz, das immer stärker in den Fokus rückt, sind digitale Social-Media-Kanäle wie Facebook oder Instagram, Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Telegram und Chatbots. Diese digitale Geschäftskorrespondenz zeichnet sich meist durch kurze und prägnante Schreiben und Sätze aus, in der Regel weniger formell als beim E-Mail-Verkehr.

Vor der flächendeckenden Verbreitung des Internets und dem Einsatz von E-Mails galt das Fax lange Zeit neben dem klassischen Brief als Standard in der Geschäftskorrespondenz. Zwar wird die Technologie und Form der Korrespondenz heute noch stellenweise eingesetzt, verschwindet aber immer mehr aus den Büros.

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Worauf ist bei einer professionellen Geschäftskorrespondenz zu achten?

Im Vergleich zur privaten Korrespondenz gibt es bei der Geschäftskorrespondenz festgelegte und ungeschriebene Regeln, worauf geachtet werden sollte. Neben Rechtschreibung und formalen Vorgaben zählen auch Höflichkeit oder das Vermeiden von Schachtelsätzen dazu. Worauf bei der geschäftlichen Kommunikation zu achten ist, zeigen die folgenden 8 Tipps für eine professionelle Korrespondenz.

Tipp 1: Korrekte Rechtschreibung bei Geschäftsbriefen und E-Mails

Achten Sie auf die Verwendung einer korrekten Rechtschreibung. Auch die Grammatik und Interpunktion sollten stimmen. Sollten Briefe und E-Mails viele Fehler aufweisen, besteht die Gefahr, dass das Gegenüber einen nicht ernst nimmt. Es ist auch ein Zeichen des Respekts gegenüber dem Geschäftspartner und Empfänger, sich die Mühe zu machen, fehlerfreie Sätze zu formulieren.

Wer sich in Rechtschreib- und Grammatikfragen unsicher ist, kann beispielsweise den (Online-)Duden oder Tools zur Prüfung verwenden.

Tipp 2: Persönlichkeit statt Standardfloskeln in der Korrespondenz

Je nach Art der Kommunikation und Anlass für den Schriftverkehr bietet sich eine persönliche Art an. Handelt es sich um eine Mahnung oder einen standardisierten Lieferschein, sind die Möglichkeiten der Personalisierung und warmen Worte natürlich begrenzt.

Bei entsprechendem Anlass sollten Sie jedoch – gerade in der Geschäftskorrespondenz mit Kunden – persönliche Worte wählen. Vermeiden Sie Standardfloskeln. So erhält der Empfänger ein positives Gefühl. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Standardfloskeln und variieren Sie in der Ansprache.

Was für allgemeine Formulierungen gilt, betrifft auch die Anrede. Es muss nicht immer „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrter Herr Mayer“ sein. Je nach Empfänger und Vorgeschichte ist auch ein „Lieber Herr Mayer“, „Hallo zusammen“ oder „Schönen guten Tag, Herr Mayer“ möglich.

Info: Besteht die Geschäftsbeziehung zwischen Ihrem Geschäftspartner und dem Unternehmen bereits länger, passen Sie sich zudem Ihrem Gegenüber an. Schreibt er locker und informell, müssen Sie nicht jede Norm penibel einhalten und sterile Formulierungen verwenden.

Tipp 3: Empfänger direkt ansprechen und aus seiner Sicht formulieren

In der Verkaufspsychologie, die für die Geschäftskorrespondenz eine gerne gesehene Orientierung darstellt, ist einer der Grundsätze, den Kunden direkt anzusprechen.

Behalten Sie das auch für jegliche geschäftliche Korrespondenz im Hinterkopf. Versetzen Sie sich in den Empfänger, sprechen Sie ihn direkt an und wählen Sie die Formulierungen bewusst, um etwas bei ihm auszulösen.

Formulieren Sie bei einem Werbebrief beispielsweise nicht den Satz „Wir bieten Ihnen unser Produkt XY an“, sondern „Kennen Sie das Problem von XYZ? Mit XY lösen Sie es im Handumdrehen…“

Diese Grundregel gilt auch für allgemeine Formulierungen. Aus „Wir schicken Ihnen“ wird „Sie erhalten“ oder aus „Bezugnehmend auf…“ wird „Danke für Ihre E-Mail vom…“

Tipp 4: Kurz und prägnant halten

Ihre Geschäftspartner erhalten täglich dutzende von Briefen, E-Mails und Messenger-Nachrichten. Um beispielsweise einen Briefwechsel nicht unnötig ausarten zu lassen, formulieren Sie kurze und prägnante Sätze. 

Tipp 5: Fremdwörter und Komplexität vermeiden

Vermeiden Sie schwer verständliche Fremdwörter oder komplexe Satzkonstruktionen bei der Geschäftskorrespondenz. Auch Schachtelsätze sind beliebt, stören aber den Lesefluss.

