Bewerbungsabsage schreiben – 5 Muster

Wie schreibe ich eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch?

Ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch ist sowohl für Betriebe wie auch für Bewerber ein wichtiges Dokument. Es stellt den letzten Schritt der Stellenbewerbung im Unternehmen dar und ist ein eindeutiger Abschluss im Bewerbungsprozess. Durch die Art und Weise der Absage vermitteln Sie zudem, wie wichtig Ihnen Kandidaten sind und wie professionell Sie Bewerbungen im Unternehmen bearbeiten. Bei aller gebotenen Distanz und Sachlichkeit zu den Kandidaten und Ihrer Vita sollten Sie immer bedenken, dass sich viele Bewerber sehr viel Mühe beim Verfassen der Bewerbungsunterlagen gegeben haben. Die Zeit für die Erstellung der Unterlagen und für die Vorstellungsgespräche sollten Sie daher entsprechend wertschätzen. Dies können Sie auch im Absage-Schreiben klar zum Ausdruck bringen.

Bestimmen Sie zudem intern, in wessen Namen der Absagetext formuliert werden sollte. Bei Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung übernehmen vor allem die Mitarbeiter im Recruiting und die zuständigen Personaler das Absagen von Kandidaten. Dies gilt auch dann, wenn die eigentliche Entscheidung an anderer Stelle getroffen wurde.

Kleinere Betriebe setzen dagegen oft die Assistenz der Geschäftsführung als Ansprechpartner ein. Egal welche Person intern als Absender der Absage bestimmt wird: In jedem Fall sollte dieser Mitarbeiter sehr genaue Kenntnisse über den Vorgang, die Gründe der Absage und auch über die Kandidatenprofile haben. Aus dem Anschreiben sollte zudem unmissverständlich ersichtlich werden, wer Ansprechpartner ist und wie dieser telefonisch oder schriftlich zu erreichen ist. Mit dieser Transparenz im Absageschreiben zeigen Sie Wertschätzung für die unterlegenen Kandidaten und stellen sich als offenes, mitarbeiterzentriertes Unternehmen dar.

Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch werden sehr oft per E-Mail versandt. Ein unterschriebenes Absageschreiben auf dem Briefpapier des Unternehmens wirkt jedoch viel wertiger und professioneller als eine einfache E-Mail. Überlegen Sie daher gut, wie Sie als Unternehmen wirken möchten und entscheiden Sie sich für eine Variante, die Ihr Employer Branding hervorhebt und stärkt.

Aufbau: Welche Inhalte sollte das Absageschreiben enthalten?

Der Aufbau eines Schreibens, mit dem Sie einem Bewerber für eine vakante Position absagen, ist mit dem Aufbau anderer Geschäftsbriefe vergleichbar. Egal ob Sie das Schreiben per Email oder schriftlich auf Firmenbriefpapier verfassen, der Betreffzeile kommt eine wichtige Funktion zu. Vermitteln Sie sofort im Betreff, dass es sich beim übersandten Schriftstück um eine Absage handelt. So kommunizieren Sie klar den Anlass des Schreibens. Auch sollten Sie immer die Position aufführen, auf die sich der Kandidat beworben hat. Auf einen Blick erfährt der Kandidat so von Ihrer Entscheidung und kann sich gedanklich auf die Absage einstellen.

Ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch sollte generell sachlich und kurz verfasst werden. Als Faustformel gilt, dass eine Absage auf einem DIN-A4-Briefbogen zusammengefasst werden sollte. Trotz der gebotenen Geschäftsmäßigkeit dürfen Sie das Schreiben individuell und mit natürlicher Sprache verfassen. Statt allgemeingültiger Floskeln zeigen Sie so dem Bewerber, dass Sie trotz der Absage ein hohes persönliches Interesse an ihm haben.

Ein sorgfältig formuliertes Absageschreiben kann also auch eine positive Erfahrung für den Bewerber darstellen, selbst wenn die Nachricht inhaltlich enttäuschend ist.

