Onboarding im Homeoffice: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Onboarding im Homeoffice: Definition und Ursachen

Onboarding im Homeoffice stellt nichts anderes als eine digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter dar. Die Einarbeitung des Mitarbeiters erfolgt demnach nicht im Büro selbst, sondern virtuell.

Ursachen für das virtuelle Onboarding gibt es viele. Das Onboarding im Homeoffice kommt beispielsweise in Betracht, wenn

• neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen, die ihre Arbeit vollständig von Zuhause erledigen werden (Remote-Jobs),
• neue Arbeitnehmer, die für den neuen Job umziehen müssen, noch am ehemaligen Arbeitsort wohnen,
• Homeoffice aufgrund einer Pandemie angeordnet wurde (z. B. zuletzt durch die COVID-19-Pandemie).

Ziel eines guten Onboardings im Homeoffice ist es, die neuen Mitarbeiter effizient in das Unternehmen, die Unternehmenskultur und ihre Aufgabenbereiche einzuführen, – und das trotz fehlender physischer Anwesenheit.

Was sind die Herausforderungen beim Onboarding im Homeoffice?

Ein gutes und wertschätzendes Onboarding ist für viele Unternehmen ein zentraler Erfolgsfaktor geworden. Der Grund: Verläuft ein Einarbeitungsprozess nicht so, wie Fachkräfte es sich vorgestellt haben, können sie die Probezeit nutzen und schon nach kurzer Zeit wieder kündigen – beispielweise weil die Konkurrenz interessantere Angebote für das Kompetenzmanagement und Bildungsurlaub bietet. Zudem können Mitarbeiter nur selbstständig und produktiv arbeiten, sobald sie wissen, wie Abläufe beim neuen Arbeitgeber funktionieren und wo ihr Aufgabenbereich liegt.

Demnach kommt dem Onboarding ein hoher Stellenwert im Unternehmen zu Teil. Wird der Einarbeitungsprozess rein virtuell durchgeführt, kann es jedoch zu einigen Hürden kommen. Damit Unternehmen auch einen sorglosen und effizienten Onboardingprozess im Homeoffice erzielen, müssen Sie daher die spezifischen Herausforderungen der virtuellen Einarbeitung kennen:

1. Fehlender persönlicher Kontakt

Ohne physische Präsenz im Büro fehlt der direkte, informelle Austausch zwischen neuen Mitarbeitern und Kollegen. Dies erschwert den Aufbau persönlicher Beziehungen und kann zu einem Gefühl der Isolation führen. Der spontane Wissens- und Erfahrungsaustausch, der im Büroalltag oft stattfindet, entfällt.

2. Eingeschränkte Unternehmenskultur-Vermittlung

Die Vermittlung der Unternehmenskultur und der Werte des Unternehmens ist virtuell schwieriger. Neue Mitarbeiter können das Arbeitsumfeld, die Dynamik im Team und die ungeschriebenen Regeln im Unternehmen nicht so leicht erleben wie bei einem persönlichen Onboarding vor Ort.

3. Technische Hürden

Eine stabile technische Infrastruktur ist für das Onboarding im Homeoffice unerlässlich. Schwierigkeiten wie unzureichende IT-Ausstattung, Software-Probleme oder mangelnde digitale Kompetenzen können den Prozess verzögern und den Einstieg erschweren.

4. Kommunikationsbarrieren

Die Kommunikation im Homeoffice ist oft auf digitale Kanäle wie E-Mail, Videokonferenzen und Chats beschränkt. Missverständnisse und Verzögerungen können häufiger auftreten, da wichtige Informationen manchmal nicht sofort verfügbar sind oder nonverbale Signale fehlen.

5. Selbstorganisation der neuen Mitarbeiter

Besonders im Homeoffice müssen sich neue Mitarbeiter stark selbst organisieren. Ohne direkten Zugriff auf Kollegen oder Vorgesetzte im Büro kann es für Einsteiger schwierig sein, die richtigen Ansprechpartner zu finden oder bei Fragen schnelle Unterstützung zu erhalten.

6. Fehlende sofortige Rückmeldung

In der virtuellen Arbeitswelt können Feedback-Schleifen länger dauern. Während im Büro direkte Rückmeldungen durch Kollegen oder Vorgesetzte schnell gegeben werden, ist die Kommunikation im Homeoffice oft zeitverzögert. Das kann zu Unsicherheiten bei neuen Mitarbeitern führen.

