Stellenbeschreibung: Definition, Ziele und Aufbau mit Beispielen

Stellenbeschreibung: Definition

Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine Dokumentation, welche die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Anforderungen einer bestimmten Position innerhalb eines Unternehmens detailliert beschreibt. Sie dient als Grundlage für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, die Leistungsbewertung und die Karriereentwicklung.

Eine Stellenbeschreibung sollte folgende Fragen beantworten:

• Was gehört zu den Routineaufgaben einer bestimmten Position?
• In welchem Arbeitsumfeld ist ein Mitarbeiter tätig (an der Maschine, am Computer etc.)?
• Welche genauen administrativen Aufgaben kommen auf einen Beschäftigten zu?

Achtung: Die Stellenbeschreibung muss vom Stelleninhaber eingesehen und vom Arbeitnehmer zur Kenntnisnahme unterschrieben werden. Die Form der Stellenbeschreibung ist standardisiert und die Inhalte – insofern diese vertraglich festgehalten werden – verbindlich.

Stellenbeschreibung ist nicht gleich Stellenanzeige oder -ausschreibung

Die Stellenbeschreibung ist nicht mit der Stellenausschreibung oder einer Stellenanzeige zu verwechseln. Vielmehr kann die Stellenbeschreibung Teil der Stellenanzeige oder -ausschreibung sein. Wer z.B. in einer Stellenanzeige nur die Stellenbeschreibung liest, weiß sofort, was ihn bei diesem Job erwartet und welche Verantwortlichkeiten sowie Anforderungen mit der Funktion verbunden sind. Ebenso sind die Aufgaben in der Stellenbeschreibung umrissen.

Doch erst die gesamte Stellenanzeige gibt wie die Ausschreibung Aufschluss über die Vergütung der Stelle, das Unternehmen sowie die mit der Stelle verbundenen Arbeitszeiten und Sonderleistungen.

Ist eine Stellenbeschreibung Pflicht?

Nein, es gibt keine gesetzliche Grundlage, die den Arbeitgeber verpflichtet eine Stellenbeschreibung zu formulieren.

Allerdings muss ein Arbeitsvertrag gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 5 NachwG stets eine „Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit“ aufweisen. Demnach ist eine Dokumentation über die Funktion der Stelle für Arbeitgeber Pflicht. Eine ausführliche Stellenbeschreibung wiederum ist im Rahmen eines Arbeitsvertrages nicht erforderlich.

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Es gibt keine genauen Vorgaben zu den Inhalten der Stellenbeschreibung. Grundsätzlich sollte das Dokument folgende Informationen enthalten:

• Genaue Bezeichnung der Stelle. Beispiel: Kreditorenbuchhalter/in
• Bezeichnung des Stelleninhabers/der Stelleninhaberin. Beispiel: Bereichsleitung Kreditorenbuchhaltung
• Wie ist die Stelle in die Organisation des Unternehmens eingegliedert? (Zu welcher Abteilung, zu welchem Team gehört sie?) Beispiel: Die Position ist in der Finanzabteilung angesiedelt und führt den Bereich der Kreditorenbuchhaltung
• Wer ist die vorgesetzte Stelle oder Person? Beispiel: Die Vorgesetzte ist die Leiterin der Finanzabteilung
• Wer übernimmt die Stellvertretung? Beispiel: Vertretung erfolgt durch Buchhalter X
• Für wen trägt die Stelle Personalverantwortung? Beispiel: Die Bereichsleitung Kreditorenbuchhaltung trägt die direkte Personalverantwortung für ihr eigenes Team
• Was sind die Ziele der Stelle? Beispiel: Ziel der Stelle ist die genaue und termingerechte Führung der Finanzbuchhaltung sowie die Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen.
• Worin bestehen die Hauptaufgaben? Beispiel: Zu den Hauptaufgaben gehört die Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle, die Vorbereitung von Finanzberichten und die Abstimmung der Konten, sowie die Überwachung und Kontrolle der Ergebnisse des Teams.
• Detaillierte Beschreibung der mit der Stelle verbundenen Aufgaben. Beispiel: Dazu gehören die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen sowie die Durchführung von Bankabstimmungen.
• Welche persönlichen, fachlichen und sozialen Skills werden verlangt? Beispiel: Erforderlich sind ein hohes Maß an Genauigkeit und Zuverlässigkeit, fundierte Kenntnisse in Buchhaltungssoftware (z.B. SAP), sowie gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.
• Welche Kompetenzen sind mit der Stelle verbunden? (Entscheidungsbefugnis, Unterschriftenberechtigung etc.) Beispiel: Die Bereichsleitung Kreditorenbuchhaltung hat die Entscheidungsbefugnis in Bezug auf die Kontierung von Geschäftsvorfällen und ist berechtigt, monatliche Berichte zu erstellen und an die Leitung der Finanzabteilung weiterzuleiten.

Wie schreibe ich eine gute Stellenbeschreibung?

