Personalfreisetzung: Möglichkeiten und häufige Fehler

Was bedeutet Personalfreisetzung?

Spricht man im betrieblichen Kontext von Personalfreisetzung, ist generell der Abbau von Arbeitsplätzen gemeint. Ein Personalabbau ist notwendig, wenn ein Unternehmen seine Angestellten nicht mehr sinnvoll beschäftigen kann. Sinkt beispielsweise aufgrund einer Rezession oder eines konjunkturellen Einbruches die Auftragslage im Betrieb, kann die Belegschaft nicht ausreichend mit Arbeit ausgelastet werden. Durch die Mindereinnahmen kommt es gleichzeitig zu Finanzierungslücken. Der laufende Lohn an die Mitarbeiter kann mit Mühe unter Ausschöpfung aller Kreditlinien ausbezahlt werden. Der Personalbestand ist zu hoch und muss aus objektiven Gründen gesenkt werden. Eine Personalfreisetzung ist unabdingbar, um das Unternehmen finanziell zu stabilisieren.

Generell unterscheidet man zwischen einer:

1. Quantitativen Personalfreisetzung.
2. Qualitativen Personalfreisetzung.

Die quantitative Personalfreisetzung

Bei einer quantitativen Personalfreisetzung werden Arbeitsplätze im Unternehmen abgebaut. Die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter sinkt. Eine quantitative Personalfreisetzung kann aktiv oder passiv gesteuert werden. Unternehmen:

• die Kündigungen aussprechen,
• Aufhebungsverträge mit Outplacement-Maßnahmen mit Angestellten schließen oder
• Ruhestandsvereinbarungen aktiv abschließen,

senken den Personalbestand im Betrieb. Die regelmäßige Fluktuation kann ebenfalls mit Bedacht genutzt werden. Dies geschieht, indem eine vakante Position im Betrieb nicht neu ausgeschrieben und besetzt wird. Bei der aktiven Personalfreisetzung liegt das „Heft des Handelns“ eindeutig bei der Unternehmensleitung. Sie verfolgt das Ziel, den tatsächlichen Personalbestand durch Maßnahmen des Personalabbaus zu senken oder Stellen nicht erneut zu besetzen. Der erklärte Endpunkt einer aktiven, quantitativen Personalfreisetzung ist eine Verminderung des Personalüberhangs. Die Ursachen für derartige Personalanpassungen könnten Rationalisierungsmaßnahmen oder Automatisierungsprozesse sein, bei denen ein Teil der Belegschaft überflüssig ist.

Die qualitative Personalfreisetzung

Die qualitative Personalfreisetzung unterscheidet sich diametral von der quantitativen Personalfreisetzung. Bei der qualitativen Personalfreisetzung werden keine Mitarbeiter gekündigt und der Personalbestand bleibt gleich. Durch eine Reduzierung der Arbeit und Maßnahmen wie:

• Kurzarbeit,
• Versetzungen,
• Abbau von Überstunden und Alturlaub oder
• Änderungskündigungen und
• Abschluss von Teilzeitverträgen mit dem Ziel, die Arbeitszeit zu reduzieren

wird die Arbeitsintensität und Arbeitslast verringert. Mit der qualitativen Personalfreisetzung verfolgt ein Unternehmen ein aus sozialer Sicht erstrebenswertes Ziel. Die Belegschaft soll in ihrer Gesamtheit im Betrieb gehalten werden. Gleichzeitig muss die Arbeitsintensität reduziert werden.

