Bewerbungsprozess optimieren: Maßnahmen für jede Recruiting-Phase

Warum ist ein optimierter Bewerbungsprozess für Unternehmen so wichtig?

Ein optimierter Bewerbungsprozess ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Schließlich hat der Bewerbungsprozess einen direkten Einfluss auf die Qualität der Personalbeschaffung und damit auch auf Gesamterfolg des Unternehmens. Weitere Gründe, warum ein optimierter Bewerbungsprozess für Unternehmen unverzichtbar ist:

• Gewinnung der besten Talente
• Stärkung des Vertrauens in das Unternehmen
• Erhöhung der Kandidatenzufriedenheit
• Reduzierung von Absprüngen im Bewerbungsprozess
• Höhere Zeit- und Kosteneffizienz
• Verbesserte Entscheidungsfindung

Ein optimierter Bewerbungsprozess ist ein strategischer Wettbewerbsvorteil. Er zieht nicht nur die besten Talente an, sondern verbessert auch die Effizienz, senkt Kosten und stärkt die Arbeitgebermarke. Unternehmen, die in ihre Bewerbungsprozesse investieren, schaffen die Grundlage für langfristigen Erfolg durch qualifizierte und engagierte Mitarbeiter.

Warum springen Kandidaten im Bewerbungsprozess ab?

Kandidaten springen aus verschiedenen Gründen während des Bewerbungsprozesses ab. Ein ineffizienter oder komplizierter Prozess kann schnell dazu führen, dass qualifizierte Bewerber das Interesse verlieren oder sich für andere Unternehmen entscheiden. Zu den potenziellen Ursachen gehören:

Zu langer und komplizierter Bewerbungsprozess: Wenn der Bewerbungsprozess aus vielen Schritten besteht oder lange Formulare und unnötige Informationen abgefragt werden, kann das Kandidaten abschrecken. Ein komplizierter Prozess erzeugt Frust und lässt Bewerber oft vorzeitig abspringen.

Fehlende Transparenz: Kandidaten möchten wissen, was sie erwartet – von der Bewerbung bis zur Einstellung. Fehlende Informationen über den Ablauf, die nächsten Schritte und den Zeitrahmen des Bewerbungsprozesses führen zu Unsicherheit. Wenn die Bewerber nicht wissen, wie lange sie auf eine Rückmeldung warten müssen oder was als Nächstes geschieht, kann dies zum Absprung führen.

Lange Wartezeiten: Langsame Rückmeldungen und verzögerte Entscheidungen sind ein häufiger Grund, warum Kandidaten den Bewerbungsprozess abbrechen. Wenn Bewerber wochenlang auf eine Antwort warten müssen, entscheiden sie sich oft für andere Angebote, bei denen die Prozesse schneller ablaufen.

Unangenehme Bewerbungserfahrungen: Negative Erfahrungen im Bewerbungsprozess, wie schlechte Kommunikation seitens des Unternehmens oder unfreundliche Interviews, können dazu führen, dass sich Kandidaten anders orientieren.

Überzogene Anforderungen: Bewerber springen oft ab, wenn die Anforderungen an die Stelle unrealistisch oder übertrieben wirken. Dies kann sowohl den Umfang der geforderten Qualifikationen betreffen als auch den Eindruck, dass zu viele zusätzliche Dokumente, Tests oder Aufgaben im Bewerbungsprozess verlangt werden.

Unattraktive Arbeitgebermarke: Wenn das Unternehmen während des Bewerbungsprozesses nicht als attraktiver Arbeitgeber auftritt, kann dies das Interesse der Bewerber mindern. Fehlende Informationen zur Unternehmenskultur, eingeschränkte Karrierechancen oder eine unmoderne Präsentation im Prozess lassen Bewerber eher abspringen.

Unklare oder unfaire Gehaltsaussichten: Unklare Gehaltsangaben oder das Fehlen von Informationen zu den Vergütungs- und Benefitsstrukturen lassen Bewerber zweifeln, ob sich der Aufwand lohnt.

