Personaleinsatzplanung: Definition, Ziele & Software

Definition: Was ist die Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung (oft nur mit PEP abgekürzt) beschäftigt sich mit der Einsatzplanung der Mitarbeiter im Unternehmen und ist ein Bestandteil der Personalplanung. Arbeitgebern kommt die Aufgabe zu, ihre Mitarbeiter durch eine vorausschauende Planung in Form eines Dienstplanes oder Schichtplanes effizient einzusetzen.

Das heißt: Die Personaleinsatzplanung verteilt die Mitarbeiter nach Bedarf und gemäß einer Kosten-Nutzen-Relation auf die bestehenden Tätigkeiten und Arbeitsplätze. Zudem bildet die PEP die Grundlage für Personalentscheidungen im Betrieb. Dazu zählen unter anderem Neueinstellungen, Versetzungen, Weiterbildungen und auch Entlassungen.

Häufig werden die Begriffe Schichtplanung und Dienstplanung mit der Personaleinsatzplanung gleichgesetzt, was nicht ganz korrekt ist – Schichtpläne und Dienstpläne sind weniger weit gefasst und operativ, die PEP ist hingegen strategisch angelegt.

Warum ist die Personaleinsatzplanung wichtig?

Jedes Unternehmen benötigt engagierte und qualifizierte Mitarbeiter. Neben der Besetzung aller Positionen sind ebenfalls die Qualifikation und die Fähigkeiten der Angestellten entscheidend, damit Unternehmen ihre Ziele erreichen können. Eine kluge Personaleinsatzplanung garantiert, dass zu jeder Zeit genügend geeignetes Personal zur Verfügung steht.

Neben der Kalkulation des Personalbestands und einer Besetzung aller vakanten Positionen kommt es ebenfalls darauf an, dass die Beschäftigten entsprechend ihrer Fähigkeiten und Qualifikation im Betrieb eingesetzt werden. Geschieht dies nicht, kann dies gravierende Auswirkungen haben. Zum einen sinkt die Produktivität im Betrieb. Gleichzeitig können die Stimmung der Beschäftigten und ihre Identifikation mit dem Unternehmen massiv leiden. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann die Folge sein, die vor allem in Zeiten eines Fachkräftemangels verheerend ist.

Um Probleme dieser Art zu vermeiden, ist eine professionell vorbereitete Personaleinsatzplanung für Betriebe aller Größenordnungen entscheidend. Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalplanung. Im Rahmen der Personaleinsatzplanung wird die „Ressource Mitarbeiter“ den vorhandenen Stellen im Unternehmen zugeordnet.

Bei der Personaleinsatzplanung geht es nicht in erster Linie darum, die Positionen im Betrieb mit Mitarbeitern zu besetzen. Vielmehr muss deren Qualifikationsprofil und die Eignung der Angestellten zur Positionsbeschreibung passen. Zeitliche und örtliche Aspekte sind für die Personalplanung ebenfalls wichtig.

Welche Ziele hat die Personaleinsatzplanung?

Das Ziel aller Maßnahmen im Rahmen der Personaleinsatzplanung besteht darin, dass zu jedem Zeitpunkt die richtige Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung steht. Entscheidend ist, dass es sich um Beschäftigte handelt:

• die über die passende Qualifikation und
• die fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.

Daraus folgen vier weitere, zentrale Ziele der Personaleinsatzplanung:

Ziel 1: Ermittlung des Bedarfs an Personal

Durch eine möglichst genaue Personalbedarfsplanung können Arbeitgeber das zu erwartende Arbeitsvolumen ermitteln, das die Basis für die bedarfsorientierte Planung bildet. Dabei erfolgt die Analyse des Bedarfs an Personal auf der Grundlage der unternehmens- und branchenabhängigen „Bedarfstreiber“.

