Onboarding-Prozess: Definition, Ablauf, Tipps & Checkliste

Was ist das Onboarding?

Das Onboarding stellt einen zielgerichteten Prozess mit verschiedenen Maßnahmen dar, die darauf abzielen, die neuen Mitarbeiter bestmöglich im für sie neuen Umfeld zu integrieren. 

Während den ersten Tagen, Wochen und Monaten – eine genaue Dauer des Onboarding-Prozesses gibt es nicht – sollte ein Einarbeitungsplan bereitgestellt werden. Ebenfalls wichtig sind regelmäßige Abstimmungen und Meetings, damit die neuen Kollegen schnell in Betriebsabläufe integriert werden. Führungskräfte und Vorgesetzte spielen in diesem Zusammenhang bei der Mitarbeiterführung neuer Teammitglieder eine wichtige Rolle.

Was sind die Ziele des Onboardings?

Das übergeordnete Ziel des Onboardings ist es, neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und den Start im Unternehmen so einfach wie möglich zu machen. Im Detail lassen sich die Aufgaben und Ziele im Onboarding-Prozess wie folgt zusammenfassen:

• Technische Vorbereitung: Laptop, Smartphone, Arbeitsplatz, Zugänge, Accounts, Lizenzen, Schlüssel, Personalakte – es gibt jede Menge vorzubereiten, bevor ein neuer Kollege seinen ersten Arbeitstag antritt. Aufgabe und Ziel des Onboardings ist es, dass hier alles bereitgestellt wird.
• Integration in Arbeitsabläufe, Kultur und Prozesse: Ist der erste Arbeitstag gekommen, muss das neue Teammitglied in seine Abteilung integriert werden. Die Einarbeitung erfolgt durch viele Gespräche, Aufgaben und einen Einarbeitungsplan. Diese Phase ist wichtig und trägt auch dazu bei, dass ein neuer Mitarbeiter die Kultur des Unternehmens kennenlernt und diese verinnerlicht.
• Unterstützung beim Kontaktaufbau: Onboarding hat nicht nur zum Ziel, neuen Kollegen alle Arbeitsabläufe zu erklären. Auch die persönliche und menschliche Integration in ein Team und Unternehmen ist wichtig.

Alle Ziele lassen sich bei einem Wechsel in die Arbeitgeberperspektive wie folgt zusammenfassen: Onboarding hat zur Aufgabe, neue Mitarbeiter so einzuführen, damit sie so schnell wie möglich so produktiv wie möglich arbeiten können. Gleichzeitig sollen sie sich dabei wohl und gut betreut fühlen, bis sie sich vollständig selbst organisieren können.

Ein weiteres wichtiges Ziel des Onboardings ist die beidseitige Prüfung:

• „Passe ich in dieses Unternehmen?“ / „Passt der neue Mitarbeiter in dieses Unternehmen?“
• „Entspricht die Unternehmenskultur meinen Vorstellungen?“ / „Entspricht der neue Mitarbeiter der Unternehmenskultur (link)?“
• „Entspricht die Arbeitsatmosphäre meinen Vorstellungen?“ / „Fügt sich der neue Mitarbeiter gut in die Arbeitsabläufe ein?“
• „Funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Team?“

Was sind die Vorteile eines guten Onboarding-Prozesses?

Fast ein Fünftel neuer Mitarbeiter kündigen ihren Job in den ersten 100 Tagen, das zeigt eine Studie von Softgarden. Die Gründe liegen meist im schlechten Onboarding. Das Studienergebnis hebt die Wichtigkeit und Vorteile des Onboarding-Prozesses hervor.

Ein gezielter, systematischer Onboarding-Prozess hat für beide Seiten wesentliche Vorteile. Durch einen mit Bedacht und Strategie erarbeiteten, an das Unternehmen bzw. die Abteilung angepassten Einarbeitungsplan lässt sich einiges an Zeit einsparen. Das Einarbeitungskonzept des An-Bord-Holens ist vor allem deshalb interessant, weil Führungskräfte den neuen Mitarbeitern von Beginn an die Möglichkeit geben, sich in den laufenden Betrieb zu integrieren. So lernen die Angestellten die Strukturen des Unternehmens sofort kennen. Die Mitarbeiterfluktuation wird gering gehalten.