7. Motivation und Engagement aufrechterhalten

Ohne den direkten Kontakt zu Kollegen und den sozialen Austausch kann es für neue Mitarbeiter schwierig sein, das nötige Maß an Motivation und Engagement von Anfang an aufrechtzuerhalten. Die Gefahr der Entfremdung vom Team oder Unternehmen ist höher, wenn keine persönliche Interaktion stattfindet.

8. Verständnis komplexer Prozesse

Das Verständnis für komplexe Arbeitsabläufe und firmeninterne Prozesse kann virtuell schwieriger zu vermitteln sein. Ohne direkte Begleitung im Büroalltag haben neue Mitarbeiter weniger Möglichkeiten, durch Beobachtung und Mitmachen zu lernen.

Preboarding im Homeoffice – So gelingt es Ihnen

Ein gelungenes Preboarding ist Pflicht, damit Teammitglieder motiviert und zuversichtlich in ihre neue Stelle starten können. Dabei ist es wichtig, in der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsstart den Kontakt zum Onboardee nicht zu verlieren. Eine transparente Kommunikation nimmt den neuen Mitarbeitern dabei viele Ängste. Personalverantwortliche sollten die Einzuarbeitenden dabei stets über das weitere Vorgehen auf dem Laufenden halten. Dabei interessieren den neuen Arbeitnehmer vor allem folgende Fragen:

• Wie läuft die virtuelle Einarbeitung ab? Gibt es einen Einarbeitungsplan?
• Wer sind die Ansprechpartner und wie sind diese zu erreichen?
• Welche technische Ausrüstung ist am ersten Arbeitstag nötig?
• Gibt es Möglichkeiten, sich im Team zu vernetzen?

Ein ausführliches Informationsschreiben sollte diese Fragen beantworten. Achten Sie darauf, dass dieses zeitnah nach der Vertragsunterzeichnung versendet wird.

Ein herzliches Willkommen: Vernetzungsmöglichkeiten anbieten

Auch wenn der Austausch von Angesicht zu Angesicht entfällt, sollte man neuen Mitarbeitern das Gefühl schenken, Teil eines Teams zu sein. Dabei bietet die Digitalisierung zu Zeiten von Corona sogar Vorteile. Denn noch nie waren die Kollegen digital so gut vernetzt wie zu Krisenzeiten. Das lässt sich nutzen, um neuen Teammitgliedern schon vor dem ersten Arbeitstag ein Gefühl der Zugehörigkeit zu schenken. Möglichst zeitnah sollten sie daher einen Zugang zum firmeninternen Intranet oder anderen Social-Media-Gruppen erhalten.

Von App bis Zubehör: Technische Voraussetzungen klären

Damit das digitale Arbeiten gelingt, ist die passende technische Ausrüstung Pflicht. Die Führungskraft sollte den neuen Kollegen daher detailliert mitteilen, welche Hardware für einen gelungenen Arbeitsstart nötig ist. Neben den Klassikern wie Laptop und Smartphone gibt es bei der technischen Ausstattung noch weit mehr zu beachten:

• Ist sonstige Büroausstattung (wie beispielsweise ein Drucker) nötig?
• Ist der Laptop mit der nötigen Software ausgestattet? Dazu zählen auch Tools für Videokonferenzen, Meetings und das soziale Miteinander
• Ist eine VPN-Verbindung eingerichtet?
• Ist der Zugang zu allen Cloud-Lösungen (inklusive Passwörtern) geschaffen?
• An wen kann sich der Onboardee für technischen Support wenden?

Gerade für Mitarbeiter, die das erste Mal im Homeoffice arbeiten, können die vielen technischen Details überfordernd wirken. Personalverantwortliche sollten daher Hilfe im Umgang mit der Technik anbieten und rechtzeitig über alle technischen Must-haves informieren. Sind die technischen Rahmenbedingungen schon vorab geklärt, kann der Onboardee in der ersten Woche direkt loslegen, ohne sich Gedanken um die Hardware machen zu müssen.

Persönliche Note: Mit einer Aufmerksamkeit begeistern

Wenige Tage vor dem Jobstart ist eine persönliche Geste außerdem ein guter Weg, um das neue Teammitglied auf den ersten Arbeitstag einzustimmen. Ein herzliches Begrüßungsschreiben der Führungskraft sollte dabei nicht fehlen. Zusätzlich kann ein kleines Willkommensgeschenk die Vorfreude auf den Arbeitsstart steigern. Wie wäre es beispielsweise mit einer Kaffeetasse, die das Unternehmens-Branding trägt? Ganz klassisch kann man natürlich auch einen Blumengruß überbringen lassen.