Ziel 2: Langfristige Personaleinsatzplanung

Nach der Ermittlung des Personalbedarfs folgt die Analyse der Personalstruktur. Stehen dem Arbeitgeber ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung, um den ermittelten Personalbedarf abdecken zu können? Ist dies nicht der Fall, bedarf es der Neueinstellung von Mitarbeitern oder der Weiterbildung von bestehenden Arbeitnehmern.

Ziel 3: Kosten senken und Personaleinsatz synchronisieren

Ein passgenauer Personaleinsatz senkt die Personalkosten und schafft Spielräume in konjunkturellen Krisen. Durch eine korrekte Personalplanung werden zu keinem Zeitpunkt zu viele Arbeitnehmer beschäftigt.

Kurzfristige Schwankungen, wie saisonale Schwankungen, Elternzeiten, Mutterschutz oder längerfristige Krankheitsausfälle, können durch Leiharbeit oder Versetzungen reguliert werden.

Ziel 4: Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Zufriedene Mitarbeiter arbeiten produktiver und sind leistungsfähiger. Sie können ihr Potenzial ausschöpfen, wenn sie am passenden Arbeitsplatz tätig sind. Eine nach Fähigkeiten und Aufgaben aufgebaute Personaleinsatzplanung erhöht die Produktivität und das Vertrauen der Beschäftigten in das Unternehmen. Mitarbeiterfluktation und damit verbundene Recruitment-Kosten sinken zusätzlich.

Eine gute Personaleinsatzplanung wirkt sich daher positiv auf das Betriebsklima aus, indem sie sowohl eine Überforderung als auch eine Unterforderung der Mitarbeiter verhindert:

Denn, sind Arbeitnehmer im Job überfordert, steigt die Fehlerquote, während die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit sinken. Eine Auswirkung von fortlaufender Überforderung kann eine überdurchschnittliche Mitarbeiterfluktuation oder der langfristige Ausfall von Mitarbeiter aufgrund von Erkrankungen wie Burn-out sein. Die Arbeitsatmosphäre und das Vertrauen in das Unternehmen sinken in der Folge.

Unterforderung kann das Betriebsklima ebenfalls negativ beeinflussen. Dienst nach Vorschrift und eine Unzufriedenheit über fehlende Betätigungsmöglichkeiten sind für die Zielerreichung kontraproduktiv. Gleichzeitig werden durch fehlerhaften Personaleinsatz unnötig finanzielle Mittel verbraucht, die an anderen Stellen im Betrieb fehlen.

Eine vorausschauende Personaleinsatzplanung wirkt den negativen Einflussfaktoren entgegen und erhöht die Produktivität. Dies ermöglicht Spielräume für Innovationen oder die Weiterbildung der Arbeitnehmer. Durch diesen positiven Kreislauf gewinnen neben den Beschäftigten ebenso das Unternehmen und seine Kunden.

Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?

Hinsichtlich der Personaleinsatzplanung werden drei Arten unterschieden:

1. Die quantitative Personaleinsatzplanung.
2. Die qualitative Personaleinsatzplanung.
3. Die zeitliche und örtliche Personaleinsatzplanung.

Nachfolgend stellen wir Ihnen alle drei im Detail vor.

Quantitative PEP

Hinter dem Begriff der quantitativen Personaleinsatzplanung verbirgt sich eine einfache Rechenformel: man kalkuliert, ob der Personalbestand in einer Planungsperiode und der Personalbedarf deckungsgleich sind.

Am Beispiel ist ohne Zweifel erkennbar, dass die quantitative Personaleinsatzplanung das Ziel verfolgt, den Personalbedarf des Unternehmens zu decken. Um dieses Ziel zu erreichen, muss im Detail und strategisch kalkuliert werden. Vergeht eine zu lange Zeit zwischen der Informationsbeschaffung und nachfolgenden Personalentscheidungen, könnte ein rechtzeitiges Onboarding neuer Mitarbeiter unmöglich werden.

