Lohnfindung: Interne und externe Faktoren

Was versteht man unter Lohnfindung?

Aus Arbeitgebersicht bezeichnet die Lohnfindung den Prozess, bei dem die Höhe der Vergütung für Mitarbeiter festgelegt wird. Dabei wird eine Balance zwischen den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens und einer angemessenen, marktgerechten Entlohnung angestrebt, um qualifizierte Arbeitskräfte zu gewinnen und langfristig zu binden.

Ziel der Lohnfindung ist es, eine faire und marktkonforme Vergütung festzulegen, die sowohl die Leistung des Mitarbeiters würdigt als auch die finanzielle Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert. Sie spielt zudem eine wichtige Rolle bei der Mitarbeiterbindung und -motivation.

Lohngerechtigkeit: Leistungsgerechte Entlohnung anhand wichtiger Faktoren

Lohngerechtigkeit heißt nicht, dass jeder Arbeitnehmer dieselbe Entlohnung bekommt. Vielmehr ist es Aufgabe des Betriebs, eine leistungsgerechte Entlohnung zu bieten. Erfahrung, Betriebszugehörigkeit und die Arbeitszeit, das Ausbildungsniveau und Qualifikationen, aber auch die Leistung und Funktion des einzelnen Mitarbeiters fließen in eine leistungsgerechte Entlohnung ein.

Lohngerechtigkeit schließt somit aus, dass ein neuer Arbeitnehmer den gleichen Lohn wie ein seit Jahrzehnten beschäftigter Mitarbeiter erhält. Zahlt Ihr Unternehmen gerechte Löhne, wirkt sich diese Ausrichtung positiv auf Ihr Image und die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter aus. Die Lohnstruktur im Blick zu behalten, Vergütungen angemessen zu ermitteln und eine nachvollziehbare Lohnpolitik auszugestalten, ist eine verantwortungsvolle Aufgabe – auch in rechtlicher Hinsicht.

Welche Faktoren beeinflussen die Höhe des Lohnes?

Die Lohnfindung ist der Prozess, bei dem die Höhe der Vergütung für eine Arbeitskraft festgelegt wird. Sie basiert auf verschiedenen Faktoren, die sowohl interne als auch externe Aspekte umfassen.

Interne Faktoren der Lohnfindung

• Qualifikation und Erfahrung: Mitarbeiter mit höherer Ausbildung oder mehr Berufserfahrung erhalten in der Regel eine höhere Vergütung.
• Verantwortungsbereich: Je größer die Verantwortung eines Mitarbeiters, desto höher fällt meist auch der Lohn aus.
• Unternehmensinterne Lohnstrukturen: Viele Unternehmen haben festgelegte Gehaltsbänder für bestimmte Positionen oder Abteilungen.

Externe Faktoren der Lohnfindung

• Marktbedingungen: Die Nachfrage nach bestimmten Qualifikationen oder Berufen beeinflusst die Lohnhöhe. Berufe mit Fachkräftemangel führen oft zu höheren Löhnen.
• Branchenübliche Vergütungen: Unternehmen orientieren sich häufig an den Löhnen, die in ihrer Branche oder Region üblich sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Tarifverträge: In vielen Branchen sind Löhne tariflich geregelt und setzen verbindliche Standards für die Entlohnung.

Lohnfindung: Welches Vergütungssystem wählen?

Lohn ist nicht gleich Lohn. Unternehmen haben bei der Lohnfindung ebenfalls das im Betrieb etablierte Vergütungssystem zu berücksichtigen. Folgende Vergütungssysteme sind üblich:

• Zeitlohn (Stundenlohn)
• Leistungslohn
• Monatslohn beziehungsweise Gehalt

Neben der festen Lohnzahlung können Alternativlöhne und Lohnzuschläge, so zum Beispiel der Naturallohn und Leistungen mit Lohncharakter für einen größeren Anreiz sorgen und die Lohnstruktur sinnvoll ergänzen. Um die richtige Lohnart zu finden, ist ein branchenspezifischer Gehaltsvergleich aber essenziell.

Lohnzuschläge – der Stundenlohn mit Zuschlägen

Wer den regulären Stundenlohn zahlt und Arbeitnehmer zu zuschlagspflichtigen Zeiten beschäftigt, steht in der Berechnung vor einer nicht zu unterschätzenden Herausforderung. Bei Stundenlöhnen werden Nacht- und Wochenendzuschläge, das 13. Gehalt sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Feiertagszuschläge nicht auf Basis eines Festgehalts, sondern anhand der tatsächlich geleisteten Stunden errechnet.

