Personalplanung: Ziele, Arten, Vorteile und Bereiche

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung ist ein Teilgebiet des Personalwesens, das unter Berücksichtigung der Unternehmensinteressen sowie der zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Ressourcen die theoretische Organisation des Personals im Blick behält. Drei Schlagworte mit Personalbezug sind dabei wesentlich:

• Beschaffung: Im Rahmen der Personalplanung geht es darum, ausreichend Arbeitskräfte für die (vakanten) Positionen im Unternehmen zu finden.
• Verwaltung: Auch administrative Aufgaben sind unter dem Begriff der Personalplanung zu verstehen, beispielsweise die Anpassung bestehender Arbeitsverhältnisse und Arbeitsverträge.
• Verteilung: Die ideale Verteilung vorhandener personeller Ressourcen fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich von Personalverantwortlichen.

Die Personalplanung bezeichnet demnach als Teil des Personalmanagements den Prozess, bei dem ein Unternehmen seinen Personalbedarf systematisch analysiert, ermittelt und anschließend deckt. Dabei befassen sich Verantwortliche sowohl mit der langfristigen als auch der strategischen Personalbedarfsplanung. Ein weiteres Aufgabenfeld ist die kurz- bis mittelfristige, taktische und operative Personaleinsatzplanung.

Im Fokus der Personalplanung stehen die Bereitstellung und Nutzung der benötigten Arbeitskräfte, um die gesteckten operativen und strategischen Unternehmensziele bestmöglich zu erreichen. Die Personalplanung – oft gleichgesetzt mit dem Begriff Personalbedarfsplanung – umfasst unter anderem die Planung des Personaleinsatzes, die Personalbeschaffung, die Personalentwicklung sowie die Personalfreisetzung. Sie kümmert sich also um den gesamten Lebenszyklus des Personals von der Planung bis zum Abschied.

Was sind die Ziele der Personalplanung?

Mit der Personalplanung verfolgen Organisationen mehrere Ziele, die übergeordnet dazu beitragen, den Personalbedarf eines Unternehmens optimal zu decken. Dazu gehören:

• Gewährleistung einer optimalen Mitarbeiterstruktur, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird,
• Sicherstellung einer ausreichenden Anzahl qualifizierter und auf die Anforderungsprofile der Stellen passender Arbeitskräfte, um den Personalbedarf zu decken,
• Optimierung der Personalkosten durch effiziente Personaleinsatzplanung und Personalentwicklung,
• Reduzierung von Fehlbesetzungen und Mitarbeiterfluktuation durch gezielte Personalbeschaffung und -entwicklung,
• Anpassung des Personals an zukünftige Herausforderungen und Entwicklungen des Unternehmens, der Wettbewerber und des Markts.

Welche Arten der Personalplanung werden unterschieden?

Die Personalplanung kann in drei Arten unterschieden werden: strategisch, taktisch und operativ. Jede der drei Arten verfolgt unterschiedliche Ziele und haben verschiedene Aufgaben.

1. Strategische Personalplanung: Hierbei handelt es sich um die langfristige Planung, die sich mit der Ausrichtung des Personalbestands an den Unternehmenszielen beschäftigt. Dabei werden zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen berücksichtigt, um die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen der (potenziellen) Mitarbeiter sicherzustellen.
2. Taktische Personalplanung: Die taktische Personalplanung betrachtet den mittelfristigen Horizont (meist ein bis drei Jahre) und konzentriert sich auf die Anpassung des Personals an veränderte Rahmenbedingungen – sowohl intern als auch intern. Hierbei werden intern beispielsweise Umstrukturierungen, Expansionen oder Personalabbau geplant. Externe Faktoren können technologische Entwicklungen (Beispiel: Automatisierung, dadurch andere Stellenanforderungen) oder Marktentwicklungen (Beispiel: Markt wächst stark, mehr Mitarbeiter werden benötigt) sein.
3. Operative Personalplanung: Die operative und kurzfristige Planung umfasst die tägliche, wöchentliche oder monatliche Personaleinsatzplanung und ist für die effiziente Organisation des Arbeitsalltags der Mitarbeiter von Bedeutung. Hierbei geht es um die Zuordnung von Aufgaben und Zuständigkeiten, Schichtplanung und Urlaubsplanung.