Schlechtes Zeitmanagement und fehlende Flexibilität: Bewerber erwarten in der heutigen Arbeitswelt flexible und effiziente Prozesse. Wenn Vorstellungsgespräche nur zu unpassenden Zeiten angeboten oder keine Alternativen für Remote-Interviews bereitgestellt werden, kann dies besonders für Berufstätige ein Grund sein, den Prozess abzubrechen.

Bessere Angebote von anderen Unternehmen: Während eines langwierigen Bewerbungsprozesses kann es vorkommen, dass Kandidaten von anderen Unternehmen schneller attraktive Angebote erhalten. Diese nutzen dann die Gelegenheit, sich für das besser passende oder zeitlich günstigere Angebot zu entscheiden.

Wie kann man den Bewerbungsprozess optimieren?

Um den internen Bewerbungsprozess zu optimieren, müssen Sie zunächst den Ist-Zustand ihres Recruiting-Verfahrens ermitteln. Basierend darauf gilt es Schwachstellen im Bewerbungsprozess zu finden sowie geeignete Maßnahmen, um den Ablauf zu perfektionieren.

Wichtig: Da sich der Recruitingprozess zunehmend ins Internet verlagert, erhöht sich die Anzahl der Touchpoints, die perfekt aufeinander abgestimmt werden müssen.

Nur wenn Sie Ihren gesamten Bewerbungsprozess optimieren – von der Stellenausschreibung über die Kandidatenauswahl, dem Bewerbermanagement und den Vorstellungsgesprächen bis hin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags – ergibt sich eine zufriedenstellende Candidate Experience (kurz CandEx).

Beispiele für Optimierungsmaßnahmen zu jeder Phase des Recruiting-Prozesses

Um Ihnen einen ersten Eindruck zu geben, an welchen Stellschrauben Sie drehen können, um Ihren Bewerbungsprozess zu optimieren, finden Sie nachfolgend einige Beispiele für die Verbesserung einzelner Recruiting-Phasen.

Recruiting-Phase 1: Erfolg der Stellenausschreibungen erhöhen

Die Optimierung des Bewerbungsprozesses beginnt schon bei der Stellenanzeige. Machen Sie es sich nicht zu leicht, das heißt: Verwenden Sie keinesfalls einfach die Stellenbeschreibung. Es heißt nicht umsonst Anzeige. Denn nur wenn es Ihnen gelingt, damit Aufmerksamkeit zu erzielen und Interesse für den angebotenen Job zu wecken, wird sich ein Interessent näher mit Ihrem Unternehmen befassen und möglicherweise auch den Bewerbungsprozess durchlaufen.

Stellenanzeigen müssen deshalb sowohl optisch als auch inhaltlich ansprechend und informativ sein. Arbeiten Sie ruhig mit klassischen Werbeprinzipien wie dem AIDA-Modell, um Ihre Stellenanzeigen zu verbessern. Für weitere Optimierungen berücksichtigen Sie die nachfolgenden 9 Tipps:

Tipp 1: Zielgruppengerechte Ansprache

Die Sprache und Inhalte der Stellenausschreibung sollten auf die Zielgruppe abgestimmt sein. Es ist wichtig, die Wünsche und Erwartungen der potenziellen Bewerber zu verstehen:

• Für Führungskräfte sollte der Fokus auf strategischen Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten liegen.
• Für jüngere Talente kann die Betonung auf modernen Arbeitsumfeldern, Flexibilität und Weiterbildungsmöglichkeiten den Ausschlag geben.

Tipp 2: Prägnante und ansprechende Darstellung

Kandidaten entscheiden oft innerhalb weniger Sekunden, ob eine Stellenausschreibung interessant wirkt. Daher sollte die Stellenanzeige klar strukturiert und ansprechend formuliert sein:

• Kurze Absätze und Stichpunkte sorgen für bessere Lesbarkeit.
• Der Aufgabenbereich sollte klar definiert und die Anforderungen präzise aufgelistet sein, ohne den Kandidaten mit langen Listen zu überfordern.
• Ein fesselnder Einstieg weckt das Interesse potenzieller Bewerber direkt zu Beginn.