Ein durchdachter und konsequenter Prozess bringt für Arbeitgeber zahlreiche positive Impulse und Vorteile:

• Höhere Motivation und Produktivität: Der Vorteil liegt klar auf der Hand. Wer spürt, dass er im neuen Unternehmen willkommen ist und alles dafür getan wird, gut integriert zu werden, ist motiviert. Gleichzeitig steigt auch die Produktivität schneller an, die zu Beginn aufgrund der Einarbeitungsphase noch nicht sehr hoch ist.
• Weniger Fehler: Wer konsequent eingearbeitet wird und jederzeit Fragen stellen kann, macht weniger Fehler. Vertrauen spielt hier ebenfalls eine wichtige Rolle.
• Niedrigere Fluktuation: Die genannte Statistik zeigt, wie wichtig gutes Onboarding ist. Damit senken Unternehmer die Fluktuation in ihrem Betrieb. In Zeiten von Fachkräftemangel und Engpässen an Auszubildenden ist das wichtiger als je zuvor.
• Positiver Impuls für Employer Branding: Je schneller ein neuer Mitarbeiter auch emotional im Unternehmen ankommt, desto schneller empfiehlt er es weiter. Ein zielgerichtetes Onboarding, welches einen guten Eindruck erweckt, spielt hierbei eine entscheidende Rolle.

Wer sich als Unternehmer oder Führungskraft also bewusst Zeit für den Onboarding-Prozess nimmt und dafür auch zeitliche und finanzielle Ressourcen einräumt, profitiert auf allen Ebenen.

Wie läuft ein Onboarding-Prozess ab?

Es gibt drei Onboarding-Phasen, an denen sich jedes Unternehmen orientieren kann. Die erste Phase findet in der Phase zwischen Zusage und erstem Arbeitstag statt, die zweite sind die ersten Arbeitstage und die dritte Phase beschreibt die ersten Wochen respektive Monate der Einarbeitung. In der letzten Phase steht die Integration des Mitarbeiters im Fokus.

1. Preboarding vor dem ersten Arbeitstag

Die erste Phase des Onboardings umfasst die umfassende Vorbereitung auf den Einarbeitungsprozess. Zukünftige Arbeitskollegen und Führungskräfte stellen sich auf den neuen Mitarbeiter ein und auch dieser hat die Gelegenheit, sich mit seinem Arbeitsumfeld zu beschäftigen.

Das Preboarding startet nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Das Ziel des Arbeitgebers sollte es sein, einen professionellen und bestrebten Eindruck zu machen.

Folgende Maßnahmen können Teil der Vorbereitungsphase des Onboardings sein:

• Übermittlung von Erstinformationen und wesentlichen Materialien, z.B. Flyer oder Broschüren über das Unternehmen und seine Mitarbeiter
• Vorstellung der zukünftigen Arbeitskollegen
• Information über Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten als Ausblick auf die berufliche Zukunft
• Zuweisung einer direkten Ansprechperson für offene Fragen

Eine weitere Aufgabe stellt auch die organisatorische Vorbereitung sowie die Anpassung des Einarbeitungsplans dar. Der Onboarding-Plan kann beispielsweise vorsehen, wann Gesprächstermine angesetzt werden und welcher Arbeitsplatz dem neuen Mitarbeiter zugewiesen wird.

Insgesamt sollten Verantwortliche den potenziellen zukünftigen Mitarbeiter schon in dieser ersten Phase positiv stimmen. Falls er zum festen Bestandteil des Unternehmens wird, sollte er mit einer positiven Grundstimmung in die Firma kommen. Aus diesem Grund sollten wichtige Unterlagen und Einzelheiten schon in der Vorbereitung ausgetauscht bzw. bearbeitet werden.

2. Onboarding an den ersten Arbeitstagen – Orientierung bieten

Ab dem ersten Arbeitstag beginnt die Orientierungsphase des Onboarding-Prozesses. Der neue Mitarbeiter sieht sich gemeinsam mit der Führungskraft oder dem HR-Manager im Unternehmen um und lernt die verschiedenen Abteilungen kennen. Ergreifen Sie diese Gelegenheit und stellen Sie gleich alle Kollegen inklusive ihrer Aufgabengebiete vor. Das hilft bei der Orientierung im Betrieb.