Tipp: Bei dieser Berechnung handelt es sich um ein sehr komplexes Modell. Wenn Sie Lohnzuschläge zahlen, sparen Sie viel Zeit, indem Sie keinen Stundenlohn, sondern ein monatliches Festgehalt vereinbaren. Die Lohnzuschläge lassen sich auf dieser Basis einfacher ermitteln und das Gehaltsmanagement weist eine Null-Fehlerquote auf. Viele Arbeitgeberverbände empfehlen dieses Vorgehen.

Ist Lohntransparenz sinnvoll oder kontraproduktiv?

In einigen Ländern ist die Lohntransparenz längst üblich. Hierzulande verankern zahlreiche Unternehmen im Rahmen ihrer Lohnpolitik eine Verschwiegenheitsvereinbarung im Arbeitsvertrag. So ist es dem Arbeitnehmer vertraglich nicht gestattet, über sein Gehalt zu sprechen. 

Inwieweit eine Lohntransparenz sinnvoll ist, hängt unter anderem von den Lohndifferenzen im Unternehmen ab. Wer sich für eine innerhalb des Unternehmens praktizierte offene Kommunikation der Löhne entscheidet, wird nicht bei allen Arbeitnehmern auf Verständnis stoßen. 

Achtung! Auch wenn sich eine Abteilung einheitlich für die Lohntransparenz ausspricht, kann es am Ende zu Verwerfungen kommen. Vor allem gering verdienende Mitarbeiter, deren Entlohnung sind in der Nähe des Mindestlohns befinden, äußern schneller ihre Unzufriedenheit.

Lohnverhandlung mit Bewerbern

Der anvisierte Lohn sollte bereits vor der Veröffentlichung einer Stellenanzeige festgelegt werden. Heute ist es nicht unüblich, dass ein potenzieller Arbeitnehmer oder Angestellter mit einer eigenen Vorstellung zum Gehalt ins Bewerbungsgespräch geht und diesen Aspekt ohne lange Wartezeit anspricht. Eine feste Vorstellung Ihrerseits muss Verhandlungen nicht ausschließen, sofern diese plausibel sind und sachlich vermittelt werden.

Wichtiger Hinweis! Lassen Sie sich für die Lohnverhandlung ein wenig Spielraum. Im Rahmen der Lohnfindung werden Stellen nicht mit Betrag X budgetiert, sondern mit einem Gehaltsband, also einer bestimmten Bandbreite. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihrem Kandidaten entgegenzukommen oder größere Lohnerhöhungen in Aussicht zu stellen, wenn der Gehaltswunsch Ihres Gegenübers unter Ihrer Bemessungsgrundlage liegt.

Welchen Lohnanspruch hat ein Arbeitnehmer?

In der Entscheidung für eine Lohnart wird beherzigt, welchen Anspruch der Arbeitnehmer an seinen Lohn hat. Bei allen Lohnarten gilt der vertraglich fixierte Lohn, der nicht den Leistungserfolg, sondern die getane Arbeit entlohnt. Ausnahmen bilden Provisionen (fällt unter die leistungsgerechte Entlohnung), die zusätzlich zum regulären Lohn ausgeschüttet werden. Diese sind erfolgsabhängig, sodass ein Arbeitnehmer keinen rechtlichen Anspruch, sondern nur ein Anrecht bei erbrachtem Arbeitserfolg erwirbt.

Wichtiger Hinweis! Alle Arbeitnehmer haben Anspruch auf die pünktliche Zahlung des Lohns. Der Zeitpunkt der Lohnzahlung wird im Arbeitsvertrag festgehalten und bezeichnet nicht den Tag der Anweisung, sondern den Tag der Verfügbarkeit auf dem Konto des Arbeitnehmers.

Lohnzusatzleistungen bieten verschiedene Individualaufstockungsmöglichkeiten

Die bekanntesten Lohnzusatzleistungen sind Naturallöhne in Form von Kost und Logis sowie Provisionszahlungen. Ebenfalls beliebt sind Sachbezüge, also geldwerte Vorteile und Zusatzleistungen, die bei der Lohnfindung Berücksichtigung finden können.

Zusätzliche Entlohnung durch sogenannte Naturallöhne

Zu Naturallöhnen gehören kostenlose Arbeitskleidung, Firmenfahrzeuge, die auch privat genutzt werden dürfen und beispielsweise ein Zuschlag auf die Zweitwohnung am Arbeitsort. Nicht erlaubt sind reine Naturalleistungen, die anstelle einer Geldzahlung den Gesamtlohn ausmachen. 

Gibt es eine Vereinbarung über vertragliche Lohnzusatzleistung, ist auch ein Abzug des Naturallohns vom Gehalt nicht zulässig. Im steuerrechtlichen Sinne stellt der Naturallohn ein Geschäft dar, das der Buchhaltungs- und Steuerplicht unterliegt.

