Videokonferenz – Umsetzung, Tools und rechtliche Grundlagen

Was ist eine Videokonferenz?

Als Videokonferenz wird eine Besprechung zwischen zwei oder mehreren Personen bezeichnet, die virtuell über das Internet stattfindet. Die Teilnehmenden an der Videokonferenz kommunizieren via Webcam und Mikrofon.

Um die Videokonferenz auszurichten, wird ein Videoserver benötigt, auf welchen alle Teilnehmenden zugreifen. Während des Videomeetings sehen sich in der Regel alle Beteiligten.

Häufig übernimmt ein Moderator die Einladung der Teilnehmenden zur Videokonferenz und die die Moderation der Konferenz selbst. Diese Person kann z.B. anderen Teilnehmenden das Freigeben ihres Monitors oder ihres Mikrofons für Wortbeiträge erlauben.

Abhängig von der Videokonferenz-Software können Personen mit ihrem PC oder auch mit einem Smartphone an der Veranstaltung teilnehmen.

Auf dem Markt gibt es sowohl kostenlose als auch kostenpflichte Videokonferenz-Tools.

Welche Anbieter für Online-Meetings gibt es?

Im Folgenden werden Ihnen 12 Anbieter vorgestellt, die Sie für Ihre nächsten Online-Meetings nutzen können.

1. Mikogo

Mikogo ist ein deutscher Anbieter für Online-Konferenzen und virtuelle Präsentationen. Das Besondere an Mikogo besteht darin, dass bei der Videokonferenz nur der Bildschirm geteilt wird, die Teilnehmenden aber nicht direkt per Video, sondern nur über Audio miteinander kommunizieren.

Der Veranstalter eines Mikogo-Meetings muss einen Account einrichten. Andere Nutzer lassen sich dann per Mail zum Teilen oder Steuern des Bildschirms einladen. Die Teilnahme ist per HTML-Viewer über den Browser mit Smartphone oder Desktop möglich.

Die Verbindungen über Mikogo werden mit 256 Bit verschlüsselt.

2. GoToMeeting

GoToMeeting ist für Videokonferenzen in hoher Auflösung konzipiert. Abhängig vom gewählten Paket können bis zu 250 Personen an einem Videomeeting teilnehmen, jeweils maximal 25 können dabei per Video zugeschaltet werden.

Das Einrichten eines Meetings ist einfach und lässt sich spontan umsetzen. Moderatoren können einzelne Funktionen für Nutzer freischalten, wie das Mikrofon oder das Teilen des Bildschirms.

Neben der Teilnahme über Browser oder App ist auch eine Einwahl per Telefon möglich.

3. TeamViewer

TeamViewer ist ein Tool, das ursprünglich für die Fernsteuerung von Computern entwickelt wurde. Mittlerweile bietet TeamViewer mit „Meetings“ ein eigenes Tool für Videokonferenzen. Die Software biete dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hohe Sicherheitsstandards und ermöglich neben spontanen Meetings auch die Teilnahme per Sprachanruf. Die Kommunikation ist direkt über Audio oder Chat möglich. Bis zu 300 Personen können an einem Videomeeting mit TeamViewer teilnehmen.

4. Google Meet

Google bietet Unternehmen mit Google Meets ein kostenpflichtiges Tool als Teil der G-Suite an. Damit lassen sich Videokonferenzen direkt durchführen. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Videomeetings mit Google Meet durchzuführen. Nutzer haben dann sogar die Möglichkeit, die Gespräche zu untertiteln oder live übersetzen zu lassen. Allerdings ist die Übersetzungsfunktion noch nicht ganz ausgereift.

Für Google Meet benötigen Nutzer ein Google-Konto. Die Teilnahme ist auch ohne App über den Browser oder Gmail möglich. Ein Vorteil des Google-Videokonferenztools ist, dass sich alle anderen Google-Produkt wie Google-Tabellen oder -Docs und -Kalender problemlos mit dem Video-Tool kombinieren lassen.