Tipp 3: Attraktive Benefits und Unternehmenskultur hervorheben

Neben den fachlichen Anforderungen ist es wichtig, auf die Vorteile des Unternehmens hinzuweisen. Dabei sollten neben klassischen Benefits wie Gehalt und Urlaubstage auch weiche Faktoren betont werden:

• Flexibilität (Homeoffice, Arbeitszeitmodelle) spielt für viele Kandidaten eine immer größere Rolle.
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Karrierechancen zeigen, dass das Unternehmen langfristige Perspektiven bietet.
• Ein Einblick in die Unternehmenskultur vermittelt potenziellen Bewerbern, wie das Arbeitsumfeld gestaltet ist und ob sie sich dort wohlfühlen könnten.

Tipp 4: Wählen Sie die den richtigen Recruiting-Kanal

Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Jobbörsen oder Jobsuchmaschinen, in denen Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlichen können. Dazu zählen generalistische Jobbörsen wie LinkedIn oder Xing, aber auch spezialisierte und regionale Jobbörsen sowie Jobsuchmaschinen, wie zum Beispiel Indeed. Vor allem Erstere erlauben das Social Media Recruiting, d.h. soziale Netzwerke werden gezielt genutzt, um Stellenausschreibungen zu verbreiten und potentielle Kandidaten direkt zu kontaktieren. Diese „aktive Personalbeschaffung“ nennt sich Active Sourcing – Ihr Unternehmen begibt sich aktive auf die Suche nach qualifizierten Personal.

Welcher Recruiting-Kanal für Sie der richtige ist, hängt dabei stets von Ihrem Unternehmen, dem zur Verfügung stehenden Budget und der Zielgruppe an Bewerbern, die sie erreichen wollen, ab.

Tipp 5: Multikanal-Ansatz für größere Reichweite

Um möglichst viele qualifizierte Kandidaten zu erreichen, sollten Stellenausschreibungen über verschiedene Kanäle verbreitet werden:

• Jobportale: Sowohl branchenspezifische als auch allgemeine Plattformen sollten genutzt werden.
• Social Media: Plattformen wie LinkedIn, XING oder Facebook bieten gezielte Ansprachemöglichkeiten. Hier lassen sich potenzielle Kandidaten durch zielgerichtete Anzeigen direkt erreichen.
• Karriereseite: Die eigene Unternehmenswebsite sollte eine gut strukturierte und leicht zugängliche Karriereseite bieten, auf der Stellenanzeigen prominent platziert werden.

Tipp 6: SEO-Optimierung der Stellenausschreibung

Damit die Stellenanzeige in Suchmaschinen leicht auffindbar ist, sollten relevante Keywords verwendet werden, die potenzielle Kandidaten bei ihrer Jobsuche eingeben würden:

• Berufsbezeichnung, Branche, Standort und spezielle Anforderungen sollten gezielt in die Anzeige integriert werden.
• Optimierte Meta-Texte und Überschriften helfen, die Sichtbarkeit in Suchmaschinen wie Google zu erhöhen.

Tipp 7: Visuelle Elemente einbinden

Visuelle Elemente, wie ein Einblick ins Büro, Teamfotos oder ein kurzes Video, können die Attraktivität der Stellenausschreibung deutlich steigern. Diese Inhalte vermitteln authentische Einblicke in das Unternehmen und schaffen eine persönliche Verbindung:

• Videos können die Unternehmenskultur besser transportieren und zeigen, was den Arbeitsplatz besonders macht.

Tipp 8: Klar definierte Anforderungen und Realismus

Es ist wichtig, dass die Stellenausschreibung realistische Anforderungen enthält. Überzogene oder zu viele Qualifikationsanforderungen schrecken potenzielle Kandidaten ab:

• Die wichtigsten Must-Have-Qualifikationen sollten klar hervorgehoben werden, während zusätzliche, aber nicht zwingend notwendige Fähigkeiten als Nice-to-Have ausgewiesen werden.
• Dies vermeidet, dass sich potenziell passende Kandidaten von der Anzeige ausgeschlossen fühlen.

Tipp 9: Sofortige Rückmeldung bei Bewerbungseingang

Eine schnelle Bestätigung des Bewerbungseingangs signalisiert Professionalität und zeigt den Kandidaten, dass ihre Bewerbung ernst genommen wird. Geben Sie ebenfalls an, wie lange das Screening der Bewerbungen voraussichtlich dauern wird und wann die Bewerber mit einer Rückmeldung rechnen können. So schaffen Sie klare Erwartungen und Vertrauen.