Nicht für jede Art der Personalplanung sind zwingend dieselben Personen zuständig. Die operative Personalplanung übernehmen beispielsweise teilweise auch Abteilungsleiter – strategisch und taktisch liegt die Verantwortung meist bei der Geschäftsführung oder den Personalverantwortlichen.

Was sind die Bereiche der Personalplanung?

Die Personalplanung umfasst verschiedene Teilbereiche, die in der Praxis unterschieden werden. Diese Teilbereiche verfolgen unterschiedliche Ziele, besitzen andere Aufgaben und werden daher nicht selten von verschiedenen Mitarbeitern betreut. Zu den Teilbereichen gehören:

• Personalbestandsplanung
• Personalbedarfsplanung
• Personalentwicklung
• Personalbeschaffung
• Personalfreisetzungsplanung

Personalbestandsplanung

Wie bei nahezu jedem strategischen Vorgehen, ist es zunächst notwendig, sich ein Bild vom Status quo zu machen. Genau das ist der erste Schritt der Personalbestandsplanung: Zunächst ermittelt man den Ist-Zustand in puncto HR. Folgende Fragen sind unter anderem zu beantworten:

• Welches Personal steht für welche Stellen zur Verfügung?
• Gibt es ausreichend personelle Ressourcen im Unternehmen?
• Wie sieht der Altersschnitt der Mitarbeiter aus?
• Wie verhält es sich mit der Verteilung der Beschäftigten in verschiedenen Abteilungen?

Im Rahmen der Bestandsplanung rücken bestehende Arbeitsverhältnisse in den Fokus: Das generelle Ziel ist es, sich einen Überblick über die Personalstruktur zu verschaffen. Auf Basis der Erkenntnisse können erste Planungsschritte eingeleitet werden.

Personalbedarfsplanung

Nachdem der personelle Ist-Zustand analysiert wurde, umfasst der nächste Schritt die Ermittlung des Soll-Zustands eines Unternehmens. Hier sollten vor allem langfristige Entwicklungen und die Altersstruktur der Mitarbeiter im Blick behalten werden: Ein Beispiel dafür ist das Ausscheiden erfahrener Kräfte, beispielsweise durch Verrentung.

Solche personellen Veränderungen kann man sehr viel besser vorbereiten als kurzfristige Umbrüche in der Personalstruktur.

Auch ein steigender Personalbedarf, beispielsweise durch eine neue Abteilung oder das Eröffnen einer weiteren Filiale oder Niederlassung, kann gut geplant und durch entsprechende Maßnahmen vorbereitet werden. Wie bereits beschrieben, erfordern kurzfristige Veränderungen eine schnelle Reaktion, die in der Literatur auch hin und wieder „Personalveränderungsplanung“ genannt wird.

Personalentwicklung

Auch die Personalentwicklung wird als Teilbereich der Personalplanung wahrgenommen. Nachdem der personelle Ist- und der Soll-Zustand ermittelt wurden, müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Fehlt es beispielsweise an Fach- oder Führungskräften, geht es an die Personalentwicklung. In Kooperation mit den Fachabteilungen werden mögliche Kandidaten ausgewählt, die über die entsprechende fachliche und persönliche Eignung verfügen, personalentwicklungstechnische Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen:

• Weiterbildungen
• Schulungen und Zertifikatslehrgänge
• Aufbaustudium

Ziel der Personalentwicklung ist es, die Aus- und Weiterbildung des Stammpersonals zu forcieren, um ein fachlich gut aufgestelltes Team im Rücken zu haben. Ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt: Personalentwicklungsmaßnahmen drücken dem Personal gegenüber Wertschätzung aus, denn schließlich werden Zeit und Geld in die Person „investiert“, was wiederum positive Effekte auf die Motivation der Mitarbeiter hat.

