Personalbestandsplanung durchführen – qualitativ und quantitativ

Was ist die Personalbestandsplanung?

Die Personalbestandsplanung als zentraler Bestandteil des Personalmanagements befasst sich mit der Analyse und Prognose des aktuellen und zukünftigen Personalbestands eines Unternehmens. Ziel ist es, den vorhandenen Personalbestand hinsichtlich Quantität, Qualifikation und Verfügbarkeit zu bewerten, um sicherzustellen, dass er den Anforderungen des Unternehmens sowohl kurz- als auch langfristig entspricht.

Im Rahmen der Personalbestandsplanung wird zunächst ermittelt, wie viele Mitarbeiter derzeit im Unternehmen tätig sind und welche Kompetenzen und Qualifikationen sie mitbringen. Anschließend wird geprüft, welche Veränderungen durch natürliche Fluktuation (z.B. Kündigungen oder Ruhestand), interne Versetzungen oder Personalentwicklungsmaßnahmen zu erwarten sind.

Durch diese Analyse kann das Unternehmen frühzeitig erkennen, ob in bestimmten Bereichen ein Personalüber- oder -unterbestand besteht, und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Warum ist eine Personalbestandsplanung sinnvoll für Unternehmen?

Eine sinnvolle und realistische Personalbestandsplanung und eine nachgeordnete Personalbedarfsplanung stellt die Grundlage für eine nachhaltige Personalstrategie für die nächste Planungsperiode im Unternehmen dar.

Eine stringente Personalbestandsplanung hat dabei den Zweck, den Istzustand in Bezug auf das im Unternehmen vorhandene Personal festzustellen. Im nächsten Schritt kann auf Basis der ermittelten Zahlen der zukünftige Personalbedarf effektiver eingeschätzt werden. Sind alle Planstellen letztlich mit qualifizierten Mitarbeitern besetzt und wurde die Mitarbeiteranzahl in der Personalbedarfsplanung faktenorientiert kalkuliert, dann ist es möglich, die Umsatz- oder Ertragsziele innerhalb des gesteckten Zeitplanes abzuarbeiten. Auch können die Beschäftigten daran mitwirken, neue innovative Ansätze im Unternehmen zu etablieren und so die Weichen für Wachstum und Expansion stellen.

Wer ist im Unternehmen zuständig für die Personalplanung?

Der Personalabteilung fällt in Bezug auf die Personalplanung eine wichtige Rolle zu. Personaler sind zusammen mit den Fachabteilungen und dem Controlling im Unternehmen dafür zuständig, fortwährend einen Komplett-Überblick über den Personalbestand zu haben. Dies versetzt Personalverantwortliche in die Lage, bei einem Notstand im Mitarbeiterbereich schnell reagieren und im Rahmen der Personalbeschaffung neue Mitarbeiter rekrutieren zu können. Auch steht es in ihrer Verantwortung, bei einem Überangebot an Beschäftigten durch eine effektive Personalfreisetzungsplanung eine Äquivalenz zwischen Personalbestand und Auftragslage zu schaffen.

Es liegt auf der Hand, dass Personaler nicht allein in der Lage sind, die vielfältigen Kennzahlen und den Personalbedarf überblicken zu können. Da die Personalplanung ein Teil der übergeordneten Unternehmensplanung ist, ist dies vor allem die Aufgabe der Unternehmensleitung und der Führungskräfte im Betrieb. In Zusammenarbeit mit dem Controlling bestimmen sie in umfangreichen Zielfindungs- und Zielvereinbarungsgesprächen, welche Umsatzkennzahlen das Unternehmen in der nächsten Planungsperiode erreichen muss. Zudem erarbeiten Sie auch nachvollziehbare Maßnahmen, die eine Zielerreichung sicherstellen.

Wie plane ich den Personalbestand?

Eine professionelle Personalbestandsplanung ermittelt zunächst immer den derzeitigen Ist-Zustand des Personalbestands. Die Kalkulation untersucht im Folgenden den zukünftigen Personalbedarf für eine definierte Planungsperiode. Um eine sachliche und nachvollziehbare Bestandsermittlung des Istzustandes zu gewährleisten, sollte bei der Berechnung vor allem in zwei Kategorien unterschieden werden:

Die qualitative und quantitative Personalbestandsplanung sind zwei zentrale Aspekte der Personalplanung, die unterschiedliche Schwerpunkte haben.