Wichtig: Eine Eingangsbestätigung sollte spätestens innerhalb von zwei Tagen erfolgen.

Alternativen zur klassischen Stellenausschreibung

Die Auswahl an Beschaffungswegen ist groß und reicht von der klassischen Stellenanzeige (Print oder Online) über Talentscouting auf Events bis hin zu Headhunting. Welcher Weg beschritten wird oder welche Möglichkeiten miteinander kombiniert werden, hängt zudem von Faktoren wie der Dringlichkeit, den Marktgegebenheiten sowie dem Budget ab. Folgende Alternativen zur klassischen Stellenanzeige zur Optimierung des Bewerbungsprozesses an:

Speed-Recruiting

Sie sind es leid, Dutzende schriftliche Bewerbungen zu sichten und trotzdem nicht zu wissen, welche Persönlichkeit sich dahinter verbirgt? Dann wird es höchste Zeit, die Potenziale zu nutzen, die Ihnen das Speed Recruiting bietet. Es gibt eine ganze Reihe von Agenturen, die solche Events veranstalten. Häufig handelt es sich um private Arbeitsvermittler oder klassische Event-Agenturen.

Beim Speed Recruiting haben Sie die Chance, viele Bewerber im Schnellverfahren kennenzulernen. Das ist besonders dann interessant, wenn Sie als Unternehmer oder Personalchef eine sehr ausgeprägte Menschenkenntnis besitzen. Auf diese Weise fällt es Ihnen leichter, das Bewerbungsverfahren zu optimieren, indem Sie ungeeignete Kandidaten schon vor Ort aussortieren. Sie sparen sich damit überflüssige Vorstellungsgespräche, die viel mehr Zeit als die Teilnahme an einem Event zum Speed Recruiting kosten.

Jobmessen

Suchen Sie neue Fachkräfte und sind parallel an Auszubildenden interessiert, sind die Jobmessen ein guter Anlaufpunkt. Hier erreichen Sie die Optimierung der Bewerbungsverfahren ebenfalls durch erste persönliche Kontakte. Im direkten Gespräch können Sie den Bewerbern für einen Arbeitsplatz oder einen Ausbildungsplatz mit konkreten Nachfragen „auf den Zahn fühlen“.

Haben Sie dabei geeignete Kandidaten entdeckt, bietet sich die Chance, mit diesen noch vor Ort einen Termin für ein weiterführendes Vorstellungsgespräch oder einen Probearbeitstag zu vereinbaren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Bewerber auch nach dem Gespräch mit Ihnen zu beobachten. Daraus gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse zu deren üblichen Umgangsformen. Diese wiederum sind ein bedeutendes Auswahlkriterium bei allen Mitarbeitern, die ständig oder häufig Kontakt mit Ihren Kunden haben.

Bewerbungsverfahren optimieren mithilfe eines Headhunters

Wenn Sie Spezialisten für die Besetzung wichtiger Führungspositionen suchen, könnte sich auch ein anderer Weg lohnen. Er ist vor allem für die Unternehmen interessant, die keine spezielle Personalabteilung haben. Hier sollte sich der Chef überlegen, wie wertvoll ihm die Zeit für seine eigentliche unternehmerische Tätigkeit ist. Kommt dabei ein hoher Wert heraus, empfiehlt sich die Kooperation mit einem Headhunter. Diese Dienstleister übernehmen einen großen Teil der Bewerbungsverfahren. Der Auftraggeber bekommt zum Schluss eine kleine Zahl von Bewerbern präsentiert, die bereits ein umfangreiches Vorauswahlverfahren durchlaufen haben.

Als interessante Zusatzleistungen bieten Headhunter die Prüfung der Echtheit von Arbeitszeugnissen und Abschlusszeugnissen an. Sogar komplexe Eignungstests nach konkreten Vorgaben der Auftraggeber führen sie durch. Damit haben Sie als Unternehmer die Chance, sich auf Ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, ohne einen eigenen Personalchef einstellen zu müssen.