Die wesentlichen Bestandteile einer Bewerbungsabsage sind: 

1. Anrede: Beginnen Sie mit einer persönlichen Anrede, um den Kandidaten zu würdigen.
2. Dankbarkeit ausdrücken: Bedanken Sie sich bei dem Kandidaten für sein Interesse am Unternehmen und für die Zeit, die er im Bewerbungsprozess und für Vorstellungsgespräche aufgewandt hat.
3. Klare Mitteilung der Entscheidung: Es ist wichtig, dass die Absage an den Bewerber direkt, klar und bestenfalls mit einer Begründung kommuniziert wird. Teilen Sie dem Kandidaten mit, dass Sie sich entschieden haben, seine Bewerbung nicht weiterzuverfolgen oder dass Sie sich für einen anderen Kandidaten entschieden haben.
4. Positive Sprache nutzen: Betonen Sie die Stärken des Kandidaten und die Qualität seiner Bewerbung, um seine Enttäuschung zu mindern.
5. Feedback geben: Wenn passend und möglich, geben Sie im Absageschreiben konstruktives Feedback, das dem Kandidaten hilft, sich in Zukunft zu verbessern.
6. Offenheit für zukünftige Möglichkeiten: Ermutigen Sie den Kandidaten, sich in der Zukunft erneut zu bewerben, wenn seine Qualifikation und sein Auftreten positiv waren. Dies zeigt, dass Sie sein Potenzial anerkennen.
7. Abschluss und Unterschrift: Schließen Sie den Brief mit einem positiven Ton ab und unterschreiben Sie das Absageschreiben persönlich.

Tipp: Statt mit Entschuldigungen wie: „Es tut uns leid“ oder „leider“ zu argumentieren, sollten Sie immer positiv und aus Sicht Ihres Unternehmens schreiben. Auch wenn es Ihnen für den Bewerber leidtut, haben Sie als Unternehmen einen passenden neuen Mitarbeiter gefunden. Argumentieren Sie in Ihrem Schreiben daher immer sachlich und verzichten Sie auf entschuldigende Worte.

Einleitung der Bewerbungsabsage

In den Einleitungssätzen sollten Sie sich beim Bewerber freundlich für sein Interesse am Unternehmen bedanken. Stellen Sie dabei klar, dass Ihre Entscheidung sachlich getroffen wurde und nichts mit seiner Person zu tun hat. Je nach Sympathie und persönlichem Empfinden dürfen Ihr Dank und Ihre freundlichen Worte ausladender und empathischer ausfallen.

Mittelteil einer Absage nach dem Vorstellungsgespräch

Im Mittelteil Ihres Schreibens ist es vorteilhaft, vor allem Formulierungen zu verwenden, die auf die schriftlichen Bewerbungsunterlagen oder auf Aussagen des Bewerbers im Vorstellungsgespräch explizit eingehen. Loben Sie mit Ihren Feststellungen und bringen Sie Respekt für den bisherigen Werdegang des Kandidaten zum Ausdruck. Beschreiben Sie gleichzeitig die oberflächlichen Gründe, warum Sie sich für einen anderen Bewerber entschieden haben. Mit etwas Empathie, Freundlichkeit und zukunftsorientierter Rhetorik stellen Sie ihr Unternehmen durch eine ansprechende Wortwahl in ein positives Licht und lindern die Enttäuschung des Kandidaten.

Schlussteil der Bewerbungsabsage

Im Schlussteil Ihres Absageschreibens ist es angebracht, dem Bewerber durch freundliche Wünsche Mut zu machen. Ein aufmunternder Satz und ein aufrichtiger Dank motivieren und helfen dem abgesagten Kandidaten bei seiner weiteren Suche nach einer geeigneten Position. Es ist dabei nicht Ihre Aufgabe, die Enttäuschung des Bewerbers durch besonders einfühlsame Worte abzumildern. Vielmehr geht es am Schluss Ihres Absageschreibens darum, professionell und individuell zu Ausdruck zu bringen, dass Sie dem Kandidaten persönlich und bei der weiteren Jobsuche alles Gute wünschen.

Checkliste für die Bewerbungsabsage

5 Tipps: Wie sollte die Absage formuliert werden? 

Da die Formulierung einer professionellen, aber dennoch empathischen Bewerbungsabsage oft eine große Herausforderung darstellt, habe ich Ihnen die wichtigsten 5 Tipps für gut formulierte Absagen zusammengestellt.

