Fachkräfte aus dem Ausland: Ihre Arbeitgeberpflichten

Warum sollte man Fachkräfte aus dem Ausland einstellen?

Fachkräfte werden weiterhin aus dem Ausland rekrutiert, weil in Deutschland ein allseits bekannter (Fachkräfte-)Mangel herrscht. In welcher Form dieser Fachkräftemangel gegeben ist, ob in der beruflichen Qualität einzelner gesuchter Mitarbeiter oder rein quantitativ, hat jedes Unternehmen für sich zu entscheiden.

Dennoch lassen sich folgende Gründe zusammenfassen, warum es sich für ein Unternehmen lohnen kann, Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen:

1. An erster Stelle ist der Fachkräftemangel an sich hervorzuheben. In vielen Betrieben sind Stellen zu besetzen, für die es in Deutschland nicht genug Personal gibt. Dies betrifft sowohl die qualifizierte Ausbildung des ausländischen Arbeitnehmers an sich als auch die erhöhte Anzahl der freien Stellen im Unternehmen insgesamt.
2. Wer Fachkräfte aus dem Ausland rekrutiert und langfristig in sein Unternehmen einbinden kann, der verkörpert im Vergleich zur Konkurrenz eine moderne, internationale Positionierung. Damit einhergehend werden nicht nur Diversität, sondern auch eine grundsätzliche Offenheit automatisch zur Unternehmensphilosophie.
3. Gleichzeitig werden so für das Unternehmen in Deutschland neue, globale Märkte erschlossen, da die ausländischen Fachkräfte z. T. aus fernen Ländern neue Einblicke in noch unbekannte Kulturen und auch Geschäftsgewohnheiten gewähren. Dadurch können gänzlich neue Kundengruppen erschlossen und gewonnen werden.
4. Ausländische Fachkräfte haben u. U. einen beschwerlicheren Karriereweg hinter sich, wodurch sie sich durch Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Durchhaltevermögen auszeichnen. Das Unternehmen gewinnt mit der Fachkraft aus dem Ausland somit einen motivierten Mitarbeiter, der gern in Deutschland leben und sich beruflich langfristig binden möchte.
5. Darüber hinaus bringen Fachkräfte aus dem Ausland neue Ideen und Erfahrungen mit ins Unternehmen nach Deutschland, welches von den Impulsen und einer produktiven Kreativität nur profitieren kann.

Unter welchen Voraussetzungen können Fachkräfte aus dem Ausland eingestellt werden?

Um die Zulässigkeit einer Arbeitsaufnahme von ausländischen Fachkräften in Deutschland zu überprüfen, muss zwischen den Herkunftsländern unterschieden werden. Während EU-Bürger bzw. Personen aus den EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz) bei der Einreise und beim Bewerben auf dem deutschen Arbeitsmarkt keine extra Hürde zu überwinden haben, sieht dies bei den sogenannten Drittstaaten schon anders aus.

Kommt eine Fachkraft aus dem Ausland für ein Unternehmen in Deutschland infrage, so muss sie ein Visum beantragen bzw. erhält – im Fall eines laufenden Asylverfahrens – eine Aufenthaltsgenehmigung. Dabei sind folgende Schritte zu durchlaufen:

1. Im ersten Schritt muss die potentielle Fachkraft bei der deutschen Auslandsvertretung des Heimatlandes ein Visum beantragen.
2. Die von der deutschen Vertretung (z. B. Botschaft) benachrichtigte Bundesagentur für Arbeit prüft anschließend die Voraussetzungen einer Arbeitsaufnahme in Deutschland.
3. Fällt diese Prüfung seitens der Agentur für Arbeit positiv aus, erhält die Auslandsvertretung Rückmeldung. Einer Beschäftigung der ausländischen Fachkraft steht sodann nichts mehr im Wege.
4. Das zeitlich befristete Visum für die Einreise nach Deutschland wird erteilt. Die Arbeitskraft darf hiernach in dem konkreten Unternehmen die Arbeitsstelle antreten.

