Einladung zum Vorstellungsgespräch – 3 Muster + Checkliste

Checkliste: Inhalte der Einladung zum Vorstellungsgespräch + Beispiele für Formulierungen

Es gibt abhängig von der Position und vom Unternehmen unterschiedliche Inhalte, die in einer schriftlichen Einladung zu einem Vorstellungsgespräch enthalten sein sollten. Nicht alle in dieser Checkliste enthaltenen Punkte müssen zwingend in einer Einladung zu einem Bewerbungsgespräch enthalten sein. Entscheidend ist, dass der Bewerber über den Termin, das Gespräch und den Bewerbungsprozess umfassend informiert wird. 

Formulierungsbeispiele für die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Nachdem Sie nun wissen, welche Inhalte eine Einladung zum Vorstellungsgespräch enthalten sollte, möchte ich Ihnen zu diesen Punkten auch gern direkt noch ein paar Beispiele für Formulierungen an die Hand geben:

5 Tipps: Wie schreiben Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?

Damit die Einladung zum Vorstellungsgespräch professionell und interessant auf den Bewerber wirkt, kommt es nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch auf die Art und Weise, wie Sie den Kandidaten einladen. Damit Sie den Bewerber bereits vor dem Vorstellungsgespräch von Ihrem Unternehmen überzeugen, sollten Sie die folgenden 5 Tipps unbedingt beachten.

Tipp 1: Freundliche und persönliche Ansprache

Beginnen Sie Ihre Einladung mit einer freundlichen und persönlichen Anrede, in der Sie den Bewerber beim Namen nennen. Vermeiden Sie zu förmliche oder standardisierte Formulierungen. Ein persönlicher Ansatz schafft eine angenehme Atmosphäre und zeigt, dass Sie sich für den Bewerber interessieren.

Beispiel: „Sehr geehrte/r [Bewerbername], wir freuen uns, Sie zu einem persönlichen Gespräch einzuladen.“

Tipp 2: Klare Angaben zu Ort, Zeit und Datum

Stellen Sie sicher, dass Ihr Terminvorschlag alle relevanten Informationen enthält, damit der Bewerber genau weiß, wann und wo das Bewerbungsgespräch stattfindet. Geben Sie das genaue Datum, die Uhrzeit und den Ort an. Falls es besondere Anweisungen gibt, wie z.B. einen Eingang, den der Bewerber nutzen soll, erwähnen Sie diese ebenfalls.

Beispiel: „Das Bewerbungsgespräch findet am [Datum] um [Uhrzeit] in unserem Büro in [Adresse] statt. Bitte nutzen Sie den [spezifischen Eingang].“

Tipp 3: Positives und motivierendes Feedback

Nutzen Sie die Einladung, um dem Bewerber ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. Erwähnen Sie kurz, warum Sie das Interesse an seiner Bewerbung haben und wie sehr Sie sich auf das Gespräch freuen. Dies motiviert den Bewerber und stärkt sein Interesse an der Position.

Beispiel: „Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen sorgfältig geprüft und sind beeindruckt von Ihrem Werdegang und Ihren Qualifikationen. Ihr Profil passt perfekt zu unseren Anforderungen, und wir freuen uns darauf, Sie näher kennenzulernen.“

Tipp 4: Bezug zur Stelle

Betonen Sie in Ihrer Einladung den Zusammenhang zwischen den Fähigkeiten und Erfahrungen des Bewerbers und den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle. Zeigen Sie dem Bewerber, dass Sie seine Qualifikationen sehr genau geprüft haben und ihn als wertvollen Kandidaten sehen.

Beispiel: „Wir sind der festen Überzeugung, dass Ihre Erfahrung in [spezifischem Bereich] und Ihre Fähigkeiten in [spezifischen Fähigkeiten] perfekt zu den Anforderungen der Position als [Positionstitel] passen.“

Tipp 5: Offenheit für Fragen und zusätzliche Informationen

Geben Sie dem Bewerber das Gefühl, dass das Bewerbungsgespräch auch eine Gelegenheit für ihn ist, Fragen zu stellen und zusätzliche Informationen über die Position und seinen potenziellen Arbeitgeber zu erhalten. Dies zeigt, dass Sie Wert auf Transparenz legen.

Beispiel: „Während des Gesprächs haben Sie ausreichend Zeit, um Fragen zu stellen und weitere Einblicke in die Position und unser Unternehmen zu gewinnen. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um alle offenen Fragen zu klären.“

3 Muster-Vorlagen für die Einladung zum Bewerbungsgespräch

Damit es Ihnen gelingt, eine gute und professionelle Einladung zum Vorstellungsgespräch zu schreiben, finden Sie im Folgenden drei Vorlagen, die Sie als Muster heranziehen können.