Personalbeschaffung

Nach der Bestandsaufnahme und der Personalbedarfsermittlung geht es schließlich darum, Defizite in der Personalstruktur zu verringern bzw. zu eliminieren. Das bedeutet: Gibt es nicht genügend Personal für zur Verfügung stehende Stellen, sind neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Sinnvoll ist es jetzt abzuwägen: Sind die vakanten Stellen bzw. frei werdenden Positionen intern – also mit Mitarbeitern aus dem eigenen Betrieb – zu besetzen? Dann handelt es sich um die interne Personalbeschaffung. Ist es notwendig neue Kräfte von außen in das Unternehmen zu holen, ist von externer Personalbeschaffung bzw. Recruiting die Rede.

Hieran schließen sich weitere Maßnahmen an: Stellenanforderungen definieren, Stellenbeschreibung und -ausschreibung anfertigen und den Bewerbungsprozess managen.

Personalfreisetzungsplanung

Unter Umständen muss auch über die Personalfreisetzung nachgedacht werden – auch das ist ein Bestandteil der Personalplanung. Hierbei geht es darum, mit Personalüberschuss adäquat umzugehen. Das muss bei Weitem nicht gleich in Kündigungen resultieren.

Zur Personalfreisetzung gehört auch, Stellen nach einer Verrentung nicht wieder neu zu besetzen oder nach einer mitarbeiterseitigen Kündigung Positionen nicht wieder neu auszuschreiben. Auch Positionswechsel innerhalb des Unternehmens oder Arbeitszeitänderungen können dazu beitragen, Personalüberschuss zu regulieren.

Führt man eine nachhaltige Personalbedarfsplanung durch, so vermeidet man das Risiko einer Personalfreisetzung – vorausgesetzt, es gibt keine konjunkturellen Schwankungen oder anderweitige wirtschaftliche Gründe, die Unternehmen zu Kosteneinsparungen zwingen.

Ist der Betriebsrat bei der Personalplanung zu beteiligen?

Gemäß § 92 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) hat der Betriebsrat bei der Personalplanung ein Mitbestimmungsrecht. Das Unternehmen ist gemäß BetrVG verpflichtet, den Betriebsrat regelmäßig über die Personalplanung und alle damit verbundenen Maßnahmen zu informieren und dessen Vorschläge zu berücksichtigen:

Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen […] umfassend zu unterrichten. Er hat mit dem Betriebsrat über Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen und über die Vermeidung von Härten zu beraten.

§ 92 Betriebsverfassungsgesetz

Das ist gerade bei externer Personalbeschaffung von großer Relevanz: Unter Umständen könnte der Betriebsrat darauf beharren, vakante Stellen zunächst intern zu besetzen, anstatt neue Ressourcen von außen in das Unternehmen zu holen.

Mitreden darf der Betriebsrat in puncto Personalstruktur übrigens nicht nur in qualitativer Hinsicht, sondern auch in quantitativer Hinsicht. Gerade bei der Personalfreisetzungsplanung schreitet der Betriebsrat rein – beispielsweise, wenn eine aus deren und der Sicht der betroffenen Mitarbeiter nicht ausreichend begründete Kündigungswelle ansteht.

Das hat in erster Linie das Ziel, willkürliche oder unbegründete Entlassungen bzw. Neueinstellungen (beispielsweise, um Lohn-Dumping zu betreiben) zu vermeiden. Bei strittigen Fragen oder Uneinigkeit kann daher eine Einigungsstelle eingeschaltet werden, um eine Lösung zu finden.

Was sind die Voraussetzungen für die Personalplanung?

