Zwischenbescheid formulieren: 3 Muster | Wann & wie oft?

Was ist ein Zwischenbescheid bei der Bewerbung?

Ein Zwischenbescheid bei einer Bewerbung kann als eine proaktive Mitteilung an einen Bewerber definiert werden. Diese erfolgt in der Regel schriftlich und teilt dem Bewerber unter anderem mit, dass seine Bewerbungsunterlagen eingegangen sind oder in welcher Phase im Recruiting-Prozess er sich befindet.

Mit dem Zwischenbescheid wird dem Bewerber also der aktuelle Stand der Bewerbung mitgeteilt. Der Zwischenbescheid ist ein effizientes Kommunikationsmittel, das dazu dient, den Bewerber über den Fortschritt des Bewerbungsprozesses auf dem Laufenden zu halten und eventuelle Wartezeiten transparent zu gestalten. Er vermittelt Antworten auf wichtige Fragen im Bewerbungsprozess und verkürzt die Zeit zwischen einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch oder einer Absage.

Warum ist das Verfassen von Zwischenbescheiden als Unternehmen sinnvoll?

Unternehmen sollten einen Zwischenbescheid im Recruiting-Prozess versenden, um den Bewerbungsprozess transparenter und respektvoller zu gestalten. Ein solcher Zwischenbescheid ermöglicht es, den Bewerberinnen und Bewerbern frühzeitig eine Rückmeldung zu geben und ihnen zu signalisieren, dass ihre Bewerbung aktiv bearbeitet wird. Dies trägt nicht nur zur Wahrung eines professionellen Images des Unternehmens bei, sondern fördert auch eine positive Kandidatenerfahrung.

Darüber hinaus schafft der Zwischenbescheid eine klare Kommunikationsebene zwischen dem Unternehmen und den Bewerberinnen und Bewerbern. Dies ist besonders wichtig, um Vertrauen aufzubauen und den potenziellen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass ihre Bewerbung ernst genommen wird. Ein solches proaktives Vorgehen unterstreicht die Wertschätzung gegenüber den Bewerberinnen und Bewerbern und fördert eine langfristige positive Beziehung zwischen dem Unternehmen und potenziellen Talenten.

Wichtig: Manchmal hört man davon, das Unternehmen Bewerber ghosten. Als „Ghosting“ im Bewerbungsprozess bezeichnet man das plötzliche Abbrechen der Kommunikation ohne vorherige Ankündigung oder Erklärung. Dieses Verhalten kann sowohl von Arbeitgebern als auch von Bewerbern ausgehen und führt in beiden Fällen zu Frustration und Unsicherheiten. Auf einem Bewerbermarkt ist Ghosting besonders problematisch. Unternehmen sind auf qualifizierte Fachkräfte angewiesen und ein unprofessionelles Verhalten wie Ghosting, das eventuell aus mangelnder Organisation oder Überarbeitung resultiert, kann potenzielle Mitarbeiter abschrecken und das Unternehmensimage negativ beeinflussen.

Inhalt: Wie wird ein Zwischenbescheid aufgebaut?

Einen Zwischenbescheid kann man mit den folgenden 6 Schritten professionell aufbauen:

1. Anrede: Beginnen Sie mit einer persönlichen Anrede des Bewerbers, um die Kommunikation individuell und respektvoll zu gestalten.
2. Dank für die Stellenbewerbung: Drücken Sie im Schreiben Ihre Wertschätzung für das Interesse und die Geduld des Bewerbers an Ihrer Firma und für die eingereichte Bewerbung aus.
3. Status der Stellenbewerbung: Teilen Sie dem Bewerber im Schreiben den aktuellen Stand seiner Bewerbung mit. Informieren Sie ihn, ob seine Bewerbung in Bearbeitung ist, ob es Verzögerungen gibt und wie lange er warten muss.
4. Ausblick auf die nächsten Schritte: Geben Sie einen Überblick über den weiteren Bewerbungsprozess. Dies könnte beinhalten, wann der Bewerber mit einer endgültigen Entscheidung rechnen kann oder welche weiteren Schritte geplant sind.
5. Kontaktinformationen: Stellen Sie sicher, dass der Bewerber weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Es ist hilfreich, einen spezifischen Ansprechpartner im Zwischenbescheid zu nennen.
6. Abschlussformel und Unterschrift: Beenden Sie den Brief mit einer höflichen Abschlussformel und Ihrer Unterschrift. Dies unterstreicht die Professionalität Ihres Unternehmens.

3 Muster: Wie wird ein Zwischenbescheid formuliert?

Die folgenden drei Varianten eines Zwischenbescheids zeigen, wie dieser formuliert werden kann:

Wichtig: Ein Zwischenbescheid kann per Mail oder alternativ postalisch versandt werden. Gleiches gilt für eine Absage oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Wann sollte ein Zwischenbescheid verschickt werden?

