Interne Personalbeschaffung: Vorteile, Nachteile und Ablauf im Blick

Interne vs. externe Personalbeschaffung: Die Unterschiede im Blick

In der Literatur und auch in der Praxis wird zwischen zwei Möglichkeiten der Personalbeschaffung unterschieden:

• Externe Personalbeschaffung: Hierunter wird die Strategie verstanden, externes Personal von außen ins eigene Unternehmen zu holen.
• Interne Personalbeschaffung: Dabei geht es darum, vakante Positionen mit geeignetem Stammpersonal zu besetzen.

Selbstverständlich ändern sich durch die entsprechenden Rekrutierungszielgruppen – also neue Mitarbeiter von außen vs. bestehende Beschäftigte von innen – auch die Methoden, die sich zur Personalbeschaffung eignen.

Für die externe Personalbeschaffung kommen vornehmlich die klassischen Recruiting-Kanäle in Frage. Ziel ist es, geeignete Kandidaten auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen, als attraktiver Arbeitgeber aufzufallen (Stichwort: Employer Branding) und schließlich geeignete potenzielle Mitarbeiter zur Bewerbung zu motivieren.

Ein Mix aus folgenden Instrumenten eignet sich für die externe Personalbeschaffung:

• Schalten von Stellenanzeigen in Online-Jobbörsen und Inserate in Print-Medien
• Active Sourcing und Direktansprache von geeigneten Kandidaten
• Netzwerken auf Veranstaltungen, beispielsweise bei Ausbildungsbörsen

So viel zur externen Personalbeschaffung – die Methoden der internen Personalbeschaffung weichen hiervon stark ab. Denn: Der Schritt, Externe ins eigene Unternehmen zu holen, entfällt gänzlich. Dafür müssen Personalverantwortliche umso mehr planen, um vorhandene personelle Ressourcen möglichst zielbringend einzusetzen.

Wege der internen Personalbeschaffung: Das ist möglich

Besteht Personalmehrbedarf, kann die vakante Position mit Mitarbeitern besetzt werden, die bereits für das eigene Unternehmen tätig sind. Der Grundgedanke dahinter: Bestehende Arbeitsverhältnisse müssen geändert bzw. angepasst werden. Dafür wird die Veränderung des Aufgabenbereichs eines Beschäftigten angestrebt. Das kann auf verschiedene Weise funktionieren:

• Interne Stellenausschreibung: Eine vakante Position wird unternehmensintern ausgeschrieben. Interessierte können sich bei der Personalabteilung melden und sich innerbetrieblich bewerben. Der klare Vorteil bei dieser Vorgehensweise: Motivierte Mitarbeiter, die wirklich Lust auf eine Veränderung haben, bekommen die Chance, sich im Betrieb selbst weiterzuentwickeln. Übrigens: Nach § 93 des Betriebsverfassungsgesetzes kann der Betriebsrat auf eine innerbetriebliche Stellenbesetzung insistieren, noch bevor Stellen extern ausgeschrieben werden.
• Versetzung: Geeigneten Beschäftigten kann auch verbindlich ein neuer Aufgabenbereich in einer anderen Abteilung zugewiesen werden. Wer die Wahl hat, intern auszuschreiben oder zu versetzen, sollte zunächst versuchen, über die innerbetriebliche Stellenausschreibung einen Mitarbeiter für eine andere Tätigkeit zu gewinnen. Von angeordneten Versetzungen könnten sich Beschäftigte übergangen fühlen. Unter Umständen möchte ein Mitarbeiter sein Tätigkeitsfeld gar nicht wechseln.
• Personalentwicklung: Im Rahmen von Personalentwicklungsmaßnahmen kann die Stammbesetzung für weiterführende Aufgaben qualifiziert werden. Möglichkeiten sind hier Weiterbildungen, Zusatzausbildungen, Coachings sowie weitere diverse On- und off-the-job-Maßnahmen.

Ablauf der internen Personalbeschaffung: So geht’s

Ein Patentrezept, wie die interne Personalbeschaffung vonstattengehen soll, gibt es natürlich nicht. Jedoch gibt es einige Parallelen, die sich immer wieder ähneln bzw. gleichen. Im ersten Schritt muss – noch bevor interne Rekrutierungsmaßnahmen ergriffen werden können – eine Stellenbeschreibung angefertigt werden.