Das Erstellen einer guten Stellenbeschreibung stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Wenn die Inhalte einer Stellenbeschreibung jedoch im Voraus klar definiert sind, fällt die Erstellung wesentlich leichter.

Hier kann es sinnvoll sein, mit bestimmten Leitfäden oder Textbausteinen zu arbeiten. Ein Fragebogen, den Sie der Fachabteilung vorlegen, sorgt dafür, dass Sie noch spezifischeren fachlichen Input bekommen. Dies führt letztendlich zu einer aussagekräftigen Stellenbeschreibung. Zudem ist es hilfreich, die wichtigsten Punkte optisch hervorzuheben. Oftmals überfliegen Bewerber die Stellenanzeigen und Arbeitsverträge und können so wichtige Inhalte nicht übersehen.

Stellenbeschreibungen bauen immer auf einem ähnlichen Prinzip auf und sollten relevante Informationen beinhalten. Zu den wichtigsten Informationen gehören:

1. Die Aufgaben

In einer guten Stellenbeschreibung sollte der Aufgabenbereich genau definiert sein. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und Überschneidungen mit anderen Abteilungen. Sollte der Aufgabenbereich mehrere Abteilungen umfassen oder sonstige Schnittstellen haben, gehören entsprechende Informationen ebenfalls in eine gelungene Stellenbeschreibung. Zudem ist es wichtig, Kern- und Nebenaufgaben zu differenzieren, um den Hauptarbeitsbereich zu definieren. Versuchen Sie, hierbei ein ausführliches Bild zu zeichnen – getreu dem Motto: „so knapp wie möglich, jedoch so ausführlich wie nötig“.

2. Die Ziele

Jede Position in einem Unternehmen und jeder Mitarbeiter tragen zum Unternehmenserfolg bei. Im Rahmen von Zielvereinbarungen wird oftmals definiert, welche Ziele wann erreicht werden sollen. Diese lang- und kurzfristigen Ziele sollten ebenfalls in einer guten Stellenbeschreibung vorkommen. So lassen sich bereits von Anfang an die Weichen für einen gemeinsamen Erfolg stellen.

3. Die Verantwortung

Sollte der gesuchte Mitarbeiter die Verantwortung für bestimmte Abläufe oder andere Kollegen tragen, muss dieser Umstand in einer Stellenbeschreibung angegeben sein. Ebenso gehören Weisungsbefugnisse gegenüber anderen Mitarbeitern, selbstständige Verfügung über bestimmte Ressourcen oder sonstige Mittel in dieses Dokument.

4. Die Fähigkeiten und Kompetenzen

Eine gute Stellenbeschreibung sollte ebenfalls ein Anforderungsprofil enthalten, welches verdeutlicht, ob ein potenzieller Bewerber für die Stelle geeignet ist. Das bedeutet, dass auch die Fähigkeiten beschrieben werden, die notwendig sind, um die vakante Position bestmöglich auszufüllen. Dazu zählen beispielsweise erworbene Qualifikationen (z. B. Ausbildung zum Fachinformatiker/-in, Weiterbildung als Betriebswirt/-in) sowie fachbezogenes Wissen. Außerdem sollten erwartete fachliche Kompetenzen wie IT- oder sprachliche Kenntnisse sowie Methoden-, Führungs- und persönliche Kompetenzen aufgeführt werden.

5. Die Vorgesetzten und Mitarbeiter

Fast jeder Beruf erfordert Interaktion mit anderen Menschen. Die Vorgesetzten, an die man sich bei Fragen oder Problemen wenden kann, sollten in einer Stellenbeschreibung ebenfalls aufgeführt sein. Falls die Tätigkeit eine Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen bedingt, sollten auch die Verantwortlichen anderer Unternehmensbereiche aufgelistet werden.

Die formalen Kriterien einer Stellenbeschreibung variieren je nach Unternehmen, Arbeitsumfeld und Branche. Wird im Öffentlichen Dienst oder im Staatsdienst oftmals eine bestimmte Form vorgeschrieben, kann das bei einem privatwirtschaftlichen Betrieb eher frei nach Ermessen formuliert werden.

Welche Aufgabe erfüllt eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung übernimmt nicht nur eine, sondern gleich mehrere Aufgaben:

• Sie hilft dabei, den Arbeitsplatz bzw. die Funktion in die hierarchische oder betriebliche Struktur des Unternehmens einzuordnen.
• Sie umschreibt eindeutig die mit dem Arbeitsplatz oder der Funktion verbundenen Tätigkeiten und Aufgaben.
• Sie definiert die Anforderungen der jeweiligen Stelle und legt somit das Anforderungsprofil fest.
• Sie kann gezielt auf das Erreichen bestimmter Ziele hin definiert werden.
• Sie zeigt auf, was den beschriebenen Arbeitsplatz auszeichnet.