Grundsätzlich gilt, dass für die Fachkraft nach Erhalt des Visums unbedingt ein Krankenversicherungsnachweis vorgelegt werden muss. Liegen auch alle anderen benötigten Dokumente vor, sind alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Arbeitsantritt erfüllt.

Sonderregelungen für bestimmte Staaten

Eine Ausnahme von diesem Prozedere gilt daneben für Personen, die aus ganz bestimmten Staaten stammen. Haben diese potentiellen Arbeitskräfte die Absicht nach Deutschland einzureisen, um eine Arbeit aufzunehmen, so ist es zwar ratsam bereits vorher ein Visum zu beantragen – eine Pflicht hierfür besteht indes nicht.

Zu diesen Staaten gehören: USA, Kanada, Australien, Neuseeland, Israel, Japan, Andorra, Monaco, San Marino, Republik Korea und Großbritannien.

Bürger dieser Staaten können ohne Visum einreisen und den für eine Arbeitsaufnahme benötigten „Aufenthaltstitel“ zu einem späteren Zeitpunkt beantragen. Ist jedoch nach der Ankunft eine baldige Beschäftigung bzw. Anstellung vorgesehen, ist es vorteilhaft, bereits vor der Einreise einen Antrag für dieses spezielle Arbeitsvisum zu stellen.

Was bedeutet die „Chancenkarte“ für eine ausländische Fachkraft?

Personen aus Nicht-EU-Staaten können anhand einer Chancenkarte auch ohne festen Arbeitsvertrag nach Deutschland einreisen. Damit haben sie die Möglichkeit, erst nach der Einreise eine Arbeit zu suchen. Die Chancenkarte erhält entweder eine ausländische anerkannte Fachkraft oder Personen, die in einem bestimmten Punktesystem mindestens sechs Punkte erreicht haben.

Punkte erlangt man z. B. für gute Deutschkenntnisse, die Teilanerkennung eines Berufsabschlusses oder eine längere Berufserfahrung von zwei bzw. fünf Jahren.

Welche Voraussetzungen können zusätzlich erforderlich sein?

Qualifikation: Werden Fachkräfte mit speziellen Kenntnissen und den entsprechenden Abschlüssen gesucht, kann es sein, dass man diese in Deutschland anerkennen lassen muss. Dies erfolgt in einem extra Verfahren, wobei die unterschiedlichen Standards verglichen und angepasst werden („Gleichwertigkeitsprüfung“).

Sprachkenntnisse: Der Arbeitgeber sollte die Sprachfähigkeiten des potentiellen Mitarbeiters dann genauer überprüfen, wenn die Beherrschung der deutschen Sprache essentiell für die Ausführung der Arbeit ist.

Gesundheit: Es kann es sein, dass eine Gesundheitsprüfung erfolgen muss, um ansteckende Krankheiten auszuschließen. Dies kann zudem je nach Branche variieren.

Welche besonderen Pflichten gehen für Arbeitgeber damit einher?

Nicht nur die Fachkraft selbst muss zahlreiche Schritte bis zum endgültigen Arbeitsbeginn beim deutschen Unternehmen angehen. Auch für den Arbeitgeber bedeuten das Anwerben und insbesondere die Einstellung von Fachkräften aus dem Ausland eine Reihe von Pflichten. Neben den eigenen, unternehmerischen Aufgaben hinsichtlich des Arbeitsantritts neuer Mitarbeiter regelt das Aufenthaltsgesetz die einzelnen Pflichten, die das Unternehmen bzw. der Arbeitgeber zu erfüllen hat.

Die wichtigsten Punkte sind in § 4a Abs. 5 AufenthG genannt. Hierzu zählen:

1. Überprüfen des Aufenthaltstitels

Der Arbeitgeber muss überprüfen, ob der Ausländer über einen Aufenthaltstitel verfügt und „kein diesbezügliches Verbot oder keine diesbezügliche Beschränkung besteht.“ Bei einer geplanten, kurzzeitigen Beschäftigung muss eine Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorliegen. Ist der Aufenthaltstitel lediglich zeitlich beschränkt, sollte der Arbeitgeber die Fachkraft darauf hinweisen, dass dieser im Fall einer fortgesetzten Beschäftigung rechtzeitig zu verlängern ist.