Beispiel für eine qualitative Personalfreisetzung

Im Rahmen der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 berichtete die Süddeutsche Zeitung vom 01.05.2020, dass Unternehmen in Deutschland für über 10,1 Millionen Angestellte Kurzarbeit angemeldet haben. Viele Betriebe aller Größenordnung, die von der Krise schwer getroffen wurden, haben kein Interesse daran, ihre hoch qualifizierten und engagierten Betriebsangehörigen zu kündigen. Aus diesem Grund nutzen sie das arbeitsmarktpolitische Instrument der Kurzarbeit, um ihr Unternehmen in Krisenzeiten zu entlasten. Sobald die konjunkturellen und gesundheitlichen Schwierigkeiten der Pandemie beseitigt sind, wird sich das Blatt wenden. Es ist damit zu rechnen, dass ein Großteil der sich in Kurzarbeit befindlichen Mitarbeiter erneut im alten Rahmen beschäftigt werden.

In der Praxis werden Maßnahmen der qualitativen und quantitativen Personalfreisetzung in vielen Fällen simultan genutzt. Das Beispiel der Corona-Pandemie verdeutlicht anschaulich, dass nicht jedes Unternehmen nach der Krise alle Arbeitsplätze im Betrieb halten kann. Ändern sich:

• die Rahmenbedingungen in einer Branche oder
• müssen Unternehmensteile geschlossen werden,

ist die die Geschäftsleitung darauf angewiesen, nach anfänglichen qualitativen Maßnahmen ebenfalls quantitative Maßnahmen der Personalfreisetzung vorzunehmen. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter direkt aus der Kurzarbeit eine betriebsbedingte Kündigung erhalten. Ihre Arbeitsplätze stehen aufgrund der konjunkturellen Lage zur Disposition.

Aus innerbetrieblicher Sicht sind qualitative, sozial verträgliche Maßnahmen der Personalfreisetzung in vielen Fällen die beste Möglichkeit, um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Nicht in jedem innerbetrieblichen Spannungsfeld ist qualitative Personalfreisetzung ausreichend, um Einsparziele zu erreichen. In diesem Fall muss der Personalbestand quantitativ reduziert werden.

Welche Kündigungsarten gibt es?

Die Möglichkeit der Kündigung von Arbeitsverhältnissen wird in unterschiedlichen Gesetzen und Rechtsvorschriften umfassend erörtert. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei Kündigungsarten:

1. Die ordentliche Kündigung.
2. Die außerordentliche Kündigung.
3. Die Änderungskündigung.

Aus Arbeitgebersicht kommen darüber hinaus drei wesentliche und spezifische Kündigungsgründe zum Tragen. Bevor eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung ausgesprochen wird, sollte die Ursache eindeutig und nachvollziehbar sein. Die folgenden Entlassungsgründe können unterschieden werden:

Die ordentliche Kündigung und ihre gesetzliche Grundlage

Die ordentliche Kündigung bezeichnet die Hauptkündigungsform in Deutschland. Der Terminus „ordentliche Kündigung“ beschreibt das grundsätzliche vom Gesetzgeber verbriefte Grundrecht zur Auflösung von geschlossenen Arbeitsverhältnissen. Die Möglichkeit einer ordentlichen Kündigung steht beiden Vertragsparteien offen, sofern gesetzliche oder tarifvertragliche Regelungen eine ordentliche Kündigung nicht ausschließen.

Welche Kündigungsfristen gelten bei der ordentlichen Kündigung?

Die Fristen für eine ordentliche Kündigung können im Arbeitsvertrag individualvertraglich geregelt sein. Die gesetzlichen Kündigungsfristen, die im § 622 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) determiniert sind, müssen in jedem Fall eingehalten werden.

Welche Gründe erlauben eine ordentliche Kündigung?

Eine ordentliche Kündigung kann aus:

• Betriebsbedingten,
• Personenbedingten oder
• Verhaltensbedingten

Gründen ausgesprochen werden. Bei jeder Kündigung müssen die Vorschriften des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) Beachtung finden. Dies bedeutet für die Praxis, dass eine Kündigung sachlich zu begründen ist. Dies ist generell der Fall, wenn der Arbeitnehmer länger als 6 Monate im Betrieb und damit über die Probezeit hinaus beschäftigt sind. Eine ordentliche Kündigung ohne sachlichen Grund wird vor Arbeitsgerichten nicht standhalten. In Betrieben mit weniger als 5 Beschäftigten gilt das Kündigungsschutzgesetz gemäß § 23 KSchG nicht, sodass Entlassungen einfacher realisiert werden können.