Diese zweite Onboarding-Phase reicht vom ersten Arbeitstag bis etwa in den dritten Monat des Anstellungsverhältnisses.

Eine sorgfältige Vorbereitungszeit garantiert einen entspannten Start in den ersten Arbeitstag – sowohl für den neuen Angestellten als auch den HR-Manager bzw. die Führungskraft. Folgendes ist jetzt wichtig:

• Freundliche & aufmerksame Begrüßung
• Vorstellung der direkten Kollegen, des Vorgesetzten sowie des Ansprechpartners
• Kurzer Rundgang durch die Abteilung/das Unternehmen – Hinweis auf Räumlichkeiten wie Küche, Toiletten, etc.
• Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters

Nach dem Vermitteln eines ersten Eindrucks folgen organisatorische Maßnahmen. Der Angestellte erhält die Schlüssel sowie sämtliche wesentlichen Unterlagen wie Mitarbeiterausweis und Zugangsdaten. Danach geht es auch schon an die ersten fachlichen Tätigkeiten. Zusammenhänge innerhalb des Unternehmens, der Produkte oder Kunden werden erläutert, die zukünftigen Aufgabengebiete aufgeteilt.

Wichtig: Im Zuge der Orientierungsphase ist es sinnvoll, die gegenseitigen Erwartungen zu klären. So können HR-Manager nicht nur präsentieren, was die Organisation dem Arbeitnehmer zu bieten hat. Sie gewährleisten auch, dass die Firma die individuellen Ansprüche erfüllt und versucht, den Vorstellungen des neuen Mitarbeiters gerecht zu werden. Auf diese Weise zeigen beide Seiten Wertschätzung und Interesse an einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

Beispiele & Tipps: Onboarding Tag 1

Trotz eines ausführlich erarbeiteten Einarbeitungsplans ist das Onboarding ein individueller, flexibler Prozess. Abhängig von der Komplexität der jeweiligen Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten dauert die erste Einarbeitung manchmal wenige Tage, in anderen Fällen mehrere Wochen. Ein Arbeitstag ist jedenfalls zu knapp bemessen.

Am ersten Tag des neuen Kollegen stehen die Begrüßung, das Kennenlernen der neuen Kollegen sowie organisatorische Tätigkeiten im Vordergrund. Fachliche Informationen werden nur in geringem, oberflächlichem Maße angesprochen. Der erste Eindruck zählt!

Die Onboarding-Willkommensmappe für den ersten Arbeitstag

Als hilfreich hat sich das Erstellen einer Willkommensmappe der Personalabteilung herausgestellt. Diese enthält sämtliche relevanten Informationen und wird jedem neuen Mitarbeiter ausgehändigt.

Die Mappe für das Onboarding enthält beispielsweise:

• Informationen über das Unternehmen – die Unternehmensphilosophie/das Leitbild
• Organigramm, am besten mit Fotos und Namen der Führungskräfte
• Orientierungsplan
• Hinweise zur Arbeitssicherheit
• Informationen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement
• Verhaltensregeln
• Telefonliste
• Übersicht der Pausenzeiten

Tipp: Die Erstellung einer solchen Mappe ist übrigens ein hervorragendes Projekt für Ihre Auszubildenden. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.

Onboarding: Ein beispielhafter Ablauf des ersten Arbeitstages

Einen Teil des systematischen Einarbeitungsplans kann auch die zeitliche Planung des ersten Arbeitstages des neuen Mitarbeiters darstellen. Dieser könnte folgendermaßen ablaufen:

9:00 Uhr: Empfang durch den Vorgesetzten

09:15 Uhr: Begrüßungsgespräch mit dem Vorgesetzten, Inhaber/Geschäftsführer, Mentor/Ansprechperson

10:00 Uhr: Rundgang durch die Abteilung, Vorstellung der Kollegen

11:00 Uhr: Übergabe Mitarbeiterausweis, Schlüssel, Zugangsdaten & Organisatorische Informationen wie Pausenzeiten, Küchennutzung, interner Postverkehr, Intranet, Betriebsrat, feste Meetings, etc.