2. Aufbewahrung der wichtigsten Dokumente

Gemäß § 4a Abs. 5 Nr. 2 AufenthG sind während der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters Kopien der Dokumente wie z. B.

• des Aufenthaltstitels,
• der Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit oder
• der Bescheinigung über die Aufenthaltsgestattung in Deutschland

entweder in elektronischer oder in Papierform aufzubewahren.

3. Mitteilung über Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Endet das Beschäftigungsverhältnis zu einem früheren Zeitpunkt als ursprünglich vereinbart, ist der Arbeitgeber gehalten, der zuständigen Ausländerbehörde eine entsprechende Mitteilung zu machen. Dies muss innerhalb einer 4-wöchigen Frist erfolgen.

Recruiting: Wie gewinnen Sie ausländische Fachkräfte?

Damit das Arbeitsverhältnis für beide Seiten einen erfolgreichen Verlauf nehmen kann, sollte der Arbeitgeber im Vorfeld genaue Überlegungen anstellen, wo und vor allem wie das eigentliche Recruiting, die Suche nach qualifizierten Arbeitskräften, vonstatten gehen soll. Das Bemühen um eine geeignete Fachkraft aus dem Ausland für das Unternehmen in Deutschland erfolgt im besten Fall gezielt und beginnt bereits bei der Analyse im eigenen Betrieb.

Folgende Schritte sollte der Arbeitgeber für ein effektives Recruiting einplanen:

1. Überprüfung des Personalbedarfs

Am Anfang aller Neueinstellungen steht eine akribische, regelmäßig ablaufende Personalplanung. Erst, wenn der Arbeitgeber ermittelt hat, in welchen Arbeitsbereichen gezielt Bedarf besteht, kann nach der passenden Fachkraft gesucht werden. Dabei sollte eine exakte Stellenbeschreibung erstellt werden, die vorgibt, welche Kompetenzen gebraucht werden. Zu diesem Zeitpunkt fällt in aller Regel auch die konkrete Entscheidung, die Vorteile einer ausländischen Fachkraft überhaupt nutzen zu wollen.

2. Länderauswahl

Bevor die Stellenanzeige formuliert und geschaltet werden kann, muss das Zielland bzw. die Zielländer herausgefunden werden, aus denen die ausländische Fachkraft kommen soll. Hierbei sind die landeseigenen Bedingungen bei der Rekrutierung von Arbeitskräften allgemein zu eruieren, inklusive der richtigen Ansprache der potentiellen Bewerber. Daneben kann es von Bedeutung sein, schon in diesem Schritt eine Gleichwertigkeitsprüfung von Qualifikationen und Abschlüssen anzustellen.

3. Veröffentlichung der Stellenbeschreibung

Nachdem der internationale Bereich abgesteckt ist, wo überall die Stellenbeschreibung veröffentlicht werden soll, geht es um eine detaillierte Formulierung der Stellenausschreibung und vor allem um die genaue Platzierung im Ausland. Dabei sollten die Fragen beantwortet werden, über welche Kanäle die gewünschten Fachkräfte gefunden werden können und wie es dem Unternehmen gelingt, den eigenen Bekanntheitsgrad zu steigern.

Jobbörsen für ausländische Fachkräfte

Folgende Anlaufstellen und Portale aus Deutschland bzw. in der EU bieten sich für eine Unterstützung für Arbeitgeber beim Recruiting an:

Jobbörse „Make it in Germany“

Das in mehreren Sprachen erreichbare Onlineportal bietet sowohl der ausländischen Fachkraft, aber eben auch dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen. Deutsche Unternehmen erhalten dabei Informationen über Fachkräfte aus dem Ausland und deren Suche nach Arbeitsstellen.

