Personalbedarfsplanung: Methoden, Ablauf und Beispiel

Was ist die Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung beinhaltet alle Methoden und Aufgaben, die den aktuellen und zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern analysieren, um die eigenen Unternehmensziele zu erreichen. Hier ist es von hoher Wichtigkeit, dass klar ist, welche Leistungen das Unternehmen in den nächsten Jahren anbieten möchte – daraus ergibt sich, wie viel und natürlich auch welches Personal in den jeweiligen Bereichen und Abteilungen dafür nötig ist.

Für Personalplaner ist es deshalb unerlässlich, dass sie über die Unternehmensziele der nächsten Jahre informiert sind. Mit diesen Informationen können die zukünftigen Aufgabenfelder und die dafür benötigten Arbeitnehmer ausgearbeitet werden.

Was sind die Ziele der Personalbedarfsplanung?

Es ist nachvollziehbar, dass Unternehmen mit dem Prozess der Personalbedarfsplanung unterschiedliche Ziele verfolgen. Die wichtigsten Absichten der Personalbedarfsplanung können wie folgt zusammengefasst werden:

1. Die Personalausstattung in Zukunft sicherzustellen.
2. Eine Verbesserung der Planungsqualität erreichen.
3. Vorhandene Personalkostenbudgets einhalten.
4. Vorausschauende Planung des Personalbedarfs, um kurzfristige und kostenintensive Entscheidungen zum Personaleinsatz oder zur Personalfreisetzung zu vermeiden.
5. Verbesserungsansätze und Argumente nutzen, um zu jeder Zeit eine adäquate Personalauslastung sicherzustellen.

Externe und interne Einflussgrößen, die berücksichtigt werden müssen

Unternehmen sind von unterschiedlichen externen und internen Einflussgrößen abhängig, die bei einer vorausschauenden Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden müssen. Unter anderem gilt es, die folgenden Parameter bei allen Entscheidungen zum Personalbedarf einzubeziehen:

Abhängig von Unternehmen und Branche können weitere externe und interne Einflussgrößen angeführt werden. Während manche Parameter beinflussbar sind, können konjunkturelle Schwankungen oder die staatliche Einflussnahme durch Gesetze nicht gesteuert werden. Diese Rahmenbedingungen gelten als gesetzt und müssen bei der Ermittlung des Personalbedarfs einfließen.

Was ist der Unterschied zwischen qualitativer und quantitativer Personalbedarfsplanung? 

Innerhalb der Bedarfsplanung des Personals wird nach quantitativer und qualitativer Personalbedarfsplanung unterschieden.

Was ist die qualitative Personalbedarfsplanung?

Die qualitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich nicht mit der Anzahl der Mitarbeiter, sondern mit den erforderlichen Fähigkeiten für das Unternehmen. Folglich definiert die qualitative Personalbedarfsermittlung die persönlichen und fachlichen Bedingungen, die mit den vakanten Positionen einhergehen. Zusätzlich legt die qualitative Personalbedarfsermittlung die erforderlichen Weiter- und Fortbildungen fest, die bereits bestehende Mitarbeiter betreffen.

Die folgenden Fragen sollten bei der qualitativen Personalplanung fokussiert werden:

1. In welchen Bereichen muss die Qualifikation von Mitarbeitern zwingend erweitert werden?
2. Welches Know-how ist in Zukunft gefragt und wie können Kompetenzen aufgebaut werden?
3. Welche Fähigkeiten sind im Unternehmen vorhanden und in Zukunft essenziell?
4. Welche Fähigkeiten sind zukünftig überholt und werden nicht mehr benötigt?
5. Wie entwickelt sich der Markt und welche Markttrends sind erkennbar?

Anhand der Fragestellungen, die bei der Betrachtung des qualitativen Personalbedarfs beantwortet werden müssen, ist die zukünftige personelle Aufstellung des Unternehmens ablesbar. Erfährt ein Betrieb nach einer eingehenden Untersuchung, welche Qualifikation und welche Kompetenzen in Zukunft entscheidend sind, gilt es, die richtigen Weichen zu stellen. Folgende Möglichkeiten sind praxiserprobt und vielversprechend, um eine Firma auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten:

Die Fragestellungen der oben aufgeführten Aufstellung dienen als Beispiel für mögliche Learnings aus der qualitativen Personalbedarfsplanung. Jede konkrete Lösung ist unternehmensspezifisch. Für eine an objektiven Parametern ausgerichtete Personalbedarfsplanung ist es entscheidend, alle Fragestellungen abzuwägen und die richtigen Entscheidungen abzuleiten.