Recruiting-Phase 2: Bewerbermanagement bei der Kandidatenvorauswahl

Im zweiten Schritt des Bewerbungsverfahrens geht es an den Auswahlprozess. Der Auswahlprozess beginnt stets mit einem Screening der Bewerbungsunterlagen, um eine Vorauswahl zu treffen. Wer den eigenen Recruiting-Prozess optimieren möchte, darf daher auch nicht die Verbesserung des Auswahlprozess vergessen. Um eine hohe Candidate Experience auch bei dem Auswahlprozess zu erzielen, sind vor allem die zwei folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Die Dauer der Rückmeldung: Bewerber sind ungeduldig und warten nicht gern auf eine Antwort. Beim Bewerbermanagement kommt es deshalb vor allem auf die Zeit an. Im Idealfall erfolgt die Einladung zur ersten Auswahlrunde (Vorstellungsgespräch, Einstellungstest, Assessment Center, etc.) innerhalb von maximal zwei Wochen.
• Die Art und Häufigkeit der Kommunikation: Bleiben Sie mit den Bewerbern in Kontakt und unterrichten Sie diese über den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens. Vor allem dann, wenn es zu Verzögerungen kommt. Das ist wichtig für die bereits erwähnte Candidate Experience. Kommunizieren Sie zudem wertschätzend und respektvoll.

Wie kann das Screening und die Vorauswahl beschleunigt werden?

Der Schritt des Screenings kann heutzutage auch von einer Software übernommen werden. Die automatisierte Prüfung der Bewerbungsunterlagen spart viel Zeit und ermöglicht datenbasierte Ergebnisse. Der Einsatz von einer solchen Screening-Software (auch CV Parsing genannt) funktioniert sehr gut, wenn zuvor ein Bewerbungsformular ausgefüllt wurde und die Bewerber bestimmte, standardisierte Mindestkriterien erfüllen müssen.

Doch auch bei der Vorauswahl der Kandidaten kann Bewerbungssoftware herangezogen werden. Mit der Filterfunktion „Perfect Match“ bekommen Sie zum Beispiel nur Bewerber angezeigt, bei denen alle Parameter zu Ihren Vorgaben passen. Die beste Wahl sind Programme, bei denen Sie die Filterkriterien individuell zusammenstellen können. Software der Oberklasse bezieht dabei nicht nur die Daten der vorhandenen Ausbildungen ein, sondern berücksichtigt zusätzlich die Soft Skills. Das macht sich bezahlt, wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter auch in der Gruppe der Quereinsteiger rekrutieren möchten.

Recruiting-Phase 3: Vorstellungsgespräche optimieren

Nach der Vorauswahl im Recruitingprozess folgen in der Regel Vorstellungsgespräche, bei dem die Hauptauswahl getroffen wird. Je nach Unternehmen gibt es zusätzlich Einstellungstests, Diagnostikverfahren oder auch Assessment Center.

Vergessen Sie als Arbeitgeber nicht: Das Bewerbungsgespräch dient nicht nur Ihnen, sich ein Bild vom Kandidaten zu machen, sondern auch dem Bewerber, sich ein Bild von seinem zukünftigen Arbeitgeber zu machen. Auch hier müssen Sie überzeugend sein, wenn Sie eines der raren Fachkräfte für Ihr Unternehmen gewinnen wollen. Berücksichtigen daher die folgenden 7 Maßnahmen für optimierte Vorstellungsgespräche:

1. Strukturierte Interviewleitfäden

Ein strukturierter Interviewleitfaden sorgt für Vergleichbarkeit und Effizienz in den Gesprächen.

• Standardisierte Fragen: Alle Kandidaten sollten auf der Basis gleicher Fragen beurteilt werden, insbesondere in Bezug auf Kernkompetenzen und Fähigkeiten. Dies garantiert Fairness und ermöglicht einen objektiven Vergleich.
• Flexibilität für individuelle Fragen: Neben den standardisierten Fragen sollte Raum für individuelle Fragen zu spezifischen Erfahrungen des Kandidaten oder zur persönlichen Passung geschaffen werden.
• Fokus auf relevante Kompetenzen: Die Fragen sollten gezielt auf die Anforderungen der Stelle ausgerichtet sein, um die relevanten Fähigkeiten und Eigenschaften der Bewerber herauszustellen.