EURES (EURopean Employment Services)

Wie der Name erkennen lässt, stellt das bereits 1993 gegründete EURES das europäische Kooperationsnetz der Europäischen Kommission dar. Ziel des Netzwerkes ist es, für Menschen aus der EU die innereuropäische Mobilität der Arbeitsmärkte über die Landesgrenzen hinweg zu steigern.

Auch hier geht das Angebot in beide Richtungen der möglichen Kooperationspartner: Arbeitnehmer werden über aktuelle Arbeitsmöglichkeiten und -bedingungen und das Leben z. B. in Deutschland beraten und informiert. Daneben finden (deutsche) Arbeitgeber bei der Rekrutierung von Fachkräften aus dem europäischen Ausland Unterstützung.

Auslandsvermittlung und Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit

Hier kümmert sich die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung um die grenzüberschreitende Arbeitsvermittlung. Gleichzeitig bietet die auf der Homepage der Agentur eingerichtete JOBBÖRSE aktuelle Stellenausschreibungen auf dem deutschen Arbeitsmarkt an, worauf sich auch ausländische Kandidaten bewerben können.

Ergänzend können selbstverständlich auch die bekannten sozialen Netzwerke genutzt oder ausländische Messen besucht werden, auf denen sich das jeweilige Unternehmen präsentieren und Kontakte knüpfen kann.

Checkliste: So gelingt die Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland

Um der Fachkraft aus dem Ausland einen möglichst reibungslosen Einstieg ins deutsche Berufsleben bzw. den konkreten Arbeitsplatz zu ermöglichen, kann das Unternehmen zahlreiche Hilfestellungen geben. Hierbei ist zwischen den folgenden zeitlich abzugrenzenden Bereichen zu unterscheiden:

1. Einrichtung einer Willkommenskultur
2. Begrüßung und Willkommen heißen
3. Erste Schritte am Arbeitsplatz
4. Unterstützung im Betrieb und Alltag

Eine geglückte Integration von ausländischen Fachkräften kann dann gegeben sein, wenn folgende Aspekte der Vorbereitung und Einführung beachtet werden:

• Führungskräfte manifestieren und demonstrieren eine offene Unternehmensphilosophie, die u. a. auf Toleranz, Diversity und wertschätzende Kommunikation basiert.
• Mitarbeiter und Geschäftsführer des Unternehmens werden zu Projektteams und Mentoren geformt, um der Fachkraft den Einstieg zu erleichtern.
• Bereits eingestellte Mitarbeiter aus dem Ausland werden hinzugezogen.
• Der neue Mitarbeiter wird vorab u. a. in einem Willkommenspaket über Ereignisse im Unternehmen und rund um den individuellen Arbeitsplatz informiert.
• Weitere Einstiegshilfen folgen in Form von Hinweisen zu: Behörden, Agentur für Arbeit, Kontoeröffnung, ärztliche Betreuung, Schulen, Wohnungssuche, kulturelle Veranstaltungen etc.
• Der konkrete Arbeitsplatz wird vorbereitet und eingerichtet. Dabei erhält die Fachkraft alle notwendige Utensilien.
• Die Fachkraft wird in Arbeitsabläufe und sonstige Unternehmensstrukturen wie z. B. Pausenregelungen, Essen und direkten Ansprechpartnern eingeführt.

Gerade bei Arbeitnehmern, die frisch aus dem Ausland nach Deutschland kommen, ist schnelle Organisationshilfe enorm wichtig, damit die Fachkraft neben der Arbeit auch im privaten Leben schnell Fuß fassen kann.

• Hierzu zählt eine umfassende Unterstützung bei der Wohnungssuche bzw. beim Umzug.
• Darüber hinaus sollte der Ausländer bei Erledigungen und Behördengängen bzw. bei sämtlichen Verwaltungsangelegenheiten begleitet werden und dabei inhaltlich Unterstützung erhalten.