Zusage auf Bewerbung: Wie Sie eine Jobzusage richtig formulieren

Wie muss die Zusage auf eine Bewerbung erfolgen?

Die Einstellungszusage ist ein wichtiges und gleichzeitig für beide Vertragsparteien schönes Ereignis. Da im Bewerbungsgespräch eine persönliche Beziehung zwischen dem Bewerber, dem zukünftigen Vorgesetzten und dem Mitarbeiter aus der HR-Abteilung entstanden ist, wird die Entscheidung und Jobzusage in der Regel mündlich per Telefon kommuniziert. In manchen Fällen erfolgt die Zusage noch während des Vorstellungsgesprächs persönlich durch den künftigen Vorgesetzten. 

Nach der mündlichen Kommunikation ist es zielführend, die Einstellungszusage ebenfalls schriftlich per Post oder E-Mail weiterzuleiten. Die schriftliche Form ist aufgrund ihrer Nachweisbarkeit dringend empfohlen, um dem Kandidaten die Sicherheit zu geben, dass es sich um eine tatsächliche Jobzusage handelt. Die schriftliche Jobzusage stellt die offizielle und rechtsverbindliche Rückmeldung des Unternehmens an den Bewerber dar und ist die Basis für eine positive und vertrauensvolle Zusammenarbeit. 

Welche Bestandteile sollte eine Einstellungszusage aufweisen? 

Eine Einstellungszusage sollte die folgenden Bestandteile aufweisen: 

• Eindeutige Überschrift: Einstellungszusage oder ähnliche Bezeichnung,
• Name und Adresse des Arbeitgebers,
• Name und Adresse des Bewerbers,
• wesentliche Informationen zum Jobangebot, unter anderem Stellenbezeichnung,
• genauer Beginn des Arbeitsverhältnisses mit Angabe des ersten Arbeitstages,
• Informationen zur Probezeit,
• Angaben zur Vergütung und zu sonstigen tariflichen oder außertariflichen Leistungen,
• Arbeitszeiten und Information zum Arbeitsort,
• Hinweis auf geltenden Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sowie
• Unterschrift einer verantwortlichen Person im Unternehmen (Geschäftsführer, Prokurist, HR-Manager).

Wie ist eine Zusage zur Bewerbung aufgebaut?

Eine Zusage zur Bewerbung enthält in der Regel stets dieselben Bausteine – von der Begrüßung über die tatsächliche Zusage und Begründung der Entscheidung bis hin zu weiteren essenziellen Eckdaten wie z.B. den ersten Arbeitstag. Die folgende Tabelle zeigt Ihnen die einzelnen Bausteine einer Bewerbung inklusive Erklärung und Formulierungsbeispielen:

Muster: Wie formulieren Sie Jobzusagen richtig?

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Bis wann sollte die Zusage erfolgen? 

Aus Arbeitgebersicht ist es wichtig, dass eine Zusage umgehend nach der innerbetrieblichen Entscheidung kommuniziert wird. Die Einstellungszusage stellt als verbindlich vorgetragene Rückmeldung die einseitige Bestätigung dar, dass aus Sicht des Unternehmens ein Vertragsverhältnis zustande kommt. Diese Absichtserklärung muss vom Bewerber in der Folge bestätigt werden. In diesem Fall kommt das Arbeitsverhältnis zustande. 

Warum ist eine schnelle Zusage wichtig? 

Vor allem in Zeiten eines voranschreitenden Fachkräftemangels und eines Bewerbermarkts, auf dem Kandidaten häufig mehrere Optionen auf einen Arbeitsplatz haben, sind Schnelligkeit und Professionalität bei der Jobzusage entscheidend.

Wer sollte die Zusage verschicken?

Das Zusageschreiben sollte auf Firmenpapier offiziell versandt werden. Die Zusage wird rechtsverbindlich vom Geschäftsführer oder einem anderen Verantwortlichen im Unternehmen unterzeichnet, der als leitender Angestellter berechtigt ist, Mitarbeiter einzustellen oder zu entlassen. 

Ist eine Zusage verbindlich? 

Eine vom Arbeitgeber kommunizierte Einstellungszusage ist rechtsverbindlich. Dies gilt sowohl für eine mündlich übermittelte Zusage und ebenso für die schriftliche Jobzusage. Der § 145 BGB erklärt, dass derjenige, der einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, an den Antrag gebunden ist.  

Mit der Zusage entsteht eine vorvertragliche Bindung. Würde das Jobangebot vom Arbeitgeber einseitig annulliert werden, würde dieser gegen das Vertrags- und Arbeitsrecht verstoßen. Der Arbeitnehmer könnte auf Grundlage von § 280 BGB Schadenersatz wegen Pflichtverletzung einfordern, da gemäß § 311 BGB ein rechtsgeschäftsähnliches Schulverhältnis entstanden ist. Bei der Einstellungszusage handelt es sich um die Anbahnung eines Vertrags. 

Im Fall einer Absage durch das Unternehmen wäre der Bewerber berechtigt, aufgrund von Vertrauensschaden vor dem zuständigen Arbeitsgericht zu klagen und Schadenersatzforderungen zu stellen. 

Was tun, wenn sich der Kandidat nicht zurückmeldet?

Das sogenannte „Ghosting“ ist auch im beruflichen Umfeld ein bekannter Begriff. Meldet sich ein Bewerber nach einer Einstellungszusage nach einer Karenzzeit von einigen Tagen bis zu zwei Wochen nicht zurück, kann davon ausgegangen werden, dass er nicht an einer Mitarbeit im Unternehmen interessiert ist. Zielorientierte Unternehmen können in diesem Fall eine Nachfassmail nutzen, um Ihr Bedauern auszudrücken. Eine rechtliche Handhabe gegen den Bewerber, der sich nicht zurückmeldet, gibt es nicht. Erst ein unterschriebener Arbeitsvertrag berechtigt Unternehmen dazu, Vertragsstrafen bei Nichtantritt des Arbeitsplatzes einzufordern. 

Sollte der Arbeitsvertrag direkt mit der Zusage verschickt werden?

Wurden alle Vertragsbestandteile mit dem Bewerber besprochen und einvernehmlich geklärt, kann der Arbeitsvertrag mit der Einstellungszusage versandt werden. Nicht in jedem Fall ist ein solches Vorgehen aus betriebsinternen Gegebenheiten praktikabel, da die Ausfertigung von Arbeitsverträgen häufig regulatorischen Zwängen unterliegt und durch Genehmigungsverfahren Zeit benötigt. In der Regel warten Bewerber einige Woche nach Eingang des Zusageschreibens auf den schriftlichen Arbeitsvertrag. 

Checkliste für die Jobzusage!

Damit Ihnen die Jobzusage gelingt und der Kandidat zeitnah in Ihrem Unternehmen startet, habe ich Ihnen noch einmal die wichtigsten Punkte für die perfekte Jobzusage in einer Checkliste zusammengefasst.