Was ist die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie viele Mitarbeiter kurz- oder langfristig nötig sind, um die unternehmerischen Ziele und auch die Vision zu fördern. Dabei wird zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf unterschieden.

• Beim Bruttopersonalbedarf handelt es sich um den benötigten Bedarf an Arbeitnehmern, um die Arbeiten durchführen und die Unternehmensziele erreichen zu können.
• Der Nettopersonalbedarf ist als die Grundlage der Vorkehrungen für wichtige Personalbelange anzusehen und wird aus dem Bruttopersonalbedarf abzüglich des Personalbestands errechnet (Formel zur Berechnung: Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – aktuellen Personalbestand).

Im Rahmen der quantitativen Personalplanung stellen sich Personalverantwortliche grundsätzlich die Frage: Wie viele Mitarbeiter werden für die nächste Planungsperiode benötigt? Die quantitative Personalbedarfsermittelung setzt sich demnach aus den Berechnungsgrößen „Bruttopersonalbedarf“, „fortgeschriebener Personalbestand“ und „Nettopersonalbedarf“ zusammen. 

Für die Ermittlung des fortgeschriebenen Personalbestandes werden unterschiedliche Verfahren hinzugezogen, wobei die Abgangs- respektive Zugangstabelle vorwiegend zum Einsatz kommt.

Die quantitative Personalbedarfsplanung kann als nüchterne, auf Fakten basierende Kalkulation bezeichnet werden. Sie verfolgt das Ziel, den zukünftigen Personalbestand festzustellen. Aus dem Ergebnis können die folgenden Maßnahmen abgeleitet werden:

Jedes Unternehmen muss anhand individueller Voraussetzungen und Rahmenbedingungen entscheiden, welche Maßnahmen bei einer Personalunterdeckung oder einem Personalüberhang sinnvoll sind. Eine Kombination von Maßnahmen kann zielführend sein, um den Personalbestand zukunftsorientiert auszurichten. Unternehmen sollten zu jeder Zeit die gesetzlichen Rahmenbedingungen oder die Vorgaben in Bezug auf die Personalvertretung mit einbeziehen. Dies ist im Besonderen wichtig, wenn sich aus einer quantitativen Personalbestandsplanung Maßnahmen der Personalfreisetzung ableiten. In diesem Fall müssen die Richtlinien des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) oder des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Beachtung finden.

Beispielrechnung: Wie man eine Personalbedarfsplanung professionell aufbaut

Ein Unternehmen der pharmazeutischen Industrie plant im Folgejahr ein neues Arzneimittel auf den Markt zu bringen,. Dieses darf von Fachärzten zulasten der gesetzlichen Krankenkassen verordnet werden darf. Hierfür soll ein bundesweit tätiges Vertriebsteam rekrutiert werden. Die folgenden Parameter werden in der Personalbedarfsplanung berücksichtigt:

• Es sollen insgesamt 4.000 Zielkunden in Deutschland besucht werden.
• Jeder Außendienstmitarbeiter soll 8 Besuche pro Tag realisieren.
• Jeder Zielkunde in Deutschland soll 6 x pro Jahr besucht werden.
• Die Arbeitstage im Jahr werden vorab mit 250 Kalendertagen kalkuliert.

1. Berechnung des Einsatzbedarfs (Menge * Zeit) / Regelarbeitszeit

8 Besuche pro Tag * 250 Arbeitstage = 2.000 Besuche pro Jahr pro Mitarbeiter

4.000 Zielkunden * 6 Besuche = 24.000 Zielbesuche pro Jahr

24.000 Zielbesuche / 2.000 Besuche pro Mitarbeiter = 12.00 Mitarbeiter (Einsatzbedarf)

Kalkulatorisch muss das Vertriebsteam aus 12 Mitarbeitern bestehen.

