Die steigenden Spritpreise verlängern den Homeoffice-Boom

Sind die steigenden Spritpreise ein Grund, wieder von zu Hause aus zu arbeiten?

Vor allem der Krieg in der Ukraine hat die Benzinpreise stark ansteigen lassen. Laut den Aufzeichnungen des ADAC der Kraftstoffpreisentwicklung im Jahr 2022 sind die Kosten für einen Liter Super E10 von 167 Cent im Januar 2022 auf 206,4 Cent im Mai des Jahres gestiegen. Diesel kostete im Januar 159,6 Cent, im Mai waren es 203,3 Cent. In beiden Fällen liegt die Steigerung also deutlich über 20 Prozent.

Welche Auswirkungen die steigenden Spritkosten auf einen Arbeitnehmer hat, der als Pendler täglich mit seinem Auto zur Arbeit fährt, zeigt ein einfaches Beispiel: Angenommen, die Distanz von der eigenen Wohnung zum Arbeitgeber beträgt 20 Kilometer. Hin und retour sind das also 40 Kilometer. Bei durchschnittlich 212 Arbeitstagen im Jahr ergibt das eine Fahrleistung von 8.480 Kilometern.

Der durchschnittliche Benzinverbrauch für einen PKW mit Ottomotor liegt bei etwa 7,7 Liter auf 100 Kilometer. Für die Distanz von 8.480 Kilometer sind deshalb rund 650 Liter Benzin erforderlich. Auf Basis des Spritpreises vom Januar 2022 ergeben sich daraus Kosten in der Höhe von 1085,50 Euro. Gerechnet mit dem Benzinpreis vom Mai 2022 steigen die Kosten dafür auf 1.341,60 Euro.

Das heißt, nur durch die Steigerung des Preises von Januar bis Mai des Jahres haben sich die Kosten für den Mitarbeiter um 256,10 Euro erhöht. Und noch ist nicht abzusehen, ob die Fahnenstange bereits erreicht ist. Weitere Erhöhungen der Benzinpreise sind jederzeit möglich.

Homeoffice ist endgültig kein vorübergehendes Phänomen mehr

Im Zuge von Corona sind viele Arbeitgeber davon ausgegangen, dass sie die Regelung zum Thema Homeoffice irgendwann wieder aufweichen und ihre Angestellten in die Pflicht nehmen können, wieder für immer ins Büro zurückzukehren.

Doch nach der Pandemie zeigt nun der Krieg in der Ukraine und die Erhöhung der Benzinpreise, dass sich auch in Zukunft immer wieder neue Gründe finden werden, die das Arbeiten von zu Hause aus noch attraktiver machen.

Deshalb ist es für Arbeitgeber, die sich noch immer dagegen sträuben, ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten zu lassen, empfehlenswert, ihren Widerstand aufzugeben und Wege und Lösungen zu finden, die sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer interessant sind.

Denn neben den Nachteilen, die sie immer wieder ins Feld führen wie beispielsweise die schwierige Gestaltung des Informationsflusses oder der Mangel an Kontrolle, bietet Homeoffice auch zahlreiche Vorteile:

• Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber
• Möglichkeit zur ortsunabhängigen Beschäftigung von Mitarbeitern
• Kostenersparnis durch geringere Bürofläche
• Erhöhte Motivation der Mitarbeiter durch das entgegengebrachte Vertrauen
• Weniger Ausfälle, da sich Angestellte im Büro seltener krankmelden

Die Energie sollte deshalb nicht verschwendet werden, um Homeoffice für die Belegschaft nach Möglichkeit zu verhindern. Sie sollten lieber dafür eingesetzt werden, um die erforderlichen Rahmenbedingungen für Homeoffice zu schaffen, damit die Mitarbeiter von zu Hause aus produktiv ihrer jeweiligen Tätigkeit nachgehen können.

So wird das Homeoffice zu einer Erfolgsstory für das Unternehmen

Wichtig zu wissen: Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer haben in Deutschland einen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Für die innerbetriebliche Regelung ist es deshalb wichtig, eine einvernehmliche Vereinbarung zu treffen. Im einfachsten Fall handelt es sich dabei um eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag, die die Arbeit von zu Hause aus ganz klar definiert.

In dieser Vereinbarung sollten zumindest die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Welche Ausstattung soll im Homeoffice zum Einsatz kommen?
• Welche Teile der Ausstattung werden dabei vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt?
• Wie erfolgt die Aufzeichnung der Arbeitszeiten von zu Hause aus?
• In welcher Form darf sich der Arbeitgeber Zutritt zum Homeoffice verschaffen? Vor allem: Wie lange vorher muss ein Besuch angekündigt werden?
• Welche Schutzvorkehrungen für den Datenverkehr werden getroffen?
• Wie ist sichergestellt, dass es zu keiner Vermengung von beruflichen und privaten Daten kommt und andere Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben?
• In welcher Form werden die Kosten für Telefon, Internet, Strom und Arbeitsmaterialien abgerechnet und abgegolten?