Onboarding im Homeoffice: So geht es ab dem ersten Arbeitstag weiter

Der Grundstein ist gelegt und der Onboardee ist motiviert für seinen ersten Tag im Homeoffice-Büro. Und nun? Das Preboarding ist jetzt abgeschlossen – Zeit für das richtige Onboarding im Homeoffice. Damit die Remote-Einarbeitung gelingt, ist vor allem eines wichtig: Orientierung.

Außerdem ist die soziale Integration ein wichtiger Baustein der Einarbeitungsphase. Vorgesetzte und Kollegen sollten während des gesamten Onboarding-Prozesses im engen Austausch mit dem neuen Teammitglied stehen. So können sich alle Beteiligten regelmäßig Feedback geben und prüfen, ob die Einarbeitung so erfolgreich verläuft, wie geplant.

Wichtiger Anker beim Homeoffice-Onboarding: Orientierung

Nach dem Preboarding folgt bei der Einarbeitung die Phase der Orientierung. Normalweise besichtigen neue Mitarbeiter zu dieser Zeit das Unternehmen und erhalten eine Unterweisung in ihre Arbeitsaufgaben. Doch wie lässt sich das im Homeoffice-Onboarding realisieren?

Eine digitale Willkommensmappe, die den Einarbeitungsplan enthält, kann Abhilfe schaffen. Wer möchte, kann diese Inhalte und Ziele auch als Webinar, E-Learning-Kurs oder als digitales Tutorial gestalten. Doch der Onboardee trägt die Verantwortung für den erfolgreichen ersten Tag nicht allein. Daher sollte der erste Arbeitstag direkt mit einem gemeinsamen Videocall starten, indem das weitere Vorgehen besprochen wird.

Beispiel Onboarding: Der erste Tag im Homeoffice

Wie genau der erste Arbeitstag dabei abläuft, hängt natürlich von unternehmensinternen Strukturen ab. Dennoch kann es hilfreich sein, sich an dieser Grobstruktur zu orientieren:

• Gemeinsamer Start in den Tag mit einem Video-Call
• Dabei zunächst Vorstellungsrunde für alle Anwesenden und Begrüßung des neuen Teammitglieds
• Besprechen des weiteren Tagesverlaufs und festlegen konkreter Arbeitsaufträge
• Der neue Mitarbeiter erfährt, an wen er sich bei Fragen über welches Medium wenden kann
• Zeit für freies Arbeiten. Der Onboardee verschafft sich einen Überblick über seine To-Dos und erledigt erste Aufgaben
• Gegebenenfalls erneutes Meeting nach einigen Stunden, um Fortschritte und Fragen zu klären

Do’s and Don’ts: Generelle Richtlinien für das Remote-Arbeiten

Für die erste Orientierung im Unternehmen spielen auch Zeitpläne eine wichtige Rolle. Diese bieten Struktur und lassen den neuen Kollegen wissen, welcher Zeitrahmen für Aufgaben zur Verfügung steht. Zwar kann man davon ausgehen, dass neue Mitarbeiter im Sinne des Trainings on the Job mit der Zeit an ihren Aufgaben wachsen. Dennoch müssen Homeoffice-Neulinge erst noch lernen, die eigene Arbeitszeit frei einzuteilen – konkrete Zeitpläne können hierbei eine wichtige Stütze sein.

Dazu zählt auch zu klären, ob es Kernzeiten der Anwesenheit gibt und wie Pausen- und Ruhezeiten geregelt sind. Führungskräfte sollten außerdem auch zu Beginn der Einarbeitung darauf eingehen, inwieweit persönliche Ausnahmesituationen bei der Arbeitszeit berücksichtigt werden können – beispielsweise, wenn ein Kind im Homeschooling ist. Die Coronakrise hat die Relevanz der Lebensphasenorientierung noch einmal unterstrichen. Neue Mitarbeiter sollten wissen, in welchen Bereichen des Homeoffice sie eine bestimmte Flexibilität genießen und welche Pflichten es unabhängig vom Privatleben zu erfüllen gilt.

Wir statt ich: Soziales Miteinander im Homeoffice

Ein Unternehmen kann nur durch seine Mitarbeiter bestehen. Um einen Betrieb kennenzulernen, ist es daher auch wichtig, das soziale Miteinander zu durchschauen. Dazu zählen zum einen organisatorische Dinge:

• Wie viele Abteilungen gibt es?
• Wer sind wichtige Ansprechpartner?
• Wer ist für welche Aufgaben zuständig?