Neben der langfristigen Personaleinsatzplanung, die eng mit der Personalbestandsplanung und der Personalbedarfsplanung korreliert, müssen ebenfalls kurzfristige Schwankungen ausgeglichen werden. Die Personalarbeit in Bezug auf den Personaleinsatz beinhaltet aus diesem Grund ebenfalls die Zuordnung von Aushilfen oder Leiharbeitern oder die einstweilige Versetzung von Angestellten in andere Bereiche. Auf diese Weise können Arbeitsplätze die für die Produktion eine hohe Relevanz haben, priorisiert werden.

Qualitative PEP

Ebenso wie in der Personalbestandsplanung oder der Personalbedarfsplanung werden in der Personaleinsatzplanung die qualitativen Anforderungen und Fähigkeiten überprüft. Bei einer kurzfristigen Personaleinsatzplanung wird beispielsweise geprüft, welche Kenntnisse und Qualifikation aktuell im Unternehmen benötigt werden. Wird die qualitative Personaleinsatzplanung für einen längerfristigen Zeitraum durchgeführt, besteht gleichzeitig die Möglichkeit, fehlende Kenntnisse und Fertigkeiten zu eruieren und Betriebsangehörige individuell extern oder intern weiterzubilden.

Ein Unternehmen verliert an Effizienz, wenn es auf der einen Seite über genügend Mitarbeiter verfügt, denen gleichzeitig das notwendige fachliche Know-how fehlt. Bei der Zuordnung und Planung des Personaleinsatzes müssen zu jeder Zeit qualitative Kriterien zu den Beschäftigten einbezogen werden. Bei einer vorausschauenden Personalarbeit und erfolgter Personalbestands- und Bedarfsplanung wurden die wichtigsten Informationen zur Belegschaft und ihren individuellen Fähigkeiten ermittelt. Sie können in der Folge ohne Mühe in die qualitative Personaleinsatzplanung transferiert werden.

Zeitliche und örtliche PEP

Im Rahmen der Personaleinsatzplanung werden generell die Arbeitsplätze oder Arbeitsorte für Mitarbeiter festgelegt. Es ist wenig zielführend, wenn ein Unternehmen mit mehreren Standorten insgesamt über genügend Arbeitnehmer verfügt, diese jedoch nicht in den Filialen verfügbar sind, in denen sie benötigt werden. Weicht der Personalbedarf an Firmenstandorten von der Norm ab, muss professionell nachgesteuert werden. Neben internen Versetzungen sind Neueinstellungen oder das Aufnehmen von Mitarbeitern in Arbeitnehmerüberlassung sinnvolle Optionen.

Der zeitliche Personaleinsatz muss ebenfalls fokussiert werden. Er betrifft die Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter. Ebenfalls zum zeitlichen Personaleinsatz gehören saisonale Arbeitsspitzen. Viele Unternehmen benötigen vor den Feiertagen am Ende des Jahres oder in bestimmten Jahreszeiten zusätzliches, flexibles Personal. In der zeitlichen Personaleinsatzplanung muss dieser Bedarf frühzeitig gedeckt werden, damit in saisonalen Spitzen genügend geeignetes Personal zur Verfügung steht.

Wie funktioniert die Personaleinsatzplanung in der Praxis?

Die beste Personaleinsatzplanung kann nicht perfekt ausgestaltet sein. Ein unvorhergesehener Krankheitsfall, ein Betriebsunfall oder andere Eventualitäten können eine Herausforderung in der Personalarbeit darstellen. Kurzfristige Personalengpässe kommen in jedem Unternehmen vor. Sie können mit den folgenden Maßnahmen wirksam abgefedert werden:

Welche Vorteile bietet die Personaleinsatzplanung?

Betrachtet man die Auswirkungen einer professionellen Personaleinsatzplanung langfristig, sind eindeutige Vorteile erkennbar. Denn, wird der Personaleinsatz mit Kompetenz synchronisiert, können:

• Betriebsabläufe optimiert und Kosten gesenkt werden
• und gleichzeitig steigen Produktivität und Qualität der Waren oder Dienstleistungen.