2. Vorbereitung des Interviewteams

Eine gründliche Vorbereitung des Interviewteams ist entscheidend für den Erfolg des Gesprächs.

• Klar definierte Rollen: Die beteiligten Interviewer sollten wissen, wer welche Themen abdeckt – z.B. ein Fokus auf fachliche Fähigkeiten oder Soft Skills. So wird sichergestellt, dass alle wichtigen Bereiche abgedeckt sind, ohne dass sich Fragen wiederholen.
• Durchsicht der Bewerbungsunterlagen: Alle Interviewer sollten die Bewerbungsunterlagen vor dem Gespräch gründlich prüfen, um gezielte Fragen stellen und unnötige Wiederholungen vermeiden zu können.
• Schulung des Interviewteams: Schulungen zu Fragetechniken und Bewertungsmethoden verbessern die Qualität der Gespräche. Besonders wichtig ist das Erlernen von Fragetechniken, die objektive und umfassende Antworten fördern.

3. Effiziente Terminplanung und Flexibilität

Eine schnelle und flexible Terminfindung sorgt dafür, dass qualifizierte Kandidaten nicht durch lange Wartezeiten abspringen.

• Digitale Tools für Terminvereinbarungen: Die Nutzung von Tools wie Doodle oder Kalendly erleichtert die Terminabstimmung zwischen Kandidaten und dem Team. Dies spart Zeit und vermeidet Verzögerungen.
• Angebot von Remote-Interviews: Videointerviews bieten eine flexible Option, die besonders in frühen Gesprächsphasen Zeit und Ressourcen spart. Sie bieten auch internationalen oder weit entfernt lebenden Kandidaten eine unkomplizierte Möglichkeit zur Teilnahme.

4. Stärkerer Einsatz von Kompetenz- und Verhaltensfragen

Um die Eignung der Kandidaten besser einschätzen zu können, sollten verhaltensbasierte und kompetenzorientierte Fragen gestellt werden.

• Verhaltensbasierte Fragen (Behavioral Questions): Fragen, die vergangenes Verhalten in bestimmten Situationen thematisieren, bieten oft bessere Einblicke in die Arbeitsweise eines Bewerbers. Beispiel: „Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie ein schwieriges Projekt unter Zeitdruck abschließen mussten.“
• Situative Fragen: In hypothetischen Szenarien können Kandidaten ihr Vorgehen und ihre Problemlösungsfähigkeiten demonstrieren. Beispiel: „Wie würden Sie in Ihrer neuen Rolle mit einem Konflikt im Team umgehen?“
• Case Studies oder Rollenspiele: Für besonders anspruchsvolle Positionen kann es sinnvoll sein, den Bewerber in eine praxisnahe Situation zu versetzen, um seine Reaktionen und Fähigkeiten direkt zu bewerten.

5. Kandidatenwohl und -engagement sicherstellen

Ein Vorstellungsgespräch sollte für den Kandidaten angenehm verlaufen, um das beste aus ihm herauszuholen.

• Freundliche und offene Atmosphäre: Eine einladende und entspannte Gesprächsatmosphäre reduziert den Stress für den Kandidaten und ermöglicht es ihm, sich authentischer zu präsentieren. Eine kurze Vorstellung der Interviewer hilft, Vertrauen aufzubauen.
• Vorabinformationen über den Gesprächsablauf: Kandidaten sollten im Voraus Informationen über den Ablauf des Gesprächs erhalten, damit sie wissen, was sie erwartet und wie lange es dauern wird.
• Zugänglichkeit für Fragen: Kandidaten sollten ermutigt werden, eigene Fragen zu stellen, um herauszufinden, ob die Position und das Unternehmen für sie passen. Dies zeigt auch, dass das Unternehmen den Kandidaten wertschätzt.

6. Direktes Feedback und klare nächste Schritte

Klare Kommunikation nach dem Interview ist entscheidend, um das Engagement der Kandidaten aufrechtzuerhalten.