Die außerordentliche Kündigung – ein Sonderfall

Eine außerordentliche Kündigung beschreibt einen Sonderfall im Arbeitsrecht. Sie ist an eindeutige Bedingungen geknüpft, die im § 626 BGB aufgeführt werden. Ein arbeitsvertragliches Verhältnis kann auf Grundlage dieser gesetzlichen Verordnung von jedem Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden.

Dies bedeutet in der betrieblichen Praxis, dass sowohl der Arbeitgeber und ebenso der Arbeitnehmer berechtigt sind, einen Arbeitsvertrag außerordentlich zu kündigen. Wesentlich ist, dass ein wichtiger Grund für die außerordentliche Kündigung vorliegt. Dieser ist gegeben, wenn Tatsachen vorhanden sind, bei denen einem oder beiden Vertragspartnern die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zugemutet werden kann.

Welche Gründe rechtfertigen eine außerordentliche Kündigung?

Eine außerordentliche Kündigung kann wie bei einer ordentlichen Kündigung betriebsbedingte, personenbedingte oder verhaltensbedingte Gründe haben.

Verstoßen Mitarbeiter beispielsweise gegen die Betriebsordnung oder zeigen sich unumkehrbare Störungen im Leistungsbereich, ist eine außerordentliche Kündigung möglich. Fehlverhalten im Vertrauensbereich, zum Beispiel:

• Diebstahl von Firmeneigentum oder
• Beleidigungen von Kollegen oder Vorgesetzten

können ebenfalls zu einer Situation führen, bei der die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr zumutbar ist.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer in einem Unternehmen mit Schichtbetrieb fällt regelmäßig durch Zuspätkommen auf. Nach mündlichen und schriftlichen Ermahnungen und Abmahnungen ändert sich sein Verhalten nicht. Es kann dem Arbeitgeber nicht zugemutet werden, das fehlerhafte Verhalten weiterhin zu tolerieren. Eine außerordentliche Kündigung ist aus diesem wichtigen Grund statthaft.

Betriebsbedingte Gründe für eine außerordentliche Kündigung anzuführen, ist in der betrieblichen Praxis schwer möglich. Ausschließlich im Ausnahmefall werden betriebsbedingte Gründe vor einem Arbeitsgericht anerkannt. Verhaltensbedingte oder personenbedingte Gründe sind die klassischen Anlässe für außerordentliche Kündigungen. Im Einzelfall können zum Beispiel

• der Verlust der Fahrerlaubnis bei einem Kraftfahrer,
• eine Freiheitsstrafe des Angestellten oder
• Straftaten wie ausländerfeindliche oder antisemitische Äußerungen

eine außerordentliche Kündigung begründen.

Jede außerordentliche Kündigung muss vorab mit dem Betriebsrat diskutiert werden. Die Personalvertretung muss auf Grundlage des § 102 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) über die Gründe der Entlassung unterrichtet werden. Eine ohne Anhörung des Betriebsrates ausgesprochene Kündigung durch die Arbeitgebervertreter ist ohne Ausnahme unwirksam.

Die Änderungskündigung – wenn Arbeitsbedingungen abgeändert werden

In der betrieblichen Praxis kann es fortlaufend zu Situationen kommen, in denen sich die Arbeitsbedingungen oder die Arbeitsintensität nachhaltig verändern. Zum Beispiel können Konjunkturschwankungen oder der Verlust von wesentlichen Auftraggebern dazu führen, dass eingeplante Aufträge kurzfristig storniert werden. Ist dies der Fall, muss jedes Unternehmen über eine Personalfreisetzung nachdenken. Auf der anderen Seite kann sich die Auftragssituation kurzfristig positiv korrigieren. Wurde vorschnell Personal entlassen, entsteht ein Personal-Engpass und es fehlen engagierte und qualifizierte Arbeitskräfte. Eine Möglichkeit, Mitarbeiter im Betrieb zu halten und gleichzeitig die vertraglichen Bedingungen anzupassen, ist die Änderungskündigung.