5. Cisco Webex

Webex von Cisco ist für den professionellen Einsatz geschaffen. Theoretisch können an einem Meeting bis zu 40.000 Personen teilnehmen, z.B. bei großen Konferenzen oder Messen. Die Teilnahme ist per Linkeinladung auch ohne entsprechenden Account möglich. Als angemeldeter Nutzer gibt es jedoch zusätzliche Funktionen.

6. Zoom

Zoom gehört zu den beliebtesten Videokonferenz-Tools im privaten wie geschäftlichen Bereich. Die Meetings lassen sich sofort mit dem eigenen Kalender synchronisieren und anlegen. Videokonferenzen können, vorausgesetzt der Zustimmung aller Teilnehmenden, sehr einfach aufgezeichnet werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Bildschirme mehrere Teilnehmenden geteilt werden können. Ebenso lassen sich z.B. auch eigene Besprechungsräume anlegen.

Die Teilnahme an Konferenzen ist sowohl mit der Desktop- und Smartphone-App als auch über den Browser möglich.

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams ist Teil der Office365-Suite von Microsoft. Das Tool ist vor allem auf die Zusammenarbeit im Team spezialisiert. Somit ist es nicht nur ein Videokonferenz-Tool, sondern bietet gleichzeitig Projektmanagement-Elemente.

Pro Meeting können bis zu 10.000 Personen teilnehmen.

8. Adobe Connect Meetings

Das Videokonferenz-Tool von Adobe ist vor allem für professionelle Anwender konzipiert worden. So lassen sich z.B. Meeting-Räume im Corporate Design gestalten. Ebenso bietet das Tool viele Besonderheiten wie die anonyme Konferenzteilnahme.

9. Skype

Skype von Microsoft wurde ursprünglich als Chat- und Videotelefoniedienst gestartet. Das Tool gibt es bereits seit 2003. Doch mittlerweile nutzen viele Skype auch für Videokonferenzen. So können auch hier Dateien ganz einfach geteilt werden. Die Kommunikation ist zusätzlich über den integrierten Messenger möglich.

10. Jitsi Meet

Jitsi bietet eine ganze Sammlung an freier Software für Kommunikation an. Hierzu gehört auch das Videokonferenztool Jitsi Meet. Ohne App oder Anmeldung lassen sich so spontan Videomeetings starten. Der Beitritt zum Meeting ist über eine individuell generierte App möglich.

Meetings über Jitsi lassen sich über gängige Kalender planen und organisieren. Außerdem kann das Tool mit Projektmanagementsoftware wie Slack verbunden werden.

Einziger Nachteil: Nur bis zu 35 Teilnehmer können laut Hersteller in guter Qualität kommunizieren.

11. Whereby

Mit Whereby lassen sich Videokonferenzen direkt im Browser starten, ohne Account oder App. Die Teilnahme ist einfach per Smartphone oder Desktop möglich.

12. SocialHub Meet

Das in Deutschland entwickelte Tool SocialHub Meet überzeugt vor allem durch eine DSGVO-konforme Umsetzung. Es bietet sich demnach für Unternehmen an, die hohen Wert auf Datenschutz legen. So werden z.B. alle Dienste auf Servern in Deutschland gehostet und einzelne Räume lassen sich mit Passwörtern schützen.

Welche Auswahlkriterien sind für ein Videokonferenz-Tool wichtig?

Zunächst sollten Sie überlegen, welche Anforderungen Sie an eine Software für virtuelle Meetings haben. Möchten Sie das Tool nutzen, um die Kommunikation mit abwesenden Mitarbeitern aufrechtzuerhalten? Oder wollen Sie eine Kommunikationsplattform für detaillierte Kundengespräche schaffen? Um die für Ihre Bedürfnisse richtige Wahl zu treffen, sollten Sie Ihre Ansprüche genau kennen. Wichtige Punkte, auf die Sie beim Funktionsumfang achten sollten, sind:

• High-Definition- oder Low-Resolution-Videoqualität,
• Höchstanzahl potenzieller Teilnehmer,
• Funktion zum Teilen des Bildschirms,
• Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten,
• Datenverschlüsselung und
• Preis und Vertragsbindung.

Was sind die Vorteile von kostenpflichtigen Videokonferenz-Tools?