Mit Hilfe der Stellenbeschreibung wissen Stelleninhaber genau, was ihre Aufgaben sind. Gleichzeitig zielt die Beschreibung darauf ab, die gesamte Arbeit im Unternehmen zu organisieren. So können z.B. Personalverantwortliche schneller sehen, wo noch Bedarf an zusätzlichen Fachkräften besteht und die Personalplanung optimieren. Gleichzeitig liefert die Stellenbeschreibung die Grundlage für Bewerberprofile bei Stellenanzeigen.

Was sind die Ziele einer Stellenbeschreibung?

Stellenbeschreibungen werden für unterschiedliche Ziele benötigt:

Leistungskontrolle von Beschäftigten: Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die in der Stellenbeschreibung aufgeführten Aufgaben und Pflichten mit dem Status Quo ihrer Mitarbeitenden zu vergleichen. Auf diese Weise lässt sich z.B. Bedarf an Weiterbildungen und zusätzlichen Qualifikationen ermitteln.

Einweisung von neuen Beschäftigten: Werden Mitarbeiter neu eingestellt, hilft die Stellenbeschreibung dabei, das neue Aufgabengebiet sowie Verantwortlichkeiten und Anforderungen genau zu definieren. Die Stellenbeschreibung kann demnach das Onboarding neuer Arbeitskräfte erleichtern.

Erstellen von Arbeitszeugnissen: Wird dem Arbeitszeugnis eine Stellenbeschreibung hinzugefügt, können künftige Arbeitgeber sich ein genaues Bild von der bisherigen Arbeit der Bewerber machen.

Wo werden Stellenbeschreibungen eingesetzt?

Stellenbeschreibungen werden in der Stellenanzeige und im Arbeitsvertrag eingesetzt.

In Stellenanzeigen bieten die Stellenbeschreibungen Bewerber*innen einen objektiven Einblick in den potenziellen neuen Job und den damit verbundenen Aufgaben. Auf diese Weise wissen Bewerber*innen schneller, ob sie sich für die ausgeschriebene Stelle bewerben wollen. Sie können die in der Stellenbeschreibung formulierten Anforderungen z.B. mit ihren eigenen Fähigkeiten und Wünschen abgleichen. In der Stellenanzeige ist die Stellenbeschreibung der neutrale und objektive Teil. Sie enthält z.B. keine für das Unternehmen werbenden Inhalte oder konkrete Angaben zur gewünschten Qualifikation der Kandidat*innen.

Wer vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags steht, sollte immer auch ganz genau die darin enthaltene Stellenbezeichnung studieren. Denn dort werden Aufgaben und Pflichten ganz genau umrissen. Diesen Pflichten müssen Angestellte später auch nachkommen können und wollen. Wird der Vertrag unterschrieben, sind die Inhalte der Stellenbeschreibung für die Ausübung der jeweiligen Stelle verbindlich.

Stellenbeschreibung: Vor- und Nachteile

Grundsätzlich müssen Unternehmen beim Definieren von Stellenbeschreibungen immer abwägen zwischen dem Nutzen und dem damit verbundenen erhöhten personellen wie administrativen Aufwand.

Stellenbeschreibung: Muster-Vorlage

Auf unsere Handlungsempfehlungen aufbauend ergibt sich folgende Strukturierung der Stellenbeschreibung, die Sie als Vorlage nutzen können:

Interviews und Tests anhand der Stellenbeschreibung erstellen

Anhand ausführlicher Stellenbeschreibungen zeigt sich schnell ein Anforderungsprofil für zukünftige Mitarbeiter. So können Personalmanager und Führungskräfte Interviews gezielt auf bestimmte Stellen zuschneiden und die Anforderungsprofile mit den Eigenschaften von potenziellen Bewerbern abgleichen. Auch Einstellungstests können optimal auf die zu besetzende Stelle angepasst werden, wenn in der Stellenbeschreibung die Aufgabengebiete ausführlich aufgeführt sind.

Organisatorische Prozesse, unter anderem

• Zugriffsrechte
• Nutzungsrechte
• und Entscheidungsbefugnisse

regeln sich durch eine Stellenbeschreibung. Die Aushändigung der Beschreibung und deren Bestätigung durch die Unterschrift des Arbeitnehmers sichern die Situation rechtlich ab.

Für die Führungskraft hat die Stellenbeschreibung ebenfalls einen deutlichen Vorteil: Wenn ein Arbeitnehmer aus seiner Stelle austritt, können die Austrittsgespräche, auch als Offboarding bezeichnet, anhand der Stellenbeschreibung erfolgen. Dies erleichtert außerdem die Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Durch die Übernahme wesentlicher Merkmale der Stellenbeschreibung erleichtert sich auch die Erstellung des Arbeitsvertrages. So weiß auch der Arbeitnehmer, wenn er die Stelle annimmt, worauf er sich einlässt und was auf ihn zukommen wird.

FAQ zur Stellenbeschreibung