Wie läuft eine Änderungskündigung ab?

Im § 2 des KSchG wird dezidiert beschrieben, wie eine Änderungskündigung aus Arbeitgebersicht abläuft:

1. Der Arbeitgeber kündigt das Arbeitsverhältnis wirksam und in Schriftform.
2. Mit der Kündigung bietet er dem Arbeitnehmer die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses zu geänderten Rahmenbedingungen an. Dieses Angebot muss ebenfalls schriftlich erfolgen.

Durch die Änderungskündigung wird der Arbeitnehmer vor eine Wahl gestellt. Er hat die Möglichkeit, das Angebot der Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses abzulehnen. In diesem Fall endet das Arbeitsverhältnis wirksam mit einer Beendigungskündigung. Nimmt er das Angebot auf Weiterarbeit zu geänderten Rahmenbedingungen an, ist er an den neuen Arbeitsbedingungen gebunden.

Änderungskündigungen und die Risiken für Arbeitgeber

Gleichzeitig birgt eine Änderungskündigung für Arbeitgeber Risiken, die vom Gesetzgeber im § 2 KSchG erörtert werden. Der Arbeitnehmer hat aus rechtlicher Sicht die Möglichkeit, eine Änderungskündigung unter Vorbehalt anzunehmen. Dies bringt ihn in einen entscheidenden Vorteil. Er kann innerhalb von 3 Wochen nach Annahme gegen die Änderungskündigung vor dem Arbeitsgericht klagen. Hat der Betriebsangehörige mit diesem Vorgehen Erfolg, muss er weiterhin zu den Bedingungen des alten Arbeitsvertrages beschäftigt werden.

Eine Kündigungsschutzklage ohne vorbehaltliche Annahme ist dem Beschäftigten ebenfalls möglich. In diesem Fall führt eine abschlägige Beurteilung der Kündigungsschutzklage zu einer ordentlichen Kündigung. Insgesamt entsteht mit einer Änderungskündigung für Arbeitgeber ein unkalkulierbares Risiko auf Kündigungsschutzklage. Dieses muss bei jeder Änderungskündigung eingepreist werden.

Sind Aufhebungsverträge ein gutes Mittel zur Personalfreisetzung?

Dem Personalabbau in Unternehmen sind durch das Kündigungsschutzgesetz enge Grenzen gesetzt. Mitarbeiter verfügen nach der Probezeit in den meisten Fällen über einen umfassenden Kündigungsschutz. Entlassungen bei Überkapazitäten oder Veränderungen von Arbeitsverträgen durch eine Änderungskündigung müssen gut begründet werden. In Unternehmen mit einem Betriebsrat muss dieser zusätzlich vor jeder geplanten Kündigung angehört werden. Der Kündigungsschutz ist zusammengefasst ein hohes Gut der sozialen Marktwirtschaft. Gleichzeitig kann er für Unternehmen, die einen Personalabbau oder die Personalfreisetzung einzelner Mitarbeiter planen, hinderlich sein.

Eine Alternative zur Personalfreisetzung stellt das Schließen von Aufhebungsverträgen dar. Als Aufhebungsvertrag bezeichnet man eine zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einvernehmlich geschlossene, freiwillige Vereinbarung, die ein Arbeitsverhältnis beendet. Aufhebungsvertrage können zu jeder Zeit zwischen Mitarbeiter und Unternehmen geschlossen werden. Dies ist möglich, da in Deutschland der Grundsatz der Vertragsfreiheit herrscht. Dieser wird im Grundgesetz (GG) im Artikel 2 wie folgt dargelegt:

Jeder hat das Recht auf die freie Entfaltung seiner Persönlichkeit, soweit er nicht die Rechte anderer verletzt und nicht gegen die verfassungsmäßige Ordnung oder das Sittengesetz verstößt.