Viele Unternehmen bieten ihre Videokonferenz-Tools kostenlos und sogar ohne Anmeldung an. Allerdings sind diese Tools dann häufig in ihrer Funktionalität eingeschränkt. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass die kostenlosen Versionen mit Daten „bezahlt“ werden, welche die Programme erheben.

Bei Bezahlversionen ist der „Datenhunger“ der Tools in der Regel eingeschränkter.

Wenn Firmen regelmäßig Videokonferenz-Tools benötigen, sollten sie am besten auf Bezahlversionen umsteigen. So profitieren sie von höherer Datensicherheit und allen benötigten Funktionen.

Welches Equipment brauche ich für eine Videokonferenz?

Damit eine Videokonferenz erfolgreich abläuft müssen folgende technische Voraussetzungen gegeben sein:

• eine ausreichend schnelle Internetverbindung
• eine Kamera mit ausreichend großer Auflösung
• ein funktionierendes Mikrofon

Um eine Videokonferenz durchzuführen bzw. daran teilzunehmen, ist eine Mindestbandbreite von 3 Megabit erforderlich. So ist sichergestellt, dass das Bild ohne Ruckeln zu sehen ist. Es ist ohnehin empfehlenswert, während einer Videokonferenz alle Programme auszuschalten, die viel Bandbreit erfordern. Auch Video- oder Musikstreaming sollte bei geringer Bandbreite nicht während des Videomeetings genutzt werden.

Welche Regeln sollte man bei Videomeetings beachten?

Damit Videokonferenzen reibungslos ablaufen, sollten sich Teilnehmende an bestimmte Regeln halten. Am besten kommunizieren Moderatoren die Meeting-Regeln im Vorfeld. Mögliche Regeln sind:

• Es wird nicht ohne vorheriges Melden gesprochen. Ansonsten kann es vorkommen, dass alle durcheinander sprechen.
• Wenn eine Person präsentiert, schalten die anderen ihr Mikrofon aus. So wird der oder die Vortragende nicht von Geräuschen wie Rascheln gestört.
• Wenn alle Personen mit Kamera teilnehmen, sollte auch jeder seine Kamera einschalten. Alles andere wäre unhöflich.
• Für ein Videomeeting sollten sich alle so kleiden, wie für ein Meeting vor Ort. Schließlich würde auch niemand im Jogginganzug ins Büro kommen.

Was sind die Vor- und Nachteile von Videokonferenzen?

Videokonferenzen bieten Unternehmen viele Vorteile:

• standortübergreifende Kommunikation ohne lange Anreise
• Einsparung von Reisekosten
• kürzere Reaktionszeiten
• optimierte Kommunikation und schnellere Entscheidungsfindung
• besseres Krisen- und Projektmanagement

Demgegenüber stehen Nachteile wie:

• höherer technischer Aufwand
• Kommunikation nur mit Hilfsmitteln möglich
• geringere Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm
• unverbindlicherer Charakter als beim Live-Meeting vor Ort

Rechtliche Bedingungen für Videokonferenzen

Videokonferenzen sind datenschutzrechtlich mit der Datenschutzgrundverordnung gedeckt. Demnach dürfen Arbeitgeber Mitarbeiterdaten erheben und nutzen, wenn sie dem „Zwecke des Arbeitsverhältnisses“ dienen (§ 26 Abs. 1 BDSG) bzw. ein „berechtigtes Interesse“ des Arbeitgebers daran besteht (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).

Den Interessen des Arbeitsgebers stehen schutzwürdige Interessen der Mitarbeitenden gegenüber. Diese wären z.B. dann gefährdet, wenn das Videokonferenz-Tool nicht nur für Meetings, sondern auch zur Überwachung der Arbeit im Homeoffice dient.

Was sollten Sie bei Videokonferenzen vermeiden?

Videokonferenzen lassen sich zwar theoretisch immer und von überall aus starten, doch in der Praxis kann eine Häufung von Videomeetings zu Ermüdung führen.