Eine erfolgreiche Personalplanung basiert auf verschiedenen Voraussetzungen. Diese lassen sich in fünf übergeordneten Punkten zusammenfassen:

1. Klare Vision: Es müssen klare Unternehmensziele und -strategien vorhanden sein, an denen die Personalplanung ausgerichtet wird. Dazu zählen das Leitbild, die Unternehmenskultur und die Vision einer Organisation.
2. Wissen um den Ist-Zustand: Zu jedem Zeitpunkt müssen den Verantwortlichen in der Personalplanung alle relevanten Informationen über den aktuellen Personalbestand und die vorhandenen Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter vorliegen. Ansonsten ist eine erfolgreiche Planung des Personals ausgeschlossen.
3. Wissen um den Soll-Zustand: Gleichzeitig müssen Sie ebenfalls Kenntnisse über den zukünftigen Personalbedarf und die Anforderungen an Mitarbeiter haben. Dazu zählen sowohl die erforderlichen Qualifikationen als auch die geplanten Entwicklungen im Unternehmen respektive den Abteilungen – nur so kann der benötigte Personalaufwand beziffert werden.
4. Kommunikation: Die Personalplanung ist in vielen Fällen Bindeglied zwischen der Geschäftsführung, den einzelnen Abteilungen und dem Betriebsrat. Damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, muss eine regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten stattfinden.
5. Controlling: Es müssen jederzeit sämtliche sich verändernden Rahmenbedingungen (intern wie extern) in Personalüberlegungen einbezogen werden. Eine kontinuierliche Anpassung und Überprüfung der Personalplanung sind notwendig.

Was sind die Vorteile einer guten Personalplanung?

Die Vorteile einer guten und durchdachten Personalplanung reichen von der effizienten Ressourcennutzung bis hin zu zufriedenen Mitarbeitern und einer Senkung der Fluktuationsrate.

Alle primären Vorteile der Personalplanung für Unternehmen und Mitarbeiter im Überblick:

1. Effiziente Nutzung der personellen Ressourcen: Durch eine zielgerichtete Personaleinsatzplanung können Arbeitskräfte effektiv und zielgerichtet eingesetzt werden, was zu einer erhöhten Produktivität und Kosteneffizienz führt. Indem ihre Stärken gefördert und Schwächen ausgemerzt werden, können sie so wertvoller für das Unternehmen werden.
2. Vorausschauende Personalstrategie: Eine strategische Personalplanung ermöglicht es durch umschauendes Handeln, zukünftige Entwicklungen und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. So kann das eigene Personal auf Veränderungen vorbereitet werden, wodurch das Unternehmen gegenüber der Konkurrenz und sich verändernden Marktbedingungen wettbewerbsfähig bleibt.
3. Reduzierung von Personalengpässen und -überschüssen: Durch eine genaue Analyse des Personalbedarfs können Engpässe oder Überschüsse vermieden und dadurch Kosten gespart werden.
4. Attraktiver Arbeitgeber: Eine gute Personalplanung trägt dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen wird. Dies erleichtert die Personalbeschaffung und fördert das Employer Branding – entlang ihrer Stärken eingesetzte und geförderte Arbeitnehmer fungieren als positive Multiplikatoren nach außen.
5. Motivierte und zufriedene Mitarbeiter: Durch gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen können Mitarbeiter ihre Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen ausbauen. Durch diese Maßnahmen werden Angestellte zufriedener, werden loyaler und binden sich in der Folge stärker ans Unternehmen.
6. Weniger Fehlbesetzungen und niedrigere Fluktuation: Eine systematische Personalbeschaffung hilft dabei, falsche Personalentscheidungen zu vermeiden und den Personalbedarf mit passenden Bewerbern zu decken. Wer ohne die Erkenntnisse aus der Personalbedarfsplanung rekrutiert, riskiert hingegen Fehlbesetzungen und daraus resultierend eine hohe Fluktuation.
7. Bessere Planbarkeit: Eine laufende und strategische Personalbedarfsplanung ermöglicht es, Maßnahmen im Personalbereich langfristig zu planen und gezielt umzusetzen. Dadurch werden Unvorhersehbarkeiten (siehe Punkt 2) reduziert.