Vorlage 1: Einladung zum Bewerbungsgespräch als Lagerist

Sehr geehrter Herr/Frau,

herzlichen Dank für Ihre Bewerbung vom 20.09.2023 als Lagerist in unserer Abteilung Warenwirtschaft und für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Nach sorgfältiger Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen möchten wir Sie gern persönlich kennenlernen und laden Sie zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ein.

Das Vorstellungsgespräch findet am Donnerstag, den 12. Oktober 2023 um 10:00 Uhr statt. Das Gespräch wird im Lager unseres Unternehmens in der [Adresse] stattfinden. Wir erwarten, dass das Gespräch circa eine Stunde dauern wird. Das Bewerbungsgespräch wird von unserem Lagerleiter, Herrn Thomas Müller sowie von Frau Maren Schröder (HR Business Partner) geleitet.

Bitte bringen Sie eine Kopie Ihres Lebenslaufs, Ihren Personalausweis oder Reisepass sowie alle relevanten Zertifikate mit. Wenn Sie weitere Arbeitsproben oder Referenzen haben, können Sie diese ebenfalls gern als Kopie mitbringen.

Bitte bestätigen Sie uns Ihre Teilnahme bis Montag, 9. Oktober 2023 per E-Mail an info@unserunternehmen.de oder telefonisch unter 0123-456789. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass ein gepflegtes Erscheinungsbild für das Vorstellungsgespräch erwartet wird. Wir empfehlen Ihnen dezente Business Casual Kleidung.

Wir freuen uns sehr darauf, Sie kennenzulernen und stehen Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Name des Personalreferenten]

Vorlage 2: Einladung zum Vorstellungsgespräch als Auszubildender im Berufsfeld Kaufmann für Bürokommunikation

Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers],

herzlichen Dank für Ihre Bewerbung als Auszubildender zum Kaufmann für Bürokommunikation. Ihre schriftliche Bewerbung hat uns überzeugt. Gerne möchten wir Sie aus diesem Grund zu einem persönliochen Vorstellungsgespräch einladen.

Das Gespräch findet am Donnerstag, den 12. Oktober 2023 um 10:00 Uhr in unseren Firmenräumlichkeiten in der [Adresse] statt. Ihr Gesprächspartner wird Maik Schröder (Ausbildungsleiter kaufmännische Berufe) sein. Wir erwarten, dass das Gespräch etwa eine Stunde dauern wird. 

Um Ihre Teilnahme am Vorstellungsgespräch sicherzustellen, bitten wir Sie, uns bis spätestens Montag, 9. Oktober 2023 per E-Mail an info@unserunternehmen.de oder telefonisch unter 0123-456789 zu kontaktieren und uns Ihre Teilnahme zu bestätigen.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und stehen Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Name des Personalreferenten]

Vorlage 3: Einladung eines Bewerbers auf eine Position als Geschäftsführer (CEO)

Sehr geehrte/r [Name des Bewerbers],

wir möchten uns bei Ihnen sehr für Ihr Interesse an der Position des CEO bei [Firmenname] bedanken. Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen haben uns begeistert! Aus diesem Grund möchten Sie besser kennenlernen, Ihnen unser Unternehmen und wichtige Verantwortliche vorstellen und die Möglichkeiten einer eventuellen Zusammenarbeit mit Ihnen gemeinsam ausloten. Daher laden wir Sie gern zu einem Kennenlerngespräch ein.

Das Gespräch findet am Freitag, den 20. Oktober 2023 um 10:00 Uhr in unserer Unternehmenszentrale in [Adresse] statt. 

Das Interview wird aus drei Teilen bestehen, wobei jeweils ein Mitglied unseres Verwaltungsrates, unseres Executive Teams und unseres Aufsichtsrates anwesend sein wird. Jeder Teil dauert circa 45 Minuten, und Sie werden die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen oder zusätzliche Informationen bereitzustellen. Das Ziel des Interviews ist es, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu evaluieren und zu sehen, wie ihre Ziele und Strategien mit unseren Unternehmenszielen übereinstimmen.

Wir sind davon überzeugt, dass Sie in unserem Unternehmen einen positiven Beitrag leisten können, und freuen uns sehr darauf, Sie in unserer Firmenzentrale begrüßen zu dürfen. Sollten Sie vorab Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Mit freundlichen Grüßen

[Name des Personalvermittlers und Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail]

[Position des Personalvermittlers]

In welcher Form sollte die Einladung erfolgen? 

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu versenden. Moderne Unternehmen wählen häufig digitale Formate während konservative Unternehmen eher die schriftliche Einladung per Post nutzen. Die folgenden vier Möglichkeiten haben sich im Praxisalltag bewährt und gewährleisten einen schnellen und stringenten Bewerbungsprozess:

Bei der Entscheidung, welche der vier Optionen gewählt wird, sollten die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

1. Geschwindigkeit: Wie dringend ist der Termin für das Vorstellungsgespräch?
2. Persönlichkeit: Welche Methode passt besser zum Unternehmen und zur Position?
3. Datenschutz: Ist sichergestellt, dass die personenbezogenen Daten des Kandidaten entsprechend den rechtlichen Bestimmungen der DSGVO behandelt werden? 