Dieser Überblick ist für das neue Teammitglied wichtig, um sich auch beim Onboarding aus dem Homeoffice einen Eindruck vom sozialen Miteinander im Betrieb zu verschaffen.

Während eines normalen Arbeitstages steht vor allem auch der persönliche Kontakt zu den Kollegen im Mittelpunkt. Um dies zu ersetzen, sollten im Homeoffice Alltag nicht nur fachbezogene Calls auf der Agenda stehen, sondern auch die Möglichkeit für einen persönlichen Austausch geschaffen werden. Ein Teamchat für Alltägliches kann hierzu ebenso beitragen wie eine gemeinsame Remote-Kaffeepause. Dabei schaltet sich das Team per Videokonferenz zusammen – doch nicht um zu arbeiten. Vielmehr dient die gemeinsame digitale Pause als Zeit für einen Austausch, um einander besser kennenzulernen und das Teamgefühl zu stärken.

Tipp: Ein Mentorensystem kann das Onboarding im Homeoffice bereichern. Dabei erhält jeder Onboardee einen Paten. Wichtig ist, dass der erfahrene Mitarbeiter eine vergleichbare Position im Unternehmen innehat, damit kein Hierarchiegefälle entsteht. Der Mentor ist der Ansprechpartner für alltägliche Fragen und kann außerdem Insider-Einblicke bieten. Er kann beispielsweise darüber informieren, wie die Karriereplanung und das Coaching im Unternehmen aussieht und welche Personalentwicklungsmaßnahmen es gibt. Er weiß außerdem, ob der Betrieb ein Dual Ladder System bietet.

Feedback: Meinungsaustausch und Qualitätssicherung

Spätestens nach Abschluss der ersten Arbeitswoche sollte eine Führungskraft ein erstes Feedbackgespräch planen. Denn dieses ist nicht nur ein wichtiges Tool der Personalentwicklung. Vielmehr zieht man gemeinsam ein Resümee über die erste Onboarding-Woche. Dabei sollten sich Personalverantwortliche für ein Videotelefonat entscheiden. Denn die Mimik bietet für die Kommunikation häufig interessante Informationen.

Doch beim Feedbackgespräch geht es nicht nur darum, dem Onboardee Rückmeldung zu geben. Vielmehr sollte er auch selbst zu Wort kommen dürfen, um Feedback an das Unternehmen zu geben. Nur so ist die Führungskräfteentwicklung sichergestellt. Vorgesetzte können dabei folgende Fragen nutzen, um das Gespräch zu strukturieren:

• Wie geht es dem Onboardee? Wie geht’s es ihm im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit anderen und im Hinblick auf seine Aufgaben?
• Was hat ihm an der ersten Woche gefallen?
• Wo besteht Verbesserungsbedarf? Was braucht er konkret in der nächsten Woche?

Dieses erste Feedbackgespräch ist wichtig, um die Qualität des Onboardings im Homeoffice zu kontrollieren. Ist der neue Mitarbeiter zufrieden mit seiner Arbeit im Heimbüro und der Einarbeitung? Falls er in der ersten Woche mit besonderen Herausforderungen konfrontiert war, ist nun der richtige Zeitpunkt, um darauf zu reagieren. So lassen sich kleine Unzufriedenheiten frühzeitig aufdecken und beseitigen, bevor sie sich negativ auf die Motivation auswirken.

Der Onboarding-Prozess ist mit der ersten Woche allerdings noch lange nicht abgeschlossen. Daher sind regelmäßige Mitarbeitergespräche in den ersten Monaten unerlässlich, um zu prüfen, dass die gegenseitigen Erwartungen erfüllt werden. So lässt sich auf Dauer auch ein Jobenrichment erreichen und ein Personal Entwicklungszyklus erarbeiten. Die ehrliche und transparente Kommunikation hilft dabei, dass die Einarbeitung zum Erfolg wird.

Onboarding im Homeoffice: Zusammenfassung der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Onboarding im Homeoffice konzentrieren sich darauf, die virtuelle Einarbeitung strukturiert, kommunikativ und unterstützend zu gestalten. Damit das Onboarding reibungslos verläuft und neue Mitarbeiter sich schnell integriert fühlen, sollten Unternehmen die folgenden Erfolgsfaktoren beherzigen:

FAQ zum Thema Onboarding im Homeoffice