Die Vorteile – Nachteile gibt es nicht – zeigen, wie wichtig eine strategische Personalplanung für den Erfolg eines Unternehmens ist. Sie wirkt sich nicht nur auf interne Prozesse aus, sondern trägt auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung bei.

10 Tipps für eine bessere Personalplanung

Viele Unternehmen beschränken sich darauf, neue Mitarbeiter zu suchen, wenn aktuell Bedarf besteht und Vakanzen neu zu besetzen sind. Doch dieses Modell der Personalplanung ist reaktiv. Wenn eine Position offen ist, besteht bereits konkreter Bedarf. Damit hätte die Nichtbesetzung der Stelle möglicherweise einen negativen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.

Dabei wird vor allem eine Herausforderung deutlich. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Bewerber mit dem perfekten Profil zum genau richtigen Zeitpunkt auf die richtige Stelle bewirbt, ist denkbar gering. Sinnvoller ist es, vorausschauend zu planen. Wir stellen Ihnen dazu zehn nützliche Tipps vor.

1. Wissensmanagement

Worum geht es? Wenn Sie wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten bereits im Unternehmen tätig sind, wird schnell klar, welche Kompetenzen noch fehlen. Dies ist ein wesentlicher Punkt der Personalplanung. Es geht also um eine detaillierte Analyse, in welchen Unternehmensbereichen womöglich noch gute Mitarbeiter fehlen. Dabei hilft ein Kompetenzprofil der Mitarbeiter.

2. Evaluation der erforderlichen Kompetenzen

Wenn Sie nun den Ist-Zustand kennen, brauchen Sie jetzt noch den Soll-Zustand. Das bedeutet: Definieren Sie Ihre Geschäftsziele, die Sie mit Ihren Mitarbeitern erreichen möchten. Welche Kompetenzen brauchen die Mitarbeiter dazu? Hierbei hilft eine Evaluation des aktuellen Arbeitsaufkommens sowie der Auftragslage. Außerdem sollten Sie die Teamauslastung der einzelnen Bereiche kennen.

3. Strategische Planung von Maßnahmen

Nun kommt es weiter darauf an, erforderliche Maßnahmen festzulegen und zu planen. Dazu gehört die Erstellung von Anforderungsprofilen basierend auf den notwendigen Kompetenzen, außerdem die Einführung einer geeigneten Strategie zur Rekrutierung. Dazu gehören dann nicht nur Stellenausschreibungen, sondern auch Stichworte wie Active Sourcing, Social Media Recruiting und das Prinzip Mitarbeiter werben Mitarbeiter. Machen Sie auf Karriereseiten deutlich, dass Sie unabhängig von den aktuellen Ausschreibungen Interesse an Kontakten mit potenziellen Bewerbern haben.

4. Talent Management

Nachdem Sie nun Kontakt mit potenziellen neuen Mitarbeitern haben, können Sie einen Talent Pool anliegen. Darin können Sie abgelehnte, aber dennoch vielversprechende Kandidaten und sonstige Interessenten aufnehmen. Dazu ist eine Strategie zur Kommunikation notwendig, um die Bewerber an Ihr Unternehmen zu binden. Halten Sie das Interesse der Bewerber hoch und informieren Sie sie mit Newsletters, Updates und ähnlichem.

5. Mehr Mut bei der Personalplanung

Die Personalabteilungen, die eine strategische Personalplanung umsetzen, sind langfristig erfolgreicher bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter und leisten so einen wichtigen Wertbeitrag für das Unternehmen. Die Umsetzung erfordert jedoch Mut, Zeitaufwand und Investitionen. Daher brauchen Personaler hier gute Argumente gegenüber der Geschäftsführung.