Diese gezielte Vorarbeit ist sowohl bei der externen als auch bei der internen Personalbeschaffung ein Muss. Nur wenn klar ist, wie genau die zu besetzende Position aussieht, lässt sich auch der passende Kandidat ausfindig machen.

Daraufhin folgt die Anfertigung eines Anforderungsprofils – was muss das neue Teammitglied mitbringen, um die optimale Besetzung für eine vakante Position zu sein?

Das können sowohl fachliche Kompetenzen als auch Soft Skills sein:

• Fachliches Know-how: Eine entsprechende Berufsausbildung bzw. Weiterbildungen oder Zertifikate
• Praktische Fertigkeiten: Beispielsweise der Umgang mit bestimmten Software-Lösungen wie SAP, Microsoft Office, etc.
• Führerscheine: Zum Beispiel Staplerschein, Lkw-Führerschein, etc.

Steht fest, welche Kompetenzen für eine bestimmte Stelle gefordert sind, so kann die Auswahl von geeigneten Mitarbeitern starten. Sinnvoll ist es – wenn noch niemand konkret ins Auge gefasst ist – mit den Abteilungs- und Teamleitern zu sprechen. Sie kennen ihre Mitarbeiter aus dem Alltagsgeschäft und können gut einschätzen, wer Entwicklungspotenzial hat und gut auf eine andere Position passen könnte.

Ebenfalls können Vorgesetzte auch gut beurteilen, wer für Personalentwicklungsmaßnahmen gut geeignet wäre. Hier ist es sinnvoll, in einen engen Dialog mit den Fachabteilungen zu treten, denn diese können wichtige Impulse geben, die aus der Perspektive der Personalabteilung zunächst nicht als relevant eingestuft werden.

Interne Personalbeschaffung: Vorteile und Nachteile

Dass die interne Personalbeschaffung sowohl mit einigen Vorteilen als auch mit einigen Nachteilen einhergeht, ist nicht von der Hand zu weisen. Der wohl größte Nachteil an der internen Personalrekrutierung ist, dass nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.

Das bedeutet konkret: Ist unter der Belegschaft niemand mit den erforderlichen Qualifikationen oder Fähigkeiten zu finden, lässt sich die Stelle intern nicht besetzen. Bei der externen Rekrutierung ist die Wahrscheinlichkeit hoch, andere Kandidaten mit im Zweifel anderen oder besseren Qualifikationen ausfindig zu machen.

Externes Recruiting ist jedoch mit dem Schalten von Stellenanzeigen, mit Vorstellungsgesprächen und weiteren zeitlichen und finanziellen Ressourcen verbunden – kurzum: Es kostet Zeit und Geld.

Wesentlich wirtschaftlicher erweist sich hierbei die interne Personalbeschaffung. Es ist nicht nötig, zahlreiche Bewerbungsgespräche zu führen, um dann herauszufinden, dass doch nicht der passende Kandidat an Bord ist. Bei der internen Rekrutierung geht das wesentlich schneller und einfacher. Und noch eine Stärke: Die Stammbelegschaft kennt in aller Regel bereits die Ansprechpartner und ist zudem mit der Unternehmenskultur und dem Leitbild der Firma vertraut.

Die Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung auf einen Blick:

Fazit: Interne und externe Rekrutierungskanäle nutzen

Wie bereits beschrieben, kann die interne Personalbeschaffung einiges leisten – sie ist kostengünstig und erweist sich auch im Hinblick auf die Motivation der Mitarbeiter als sinnvoll. Dennoch – und das ist das größte Manko – stehen nicht unbegrenzt personelle Ressourcen im eigenen Unternehmen bereit. Es ist also ratsam, auf einen ausgewogenen Mix von externen und internen Rekrutierungsmöglichkeiten zu setzen.

Gerade was den Kompetenzgewinn im eigenen Unternehmen angeht, sollten Sie auf fachliche versierte Personen von außen setzen – die das Potenzial haben, frischen Wind ins eigene Unternehmen zu bringen. Wer nur unter seinesgleichen verharrt, könnte schnell betriebsblind werden. Eine Gefahr, die in jedem Fall unterbunden werden muss!

FAQ – Wissenswertes zur internen Personalbeschaffung