12:00 Uhr: Mittagspause, Besuch der Kantine mit dem Mentor und ggfls. Kollegen

13:00 Uhr: Sicherheitsunterweisung

14:00 Uhr: erste Arbeitsbesprechung

Der Onboarding-Prozess ab Tag 2

Ab dem zweiten Arbeitstag startet die fachliche Einarbeitung entsprechend des Onboarding-Plans. Diese sollte im Team mit den Kollegen erfolgen und nicht ausschließlich durch den Mentor, um diesen zu entlasten. Wenn sich die gesamte Abteilung in den Prozess miteinbezogen fühlt, übernimmt jeder gerne Verantwortung. Außerdem verfügt jeder einzelne über andere Stärken sowie einen anderen Wissens- und Erfahrungsschatz. Letztlich vermittelt jeder genau das, was er am besten kann.

Das neue Teammitglied darf jedoch nicht überfordert werden. Es geht nicht darum, dass der neue Mitarbeiter in Rekordzeit eigenständig arbeiten kann, sondern dass er seine Arbeit in Zukunft in bestmöglicher Qualität erledigen kann. So hilft er Ihnen schließlich am besten weiter.

Fachliche Einarbeitung

Für die fachliche Einarbeitung im Onboarding-Prozess kann die 4-Stufen-Methode angewendet werden:

• Stufe 1: Erläuterung und Vorbereitung auf den Arbeitsprozess – Warum ist er wichtig?
• Stufe 2: Vorzeigen und Beschreiben der konkreten Arbeits-/Handlungsschritte
• Stufe 3: Durchführung und gleichzeitige Beschreibung der Schritte durch den neuen Mitarbeiter – Auf Fehler sollte zeitgerecht aufmerksam gemacht werden.
• Stufe 4: Selbstständige Ausführung und Übung des Arbeitsprozesses durch den neuen Mitarbeiter

3. Vollständige Integration des neuen Mitarbeiters

Auf die fachliche Einarbeitung folgt die Integration des neuen Mitarbeiters in den laufenden Betrieb. Während die soziale Integration bereits am ersten Arbeitstag startet, unterstützt die Phase der Integration den neuen Kollegen dabei, seine Position vollkommen eigenständig auszuführen. So ist die Selbstständigkeit des Arbeitnehmers in der Zukunft gewährleistet.

Die Integration verläuft besonders geradlinig, wenn Führungskräfte und Kollegen den Mitarbeiter schrittweise an seine neuen Aufgaben heranführen. Der Onboarding-Plan kann ab dem dritten Monat bis zum sechsten Monat vorsehen, diese Phase durchzuführen. Je nach Einzelfall umfasst dieser Prozess aber auch das ganze erste Arbeitsjahr. Da das primäre Ziel dieser Onboarding-Phase die selbstständige Übernahme von Arbeiten ist, sollten Zuständige genügend Zeit einplanen, um die Integration nachhaltig zu gestalten.

Tipp: Neben Veranstaltungen für neue Mitarbeiter können erste Feedbackgespräche positive Effekte zeigen. Die unterschiedlichen Möglichkeiten liefern den neuen Arbeitnehmern essenzielle Informationen und vermitteln ihnen nützliches Wissen.

Die Zielsetzungen der Integrationsphase im Onboarding-Prozess umfassen:

• Überblick über die allgemeinen und spezifischen Ziele des Unternehmens
• Hintergründe bestimmter Werte sowie das System der Organisation
• Orientierung für zukünftige Entwicklungen

In dieser Onboarding-Phase empfiehlt es sich, den neuen Mitarbeiter konkreter über seine Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu informieren.

Der gezielte Einsatz bei ausgewählten Projekten in Zusammenarbeit mit Kollegen verspricht schnell erste Erfolge. Diese motivieren zu weiterer engagierter Arbeit. Die Teilnahme an Meetings oder Veranstaltungen begünstigt das Networking.

Im Laufe des Onboarding-Prozesses: Feedback einholen

Mit Bedacht auf die Einarbeitung zukünftiger neuer Mitarbeiter sowie die optimale Gestaltung des aktuellen Onboarding-Prozesses ist die Durchführung von regelmäßigen Feedbackgesprächen eine wesentliche Maßnahme.

Bitten Sie als HR-Manager oder Führungskraft sowohl den neuen Angestellten als auch alle in den Prozess eingebundenen Personen um ehrliche Rückmeldung zum Onboarding-Ablauf. So bleiben Sie auf dem aktuellen Stand über den Erfolg der einzelnen Schritte. Sie können bei Bedarf reagieren und Unterstützung anbieten. Möglicherweise stellt sich eine zeitaufwendige Maßnahme im Feedbackgespräch als ineffektiv heraus.