Darüber hinaus bringt eine durchdachte Personaleinsatzplanung weitere Vorteile:

• Reduzierung von Unproduktivität und Erhöhung der Produktivität und Effizienz,
• weniger Personalengpässe,
• Personaleinsatz ist optimierter, was Kosten spart,
• flexiblere Arbeitszeitgestaltung für die Mitarbeiter,
• bessere Reaktion auf unterschiedliche Auslastungsquoten, 
• verbesserte Transparenz über Personalkosten.

Wer ist für die Personaleinsatzplanung verantwortlich?

In den meisten Unternehmen ist die Unternehmensleitung für die strategische Personaleinsatzplanung sowie die Mitarbeiterführung verantwortlich. Sie entscheidet, ob Standorte; Abteilungen oder einzelne Teams Unterstützung benötigen oder Stellen neu besetzt werden müssen.

Bei der Personalabteilung liegt die operative Verantwortlichkeit. Als Mitarbeiter der Personalabteilung ermitteln Sie den Bedarf an Arbeitnehmern, behalten den Überblick über Veränderungen in den Abteilungen, über neu zu besetzende Stellen und unterstützen Ihre Vorgesetzten respektive die Führungskräfte von Teams und Abteilungen bei der Planung neuer Mitarbeiter.

Eine enge Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung und der Personalabteilung ist daher unerlässlich und eine wichtige Basis für eine funktionierende Personaleinsatzplanung.

Welche rechtlichen Vorschriften zur Personaleinsatzplanung gibt es?

Bei der Personaleinsatzplanung müssen sich die Arbeitgeber an verschiedene gesetzliche Vorgaben halten. Dazu zählen unter anderem gesetzliche Regelungen, tarifvertragliche Vorgaben und auch Punkte, die durch individuelle Vereinbarungen oder interne Betriebsvereinbarungen abgeschlossen wurden.

Folgende Bestimmungen müssen jederzeit beachtet werden:

• Arbeitszeitgesetz (Regelungen zu Arbeitszeiten),
• Gesetz über die Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge,
• Gesetz zur Regelung des allgemeinen Mindestlohns,
• Betriebsverfassungsgesetz.

Zudem ist auch die Datenschutz-Grundverordnung, die DSGVO, vollständig abzubilden – beispielsweise, wenn es um die Speicherung von Daten geht.

Kann die Personaleinsatzplanung durch Software unterstützt werden?

In der Personaleinsatzplanung kann spezifische Software einen hohen Mehrwert bieten. Eine analoge Personaleinsatzplanung mit Laufzetteln oder gedruckten Excel-Listen ist ausschließlich bei einer kleinen Anzahl von Beschäftigten zielführend. Sobald die Aufgaben und die Zuordnung der Fähigkeiten umfangreicher wird, garantiert eine Software Zeitersparnis und Produktivitätssteigerungen.

Mit einer entsprechenden Software lässt sich die Personalplanung um einiges einfacher durchführen. Diese Personalplanungstools sind so gestrickt, dass Sie Schichtpläne und Dienstpläne damit erstellen und verwalten können. Dabei dient die Software als zentrale Plattform, um Arbeitszeiten und alles Verknüpfte zu kommunizieren.

Welche Software eignet sich für die Personaleinsatzplanung?

Der Markt bietet diverse Softwareprogramme, mit denen Sie die Personaleinsatzplanung im Unternehmen durchführen können. Bei der Auswahl des Programmes sollten Sie – falls verfügbar – auf Branchenlösungen zugreifen, um die weiter oben erklärten branchenspezifischen Unterschiede abbilden zu können.