Steuerfreie Sachbezüge: Brutto ist gleich netto

Wer seinem Team geldwerte Vorteile ermöglichen will, sollte sich unbedingt über steuerfreie Sachbezüge informieren. Seit dem Jahr 2022 beläuft sich der Freibetrag auf 50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter (Stand September 2024). Diese geldwerten Vorteile können in der Lohnstruktur Berücksichtigung finden und bieten dem Arbeitgeber einen nennenswerten Vorteil: 50 Euro mehr brutto betragen auch 50 Euro mehr netto.

Wichtiger Hinweis! Bei steuerfreien Sachbezügen handelt es sich wie der Name schon vermuten lässt, nicht um Barlohn, sondern um beispielsweise Gutscheine – also Sachlohn.

Bis zum Grenzwert von 50 Euro sind solche Sachbezüge frei von Lohnsteuer- und frei von Sozialversicherungsabzügen. Das bedeutet: Der Arbeitnehmer erhält beispielsweise einen 50 Euro Gutschein monatlich, muss dafür aber keine Sozialleistungen abführen. Brutto entspricht also netto.

Wie funktioniert Lohnfindung bei Tariflohn?

Haben Gewerkschaften in Tarifverhandlungen mit Arbeitgeberverbänden eine bestimmte Entlohnung ausgehandelt, sind diese Lohngruppen für die Branche bindend. Im Rahmen des Tarifsystems soll Arbeitnehmern zugesichert werden, nicht unterbezahlt zu werden.

Das heißt aber nicht, dass es im Rahmen der Lohnfindung keinen Verhandlungsspielraum gibt. Zwar ist der Tariflohn immer als Mindestmaß zu sehen, dennoch haben Unternehmen die Möglichkeit, die Entlohnung im Arbeitsvertrag individuell auszuhandeln. Luft nach oben für Bonus-Zahlungen ist in der Lohnstruktur immer, auch geldwerte Vorteile sind möglich.

Lohnentwicklung als wichtiges Fundament im Gehaltsmanagement

Auch wenn die leistungsgerechte Entlohnung im Vordergrund steht, bedarf es im Rahmen der Lohnvereinbarung fundierte Kenntnisse zur Lohnentwicklung. Gerade wenn es um die Neueinstellung von Arbeitnehmern geht, ist die Lohnentwicklung ein ebenso wichtiger Bestandteil wie die Lohnermittlung anhand der arbeitnehmerspezifischen Faktoren.

Es empfiehlt sich nicht, eine Neueinstellung zu veralteten Lohnkonditionen vorzunehmen. Hierbei besteht das Risiko, dass diese Tendenz vom Bewerber durchschaut und in der Gehaltsverhandlung angesprochen wird. Gleichzeitig ist es nicht unwahrscheinlich, mit einer veralteten Lohnstruktur interessante Bewerber abzuschrecken.

Tipp: Wer sich über den aktuellen Durchschnittslohn in der Branche, über die Lohnentwicklung der letzten Dekade und über die Löhne der härtesten Konkurrenten informiert, schafft ein stabiles Fundament für seine eigenen Lohnverhandlungen.

Fazit: Lohnfindung leicht gemacht

Der Arbeitsmarkt befindet sich im Umbruch: Es gibt kaum mehr Arbeitslosigkeit. Demografischer Wandel und Fachkräftemangel tragen dazu bei, dass sich Arbeitnehmer in vielen Branchen mittlerweile aussuchen können, wo sie tätig werden. Um als Unternehmen im War for Talents zu punkten, kommt es nicht nur auf eine gute Unternehmenskultur und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf an. Auch wenn diese Faktoren zunehmen wichtiger werden, ist ein angemessener Lohn nach wie vor der relevanteste Hebel, um potenzielle Mitarbeiter anzuziehen.

Als Basis für die Lohnfindung gilt ein Vergleich mit Wettbewerbern aus der Branche – in der Regel befindet sich dieser abseits des Mindestlohns. Selbstredend ist auch die wirtschaftliche Situation des Unternehmens wichtig. In Verhandlungen mit Arbeitnehmern müssen ebenfalls von Gewerkschaften ausgehandelte Tarifverträge Berücksichtigung finden.

Lohn und Gehalt sind in Deutschland noch immer Verhandlungssache – daher sollten Personalverantwortliche immer Gehaltsspannen in petto haben. Naturallöhne oder Sachbezüge sind eine gute Möglichkeit, Mitarbeitern mehr Netto vom Brutto zu bieten und so als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.