Bei der Er- und Überarbeitung des Einarbeitungsplans lohnt sich eine systematische Mitarbeiterumfrage, um Feedback einzuholen. Mögliche Fragestellungen sind:

• Welcher Schritt hat sich als der nützlichste Teil des Onboarding-Prozesses herausgestellt?
• Welche Maßnahme(n) würden in den Prozess einfügen oder ändern?
• Was war die größte Herausforderung während der Einarbeitungszeit?

Was sind die Erfolgsfaktoren für gutes Onboarding?

Wir stellen Ihnen fünf Tipps vor, die als Erfolgsfaktoren für einen nachhaltig erfolgreichen Onboarding-Prozess gelten. Dazu zählen:

• Die richtige Infrastruktur rechtzeitig bereitstellen,
• Willkommensgeschenk und Zeit zur Begrüßung des neuen Mitarbeiters,
• Termine und Aufgaben vorbereiten,
• Erreichbarkeit in den ersten Tagen und Wochen,
• Teamevents und Teambuilding.

Wir gehen auf jeden der fünf Tipps kurz ein. Darüber hinaus gibt es weitere Erfolgsfaktoren – wer jedoch diese fünf beherzigt, macht bereits einen großen Schritt in Richtung gutes Onboarding.

Tipp 1: Infrastruktur rechtzeitig bereitstellen

Einer der wichtigsten Punkte eines Onboarding-Prozesses ist die erste Phase, in der alles Wichtige vor dem ersten Arbeitstag bereitgestellt wird. Dazu zählt vor allem auch die technische Infrastruktur.

Denken Sie also an alles, was dazugehört: Hat der Mitarbeiter per Chipkarte, Schlüssel oder Stempelkarte Zugang zum Gebäude? Ist die Hardware wie Smartphone und Laptop vorbereitet? Ist der Arbeitsplatz verfügbar und hergerichtet? Sind alle Zugangsdaten und Lizenzen freigeschaltet?

Handelt es sich um einen Remote-Job, ändern sich die Voraussetzungen nicht – sie sind nur etwas anders gelagert und das Onboarding wird herausfordernder.

Tipp 2: Willkommensgeschenk und Zeit nehmen

Jeder freut sich über kleine Aufmerksamkeiten, so auch Ihr neuer Mitarbeiter oder Kollege. Ein kleines Geschenk zum Start ist daher obligatorisch und sollten Sie nicht vergessen.

Das viel wichtigere Geschenk – gerade als Führungskraft oder Geschäftsführer – machen Sie jedoch mit Ihrer Zeit. Nehmen Sie sich ein, zwei, drei Stunden Zeit, um den Neuankömmling persönlich zu begrüßen, herumzuführen und ihm die ersten Schritte zu erklären. Das zeugt von hoher Wertschätzung.

Tipp 3: Termine und Aufgaben vorbereiten

In den ersten Tagen herrscht oft Leerlauf, was die Aufgaben angeht. Sorgen Sie daher im Rahmen des Einarbeitungsplans dafür, dass dieser für den neuen Mitarbeiter nicht zu groß wird. Planen Sie auch beispielsweise Kundenbesuche und interne Termine für neue Teammitglieder ein, damit sie auch zu Beginn bereits Arbeit haben.

Tipp 4: Erreichbarkeit zu Beginn

Sie können als Führungskraft oder Vorgesetzter nicht jede Minute für neue Mitarbeiter erreichbar sein – vor allem nicht in größeren Unternehmen. Sich dennoch die Zeit zu nehmen und in den ersten Wochen erreichbar zu sein, ist ein Erfolgsfaktor im Onboarding-Prozess.

Tipp 5: Teamevents und Teambuilding

Bei überschaubaren Teamgrößen und auch bei Remote-Teams ist das Teambuilding wichtig. Kommen neue Mitglieder ins Team, müssen diese auch sozial integriert werden.

Dafür helfen regelmäßige Events nach Feierabend oder spezielle Teambuilding-Maßnahmen. Das erleichtert neuen Kollegen die Integration und fördert den Teamzusammenhalt insgesamt.

Welche Fehler sollten beim Onboarding vermieden werden?