2. Berechnung des Bruttopersonalbedarfs (Einsatzbedarf + Reservebedarf)

Für jeden Mitarbeiter werden im Durchschnitt die folgenden Fehlzeiten abgezogen:

• 10 Krankheitstage.
• 8 Feiertage.
• 30 Urlaubstage.
• 12 Tage Schulung und Tagung.
• 10 Tage Einarbeitung sowie Produkttraining.

Es ergeben sich Fehlzeiten von insgesamt 60 Fehltagen pro Kalenderjahr. Diese müssen in der Folge von den kalkulierten 250 Arbeitstagen abgezogen werden:

250 Arbeitstage – 60 Fehltage = 190 Reale Arbeitstage

Der Verteilzeitfaktor beträgt: 60 / 190 = 31,5 %

3. Berechnung des Reservebedarfs:

Reservebedarf = Einsatzbedarf * Verteilzeitfaktor (12 * 31,5 % = 3,78)

Aufgrund der rechnerischen Fehltage muss der Außendienst um weitere 4 Mitarbeiter aufgestockt werden.

4. Berechnung des Nettopersonalbedarfes

Bruttopersonalbedarf + Ergebnis Verteilzeitfaktor = Nettopersonalbedarf

Das Außendienstteam sollte rechnerisch aus insgesamt 16 Mitarbeitern bestehen. Mit diesem Personalbedarf kann das statistische Ziel erreicht werden, jeden Kunden 6-mal pro Jahr zu besuchen.

Wie die qualitativen Parameter festgelegt werden

Im Beispiel wurde die kalkulatorische Grundlage durch die quantitative Personalbestandsplanung gelegt. Mit Hilfe einer nachvollziehbaren Kalkulation wurde fixiert, dass 16 Mitarbeiter nötig sind, um die Vertriebsziele zu erreichen. Wurden die Startparameter nach summarischen Methoden festgelegt, beispielsweise nach:

• Analogen Daten eines anderen Außendienstteams oder
• Nach Erfahrungswerten aus früheren Ausbietungen

können die tatsächlichen Ergebnisse von der quantitativen Personalbedarfsplanung abweichen.

Um dies zu verhindern, ist es zielführend, zusätzliche analytische Verfahren einzusetzen. Diese können genutzt werden, um die summarischen Ergebnisse zu bestätigen oder zu spezifizieren. Beispielsweise könnten externe Vertriebsfachleute gebeten werden, eine Einschätzung zu folgenden Fragestellungen zu geben:

• Ist es für Außendienstmitarbeiter realistisch 8 Besuche pro Tag zu realisieren?
• Können Zielkunden 6-mal pro Jahr vom Außendienst besucht werden?
• Sind 12 Tage für Schulungen und Tagungen ausreichend?
• Qualifiziert eine Einarbeitungszeit von 10 Tagen die neuen Mitarbeiter zu professionellen Verkäufern?

Anhand der aufgeführten Fragen ist nachvollziehbar, dass es sich bei der der zukunftsorientierten Personalbedarfsplanung um einen umfangreichen Prozess handelt. In ihm müssen unterschiedlichste Parameter Berücksichtigung finden. Desto konkreter Einzelheiten und Informationen aufbereitet werden, umso besser wird das Endergebnis die Realität widerspiegeln. Aus diesem Grund ist es wichtig, neben der quantitativen Personalplanung ebenfalls die Erfahrungswerte der eigenen Belegschaft oder von externen Beratern einzuholen.

Welche Arten von Personalbedarf gibt es?

Die quantitative Planung des Personalbedarfs gliedert sich in diese Bedarfsarten im Rahmen der Personalbedarfsermittlung auf:

• Einsatzbedarf: Menge der erforderlichen Arbeitnehmer mit den entsprechenden Kompetenzen.
• Neubedarf: Mitarbeiter, die notwendig sind, um den aktuellen Bedarf zu decken.
• Zusatzbedarf: Bedarf an zusätzliche und kurzweilig erforderlichen Arbeitnehmern (Saisonarbeiter).
• Reservebedarf: Fallen Angestellte aufgrund von Krankheit aus, wird auf den Reservebedarf zurückgegriffen.
• Ersatzbedarf: Dies sind Arbeitnehmer, die als Ausgleich für die wegfallenden Arbeitskräfte eingestellt werden.

