Die 5 Prinzipien der KAIZEN-Methode: So profitieren Unternehmen

Unternehmen, die die KAIZEN-Methode umsetzen fokussieren sich darauf, interne Prozesse fortlaufend zu hinterfragen. Sie involvieren Ihre Belegschaft und handeln kunden- und mitarbeiterzentriert. Durch ihr professionelles Vorgehen können Sie auf interne, lokale oder globale Herausforderungen wie den Fachkräftemangel, die Folgen der Corona-Pandemie oder auf die Veränderungen durch die Globalisierung besser und effizienter reagieren. 

KAIZEN: Verbesserungen „step by step“

Die KAIZEN-Methode wurde vom Autokonzern Toyota entwickelt. Sie basiert auf diesem Prinzip der „kontinuierlichen Verbesserung.“ Die japanischen Begriffe kai (Veränderung) und zen (zum Besseren) drücken aus, dass Veränderungen und Weiterentwicklungen konstant und in kleinen Schritten erfolgen sollten

Die KAIZEN-Methode ist mehr als eine weitere Management-Methode. Sie kann als Lebensphilosophie bezeichnet werden, da eine kontinuierliche Verbesserung neben geschäftlichen Bereichen ebenfalls das Privatleben betrifft. In Unternehmen hat die KAIZEN-Methode Einfluss auf alle Arbeitsbereiche und Mitarbeiter. Die KAIZEN-Methode unterscheidet nicht zwischen Führungskräften und Angestellten. Sie basiert als Prinzip darauf, dass sich alle Betriebsangehörigen den gleichen Managementgrundsätzen verpflichtet fühlen.

Unternehmen, die die KAIZEN-Methode im gesamten Unternehmen anwenden, profitieren zusammenfassend von einem übereinstimmenden Mindset und einer kongruenten Zielstellung. Alle Betriebsangehörigen verfolgen das Ziel, gemeinsam und permanent Veränderungsprozesse zu erkennen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung zu implementieren. Die KAIZEN-Methode ist grundsätzlich in Betrieben aller Größenordnungen anwendbar. 

Aufbau und Vorteile der KAIZEN-Methode – 5 Prinzipien

Innovative Unternehmen verfolgen das Ziel, interne Prozesse professionell anzupassen, um eine hohe Qualität bei bestmöglichem Return-on-invest (ROI) erzielen zu können. Beim ROI misst man vereinfacht dargestellt den Erfolg einer Tätigkeit im Verhältnis zum eingesetzten Kapital. Gleichzeitig müssen Firmen aufgrund des Fachkräftemangels in die Weiterbildung und Loyalität Ihrer Mitarbeiter investieren. Bei beiden Vorhaben kann das KAIZEN-Prinzip nützlich sein.

Bei intensiver Betrachtung der fünf Prinzipien von KAIZEN fällt auf, dass jeder einzelne Punkt eine hohe Prozessorientierung beinhaltet. Im KAIZEN-Prinzip hat jeder Mitarbeiter die Aufgabe, die fünf Prinzipien in seiner täglichen Arbeit umzusetzen.

Wie kann KAIZEN im Unternehmen implementiert werden?

Auf Basis der fünf Hauptprinzipien von KAIZEN sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen die Prozesse in ihrem Arbeitsbereich hinterfragen. Die Mitarbeiter spielen im KAIZEN-Prinzip eine wichtige Rolle. Sie stehen in der Verantwortung, durch Verbesserungsvorschläge ihre persönliche Tätigkeit zu optimieren und Verschwendung am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Darüber hinaus ist es für die erfolgreiche Anwendung der KAIZEN-Methode im Unternehmen essenziell, die folgenden Grundlagen zu kennen und anzuwenden:

Beispiel für eine KAIZEN-Umsetzung im Betrieb

Ein Unternehmen möchte seine Ausgaben in der Bürokommunikation minimieren. Es möchte gleichzeitig effizientere und schlankere Prozesse implementieren, um ökonomischer zu arbeiten und die Mitarbeiter und ihre Potenziale besser zu nutzen. Um die Ziele auf Basis der KAIZEN-Methode zu erreichen, wird ein fortlaufender Verbesserungsprozess im Unternehmen eingeführt. Jeder Mitarbeiter wird beim KAIZEN-Prinzip ermutigt, den Status Quo zu hinterfragen und jeden Bereich seiner Tätigkeit in Frage zu stellen.

Arbeitet jeder Mitarbeiter eines Unternehmens nach der Denkweise der KAIZEN-Methode, werden zahlreiche Probleme, Optimierungsmöglichkeiten und Einsparmöglichkeiten ins Blickfeld gerückt. In den Office-Bereichen eines Unternehmens können auf diese Weise Geld, Zeit und Ressourcen gespart werden.

Die folgenden Maßnahmen der Prozessorientierung helfen konkret, die Optimierungsziele zu erreichen:

• Die Papierorganisation reformieren und Daten und Informationen grundsätzlich digital in der Cloud speichern
• Redundanzen erkennen und abstellen.
• Gezielte Mitarbeiterschulungen zur Prozessorientierung.

Ähnlich wie im Office kann die KAIZEN-Methode in allen Bereichen eines Unternehmens angewendet und gelebt werden. Entscheidend ist darüber hinaus, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter involviert werden und diese die Mehrwerte von KAIZEN verstehen.