Es gibt dutzende Fehler, die Sie beim Onboarding-Prozess vermeiden sollten. Der erste liegt bereits im Wortursprung: Onboarding ist weit mehr als die rein fachliche Einarbeitung. Auch soziales Onboarding ist wichtig. Zudem müssen beidseitige Erwartungen am besten vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden.

Die drei größten Onboarding-Fehler im Überblick:

• Kein Kontakt in der Phase bis zum ersten Arbeitstag: Nach der Jobzusage sollten direkt die Onboarding-Mühlen zu mahlen beginnen. Technik bereitstellen, Kontakt aufrechterhalten, Informationen zukommen lassen – viele machen den Fehler, Funkstille entstehen zu lassen. Dabei ist diese Phase die erste Chance, eine Bindung zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Unternehmen aufzubauen.
• Kein Ansprechpartner: Für neue Kollegen ist es wichtig, nicht nur am ersten Arbeitstag, sondern auch darüber hinaus einen Ansprechpartner zu haben. Dieser hilft bei Fragen, die in den ersten Wochen üblich sind. Wer das nicht macht, riskiert schnell Unzufriedenheit. Dieser Punkt ist vor allem bei Remote-Teams essenziell.
• Fremdwort Feedback: Wichtig ist zudem, sich regelmäßig auszutauschen. Was läuft gut in der Einarbeitung und beim Onboarding, was nicht? Dieses Feedback sollte auch ernst genommen werden – es einzufangen und nichts damit anzustellen ist fast genauso schlimm, wie es gar nicht erst abzufragen.

Es gibt zudem ein weiterer Fehler, der bereits im Recruiting gemacht wird und sich auf das Onboarding auswirkt. Wer schnell nach der Einarbeitungsphase wieder kündigt, gibt oft an, dass das an der zu großen Diskrepanz zwischen Stellenbeschreibung, Bewerbungsinterview und tatsächlicher Arbeit lag. In einem solchen Fall hilft noch so gutes Onboarding nichts.

Wie lange dauert ein Onboarding üblicherweise?

Die Dauer des Onboarding-Prozesses variiert von Unternehmen zu Unternehmen und Job zu Job. Ein Azubi-Onboarding verhält sich anders als das einer Führungskraft. Üblich ist eine Spanne zwischen vier bis sechs Wochen und einem halben Jahr bis zum Ende der Probezeit. Teilweise dauert der Onboarding-Prozess auch ein Jahr.

Wer ist am Onboarding beteiligt?

Die Verantwortlichkeit für den Onboarding-Prozess liegt bei größeren Unternehmen in der Regel im Personalmanagement. Es ist verantwortlich dafür, dass neue Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag alle erforderlichen Informationen bekommen, die sie zum Start benötigen. Dazu zählen beispielsweise die technische Ausstattung, Lizenzen für Software, Schlüssel oder Chips zum Zugang ins Unternehmen oder erste Handbücher mit Informationen zum Betrieb. Im Rahmen dessen arbeitet das Personalmanagement eng mit der künftigen Führungskraft zusammen.

Bei kleineren Unternehmen übernehmen teilweise auch erfahrene Mitarbeiter oder gegenteilig der Geschäftsführer selbst das Onboarding. Immer ebenfalls im Prozess involviert: die bestehende Belegschaft oder das den neuen Kollegen aufnehmende Team, je nach Betriebsgröße. Sie müssen ebenfalls mit ins Boot geholt werden und ihrem neuen Kollegen den Einstieg so leicht wie möglich machen.

Expertentipp: Ansprechpersonen & Mentor während des Onboardings

Es hat sich als hilfreich erwiesen, dem neuen Mitarbeiter für die ersten Tage am Arbeitsplatz einen Mentor an die Seite zu stellen, der als direkte Ansprechperson dient. Dieser sollte aus der gleichen Hierarchieebene stammen, damit schnell ein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden kann. Der „Pate“ ist gleichzeitig eine Entlastung für den HR-Manager und die Führungskraft.

Nicht zuletzt kann der Mentor den neuen Angestellten über zwischenmenschliche Spielregeln aufklären, beispielsweise:

• Welche Werte sind dem Vorstand besonders wichtig?
• Welches Mitglied der Geschäftsführung hat ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge oder Probleme?
• Wer ist die beste Kontaktperson in den anderen Abteilungen?
• Welchen Kollegen sollte man vor zehn Uhr nicht ansprechen?