Tatsächlich ist unter Experten schon seit vielen Jahren der Nutzen dieser Maßnahmen bekannt. Aber sie sind auch mit Risikobereitschaft und Mut verbunden. Zukunftsorientierte Unternehmen jedoch wissen genau, wie wichtig die Mitarbeiter sind. So stärkt eine effektive Personalplanung auch die Bindung der neuen Mitarbeiter an das Unternehmen.

6. Miteinander reden

Was banal klingt, ist jedoch existenziell. Denn Kommunikation spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle. Erfolgreiche Personaler gehen daher auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ein. Wenn Sie die Mitarbeiter kennen, wissen Sie auch über deren Stärken und Schwächen Bescheid. Ein Team besteht aus mehreren Menschen. Und wer die Menschen kennt, mit ihnen redet, kann sie richtig einschätzen und mit geeigneten Aufgaben betrauen.

So kann man berücksichtigen, dass ein Morgenmuffel vielleicht nicht jede Frühschicht übernehmen muss. Ein technisch begabter und versierter Mitarbeiter wird im Bereich Marketing sehr wahrscheinlich wenig glücklich und erfolgreich sein.

7. Immer flexibel bleiben

Zu den Aufgaben der Personalplanung gehört letztlich auch, langfristig zu planen, damit die Mitarbeiter zufrieden sind. So hat sich die langfristige Planung bewährt. Schließlich weiß jeder gern im Voraus, wie die Arbeit verteilt wird, wann frei ist und ähnliches. Dabei sollten Sie dennoch flexibel in der Planung bleiben, damit Sie auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren können. Die Mitarbeiter bleiben so motiviert und zufrieden.

8. Bloß kein Stillstand

Dienstpläne sind natürlich wichtig und geben die nötige Struktur und Ordnung. Doch sie sind auch nicht in Stein gemeißelt. Das heißt, dass Dienstpläne auch flexibel ergänzt oder verändert werden können müssen. Damit auch die Mitarbeiter Zugriff haben, bietet sich eine mobile Lösung an. Das schafft einen schnelleren Überblick und die Mitarbeiter können flexibel reagieren. Mit einer Online-Lösung finden die Kollegen bei Ausfällen schnell Ersatz, ohne lange Mails schreiben oder telefonieren zu müssen.

9. Mehr Mitsprache für die Mitarbeiter

Wenn Sie den Mitarbeitern einen Dienstplan vor die Nase halten, kann das zu Unstimmigkeiten und Unmut führen. Denn der eine oder andere rechnet mit bestimmten freien Tagen oder bestimmten Schichten. Wenn jedoch im Vorfeld jeder Mitarbeiter einige Wünsche einbringen kann, können Sie versuchen, möglichst viele Wünsche zu berücksichtigen.

So vermeiden Sie ständiges Tauschen und ähnliches. Gerade mit Online-Lösungen können die Mitarbeiter bestimmte Wunschtermine und ähnliches eintragen. Das erspart viel Ärger und Frust und sorgt für Motivation und Engagement bei den Mitarbeitern.

10. Bleiben Sie transparent

Was in aller Welt meinen wir nun mit Transparenz bei der Personalplanung? Ganz einfach: Machen Sie den Mitarbeitern Ihre Entscheidungen und Planungen zugänglich. Die Mitarbeiter sollten wissen, woran sie sind und was auf sie zukommt. Auch hier kann ein Online-Dienstplan eine Hilfe sein. Wenn die Mitarbeiter Einblick bekommen, können sie auch Verständnis für Sie, Ihre Entscheidungen und Planungen aufbringen.

So ziehen Sie alle an einem Strang, denn von Zeit zu Zeit gibt es einfach Sachzwänge, die vielleicht auch eine weniger attraktive Planung notwendig machen. Zudem ermöglichen Sie so den Mitarbeitern mehr Planungssicherheit, mehr Spielraum für individuelle Wünsche und gehen mit mehr Motivation an die Arbeit.