Ebenfalls macht es Sinn, die positiven Ergebnisse, die aufgrund der Anwendung der KAIZEN-Methode entstehen, im Betrieb zu highlighten. Eine Steigerung der Qualität, Kosteneffizienz oder das Vermeiden der Verschwendung von Ressourcen ist für alle Mitarbeiter inspirierend und verbessert das Employer Branding nachhaltig.

Welche Arbeitsbereiche profitieren von der KAIZEN-Methode?

Sowohl KMU und ebenso global agierende Konzerne und alle Arbeitsbereiche in einem Unternehmen profitieren von der zukunftsorientierten Managementmethode KAIZEN.

Einer der wesentlichsten Nutznießer der KAIZEN-Methode sind die Mitarbeiter. Durch eine professionellere Mitarbeiterführung und zielgerechte Schulung werden sie in die Lage versetzt, Probleme zu erkennen und Prozesse eigenverantwortlich oder im Team zu lösen. Durch das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung kann viel erreicht werden. Verbesserungsprozesse im Unternehmen gelingen, wenn Mitarbeiter die Philosophie und Denkweise hinter der KAIZEN-Methode verstehen und leben.

Was sind die Voraussetzungen und Nachteile der KAIZEN-Methode?

Um die KAIZEN-Methode erfolgreich im Unternehmen umsetzen zu können, muss der Wertekodex mitarbeiterzentriert ausgerichtet sein. Führungskräfte und das Management müssen einen kooperativen Führungsstil implementieren. Dies bedeutet für die Praxis, dass Mitarbeiter konkret an der Ideenentwicklung und Projektumsetzung beteiligt sind. Nutzenorientierte Kommunikation, einheitliche Kommunikationsregeln sowie 360-Grad-Feedback sind die Grundpfeiler, um die KAIZEN-Methode wirkungsvoll umzusetzen.

Der große Vorteil der KAIZEN-Methode kann ebenso ihr Nachteil sein. Sind es Mitarbeiter über Jahre an einen autoritären oder bürokratischen Führungsstil gewöhnt, bei dem die Chefetage die Entscheidungen vorgibt, kann eine Umsetzung von KAIZEN zeitaufwendig und mühevoll sein.

Gleiches trifft auf das Mindset der Beschäftigten zu. Sind sie es nicht gewohnt, eigenverantwortlich und kreativ Prozesse zu hinterfragen und auf Verbesserungen proaktiv hinzuweisen, gestaltet sich eine Umsetzung als schwierig. Da sich die japanische Arbeitskultur von der deutschen Arbeitsweise unterscheidet, kann nicht jeder Schritt der KAIZEN-Methode 1:1 umgesetzt werden.

Die KAIZEN-Methode – erprobt und zukunftsorientiert

In den 1990er-Jahren wurden japanische Autohersteller, die nach der KAIZEN-Methode arbeiteten, für ihre Effizienz und Qualität anerkannt und bewundert. Japanische Fahrzeuge konnten durch KAIZEN schneller und günstiger produziert werden, da die KAIZEN-Denkweise in allen Abteilungen des Unternehmens umgesetzt wurde. Während die Verschwendung von Ressourcen sowie Überproduktion und Lagerhaltung minimiert wurden, wurden Mitarbeiterpotenziale durch Motivation und klare Ziele besser genutzt. Durch die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen wurden Fehler vermieden und Schwachstellen aufgedeckt und abgestellt. Die Begriffe „Lean-Management“ und „Lean Production“ sind seit dieser Zeit für Unternehmen aller Größenordnungen essenziell.

Die KAIZEN-Methode gilt seit ihrer Einführung in vielen Unternehmen weltweit als Blaupause für kontinuierliche und zukunftsorientierte Veränderungsprozesse. Deutsche Autobauer wie der Sportwagenhersteller Porsche und weitere bekannte Konzerne konnten durch die Implementierung der KAIZEN-Methode ihre Effizienz und Qualität steigern. Die KAIZEN-Methode orientiert sich zusammenfassend weniger an Ergebnissen. Sie fokussiert sich vor allem auf die Prozesse, mit denen Veränderungen Schritt für Schritt im Unternehmen herbeigeführt werden können.

Zusammenfassung: KAIZEN – mehr als eine Managementmethode

Die KAIZEN-Methode basiert auf der Grundannahme, dass das kontinuierliche Hinterfragen von Prozessen und die Einbeziehung der Belegschaft zu effizienteren Ergebnissen und einer höheren Qualität führt. Gleichzeitig ist KAIZEN mehr als eine Managementmethode. KAIZEN ist eine Philosophie, die in vielen Lebensbereichen umsetzbar ist.

Um KAIZEN effektiv im Unternehmen zu implementieren, werden eigenverantwortliche und kreativ denkende Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen benötigt, die den Status Quo infrage stellen. Entwickelt wurde die KAIZEN-Methode nach dem zweiten Weltkrieg in Japan. 

KAIZEN bietet bei fortlaufender Umsetzung und Prozessorientierung die Möglichkeit, Prozesse zu verschlanken und dauerhaft zu verbessern. Dies kann zu größerer Mitarbeitermotivation, mehr Effizienz in allen Abteilungen und einer höheren Kundenzufriedenheit führen.