Bis wann sollte die Einladung erfolgt sein? 

Es gibt keine generelle Faustregel, wie weit vor dem terminierten Interview eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erfolgen muss. Große Unternehmen haben in der Regel umfangreiche Prozesse für die Einstellung von Mitarbeitern und benötigen mehr Zeit, um intern zu planen. Aus diesem Grund sollten Einladungen zu Vorstellungsgesprächen im Mindestfall zwei Wochen im Voraus verschickt werden. Dauern Einstellungsprozess aus regulatorischen Gründen, beispielsweise in einer öffentlichen Verwaltung länger, macht es Sinn, Einladungen zum Bewerbungsgespräch drei bis vier Wochen vor dem geplanten Interviewtermin zu verschicken. 

Umso weiter entfernt der Kandidat von der Firmenzentrale oder vom Interviewort wohnt, desto früher sollten Sie die Einladung verschicken. Dies gewährleistet, dass der Kandidat genügend Zeit hat, um Reise- und Unterkunftsvorbereitungen zu treffen. Eine späte oder kurzfristige Einladung könnte beim Bewerber den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen unorganisiert ist. Eine frühzeitige Einladung zeigt im Gegensatz, dass das Unternehmen Wert auf professionelle Kommunikation und eine gute Beziehung zu seinen Bewerbern legt.

Sollte der Bewerber zu einer Einladungsbestätigung aufgefordert werden?

Das Vorstellungsgespräch gehört zu den wichtigsten Terminen im Bewerbungsprozess. Aus diesem Grund gehört es zur professionellen Praxis, den Bewerber zu bitten, die Einladung zum Vorstellungsgespräch telefonisch oder schriftlich zu bestätigen, sofern keine Absage erfolgt. Die Einladungsbestätigung bietet dem Unternehmen Planungssicherheit. 

Tipp: Eine Erinnerungs-E-Mail einige Tage vor dem Interview wirkt professionell und bringt dem Unternehmen weitere Sicherheit. Es ist gewährleistet, dass der Bewerber an das Interview denkt und dass keine Planungsfehler aufgetreten sind. 

Warum ist eine professionelle Einladung wichtig?

Eine professionell formulierte Einladung zum Vorstellungsgespräch für Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung – und zwar aus mehreren Gründen:

• Erster Eindruck: Die Einladung ist oft der erste offizielle Kontakt, den ein Bewerber mit einem Unternehmen und zukünftigen Arbeitgeber hat. Ein gut formuliertes Schreiben vermittelt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass das Unternehmen professionell ist und die Bewerbung ernst nimmt.
• Wertschätzung: Eine sorgfältig formulierte Einladung zeigt Wertschätzung für die Zeit und Mühe, die der Bewerber in die Bewerbung investiert hat. Dies kann die Beziehung zwischen Bewerber und Unternehmen von Anfang an stärken.
• Positive Wahrnehmung des Unternehmens und des Employer Branding: Eine sorgfältig formulierte Einladung signalisiert Professionalität und Wertschätzung gegenüber den Bewerbern. Dies trägt dazu bei, dass das Unternehmen als seriös und respektvoll wahrgenommen wird. Ein positiver erster Eindruck kann die Reputation des Unternehmens stärken und die Arbeitgebermarke festigen, was wiederum talentierte Bewerber anzieht.
• Effektivere Kandidatenauswahl: Eine klare und professionelle Einladung ermöglicht es Bewerbern, die Erwartungen und Anforderungen der Position besser zu verstehen. Dies hilft dabei, Kandidaten anzuziehen, die wirklich an der Stelle interessiert sind und die erforderlichen Qualifikationen mitbringen. Dies führt zu einem effizienteren Auswahlprozess und spart Zeit und Ressourcen.
• Verbesserte Zeit- und Ressourcenverwaltung im Bewerbungsprozess: Durch klare Informationen in der Einladung, wie Datum, Uhrzeit und Ort des Gesprächs, können sowohl Bewerber als auch das Unternehmen ihre Zeit effizienter planen. Dies vermeidet Verwirrung und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf des Auswahlprozesses.
• Vermeidung von Missverständnissen und unnötigen Fragen: Eine gut formulierte Einladung enthält alle relevanten Details und Anweisungen, wodurch Missverständnisse und Rückfragen reduziert werden. Dies trägt zur reibungslosen Organisation des Vorstellungsgesprächs bei und sorgt für ein angenehmes Erlebnis für die Bewerber.