1. Quantitative Personalbestandsplanung: Diese Art der Planung konzentriert sich auf die Anzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen derzeit beschäftigt und in Zukunft benötigt. Hierbei wird ermittelt, ob der aktuelle Personalbestand ausreichend ist, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Ziel ist es, eine personelle Über- oder Unterdeckung zu verhindern. Es werden Faktoren wie Fluktuation, Ruhestand, Beförderungen oder erwartete Neueinstellungen berücksichtigt, um den zukünftigen Personalbedarf zu prognostizieren und rechtzeitig entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
2. Qualitative Personalbestandsplanung: Im Gegensatz dazu befasst sich die qualitative Personalbestandsplanung mit den Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen der vorhandenen Mitarbeiter. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht nur genügend Personal, sondern auch das richtige Personal hat, das die Anforderungen der jeweiligen Positionen erfüllt. Hier wird analysiert, ob die Mitarbeiter die nötigen fachlichen, sozialen und methodischen Fähigkeiten besitzen oder ob Weiterbildungsmaßnahmen erforderlich sind, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Zusammengefasst: Die quantitative Planung sorgt für die richtige Anzahl an Mitarbeitern, während die qualitative Planung sicherstellt, dass diese Mitarbeiter auch die richtigen Kompetenzen mitbringen.

Wie funktioniert die qualitative Personalbestandsplanung?

Die qualitative Personalbestandsplanung stellt den wichtigsten Aspekt einer effektiven Personalplanung dar. Dies kann deshalb gesagt werden, da die innerbetrieblichen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter entscheidend dafür sind, die definierten Ziele im Unternehmen zu erreichen.

Eine qualitative Personalbestandsplanung errechnet daher immer das derzeitige Qualifikationslevel und gibt einen Ausblick darauf, welche Eigenschaften, Befähigungen und welches Kenntnis-Level notwendig sind, um auch in der zukünftigen Planungsperiode die anvisierten Ziele zu erreichen.

Ablauf: Wie führe ich eine qualitative Personalbestandsplanung durch?

Die qualitative Personalbestandsplanung verläuft in mehreren Schritten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über Mitarbeiter mit den notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen verfügt, um aktuelle und zukünftige Anforderungen zu erfüllen.

1. Bestandsaufnahme der Qualifikationen: Zunächst wird der aktuelle Stand der Mitarbeiterqualifikationen erfasst. Dazu gehört eine detaillierte Analyse der Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen der Belegschaft. Es kann dabei auch nach physischen und psychischen Eignungen sowie nach sozialer Kompetenz unterschieden werden. Die jährlichen Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen und Kompetenzprofile unterstützen Personaler dabei, die aktuellen Bestandsstrukturen objektiv darzustellen.
2. Anforderungsanalyse: Im nächsten Schritt wird ermittelt, welche Fähigkeiten und Qualifikationen das Unternehmen in der Zukunft benötigt. Dies basiert auf strategischen Zielen, Marktveränderungen oder technologischen Entwicklungen. Es wird festgelegt, welche Anforderungen an bestimmte Positionen oder Abteilungen gestellt werden.
3. Abgleich von Ist- und Soll-Zustand: Nun werden die vorhandenen Mitarbeiterqualifikationen (Ist-Zustand) mit den zukünftigen Anforderungen (Soll-Zustand) verglichen. Hierbei werden Qualifikationslücken identifiziert, also Bereiche, in denen die Kompetenzen der Mitarbeiter nicht ausreichen, um künftige Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
4. Planung von Maßnahmen: Um die festgestellten Lücken zu schließen, werden Maßnahmen definiert. Diese können Weiterbildungen, Schulungen, Umschulungen oder gezielte Personalentwicklungsprogramme umfassen. Ziel ist es, die Mitarbeiter auf die kommenden Herausforderungen vorzubereiten.

Wichtig: Nachdem der Ist-Zustand detailliert bestimmt wurde, wird unter Einbeziehung der vereinbarten Zielvorgaben das zukünftig notwendige betriebsinterne Qualitätslevel festgelegt. Diese Phase, die auch als Personalbedarfsplanung bezeichnet wird, verschmilzt in der Praxis mit der Personalbestandsplanung.

Checkpunkte für die qualitative Personalbestandsplanung

Bei einer qualitativen Personalbestands- und Bedarfsplanung für die zukünftige Planungsperiode müssen daher vor allem folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Kompetenzen sind für das Erreichen von Zielen notwendig und welche Fähigkeiten werden innerbetrieblich in der nächsten Planungsperiode benötigt?
• Welche Aufgabenbereiche müssen aufgrund von Innovationen ersetzt werden und welches Know-how wird daher nicht mehr benötigt?
• Gibt es Möglichkeiten, Mitarbeiter intern und extern zu qualifizieren?
• Müssen Mitarbeiter eingestellt werden, um an Schnittstellen eine höhere Qualifikation sicherzustellen?
• Müssen Angestellte versetzt oder entlassen werden, da sie die notwendige Qualifikation nicht mitbringen und eine kurzfristige und zielführende Schulung nicht sichergestellt werden kann?
• Ist das Outsourcing von Spezialaufgaben kurz- oder langfristig notwendig?
• Wie und in welchem Arbeitsbereich kann jeder Mitarbeiter aufgrund seiner Fähigkeiten optimal eingesetzt werden?

