Protokoll schreiben – Infos & Tipps

Wieso sollte man ein Protokoll schreiben?

Manch einer fragt sich, wieso man eigentlich ein Protokoll schreiben sollte, da die Aufgabe des Protokollanten lästig sein kann. Jedoch sprechen viele Punkte für das Schreiben des Protokolls, welche jetzt vorgestellt werden:

• Dokumentation von Entscheidungen: Protokolle halten wichtige Entscheidungen und Besprechungen schriftlich fest. Das ist besonders in der Geschäftswelt entscheidend, da es die Möglichkeit bietet, später nachzuvollziehen, wie und warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Protokolle ermöglichen es, dass Teammitglieder oder andere Beteiligte, die am Meeting nicht beteiligt waren, verstehen, was in diesen Sitzungen besprochen wurde, und erleichtern die Nachverfolgung von Fortschritten.
• Rechtliche Sicherheit: In einigen Branchen und Situationen ist die Protokollierung von Meetings und Entscheidungen gesetzlich vorgeschrieben. Dies kann dazu beitragen, rechtliche Probleme zu vermeiden und im Streitfall nachzuweisen, was besprochen wurde.
• Verbindlichkeit: Sollte es nach der Sitzung zu Unstimmigkeiten kommen, was die Aufgabenverteilung oder Ähnliches anbelangt, lässt sich dies ganz einfach im Protokoll finden.

Was gehört alles in ein Protokoll rein?

Obwohl verschiedene Arten von Protokollen existieren, gibt es dennoch bestimmte Punkte, die in jede Vorlage eines Protokolls gehören. Hier die wichtigsten Punkte, die Sie in jedes Protokoll einfügen sollten und die Sie in den meisten Vorlagen finden:

• Überschrift: Hier steht der Titel des Protokolls, der kurz und präzise das Thema beschreibt.
• Ort, Datum und Uhrzeit: Geben Sie den Ort, das Datum und die Uhrzeit an, zu der das Ereignis oder die Sitzung stattgefunden hat.
• Teilnehmer: Listen Sie alle Personen auf, die an der Sitzung oder dem Ereignis teilgenommen haben. Abwesende Personen, die normalerweise Teil des Meetings wären, gehören unter „Abwesend“ genannt.
• Tagesordnung (falls zutreffend): Wenn es eine vorher festgelegte Tagesordnung gab, listen Sie die geplanten Themen oder Punkte auf.
• Name des Protokollanten: Hier kommt der Name der Person hin, die für das Schreiben des Protokolls verantwortlich ist.
• Besprechung der Themen: Hier folgen die Hauptinhalte des Protokolls. Jeder Punkt oder jedes Thema, das während des Gesprächs Teil der Diskussion war, sollte hier aufgeführt werden.
• Beschlüsse/Entscheidungen: Falls Entscheidungen getroffen wurden, halten Sie sie fest, zusammen mit den Verantwortlichkeiten und Fristen.
• Nächstes Treffen (falls zutreffend): Falls bekannt, notieren Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort des nächsten Treffens oder der nächsten Sitzung.
• Unterschriften: Wenn erforderlich, können die Teilnehmer das Protokoll am Ende unterschreiben, um seine Richtigkeit zu bestätigen.

Welche Arten von Protokollen existieren?

Bei den verschiedenen Arten von Protokollen unterscheidet man vor allem zwischen 2 Arten: dem Verlaufsprotokoll und dem Ergebnisprotokoll. Die hauptsächlichen Unterschiede beider Protokolltypen findet man bereits in den Namen. Während Sie beim Verlaufsprotokoll den Verlauf und kompletten Inhalt des Meetings in Ihr Protokoll übertragen, sind Ergebnisprotokolle meist kürzer. Hier protokollieren Sie hauptsächlich die Ergebnisse der Sitzung mit den feststehenden Entscheidungen und Beschlüssen.

Wie schreibt man ein Verlaufsprotokoll?