• Schnelles Feedback: Kandidaten sollten zeitnah Rückmeldung über den Stand ihrer Bewerbung erhalten, um Unsicherheiten und lange Wartezeiten zu vermeiden.
• Transparenz über den weiteren Prozess: Am Ende des Gesprächs sollten die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess klar kommuniziert werden, einschließlich einer Zeitangabe, wann die Entscheidung voraussichtlich getroffen wird.

7. Effiziente Nachbereitung und Bewertung

Nach jedem Vorstellungsgespräch sollte das Interviewteam eine strukturierte Nachbereitung durchführen, um die Eindrücke zu dokumentieren und die nächsten Schritte zu planen.

• Sofortige Bewertung nach dem Gespräch: Direkt im Anschluss an das Interview sollten die Interviewer ihre Eindrücke festhalten. Standardisierte Bewertungsbögen können dabei helfen, die Kandidaten fair zu bewerten.
• Teamabstimmungen: Regelmäßige Feedback-Runden mit allen Beteiligten sorgen für eine objektive Einschätzung und erleichtern die finale Entscheidungsfindung.

Recruiting-Phase 4: Kommunikation der finalen Auswahl verbessern

Sobald die finale Auswahl getroffen wurde, ist es wichtig, dem ausgewählten Kandidaten zeitnah ein attraktives Vertragsangebot zu unterbreiten. Wichtig hierbei:

• Persönliche Kommunikation: Anstatt das Angebot nur schriftlich zu übermitteln, sollte es in einem persönlichen Gespräch erläutert werden. Dies gibt dem Kandidaten die Möglichkeit, offene Fragen zu klären und das Angebot besser zu verstehen.
• Flexibilität bei Vertragsverhandlungen: Eine gewisse Flexibilität in den Vertragsverhandlungen – sei es in Bezug auf das Gehalt, Benefits oder Arbeitszeiten – kann entscheidend sein, um den Kandidaten zu überzeugen und zu gewinnen.

Sagt der Bewerber anschließend zu, sollten Sie sich um die Vorbereitung des Arbeitsvertrages kümmern und zeitig den Termin für die Vertragsunterzeichnung ansetzen. Dieser Schritt geht lückenlos in das Onboarding über, also in die Einführung des neuen Mitarbeiters in seinen Arbeits- und Einsatzbereich. Diese Phase ist entscheidend, um den Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden.

Bewerbungsprozess optimieren durch Digitalisierung

Einmal in den Recruitingprozess eingestiegen, wollen Bewerber heute genauso umgarnt werden wie Kunden. Wer gutes Personal sucht, der kann es sich nicht mehr erlauben, Bewerbungsunterlagen erst einmal acht Wochen zu sammeln und dann gemütlich durchzugucken. Bewerber erwarten eine zeitnahe Reaktion und betrachten diese als Zeichen des Respekts.

Der gesamte Recruitingprozess lässt sich beschleunigen, wenn man ihn digitalisiert. Vor allem wenn es um reguläre Arbeitsplätze geht, für die regelmäßig neue Mitarbeiter gesucht werden, kann wunderbar ein standardisiertes Onlineformular genutzt werden. Das hat einerseits den Vorteil, dass Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheide automatisiert und somit zeitnah verschickt werden können.

Wenn Sie sich für einen Online-Bewerbungsprozess entscheiden, dann gilt es darauf zu achten, diesen möglichst einfach zu gestalten. Das ist im Recruiting nicht anders als im Sales, wo um jeden Preis vermieden werden muss, dass der Kunde den Kaufprozess abbricht. Was dort die Customer Experience, ist hier die Candidate Experience.

Ein weiterer Vorteil eines digitalen Bewerbungsprozesses ist, dass E-Recruiting-Kennzahlen relativ einfach erhoben werden können. Sie geben Aufschluss darüber, wie gut der Recruitingprozess bereits optimiert ist und wo es noch hakt. So ist zum Beispiel die Klickrate, die Verweildauer und die Konversionsrate auszuwerten.