Ein Grund dafür liegt in der hohen Reizdichte, z.B. bei Meetings mit sehr vielen Teilnehmenden. Gleichzeitig weiß man in einem Videomeeting bei eingeschalteter Kamera nie, wer einen gerade anschaut. Dieses Gefühl, dauernd beobachtet zu werden, kann Ermüdungserscheinungen nochmals verstärken. Letztlich ist es auch der konstante Blick in den Bildschirm, der ohne große Ablenkung die Müdigkeit zusätzlich erhöht.

Für Abhilfe kann es sorgen, wenn in längeren Videokonferenzen auch Pausen gemacht werden. Ebenso kann es Sinn ergeben, dass Teilnehmende nicht während der gesamten Zeit mit ihrem Video an der Konferenz teilnehmen müssen.

Ist das Aufzeichnen von Videokonferenzen erlaubt?

Auch wenn die Aufzeichnung von Videokonferenzen für viele Usus zu sein scheint und viele Tools diese Möglichkeit anbieten, gibt es jedoch ernsthafte rechtliche Bedenken.

Laut STGB kann es strafbar sein, wenn nichtöffentliche Gespräche oder eben Videokonferenzen ohne Erlaubnis mitgeschnitten werden. Auch gängige Datenschutzgesetze verbieten das Aufzeichnen von Videomeetings ohne Einverständniserklärung der Teilnehmenden.

Im Prinzip sieht das Gesetz Videokonferenzen als Ersatz für ein Live-Treffen. Dort würde ebenfalls jeder ohne Videoaufzeichnung teilnehmen können.

Auch das Argument, mit der Aufzeichnung die Dokumentation des Videomeetings umzusetzen, greift nicht, denn eine Protokollierung per Text ist bei der Videokonferenz ebenfalls möglich.

Damit eine Videokonferenz aufgezeichnet werden darf, muss Folgendes gegeben sein:

• Eine freiwillige Einwilligung aller Beteiligten, die vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt wird.
• Die Schriftform der Einwilligung bzw. die Dokumentation der Einwilligung.
• Eine Aufklärung der Teilnehmenden über den Sinn und Zweck der Aufzeichnung.
• Ein Hinweis auf das Widerrufsrecht zur Einwilligung.

Grundsätzlich sollten also weder Moderatoren noch Teilnehmende ohne die Einwilligung der anderen Videokonferenzen aufzeichnen. Das gilt auch nicht, wenn die Aufzeichnung aus simplen Dokumentationszwecken erfolgen soll.

Welches Tool ist das Richtige für meine Videokonferenzen?

Es gehört heute zum Alltag, dass in Unternehmen Videokonferenzen durchgeführt werden. Der Markt für die entsprechenden Tools ist groß, sodass schnell der Überblick verloren geht.

Bei der Auswahl der passenden Software können folgende Fragen helfen:

• Wie viele Personen nehmen durchschnittlich an meinen Videokonferenzen teil?
• Benötige ich „nur“ ein Tool für Videogespräche oder soll das Tool noch weitere Funktionen enthalten wie Messenger, Projektmanagement-Features etc.?
• Sollen Termine für Videomeetings direkt in Kalender integriert werden können?
• Sollen die Server des Tools in Deutschland stehen?
• Gibt es eine Möglichkeit, das Meeting aufzuzeichnen?
• Kann ich mehrere Meetingräume anlegen?
• Ist eine Teilnahme an Meetings auch über den Browser möglich?
• Wie viel Geld steht mir für das Videomeeting-Tool pro Monat zur Verfügung?
• Nutze ich bereits Tools wie die G-Suite, Adobe oder Microsoft?

In der Praxis lohnt es sich, verschiedene Tools erst einmal auszuprobieren, bevor z.B. ein Bezahlabonnement abgeschlossen wird. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen oder länger. In dieser Zeit können Sie die Tools ausgiebig mit unterschiedlichen Videokonferenzen testen und sich von den jeweiligen Vorteilen überzeugen lassen.

Wie bei andere Software gilt hier auch, dass Sie und Ihre Teams am Ende damit arbeiten müssen. Deshalb sollten Unternehmen in die Entscheidungsfindung ihre Mitarbeitenden einbinden, um gemeinsam einen Konsens für das letztlich eingesetzte Tool finden.