Eine verlässliche Software für die Personaleinsatzplanung überzeugt in erster Linie mit drei Hauptfunktionen:

• Dynamische Dienstpläne und Schichtpläne erstellen: Mit der PEP-Software können Sie Schichtpläne erstellen und kommunizieren, sodass jeder Mitarbeiter weiß, wo und woran er arbeitet.
• Engpässe erkennen: Mit entsprechenden Personaleinsatzplanungs-Tools erkennen Nutzer schnell, wo es aufgrund von Krankheitsfällen oder Urlaub von Mitarbeitern zu Engpässen kommt und können entsprechend dagegenwirken.
• Arbeitszeiten abrechnen: Die Tools für PEP bieten häufig die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in die Vergütung einfließen zu lassen. Damit diese Möglichkeit gegeben ist, haben viele Softwareanbieter ein Zeiterfassungssystem integriert.

Welche Vorteile bietet PEP-Software?

Die manuelle Einteilung der Mitarbeiter in Dienst- und Schichtpläne nimmt viel Zeit in Anspruch – diesen hohen Verwaltungsaufwand möchten Unternehmen gerne vermeiden.

Hinzu kommt, dass bei der Planung eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften, betriebsinternen Vereinbarungen und Wünschen der Mitarbeiter berücksichtigt werden müssen. Ein weiterer Vorteil von Software ist daher die computergesteuerte Auswertung aller Informationen und Daten. Planungsprogramme enthalten darüber hinaus durch Updates generell die aktuellen gesetzlichen Grundlagen.

Sie fokussieren darüber hinaus eine Einhaltung der Tarif- und Betriebsvereinbarungen und beziehen individuelle Unternehmenskriterien in ihre Planungen ein. In letzter Instanz wird die vorgefertigte Personaleinsatzplanung der Software von Personalverantwortlichen und Vorgesetzten innerbetrieblich geprüft und optimiert. Durch die Synergie zwischen Software und HR-Verantwortlichen wird die Personalarbeit professioneller und effektiver.

Eine PEP-Software deckt alle diese Punkte ab und bietet Ihnen diese Vorteile:

• Mehr Effizienz,
• Planung in Echtzeit,
• besserer Überblick,
• verbesserte Kommunikation mit den Mitarbeitern,
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit,
• Einhaltung von arbeitsrechtlichen Anforderungen und
• Datenschutzkonformität.

Checkliste für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung

Bevor Sie überhaupt mit der Personaleinsatzplanung beginnen, müssen Sie zuerst die Ziele im Unternehmen festlegen. Anschließend gehen Sie an die Einsatzplanung des Personals, die wie folgt aussieht: 

1. Bestimmen Sie den Personalbedarf: Ermitteln Sie die voraussichtliche Arbeitsbelastung in Ihrem Unternehmen exakt und analytisch. Dieser Punkt ist die Grundlage für die bedarfsoptimierte PEP und beruht auf Faktoren wie Beleggrößen, Umsatzdaten, Anruf- oder Kundenvolumen oder Auftragsvolumen – je nach Branche und Art der Arbeit.
2. Behalten Sie die Einsatzpläne im Blick: Der zweite Schritt beinhaltet die Untersuchung der Personalstruktur. Nach die erforderliche Mitarbeiteranzahl ermittelt wurde, prüfen Sie, ob Ihnen genügend Personal zur Verfügung steht.
3. Weisen Sie die Mitarbeiter zu Arbeitsplätzen oder Schichten zu: Hier wird das verfügbare Personal zu den zu besetzenden Arbeitsplätzen oder Schichten zugeteilt. Dabei werden individuelle Normen, Arbeitsverträge, gesetzliche Regelungen sowie eventuell vorhandene Arbeitszeitmodelle berücksichtigt.

Nicht in jedem Unternehmen läuft der Prozess exakt wie beschrieben ab – die drei übergeordneten Schritte geben Ihnen jedoch erste Anhaltspunkte, wie Sie eine systematische und zielführende Personaleinsatzplanung vornehmen.