Addiert man den Einsatzbedarf, den Zusatzbedarf und auch den Reservebedarf, erhalten Arbeitgeber den Bruttopersonalbedarf im Unternehmen. Um den Nettopersonalbedarf zu ermitteln, benötigt der Arbeitgeber jedoch neben dem Bruttobedarf auch den Ist-Personalbestand. 

Welche Methoden der Personalbedarfsplanung gibt es? 

Folgende Methoden kommen unter anderem bei der Personalbedarfsplanung zum Einsatz:

• einfache Schätzverfahren,
• globale Bedarfsprognose,
• Kennzahlenmethode,
• Personalbemessungsmethode,
• Trendextrapolation,
• monetäre Methode,
• Stellenplanmethode,
• Laufzettelmethode,
• Delphi-Methode und
• Analogie-Schlussmethode.

Die aufgeführten Methoden werden im Folgenden näher erläutert.

Einfache Schätzverfahren

Einige Personalplaner nutzen als Methode das sogenannte einfache Schätzverfahren. Bei diesem Verfahren geben Führungskräfte eines Unternehmens auf Grundlage ihrer Erfahrungen und ihrem Wissen um die Vergangenheit eine Einschätzung bezüglich der personellen Zukunft ab.

Damit diese Variante belastbare Zahlen hervorbringt, muss die jeweilige Führungskraft sehr gute Kenntnisse zum Unternehmen besitzen und zudem sehr viel Berufserfahrung mitbringen. Das einfache Schätzverfahren ist kein wissenschaftlich fundiertes, aber in zahlreichen Unternehmen oft genutztes Instrument der Personalbedarfsermittlung.

Globale Bedarfsprognose

Eine erwähnenswerte Methode ist die sogenannte, globale Bedarfsprognose. Sie wird von Experten vor allem für eine mittel- und langfristig angelegte Planung empfohlen. Sie zieht relevante Werte der Vergangenheit heran und überträgt sie dann in die Zukunft.

Wichtige Voraussetzung für das Funktionieren dieses Verfahrens ist, dass die Werte der Vergangenheit für einen möglichst langen Zeitraum verfügbar sind. Keine Berücksichtigung finden Veränderungen, etwa die Arbeitszeit betreffend oder vorgenommene Rationalisierungsmaßnahmen.

Kennzahlenmethode 

Bei der Kennzahlenmethode wird der Personalbedarf durch die Gegenüberstellung des erforderlichen Personalbestandes mit speziellen Kennzahlen ermittelt. Als Kennzahl dient in der Regel der Umsatz des Unternehmens, doch auch der Gewinn wird nicht selten genutzt. Beispielhafte Formel: Personalbedarf = Umsatz / Anzahl der Arbeitskräfte im Unternehmen.

Personalbemessungsmethode

Diese Methode zur Bestimmung des Personalbedarfs basiert auf der Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter für eine spezifische Aufgabe oder Leistung benötigt. Dabei werden Verzögerungen in der Produktion sowie ein Verteilzeitfaktor berücksichtigt. Zudem wird ein Reservebedarf einkalkuliert, um einen Puffer für Krankheits- oder Urlaubstage eines Mitarbeiters zu gewährleisten. 

Trendextrapolation

Bei der Trendextrapolation werden zunächst die Entwicklungsdaten aus der Vergangenheit erfasst. Die Daten werden anschließend in die Zukunft übertragen und der Trend für den zukünftigen Personaleinsatz fortgeschrieben. 

Damit diese Methode funktioniert, ist es allerdings notwendig, dass der als Basis dienende Zeitraum in der Vergangenheit einerseits lang genug und auch möglichst stabil gewesen sein muss. Zudem darf sich der aus der zurückliegenden Zeitperiode extrapolierte Trend in der Zukunft nicht verändern. Nur dann ist die Trendextrapolation eine sichere und zuverlässige Grundlage der Planung von Personal.

Monetäre Methode

Der Bedarf an Personal wird durch die Betrachtung der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ermittelt. Aus neutraler Sicht ist diese Methode jedoch nicht ideal, da sie nur den Bedarf ermittelt, der im finanziellen Rahmen liegt – und nicht den, den das Unternehmen eigentlich benötigt.

Stellenplanmethode

Hier ist der bisherige Mitarbeiterbedarf in Verbindung mit anversierten Kennzahlen die Berechnungsbasis. Soll zum Beispiel der Umsatz gesteigert werden oder die Produktion hochgefahren werden, ist klar, dass weitere Arbeitskräfte eingestellt werden müssen. 