Die Beantwortung der aufgeführten Fragen ist ein mühsamer und arbeitsaufwendiger Prozess, der intensiv und gründlich bearbeitet werden muss. Daher macht es Sinn, ausreichend Zeit zu veranschlagen, um im Rahmen dieser Planung sehr detailliert zu überprüfen, welche Eigenschaften, Qualifikationen und welches fachliche Know-how notwendig sind, um die Unternehmensziele künftig zu erreichen.

Wie funktioniert die quantitative Personalbestandsplanung?

Die quantitative Personalbestandsplanung befasst sich dagegen mit der numerischen Anzahl des Personals eines Unternehmens und bezieht dabei sowohl die aktuelle Situation als auch eine Zukunftsprojektion mit ein. Anhand des quantitativen Istzustandes und aller Kennzahlen, die sich mit den geplanten und ungeplanten Zu- und Abgängen beschäftigen, kann der künftige Planzustand berechnet werden. Die Prognose über den kommenden Personalbestand stellt eine wichtige Grundlage für die weitere Personalbedarfsrechnung im Unternehmen dar.

Es ist dabei für Personaler nicht einfach, ungeplante Abgänge im Vorhinein konkret abzubilden. Mitarbeiterverluste im Unternehmen entstehen zum Beispiel aufgrund von Eigenkündigungen, Berufsunfähigkeit von Angestellten oder selten auch aufgrund von Todesfällen. Diese Zahlen sind nicht vorhersehbar und können daher nur statistisch, aufgrund von Vergleichszahlen der Vorjahre, abgeschätzt werden. Die geplanten Abgänge, die in Betrieben in jedem Jahr aufgrund von Verrentung, Mutterschutz oder betriebsbedingten Kündigungen zustande kommen, können dagegen viel besser und genauer vorab berechnet werden.

Beispiel für die quantitative Personalbestandsplanung

Ihr Unternehmen besteht derzeit aus 125 Angestellten, inklusive der Beschäftigten in Arbeitnehmerüberlassung. Aus der Unternehmensplanung wird ersichtlich, dass man zur Erreichung der Ziele zusätzlich 7 weitere Mitarbeiter benötigt. Der Personalbedarf beträgt in diesem Fall rechnerisch 132 Mitarbeiter. In der quantitativen Personalbestandsplanung für die kommende Planungsperiode stellen Sie die folgende Berechnung auf:

Anhand des Beispiels ist ersichtlich, dass aufgrund der ungeplanten und angekündigten Abgänge, zu den bereits 7 Neueinstellungen noch 8 weitere Mitarbeiter zu rekrutieren sind. Dies bedeutet, dass Sie zur Erreichung der Unternehmensziele 15 zusätzliche Beschäftigte benötigen. Derzeit besteht in der Personalplanung eine Unterdeckung mit Angestellten, die ausgeglichen werden muss, um eine Zielerreichung zu gewährleisten. Um einen Personalbestand von 132 Mitarbeitern zu Beginn der Planungsperiode zu garantieren, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten:

• Recruiting von neuen Mitarbeitern in Festanstellung oder Arbeitnehmerüberlassung
• Kompensation von Teilen der Unterdeckung durch Überstunden
• Versetzung von Mitarbeitern aus anderen Firmenstandorten
• Outsourcing von Aufgabenbereichen, falls nicht genug Fachkräfte eingestellt werden können.

Im Umkehrschluss können Sie bei einer quantitativen Personalbestandsplanung, die eine Überdeckung und Mitarbeitern ergibt, unter anderem die folgenden Maßnahmen im Betrieb umsetzen:

• Entlassungen durch betriebsbedingte Kündigungen oder Sozialplan
• Früh-Pensionierungen und Altersteilzeitregelungen
• Versetzung von Mitarbeitern in andere Firmenstandorte
• Innovative Arbeitszeitmodelle und Erweiterung der Produktionskapazitäten

Fazit: Qualitative und quantitative Personalbestandsplanung als wichtigste Aufgabe

Die qualitative und quantitative Personalbestandsplanung stellt zusammengefasst eine sehr entscheidende und für das Unternehmen bestandssichernde Aufgabe der Personalabteilung dar. Durch eine professionelle Aufbereitung der Stellenbeschreibungen im Unternehmen und durch das Zusammenfassen von gleichartigen Tätigkeiten in Stellenbündeln legen HR-Abteilungen eine gute Grundlage für eine effektive Personalbestandsplanung. Diese wird durch eine qualitative und quantitative Bestimmung des Istzustandes und einen Ausblick auf die Anforderungen der kommenden Planungsperiode professionalisiert.

Entscheidend für den Erfolg aller Kalkulationen ist eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit und ein zielgerichteter Informationsaustausch zwischen Personalern, Führungskräften und der Unternehmensleitung. Gehen Betriebe bei der Personalbestandsplanung kompetent und sachkundig vor, so sind die Ergebnisse und deren Umsetzung entscheidend für eine erfolgreiche Ausrichtung des Unternehmens in Bezug auf die Personalstärke und die Qualifikation der Mitarbeiter.

FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zur Personalbestandsplanung