Ein Beispiel: Aus dem einzelnen Satz wird in der zweiten Version ein deutlich einfacher lesbarer Abschnitt. Auch die Fremdwörter und komplexen Formulierungen weichen einfacheren Worten.

Komplex: „Im Anhang beigefügt schicken wir Ihnen, wie gestern telefonisch besprochen, die Pläne für den Bau des Gebäudeeinheitenkomplexes in der Kleiststraße 56 – gegenüber der Fürstenallee und dem dort befindlichen Casino mit dem kontrovers diskutierten Bebauungsplan – mit der Bitte, sich, wenn möglich mit Ablauf der kommenden Kalenderwoche, zeitnah darauf zurückzumelden.“

Einfach: „Danke für Ihre Zeit gestern. Im Anhang finden Sie wie besprochen die Pläne für die Kleiststraße 56. Zur Erinnerung: Gegenüber befindet sich das umstrittene Casino. Lassen Sie mir bitte bis Ende nächster Woche ein Feedback zukommen. Danke!“

Tipp 6: Leichtsinnsfehler vermeiden

Respekt und Höflichkeit sind im Umgang mit Geschäftspartnern wichtig. Vermeiden Sie also Leichtsinnsfehler wie die falsche Ansprache, den falschen Namen oder Fehler in der Anschrift des Empfängers. Solche Fehler erwecken schnell den Eindruck, dass Sie sich keine Mühe beim Schriftverkehr geben.

Tipp 7: Positive Formulierungen verwenden

Bei Briefen und Mails gilt es, möglichst positiv zu formulieren. Das kommt beim Gegenüber – mindestens unterbewusst – besser an, als nur negative Worte und Satzkonstruktionen zu verwenden.

Wir haben Ihnen einige Beispiele in der folgenden Tabelle gegenübergestellt, die bei der täglichen Geschäftskorrespondenz in jedem Unternehmen vorkommen.

Tipp 8: Signatur nicht vergessen

Achten Sie darauf, bei externer Kommunikation via E-Mail Ihre Signatur nicht zu vergessen. Der Leser sollte Sie direkt zuordnen und sich bei Bedarf bei Ihnen melden können.

Was ist die DIN 5008 und welche Vorgaben für die Korrespondenz enthält sie?

Der Geschäftsbrief gilt neben der Mail als Standard der Geschäftskorrespondenz. Die DIN 5008 regelt als Norm, wie Sie Briefe formal aufbauen und gestalten. Zeilenabstand bis zum Layout des Briefkopfs gibt es Regeln und Vorgaben, an die sich jeder halten muss, damit der Brief leserlich ist.

Folgende Regeln sind nach der DIN 5008 bei der geschäftlichen Korrespondenz mit Briefen einzuhalten:

• Seitenränder: Die Größe der Seitenränder beziehungsweise der Abstand zum Text ist genau geregelt. In den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word sind diese standardmäßig voreingestellt:
• Links: 2,5 cm
• Rechts: 1,5 – 2,0 cm
• Oben: 4,5 cm
• Unten: 2,5 cm
• Zeilenabstand: Der Zeilenabstand muss nach den Regeln der DIN 5008 zwischen 1 und 1,5 liegen.
• Schriftgröße und Schriftart: Die Schriftart ist nicht vorgeschrieben, üblich ist Arial. Die Norm schreibt allerdings die Schriftgröße auf 12 Punkt vor, in Ausnahmefällen (Brief passt sonst nicht auf eine Seite) ist 11 Punkt erlaubt.
• Layout: Die Positionierung einzelner Elemente ist ebenfalls in der DIN 5008 geregelt. Dazu zählen folgende Regeln der Gestaltung:
• Anschrift: Oben links auf dem Briefkopf, auch mittig oder rechts mittlerweile möglich.
• Empfängeradresse: Drei Zeilen darunter. Maximal 8,5 cm breit und 4,5 cm (neun Zeilen) lang.
• Ort und Datum: Rechtsbündig eine Zeile darunter.
• Betreff: Zwei Zeilen darunter. Fettschrift erlaubt, maximal 14 Punkt.
• Anrede: Zwei Zeilen darunter.
• Hauptteil: Eine Zeile darunter.
• Grußformel: Eine Zeile darunter.
• Signatur und Unterschrift: Drei Zeilen darunter.

Anlagen sind nicht gesondert in DIN 5008 geregelt. Sie sollten dennoch nach der Unterschrift angekündigt werden. Wer sicher sein will, dass er keine Fehler macht, kann Vorlagen und Musterbriefe für seine Geschäftskorrespondenz verwenden.

Anrede: Wie schreiben Sie Personen richtig an?