Laufzettelmethode

Auf sogenannten Laufzetteln notieren die Mitarbeiter, wie lange sie beispielsweise an einem Projekt gearbeitet haben. Dabei kann der „Laufzettel“ auch ein digitales Projekterfassungsprogramm sein. Pro Projekt gibt es einen Laufzettel, auf dem die Arbeitszeiten erfasst werden. Die daraus resultierende Summe dient der zukünftigen Personalbedarfsermittlung. 

Delphi-Methode

Mit der Delphi-Methode wurde eine sehr zukunftsorientierte Art der Personalbedarfsermittlung entwickelt. Sie nutzt spezielle Fragebögen, die an die Führungskräfte des Unternehmens verteilt werden. Diese müssen anhand der Fragen Auskunft darüber geben, wie sie die zukünftige Entwicklung des Personalbedarfs beurteilen.

In einem nächsten Schritt sind die Fragebögen auszuwerten und anschließend in Verbindung mit sogenannten Informationsanalysen wieder an die Führungskräfte herauszugeben. Auf Basis der neuen Informationen sollen diese dann eine Schätzung bezüglich des zu erwartenden Personalbedarfs abgeben.

Unter den gängigen Methoden der Personalplanung ist die Delphi-Methode am besten für den Einsatz in kleinen und mittelständischen Unternehmen geeignet. Experten unterscheiden bei dieser Methode zwischen zwei verschiedenen Varianten, der Standard-Delphi-Methode, bei welcher den befragten Führungskräften eine Abstimmung untereinander verboten ist und der Breitband-Delphi-Methode, bei der den einzelnen Befragten eine Abstimmung mit anderen erlaubt wird.

Analogie-Schlussmethode

Eine weitere Art der Personalbedarfsermittlung ist die sogenannte Analogie-Schlussmethode. Bei ihr liegt ein Schwerpunkt auf der Berücksichtigung und Einbeziehung von Abhängigkeiten zwischen zwei oder mehreren Kennzahlen in der Vergangenheit.

Solche Abhängigkeiten könnten unter anderem bestehen zwischen:

• Umsatz des Unternehmens
• Qualifikation der Mitarbeiter
• Größe von Abteilungen

Bei dieser Methode brachte man also nicht eine einzige Zeitperiode, sondern in Verbindung der genannten Abhängigkeiten wenigstens zwei und setzt sie dann zueinander ins Verhältnis. Man verwendet sie als „Vorlagen“ aus der Vergangenheit, um sie in die Zukunft zu übertragen. Dabei wird postuliert, dass die Veränderung der einzelnen Parameter, also Umsatz, Qualifikation oder Abteilungsgröße, in der Zukunft genauso Einfluss auf den Personalbedarf haben werden, wie sie es in der Vergangenheit taten.

Wie läuft die Personalbedarfsplanung ab? 

Die Personalbedarfsplanung und die Personalkosten im Unternehmen stehen in Abhängigkeit. Dies kann gesagt werden, da jede Firma über begrenzte finanzielle Mittel verfügt, mit denen es haushalten muss. Die Finanzlage eines Betriebs entscheidet über die Möglichkeit, neues Personal zu rekrutieren. Die Personalkosten in einem Unternehmen setzen sich aus verschiedenen Positionen zusammen. Neben den Bruttogehältern müssen die Lohnnebenkosten, die in den meisten Fällen 21 % vom Bruttolohn betragen, einberechnet werden.

Darüber hinaus fallen weitere Kosten an, die in den Personalkosten subsumiert werden. Im Endeffekt geben personalintensive Unternehmen in vielen Fällen mehr als 50 % ihrer Gesamtkosten für die Belegschaft aus. Es liegt auf der Hand, dass das Personal eines Unternehmens der wichtigste und zeitgleich der kritischste Erfolgsfaktor ist.

Da die Personalkosten einen großen Teil der Ausgaben eines Unternehmens ausmachen und die Mitarbeiter gleichzeitig durch ihre Arbeitskraft den Fortbestand des Unternehmens sichern, ist eine professionelle Personalbedarfsplanung essenziell. Sie beleuchtet zukunftsorientiert:

• Wann,
• Wie viel und
• Welches Personal in
• Welchen Unternehmensbereichen

benötigt wird.