Vor allem die Themen „Datenschutz“ sowie „Zutritt zum Homeoffice“ sollten dabei besonders gut ausformuliert werden.

Zutrittsberechtigung zur Wohnung

Der Zutritt in die Wohnung des Arbeitnehmers ist nicht dafür gedacht, die Performance zu kontrollieren. Vielmehr geht es darum, den Sorgfaltspflichten als Arbeitgeber nachzukommen, die laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gesetzlich vorgeschrieben sind.

Arbeitgeber müssen regelmäßig kontrollieren, ob der Arbeitsplatz angemessen ausgestattet ist und auch die Gesundheit des Mitarbeiters nicht gefährdet ist.

Die DSGVO gilt auch im Homeoffice

Die Rechte und Pflichten der DSGVO gelten nicht nur am Arbeitsplatz im Büro, sondern auch im Homeoffice. Deshalb empfiehlt es sich, in die Zusatzvereinbarung einen Passus aufzunehmen, der vorschreibt, dass nur die vom Arbeitgeber bereitgestellte Hard- und Software für die Erledigung der Arbeit genutzt werden darf.

Das gilt nicht nur für den PC oder den Laptop, sondern auch und vor allem für das Speichern der Dokumente. Die Dateien sollten keinesfalls auf lokalen Festplatten oder USB-Sticks gesichert werden. Mit einem VPN-Zugang ist es einfach möglich, auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens von zu Hause aus zuzugreifen und auch Dateien dort zu speichern.

Zusätzlich sollte das Ausdrucken von Firmendokumenten im Homeoffice auf ein Minimum beschränkt werden. Wichtig ist darüber hinaus, die Dokumente unmittelbar nach dem Wegfall des Verwendungszweckes zu vernichten, beispielsweise in einem Aktenvernichter. Auf keinen Fall dürfen Schriftstücke mit persönlichen Daten im Hausmüll oder im Altpapier entsorgt werden.

Die besten Tools für die Arbeit im Homeoffice

Wer von zu Hause aus effizient arbeiten soll, benötigt dafür auch das entsprechende Equipment. Das betrifft nicht nur den Schreibtisch und den Bürostuhl sowie die Hardware, sondern vor allem die Software.

Die Kommunikation spielt in diesem Fall eine entscheidende Rolle. Damit sich Mitarbeiter auch über große Distanzen miteinander austauschen können, sind entsprechend leistungsstarke Tools gefragt. Besonders bewährt dafür hat sich beispielsweise „Slack“, das sozusagen als WhatsApp für Unternehmen gilt und die Kommunikation von Teams in Echtzeit ermöglicht.

Mit Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom ist es möglich, Arbeitsmeetings über den Bildschirm abzuhalten und Webinare mit wichtigen Produktschulungen oder Infos zu allgemein wichtigen Themen zu organisieren.

Für die Abwicklung von Projekten gibt es mittlerweile zahlreiche Cloud-Lösungen, die alle auf Basis von Kanban funktionieren. Besonders populär sind dabei Trello, Asana und Jira.

Die Erfassung der Arbeitszeiten im Homeoffice sollte den Mitarbeitern so einfach wie möglich gemacht werden. Für eine effiziente Weiterverarbeitung der Daten in der HR-Abteilung ist es empfehlenswert, dass es sich dabei um keine manuelle Excel-Tabelle handelt, sondern um Tools wie beispielsweise Toggl, Clockify oder Clockodo, bei denen die Zeiten auch gleich in die Lohnverrechnung exportiert werden können.

Der Kampf um die besten Arbeitnehmer ist im vollen Gange

Derzeit herrscht am Arbeitsmarkt ein echter Kampf um die besten Arbeitskräfte. Durch den Mangel an Facharbeitern können sich diese aussuchen, für welches Unternehmen sie sich entscheiden.

Die Grundlage dafür ist in der heutigen Zeit nicht mehr ausschließlich die Höhe der Entlohnung. Im Mittelpunkt des Interesses stehen zahlreiche andere Faktoren wie beispielsweise attraktive Zusatzleistungen sowie die Attraktivität des eigenen Arbeitsplatzes.

Eine gute Homeoffice-Strategie kann dabei genau den entscheidenden Unterschied ausmachen, warum sich jemand für Sie und nicht für Ihren härtesten Konkurrenten entscheidet.