Die Anrede in einem Geschäftsbrief oder einer Mail ist wichtiger Bestandteil der Geschäftskorrespondenz und sollte stets den Erwartungen des Gegenübers entsprechen. Werden beispielsweise zwei Personen angeschrieben, sollten Sie beide ansprechen: „Guten Tag Frau Mayer, guten Tag Herr Schmitt“.

In der Regel sprechen Sie die Frau zuerst an. Bei Personen gleichen Geschlechts wird meist der ranghöhere Empfänger (zum Beispiel Mitglied der Unternehmensführung vor Auszubildendem) als erstes adressiert. Welche Ansprache Sie wählen (Liebe/r, Sehr geehrte/r, Guten Tag…) hängt von Ihrer Beziehung mit dem Gegenüber ab.

Seien Sie – wenn möglich – persönlich und vermeiden Sie standardisierte Anredefloskeln. Wissen Sie beispielsweise den Namen des Empfängers, nennen Sie ihn auch. Das zeugt von Wertschätzung und Respekt. Gerade bei werblicher Korrespondenz steht und fällt vieles mit der Anrede in Werbebriefen, E-Mail-Newslettern oder Akquise-Schreiben.

Business-English: Worauf ist bei der englischen Korrespondenz zu achten?

Im Vergleich zur deutschen Korrespondenz gibt es in der englischen Kommunikation mit Geschäftspartnern einige wichtige Unterschiede. Achten Sie bei der Verwendung von Business-English unter anderem auf folgende Dinge bei der Gestaltung:

• Kurzformen sind erlaubt: I’m, can’t oder you’ll sind in Ordnung. Sie müssen nicht all diese Begriffe ausschreiben.
• Floskeln vermeiden: Sätze wie „Please do not hesitate to contact me“ wirken lustlos beim Empfänger. Schreiben Sie abwechslungsreicher und vermeiden Sie Standardfloskeln.
• Anrede: Während die deutsche „Frau Mayer“ ledig oder verheiratet sein kann, ist es im Englischen etwas komplizierter. Eine „Miss“ wird nicht mehr verwendet und gilt wie das deutsche „Fräulein“ als veraltet. Mrs und Ms waren früher noch etabliert – heute wird meist nur noch Ms verwendet.

Rhetorik: Wie treten Sie erfolgreich auf?

Um sein Gegenüber zu überzeugen, einen guten Eindruck zu erwecken und unter anderem Kundengespräche, Telefonate aber auch Präsentationen erfolgreich zu halten, ist Rhetorik unverzichtbar. Um die eigene Rhetorik zu verbessern, sollten folgende Tipps beherzigt werden:

• Bereiten Sie sich gründlich vor, um Ihren Vortrag einen roten Faden zu verleihen und die wichtigsten Argumente anzubringen.
• Verwenden Sie bei Ihrem Vortrag viele Beispiele, um die Inhalte Ihrer Rede leicht verständlich und spannend zu gestalten.
• Nutzen Sie nicht nur Ihre Stimme, sondern auch Ihre Mimik und Gestik – dies unterstreicht Ihre Aussagen und lässt Ihr Gegenüber aufmerksam werden.
• Stellen oder setzen Sie sich aufrecht hin. Dies lässt Sie selbstbewusster und professioneller wirken. 

Tipps für die schriftliche Rhetorik 

Rhetorik kann nicht nur bei Vorträgen oder Präsentationen eingesetzt werden. Auch beim geschäftlichen Schriftverkehr sollten rhetorische Aspekte berücksichtigt werden, wie zum Beispiel ein prägnanter Betreff oder der Einsatz von Aufzählungspunkten. Ein kurzer Überblick, mit welchen Rhetorik-Tipps ein vielversprechender Schriftverkehr gelingt:

• Arbeiten Sie mit einem aussagekräftigen Betreff, der wenig Raum für Interpretationen lässt.
• Nutzen Sie Aufzählungspunkte (bullet points) und Absätze, um Ihre Zeilen zu strukturieren und dem Text Luft zum Atmen zu geben.
• Machen Sie klare Aussagen, beispielsweise zur Deadline. „Morgen“ ist unklar, „Morgen, 17:30 Uhr“ hingegen eine klare Forderung.
• Sprechen Sie den Leser direkt an und formulieren Sie klare und prägnante Sätze.

Info: Vermeiden Sie ellenlange E-Mail-Konversationen, bei denen der Betreff der ursprünglichen Mail schon nicht mehr zu lesen ist – „RE:RE:RE:RE:FW:FW:RE:…“ im Betreff deutet auf eine ineffiziente Kommunikation hin. In solchen Fällen bringt Sie meist der Griff zum Telefonhörer oder ein persönlicher Termin weiter.