Der Prozess der Personalbedarfsplanung ist in den meisten Unternehmen wie folgt gegliedert:

• Aufstellen von Stellenbündeln: Als Stellenbündel bezeichnet man gleiche oder ähnliche Positionen in einem Unternehmen, die für den Prozess der Personalbedarfsplanung zusammengefasst werden. Beispielsweise könnten alle Außendienstmitarbeiter der Vertriebsabteilung eines Konzerns in einem Stellenbündel zusammengefasst werden, da sie eine äquivalente Aufgabe ausführen. Da die fachlichen und persönlichen Anforderungen an alle Stelleninhaber gleich sind, ist es sinnvoll, diese aus informatorischen Gründen zusammenzufassen. Dieses Vorgehen ist ebenfalls für das Recruiting wesentlich. Es erleichtert den Aufbau von Stellenbeschreibungen und sichert die Vergleichbarkeit aller Stelleninhaber im Stellenbündel.
• Zukunftsorientierte Aufarbeitung von Stellenbündeln: Nachdem der Istzustand erfasst worden ist, konzentrieren sich Personalverantwortliche in der Personalbedarfsplanung darauf, den Sollzustand festzuschreiben. Hierfür wird eruiert, welche Aufgaben aktuell unerfüllt bleiben und welche Tätigkeiten in der Zukunft an Relevanz zunehmen.
• Ermitteln des quantitativen Personalbedarfs: In diesem Schritt wird zunächst der aktuelle Personalbestand festgeschrieben. In der Folge muss der zukünftige Brutto-Personalbedarf errechnet werden. Hierbei unterscheidet man den Einsatzbedarf und den Reservebedarf:

• Gegenüberstellungsphase: Gegenüberstellung des künftigen Brutto-Personalbedarfs und des künftigen Personalbestands.
• Ergebnisfeststellung des quantitativen Personalbedarfs: Als Ergebnis der Berechnung des künftigen Brutto-Personalbedarfs abzüglich des künftigen Personalbestands ergibt sich der Netto-Personalbedarf. Ist der Netto-Personalbedarf größer null müssen vorausschauend neue Mitarbeiter eingestellt werden. Bei einer negativen Kalkulation besteht ein Bedarf an Personalfreisetzung. In der Folge müssen Umstrukturierungs- oder Personalfreisetzungsmaßnahmen erfolgen, um den Personalüberhang abzubauen und die Personalkosten zu reduzieren.
• Eruieren des qualitativen Personalbedarfs: Hierfür wird die Qualifikation und Leistung der Mitarbeiter festgehalten, die notwendig ist, um in der Zukunft alle Unternehmensziele zu erreichen. Aus der notwendigen Qualifikation ergibt sich das Anforderungsprofil an zukünftige Stelleninhaber und ein konkretes Suchprofil für das Recruiting.

Zusammengefasst handelt es sich bei der Personalbedarfsplanung um einen stringenten und professionellen Prozess, um den zukünftigen Personalbedarf festzustellen. Neben der tatsächlichen Anzahl der zukünftigen Mitarbeiter fokussiert sich die Personalbedarfsplanung ebenso auf die notwendige Mitarbeiterqualifikation. Unternehmen handeln zielführend, wenn sie den zukunftsorientierten Personalbedarf im Betrieb mit hoher Kompetenz und Genauigkeit kalkulieren. Trotz professioneller Kalkulation wird die Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs zu keinem Zeitpunkt ohne Abweichungen zutreffen. Im operativen Personalcontrolling ist es aus diesem Grund entscheidend, Solldaten und Istdaten fortlaufend abzugleichen und eine Personalbedarfsplanung kurz- mittel- und langfristig durchzuführen. In diesem Fall bewahren sie ihre Wettbewerbsfähigkeit und können die Unternehmenskosten detailliert als Forecast berechnen.

Was sind die Vorteile einer guten Personalbedarfsplanung?