CV-Parsing-Tools zur Beschleunigung des Bewerbungsprozesses

Wenn Sie eine Stellenausschreibung starten, werden Sie feststellen, dass sich nicht alle Bewerber an Ihre Vorgaben halten. Bewerbungen werden sowohl per Mail als auch per Telefon und in schriftlicher Form bei Ihnen eintrudeln. Das macht es schwierig bis unmöglich, wirklich alle Bewerber im Blick behalten zu können. Genau deshalb benötigen Sie ein Hilfsmittel, mit dem die Bewerberverwaltung an einer zentralen Stelle erfolgt. Dafür bietet sich spezielle Software für das Bewerbermanagement an – sogenannte CV-Parsing-Tools. Die Auswahl ist hier mittlerweile so groß, dass es Pakete für kleine Unternehmen ebenso wie für multinational agierende Konzerne gibt.

Was sollte eine gute Bewerbermanagement-Software können?

Wollen Sie mit Computerprogrammen Bewerbungsverfahren optimieren, achten Sie zuerst auf die Nutzerfreundlichkeit. Software, deren Nutzer erst umständlich eingewiesen werden müssen, machen wenig Sinn. Besser sind Programme, die eine intuitiv erfassbare Benutzeroberfläche bieten. International tätige Unternehmen sind mit Software am besten versorgt, welche die Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen zur Verfügung stellt.

So kann ein einheitliches Programm für das Bewerbermanagement in allen Niederlassungen zum Einsatz kommen. Das hat außerdem den Vorteil, dass ein zentrales Personalbüro die Aktivitäten der Personalchefs in den einzelnen Niederlassungen problemlos überwachen kann. Im besten Fall erhalten die Personaler auch einen mobilen Zugriff auf die gespeicherten Bewerbungen über eine dazugehörige App fürs Smartphone. Dabei ist es wichtig, dass die App für alle gängigen mobilen Betriebssysteme zur Verfügung steht. Das sind die Grundansprüche, die jede Software für das Bewerbermanagement erfüllen sollte.

Welche Funktionen sind bei der digitalen Bewerberverwaltung nützlich?

Wünschen Sie sich eine komplette Optimierung des Bewerbungsverfahrens, sollten Sie auf zusätzliche Extras achten.

• Sie beginnen bereits mit der Chance, gescannte Bewerbungen in die Daten einpflegen zu können.
• Außerdem bringt das ideale Programm zur Bewerberverwaltung eine Schnittstelle zur Übergabe von Daten aus Mail-Bewerbungen mit.
• Ein sehr nützliches Extra ist eine Abfragemaske, die Ihnen die schnelle Eintragung von Bewerberdaten während eines Telefonats ermöglicht. Sie sollte auch in der dazugehörigen App fürs Smartphone oder Tablet bereitstehen. Ist das der Fall, sind Sie jederzeit „betriebsbereit“, wenn Ihnen beispielsweise beim Sport oder bei Events zufällig ein geeigneter Mitarbeiter begegnen sollte.
• Wirklich gute CV-Parsing-Software für das Bewerbermanagement macht die Erstellung von Stellenanzeigen in verschiedenen Versionen überflüssig. Sie bieten die Chance, vorhandene Jobangebote schnell und einfach in mehreren Formaten zu exportieren. Das spart Aufwand bei der parallelen Veröffentlichung bei den Jobcentern, in den Social Networks sowie den einschlägigen Online-Jobbörsen.
• Möchten Sie von A bis Z die Bewerbungsverfahren optimieren, ist eine Speicherfunktion für Interviews im Video-Chat oder von Video-Interviews eine nützliche Sache.
• Idealerweise stellt ein Programm für die Bewerberverwaltung eine Schnittstelle und ein Formular für Online-Bewerbungen bereit.

Fazit: Bewerber werden anspruchsvoller, Prozesse effizienter

Im Kampf um die besten Mitarbeiter (War for Talents) sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Kandidaten von selbst bei Ihnen klingeln. Nur mit einem optimierten Recruitingprozess gelingt es Ihnen, die Erwartungen der Arbeitnehmer von heute zu erfüllen und somit eine Chance auf eines der begehrten Talente am leergefegten Arbeitsmarkt zu haben. Der Bewerbungsprozess bietet zahlreiche Touchpoints, an denen sich viel verbessern lässt. Manchmal genügt schon das Drehen an kleine Stellschrauben, um ein Bewerbungsverfahren zu optimieren.

FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zur Optimierung des Bewerbungsverfahren