Aus den Vorgaben des Grundgesetzes kann abgeleitet werden, dass alle Rechtsgeschäfte:

• Die gesetzeskonform abgeschlossen werden und
• Nicht gegen die allgemeingültigen Sitten im Geschäftsbereich verstoßen,

statthaft sind. Dieser Grundsatz bezieht sich ebenfalls auf einen Aufhebungsvertrag, der von zwei Vertragsparteien freiwillig geschlossen wird. Im Aufhebungsvertrag sind die Parameter der Trennung frei verhandelbar. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind nicht an Kündigungsfristen oder andere Vorgaben des Arbeitsvertrages gebunden. Gleichzeitig sollten Arbeitnehmer darauf hingewiesen werden, dass ein Aufhebungsvertrag eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld I nach sich ziehen kann.

Aufhebungsverträge und Abfindungen

In vielen Fällen wird mit dem Aufhebungsvertrag eine einmalige Vergütung in Form einer Abfindung vereinbart. Die Höhe der Abfindung kann sich am § 1 a des KSchG orientieren, in dem von einer Abstandszahlung von 0,5 Monatsverdiensten für jedes Jahr des Bestehens des Arbeitsverhältnisses gesprochen wird. In der freien Wirtschaft werden teilweise Abfindungen verhandelt, die weitaus höher sind. Möglich ist ebenfalls eine weitere Unternehmenszugehörigkeit von 3 oder 6 Monaten bei gleichzeitiger Freistellung und voller Bezahlung. In diesem Fall kann der entlassene Mitarbeiter in Ruhe eine Anschlusstätigkeit suchen, ohne arbeitslos zu werden. Mit der Unterzeichnung des Aufhebungsvertrages wird in der Regel die Ausstellung eines sehr guten, qualifizierten Arbeitszeugnisses vereinbart.

Zusammenfassend kann das Schließen eines Aufhebungsvertrages eine sinnvolle und adäquate Maßnahme der Personalfreisetzung sein. Durch die geltende Vertragsfreiheit ist die Ausgestaltung des Aufhebungsvertrages frei verhandelbar. Das Schließen eines Aufhebungsvertrages impliziert einen Personalabbau auf Augenhöhe. Dieser kann ein Unternehmen im ersten Schritt finanziell belasten. Im Endeffekt kann eine einvernehmliche und faire Personalfreisetzung mit Aufhebungsvertrag für beide Vertragsparteien positiv sein. Sie ist erstrebenswerter als eine monatelange Auseinandersetzung vor dem Arbeitsgericht nach einer ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung. Unternehmen sollten abwägen, wann ein Aufhebungsvertrag aus finanzieller und innerbetrieblicher Sicht zielführend ist, um den Personalbestand zu reduzieren.

Welche Fehler sollten bei der Personalfreisetzung vermieden werden?

Ein professioneller Stellenabbau muss gut vorbereitet werden. Einer der wesentlichsten Fehler beim Personalabbau ist eine vorschnelle Kommunikation der Entscheidung. Dies betrifft sowohl die quantitative wie qualitative Personalfreisetzung. Ein Abbau von Mitarbeitern muss wohlüberlegt sein. Wurde die Pro- und Contra-Argumente abgewogen und die gesetzlichen Rahmenbedingungen betrachtet, kann ein Personalabbau einvernehmlich und sozial verträglich vorgenommen werden. Durch gute Vorbereitung und das proaktive Abwägen sparen sich Unternehmen hohe Kosten. Ebenfalls können Ängste und Sorgen der Belegschaft und eine negative Stimmung im Unternehmen kanalisiert werden.