Wichtig: Achten Sie darauf, wen Sie als Mentor aussuchen. Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich dafür. Er sollte aufgeschlossen und offensiv hilfsbereit sein. Wichtig ist aber auch sein pädagogisches Talent. Sorgen Sie dafür, dass der Pate in den ersten Tagen selbst entlastet wird, damit er wirklich die notwendige Zeit hat, sich mit seinem neuen Kollegen zu beschäftigen.

Die Rolle der Führungskraft im Onboarding-Prozess

Ihre Aufgabe als Vorgesetzter ist es, die Einarbeitung durch Ihre anderen Teammitglieder zu koordinieren und zu kontrollieren. Ziehen Sie sich aus diesem Prozess nicht komplett zurück, sondern tragen Sie Ihren Teil dazu bei. Indem Sie Schwerpunkte setzen, können Sie sofort deutlich machen, auf was es Ihnen ganz besonders ankommt.

Folgende Tipps sollten Führungskräfte beim Onboarding beachten:

• Machen Sie dem neuen Mitarbeiter deutlich, dass auch Ihre Tür stets offensteht und Sie nach wie vor erster Ansprechpartner sind.
• Planen Sie in den ersten Tagen genügend Zeit für persönliche Gespräche ein, in denen Sie sich über den Fortschritt der Einarbeitung erkundigen.
• Haben Sie ein offenes Ohr für Bedürfnisse und Wünsche des Neulings.
• Indem Sie Interesse und Hilfsbereitschaft signalisieren, bauen auch Sie von Anfang an ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihrem neuen Schützling auf.
• Intensivere Feedback-Gespräche, in dem Sie auch weitere Erwartungen formulieren können, sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden, zum Beispiel eine Woche nach dem ersten Arbeitstag, nach einem Monat, nach drei Monaten und abschließend nach einem halben Jahr.

Was ist der Unterschied zwischen Reboarding und Onboarding?

Reboarding beschreibt den Prozess, einen Mitarbeiter nach längerer Abwesenheit wieder ins Unternehmen zu integrieren. Dabei werden ihm sämtliche Neuerungen, Richtlinien und veränderte Aufgaben erklärt, die in seiner Abwesenheit entstanden sind.

Die Basics des Unternehmens, die im Rahmen eines Onboardings vermittelt werden, können bei einem Reboarding außen vor gelassen werden.

Checkliste für erfolgreiches Onboarding

Wir haben abschließend für Sie eine Onboarding-Checkliste zusammengestellt, die alle drei Onboarding-Phasen und ihre wichtigsten To-Do’s aufgreift. Die Liste ist nicht starr – ergänzen Sie sie bei Bedarf um für Sie relevante Punkte oder arbeiten Sie sie so aus, dass sie in Ihrem Unternehmen angewandt werden kann.

Fazit zum erfolgreichen Onboarding-Prozess

Das Onboarding gewinnt in der heutigen Zeit mehr und mehr an Bedeutung. Der Grund dafür liegt unter anderem in der steigenden Mobilität der Arbeitnehmer. Es ist für hochqualifizierte Fachkräfte einfacher geworden, ihren Arbeitsplatz zu wechseln. Dafür sorgt auch der bestehende Fachkräftemangel. Wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter seine Stelle nach wenigen Wochen wieder kündigt, fallen für das betroffene Unternehmen Kosten an. Der freie Arbeitsplatz verursacht niedrigere Produktionsraten, der Recruiting-Prozess muss von Neuem beginnen.

Es lohnt sich also jedenfalls, Zeit und Mühe in das Onboarding zu investieren: Der neue Beschäftigte erhält einen guten ersten Eindruck seines Arbeitgebers, er wird als unterstützend und wertschätzend wahrgenommen. Wer die Planung und diese wichtige Anfangsphase systematisiert gestaltet und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausrichtet, schöpft das gesamte Potenzial seiner Arbeitnehmer aus. Neben der gesteigerten Motivation der Mitarbeiter, die sich auch auf die Arbeitsleistung auswirkt, erhöhen Personalverantwortliche vor allem die Bindung der Angestellten an das Unternehmen.

FAQ – Fragen und Antworten zum Onboarding