Ein Verlaufsprotokoll zu schreiben, bedeutet, dass Sie nicht nur die Ergebnisse einer Sitzung protokollieren. Ebenso wird bei diesem Typ Protokoll der Prozess dahinter protokolliert. Dies beinhaltet alle Diskussionen mit den gesamten Argumenten und Gegenargumenten, die Sie als Protokollführer dokumentieren müssen. Im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll bedeutet das für Sie mehr Schreibaufwand, da jeder einzelne Beitrag, der zum Ergebnis beiträgt, in das Protokoll übertragen werden muss.

Ihre Mitschriften ermöglichen es vor allem den abwesenden Mitarbeitern, die am Ende zustande gekommenen Ergebnisse und Beschlüsse besser nachzuvollziehen. Denn anstelle von den bloßen Ergebnissen findet man im Verlaufsprotokoll alle Argumente, Fragen und Anmerkungen, die Teil der Sitzung waren, sodass diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, alles nachvollziehen können.

Wie schreibt man ein Ergebnisprotokoll?

Ein Ergebnisprotokoll zu schreiben, bedeutet in erster Linie für den Protokollführer weniger Schreibaufwand. Hier protokollieren Sie nur die Ergebnisse und Beschlüsse, die am Ende des Meetings feststehen. Argumente, Randbemerkungen und andere Bestandteile des Gesprächs spielen keine Rolle. Das erspart Zeit und bietet einen kurzen und übersichtlichen Überblick über das Protokoll.

Anders als das Verlaufsprotokoll hilft das Ergebnisprotokoll abwesenden Personen nicht, die Ergebnisse einer Sitzung nachvollziehen zu können. Jedoch ist es deutlich übersichtlicher, da es nur die Kernpunkte enthält, wodurch man sich einen schnellen Überblick verschaffen kann. Zudem ist es auch für den Protokollführer angenehmer, da dieser weniger zu schreiben hat. Dadurch haben sowohl Verlaufsprotokoll als auch Ergebnisprotokoll ihre Vor- und Nachteile.

Was sind die besten Tipps für das Protokollieren?

Damit Sie beim Protokollieren keinerlei Fehler machen, haben wir hier die besten Tipps für Sie, wenn Sie das nächste Mal die Aufgabe haben, ein Protokoll schreiben zu müssen:

• Verwendung der richtigen Zeitform: Bei der Erstellung eines Protokolls sollte stets die Präsenszeitform verwendet werden. Zum Beispiel: “Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung um 10:00 Uhr.”
• Klare und präzise Sprache: Halten Sie die Sprache in deinem Protokoll klar und präzise. Vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe. Abkürzungen können verwendet werden, sofern sie allgemein bekannt sind.
• Zitierregeln beachten: In einem Verlaufsprotokoll gehören alle genannten Argumente. Hier gilt es zu beachten, dass die Zitierregeln korrekt angewendet werden, damit alle Informationen korrekt und fehlerfrei übertragen werden.
• Objektivität: Ein Protokoll sollte neutral sein und keine persönlichen Wertungen oder Meinungen des Protokollanten enthalten. Es sollte lediglich Fakten und Aussagen der Teilnehmer wiedergeben.
• Fragen stellen: Sollten sich während des Meetings Unklarheiten oder Ähnliches bei Ihnen ergeben, fragen Sie am besten sofort nach. Sonst kann es später Fehler im Protokoll geben, die bei allen Teilnehmern und dem Protokollführer Verwirrung hervorrufen.
• Aktive Teilnehmer identifizieren: Protokollieren Sie, wer aktiv an der Sitzung teilnimmt, insbesondere wenn Diskussionen geführt werden. Verwenden Sie die Namen oder Positionen der Teilnehmer, um klarzustellen, wer welche Beiträge leistet.
• Nachbearbeitung und Überprüfung: Nach der Sitzung sollten Sie das Protokoll sorgfältig überarbeiten, um Rechtschreibfehler, grammatikalische Fehler und Unstimmigkeiten zu korrigieren. Die Qualität des Protokolls trägt zur Professionalität des Unternehmens bei.