Neben einem zu voreilig kommunizierten Stellenabbau sollten die folgenden Fehler in der Personalfreisetzung vermieden werden:

Zusammenfassung zur Personalfreisetzung

Es gehört zum betrieblichen Alltag, Mitarbeiter in konjunkturell guten Zeiten einzustellen und den Personalbestand bei Überkapazitäten durch Personalfreisetzung zu reduzieren. Die Personalfreisetzung kann in eine quantitative und qualitative Personalfreisetzung unterteilt werden. Bei der quantitativen Personalfreisetzung werden faktisch Arbeitsplätze im Unternehmen abgebaut. Dies geschieht entweder durch Kündigung von Mitarbeitern oder das Schließen von Aufhebungsverträgen mit dem Ziel, den Personalbestand zu reduzieren.

Mit der qualitativen Personalfreisetzung wird ein anderes Ziel verfolgt. Statt den Personalbestand durch die Kündigung von Mitarbeitern zu reduzieren, versucht man durch Maßnahmen wie Kurzarbeit, den Abbau von Überstunden und Alturlaub oder durch Änderungskündigungen sowie durch den Abschluss von Teilzeitverträgen die Arbeitsstunden der bestehenden Belegschaft zu reduzieren. Durch diese Maßnahmen können kurzfristige konjunkturelle Durststrecken wirksam überwunden werden. Langfristig kann die qualitative Personalfreisetzung eingesetzt werden, um Umstrukturierungen ohne direkte Kündigungen durchzuführen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen 3 Kündigungsarten. Bei der ordentlichen Kündigung werden die Vorgaben des Kündigungsschutzgesetzes in Bezug auf Kündigungsfristen eingehalten. Arbeitnehmer außerhalb der Probezeit können ausschließlich gekündigt werden, wenn die Gründe aus rechtlicher Sicht nachvollziehbar sind. Betriebsbedingte Gründe bei einer schwächelnden Auftragslage könnten die Ursache für eine ordentliche Kündigung sein.

Bei einer außerordentlichen Kündigung wird die gesetzliche Kündigungsfrist nicht eingehalten. Diese Kündigungsform wird eingesetzt, wenn es für einen oder beide Vertragspartner nicht mehr zumutbar ist, das arbeitsvertragliche Verhältnis fortzuführen. Außerordentliche Kündigungen kommen beispielsweise bei Fehlverhalten wie Diebstahl zum Einsatz. Bei einer Änderungskündigung erhält ein Angestellter mit seinem Kündigungsschreiben ein Angebot zur Weiterbeschäftigung. In vielen Fällen wird eine Änderungskündigung angewandt, um Mitarbeiter zu günstigeren Konditionen oder in Teilzeit weiter zu beschäftigen.

Aufhebungsverträge können eine sinnvolle und mitarbeiterzentrierte Alternative der Personalfreisetzung sein. Mit einem Aufhebungsvertrag wird ein Arbeitsverhältnis einvernehmlich gelöst. In der Praxis erhält der Angestellte für seine Bereitschaft, den Arbeitsvertrag vorzeitig aufzulösen, eine finanzielle Abfindung oder eine anderweitige Kompensation. Wesentlich ist, dass Arbeitgeber, die eine Personalfreisetzung planen, die gesetzlichen Vorschriften kennen und anwenden. In diesem Fall werden Formfehler oder inhaltliche Inkorrektheiten bei Kündigungen vermieden.

Bei einer Entlassung von Mitarbeitern sollte zu jeder Zeit einbezogen werden, dass der gekündigte Mitarbeiter als Mensch und Person wertgeschätzt wird. Diese muss ebenfalls der Fall sein, wenn personen- oder verhaltensbedingte Vorkommnisse eine Kündigung rechtfertigen. Arbeitgeber, die auf diese Weise den Personalabbau im Unternehmen angehen, handeln professionell. Sie stellen sich als faire Vorgesetzte dar, die Entlassungen mitarbeiterzentriert und sozial verträglich vollziehen.

FAQ zur Personalfreisetzung