Zwischenbescheide sollten idealerweise zu definierten Zeitpunkten im Recruiting-Prozess verschickt werden, um den Bewerberinnen und Bewerbern eine klare Orientierung über den aktuellen Stand zu geben und ihre Erwartungen zu managen. Ein erster Zwischenbescheid könnte nach Abschluss der Sichtung der Bewerbungsunterlagen erfolgen, um den Bewerberinnen und Bewerbern zu signalisieren, dass ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist und nun aktiv geprüft wird.

Ein weiterer geeigneter Zeitpunkt für einen Zwischenbescheid könnte nach den Vorstellungsgesprächen sein, um den Bewerberinnen und Bewerbern zeitnah Feedback zu ihrem Auftritt zu geben und sie über den nächsten Schritt im Auswahlprozess zu informieren. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern ermöglicht es den Kandidatinnen und Kandidaten auch, ihre Erwartungen zu justieren und gegebenenfalls ihre Verfügbarkeit oder andere Planungen anzupassen.

Zusätzlich ist ein Zwischenbescheid vor der finalen Entscheidung und möglichen Vertragsverhandlungen angebracht. Dieser informiert die Bewerberinnen und Bewerber darüber, dass der Auswahlprozess in die Endphase geht, und gibt ihnen eine Vorstellung davon, wann mit einer abschließenden Entscheidung zu rechnen ist. Diese proaktive Kommunikation schafft Klarheit und ermöglicht es den Bewerberinnen und Bewerbern, besser planen zu können.

Insgesamt sollten Zwischenbescheide so zeitnah wie möglich verschickt werden, um die Kandidatenerfahrung positiv zu beeinflussen und sicherzustellen, dass die Bewerberinnen und Bewerber stets über den aktuellen Stand des Auswahlprozesses informiert sind.

Macht es Sinn, im Bewerbungsprozess mehrere Zwischenbescheide zu versenden?

Ob es zielführend ist, mehrere Zwischenbescheide per Mail zu versenden, muss im Einzelfall vom individuellen Bewerbungsprozess und den Umständen abhängig gemacht werden. Dauert der Prozess aus betriebsinternen Gründen beispielsweise sehr lange, kann es sinnvoll sein, mehrere Zwischenbescheide zu versenden. In diesem Fall ist der Bewerber kontinuierlich über den Stand der Dinge informiert. Diese proaktive Kommunikation kann helfen, sein Interesse am Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Es ist jedoch entscheidend zu beachten, dass Zwischenbescheide grundsätzlich so zeitnah wie möglich verschickt werden sollten. Erfährt ein Bewerber erst Wochen nach Absenden der Bewerbung, dass er noch weitere Wochen auf eine Entscheidung warten muss, kann dies das Vertrauen in das Unternehmen untergraben und möglicherweise dazu führen, dass der Bewerber andere Jobangebote vorzieht.

Wie können Unternehmen den Bewerbungsprozess effizienter gestalten, um zeitnah Zwischenbescheide versenden zu können?

Um den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten und zeitnah Zwischenbescheide versenden zu können, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen:

1. Klare Auswahlkriterien definieren: Unternehmen sollten im Vorfeld klare Auswahlkriterien für die Bewerbungen festlegen. Dies ermöglicht eine zielgerichtete und effiziente Prüfung der Unterlagen.
2. Automatisierte Vorauswahlverfahren nutzen: Durch den Einsatz von automatisierten Vorauswahlverfahren, wie zum Beispiel Bewerbermanagement-Systemen, können Unternehmen den initialen Auswahlprozess beschleunigen. Diese Systeme können bestimmte Kriterien automatisch auswerten und diejenigen Bewerbungen hervorheben, die am besten zu den Anforderungen passen.
3. Effiziente interne Kommunikation etablieren: Eine klare und effiziente interne Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Entscheidungsträgern im Auswahlprozess ist entscheidend. Dies minimiert Verzögerungen und ermöglicht eine schnellere Abstimmung über Bewerbungen.
4. Standardisierte Interviewprozesse einführen: Die Einführung standardisierter Interviewprozesse kann die Effizienz steigern. Dies beinhaltet klare Leitfäden für Interviewfragen und -bewertungen, um objektive und vergleichbare Informationen zu sammeln.
5. Regelmäßige Schulungen für Entscheidungsträger: Durch regelmäßige Schulungen für Personalverantwortliche und Entscheidungsträger im Auswahlprozess wird sichergestellt, dass sie mit effektiven Methoden und Werkzeugen vertraut sind. Dies fördert eine schnellere und fundierte Entscheidungsfindung.
6. Feedbackschleifen optimieren: Ein schneller Feedbackprozess zwischen den Entscheidungsträgern und den Bewerbern ist entscheidend. Unternehmen sollten klare Strukturen für die Rückmeldung einführen, um Zeitverzögerungen zu minimieren.
7. Bewerbermanagement verbessern: Ein effizientes Bewerbermanagement, das den gesamten Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung umfasst, kann die Verwaltung und Verfolgung von Bewerbungen erleichtern.

Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Unternehmen nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass sie Bewerbern zeitnah transparente Zwischenbescheide senden können, was wiederum das positive Image des Unternehmens als Arbeitgeber stärkt.

Welche Folgen drohen bei fehlenden Zwischenbescheiden?

Das Fehlen von Zwischenbescheiden im Bewerbungsprozess kann verschiedene Auswirkungen auf die Wahrnehmung des Unternehmens durch Bewerber haben:

1. Frustration und Unsicherheit: Das Ausbleiben von Zwischenbescheiden führt oft zu Frustration und Unsicherheit bei den Bewerbern. Ohne klare Rückmeldung über den aktuellen Stand des Bewerbungsprozesses sind sie im Dunkeln und können Schwierigkeiten haben, ihre Erwartungen zu managen.
2. Negative Bewertung des Unternehmens: Bewerber neigen dazu, das Fehlen von Zwischenbescheiden als mangelnde Transparenz oder Desinteresse seitens des Unternehmens zu interpretieren. Dies kann zu einer negativen Bewertung des Unternehmens als Arbeitgeber führen.
3. Abnahme des Bewerberinteresses: Ohne regelmäßige Kommunikation verliert das Interesse der Bewerber an der Position und dem Unternehmen möglicherweise an Schwung. Sie könnten sich nach Alternativen umsehen, die ihnen eine klarere Vorstellung über den Status ihrer Bewerbung vermitteln.
4. Schlechte Mundpropaganda: Bewerber neigen dazu, ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess mit anderen zu teilen. Das Fehlen von Zwischenbescheiden könnte zu negativer Mundpropaganda führen, was die allgemeine Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber beeinträchtigen kann.
5. Geringere Bewerberqualität: Ein Mangel an Kommunikation kann hochqualifizierte Bewerber abschrecken. Diese könnten das Fehlen von Transparenz als Zeichen mangelnder Professionalität interpretieren und sich eher für Unternehmen entscheiden, die eine klare und respektvolle Kommunikation pflegen.
6. Verlust potenzieller Talente: Das Versäumnis, Zwischenbescheide zu senden, kann dazu führen, dass talentierte Bewerber den Eindruck gewinnen, dass ihre Bewerbung für das Unternehmen nicht relevant ist. Dies könnte dazu führen, dass potenzielle Talente verloren gehen, die ansonsten einen positiven Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten könnten.

Gibt es branchenspezifische Unterschiede oder Empfehlungen bezüglich Zwischenbescheiden?

Ja, es gibt branchenspezifische Unterschiede und Empfehlungen bezüglich Zwischenbescheiden im Bewerbungsprozess:

• Schnelligkeit in der Technologiebranche: In der Technologiebranche, die oft von einem schnellen Innovationszyklus geprägt ist, wird eine zügige Kommunikation im Bewerbungsprozess besonders geschätzt. Bewerber in der Technologiebranche sind oft gut vernetzt und haben möglicherweise mehrere Optionen zur Auswahl. Daher ist es ratsam, zeitnah Zwischenbescheide zu versenden, um das Interesse der Bewerber aufrechtzuerhalten.
• Traditionelle Strukturen in der Finanzbranche: In der Finanzbranche, die oft von formellen und traditionellen Strukturen geprägt ist, wird eine sorgfältige und gut durchdachte Kommunikation bevorzugt. Zwischenbescheide sollten hier klar und präzise sein, um den Professionalismus des Unternehmens zu betonen. Dies ist besonders wichtig, da Bewerbungsprozesse in der Finanzbranche oft mehrstufig und gründlich sind.
• Kreativität und Flexibilität in der Kreativbranche: In kreativen Branchen, wie der Werbe- oder Designbranche, werden oft Flexibilität und Kreativität geschätzt. Zwischenbescheide können hier eine Gelegenheit bieten, zusätzliche Informationen zu geben oder den kreativen Ansatz des Unternehmens zu betonen, was das Interesse der Bewerber weiter steigern kann.
• Kundenorientierung im Dienstleistungssektor: Im Dienstleistungssektor, insbesondere in kundenorientierten Branchen wie dem Kundenservice oder der Hotellerie, ist eine freundliche und kundenorientierte Kommunikation entscheidend. Zwischenbescheide sollten hier nicht nur informativ, sondern auch ansprechend und serviceorientiert sein.
• Wissenschaftliche Genauigkeit in der Forschungsbranche: In der Forschungs- und Entwicklungsbranche, in der Präzision und wissenschaftliche Genauigkeit von großer Bedeutung sind, sollten Zwischenbescheide entsprechend formuliert sein. Hier ist es wichtig, den Bewerbern das Gefühl zu vermitteln, dass ihre Arbeit ernst genommen wird und dass der Auswahlprozess auf fundierten Kriterien basiert.