Eine sorgfältige und vorausschauende Personalbedarfsplanung ist von entscheidender Bedeutung für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Sie trägt dazu bei, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen und schafft somit die Grundlage für eine effiziente und wettbewerbsfähige Organisation. Von folgenden Vorteilen profitieren Arbeitgeber:

• Kosteneinsparungen: Durch eine genaue Einschätzung des Personalbedarfs können Unternehmen unnötige Kosten vermeiden. Eine Über- oder Unterbesetzung von Stellen wird vermieden, was zu einer optimalen Ressourcennutzung und Kosteneinsparungen führt.
• Effizienzsteigerung: Eine präzise Personalbedarfsplanung ermöglicht eine effiziente Arbeitsabwicklung. Das richtige Maß an Mitarbeitern mit den entsprechenden Fähigkeiten gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse und minimiert Engpässe.
• Flexibilität: Eine gute Personalbedarfsplanung bietet Unternehmen die Flexibilität, auf Veränderungen in der Geschäftsumgebung zu reagieren. Sie ermöglicht eine rechtzeitige Anpassung der Belegschaft an neue Anforderungen, sei es durch Expansion, Marktschwankungen oder technologischen Fortschritt.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Eine adäquate Personalbedarfsplanung berücksichtigt die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Eine angemessene Besetzung von Stellen und die Berücksichtigung von Weiterbildungsmaßnahmen führen zu einer besseren Arbeitsbelastung und erhöhter Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Welche Maßnahmen zur Erhöhung des Personals gibt es?

Ergibt die Personalbedarfsermittlung, dass dem Unternehmen zu wenige Mitarbeiter zur Verfügung stehen, können folgende Maßnahmen zur Erhöhung des Personals ergriffen werden:

• Einstellung von neuen Mitarbeitern,
• Arbeitnehmerüberlassung,
• Beschäftigung von freien Mitarbeitern oder Freiberuflern,
• Ausbildung von Fachkräften,
• innerbetriebliche Versetzungen der Mitarbeiter,
• Digitalisierung und Automatisierung von Tätigkeiten.

Wie kann das Personal reduziert werden?

Im Falle, dass ein Unternehmen zu viele Mitarbeiter hat, sind ebenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen – immer unter der rechtlichen Erlaubnis nach Arbeitsrecht – unter anderem:

• Kündigungen,
• Kurzarbeit,
• Teilzeitarbeit, 
• Möglichkeit zur früheren Pensionierung,
• Änderungskündigung.

Zusammenfassung zur Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung muss als Kern einer vorausschauenden Personalplanung verstanden werden. Eine professionelle Betrachtung und Kalkulation des Personalbedarfs ist unverzichtbar, um die Zukunftsfähigkeit von Betrieben in Bezug auf ihren Personalbestand langfristig zu sichern. Dies ist notwendig, um sich auf globalisierten Märkten behaupten zu können und trotz Fachkräftemangel wettbewerbsfähig zu sein.

Ohne eine objektive Personalbedarfsplanung können keine nachvollziehbaren Managemententscheidungen abgeleitet werden. Um den Prozess der Personalbedarfsplanung zu vereinfachen, werden im ersten Schritt Stellenbündel aufgebaut. Gleiche oder ähnliche Positionen werden informatorisch in Stellenbündeln zusammengefasst. In der Folge betrachtet man den zukünftigen Personalbedarf quantitativen und qualitativ.

Während bei der quantitativen Ermittlung des Personalbedarfs die Anzahl der Mitarbeiter im Vordergrund steht, fokussiert sich die qualitative Personalbedarfsplanung auf die Qualifikation und das Know-how der Mitarbeiter. Summarische und analytische Methoden komplettieren den stringenten Vorgang der Personalbedarfsplanung. Die Personalbedarfsplanung ist essenziell ist, um eine zukunftsorientierte mittel- oder langfristige Personalpolitik sicherzustellen und Investitionsentscheidungen faktenbasiert zu treffen.

Eine professionelle Kalkulation ist die Grundlage einer adäquaten Personalbedarfsplanung. Gleichzeitig ist es eine Tatsache, dass die Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs zu keinem Zeitpunkt ohne Abweichungen zutreffen wird. Im operativen Personalcontrolling ist es aus diesem Grund entscheidend, die Solldaten und die erhobenen Istdaten fortlaufend abzugleichen. Dies impliziert, die Personalbedarfsplanung kurz- mittel- und langfristig durchzuführen. In diesem Fall bewahren Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit und können die Unternehmenskosten und den zukünftigen Personalbedarf bestmöglich bestimmen.