1. Klare und respektvolle Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass die Formulierung Ihrer Absage klar und respektvoll ist, um den Bewerber nicht zu verunsichern oder zu entmutigen. Zeigen Sie Wertschätzung für ihre Bewerbung und Bemühungen.
2. Persönlicher Ansatz: Vermeiden Sie standardisierte Floskeln und versuchen Sie, die Absage so persönlich wie möglich zu gestalten. Dies zeigt, dass Sie sich tatsächlich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben.
3. Zeitnahe Benachrichtigung: Sorgen Sie dafür, dass die Absage zeitnah erfolgt. Bewerber schätzen es, wenn sie schnell Klarheit über ihren Bewerbungsstatus erhalten, sodass sie sich nicht unnötig in der Warteschleife fühlen.
4. Empathie und Dankbarkeit: Zeigen Sie Empathie gegenüber den Bewerbern und drücken Sie Dankbarkeit für ihr Interesse am Unternehmen aus. Ein respektvoller Tonfall kann den Eindruck Ihres Unternehmens in den Augen der Bewerber positiv beeinflussen.
5. Nachfolgekommunikation anbieten: Bewerbern, die Sie ebenfalls überzeugt haben, können Sie anbieten, in Kontakt zu bleiben, um bei einer neuen offenen Stelle erneut auf den qualifizierten Bewerber zurückzukommen. Dieses Angebot wirkt in der Regel anerkennend und wird nur selten abgelehnt.

5 Muster und Beispiele für Bewerbungsabsagen

Damit Ihnen eine professionelle Absage gelingt, habe ich Ihnen im Folgenden 5 Beispiele für professionelle Absagen formuliert, die Sie als Muster heranziehen können.

Muster 1: Grundlagenmuster Bewerbungsabsage

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung 

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Stellenbezeichnung] und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an unserem Unternehmen. Wir schätzen die Zeit, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben und möchten Ihnen für das aufschlussreiche Gespräch am 23.09.2023 danken.

Nach sorgfältiger Prüfung aller eingegangenen Bewerbungen müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Die Entscheidung fiel uns nicht leicht. Letztlich haben wir einen Bewerber ausgewählt, dessen Profil unserer Ansicht nach noch besser zu den spezifischen Anforderungen dieser Position passt.

Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung keineswegs Ihre Qualifikationen oder Ihre Erfahrung infrage stellt. Gern bieten wir Ihnen an, sich in Zukunft auf ausgeschriebene Positionen in unserem Unternehmen bewerben. Dazu bieten wir Ihnen an, dass Sie sich über den folgenden Link in unseren internen Talentpool eintragen können.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige berufliche Laufbahn und freuen uns auf eine erneute Bewerbung in der Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen

Muster 2: Kurzes, wohlwollendes Absageschreiben

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung 

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

vielen Dank für Ihr Interesse an der Position als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname]. Wir schätzen die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben. Nach eingehender Prüfung aller Bewerbungen haben wir uns jedoch für einen anderen Kandidaten entschieden. Bitte sehen Sie diese Entscheidung nicht als Beurteilung Ihrer beruflichen Qualifikationen.

Wir ermutigen Sie, sich in Zukunft erneut bei uns zu bewerben und wünschen Ihnen für Ihre Karriere alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

Muster 3: Absageschreiben mit explizitem Absagegrund

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung bei [Firmenname]

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

wir möchten uns herzlich für Ihr Interesse an der Position als [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname] bedanken. Wir haben Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen sehr geschätzt. Ihr professioneller Hintergrund, Ihre bisherige Berufserfahrung und Ihre Fähigkeiten haben uns nachhaltig beeindruckt. 

Nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerbungen und Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen dieser Position müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Die internationale Ausrichtung der Position erfordert ein hohes Niveau an englischen Sprachkenntnissen, das bei den Bewerbern vorausgesetzt wird. Leider haben wir festgestellt, dass Ihre Englischkenntnisse nicht ganz dem erforderlichen Level entsprechen. Da der Stelleninhaber umgehend international agieren muss, haben wir uns für einen englischen Muttersprachler entschieden.

Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung keineswegs Ihre anderweitigen Qualifikationen oder Ihre Erfahrung infrage stellt, von denen wir nach wie vor überzeugt sind. Bitte sehen Sie diese Entscheidung als eine spezifische Rückmeldung für diese besondere Stelle und nicht als Beurteilung Ihrer allgemeinen Eignung. Wir ermutigen Sie, sich in Zukunft erneut bei uns zu bewerben, sollte eine passende Stelle frei werden.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige berufliche Laufbahn und freuen uns sehr darauf, in Zukunft noch einmal von Ihnen zu hören. 

Mit freundlichen Grüßen

Muster 4: Absageschreiben nach Initiativbewerbung

Betreff: Rückmeldung zu Ihrer Initiativbewerbung 

Sehr geehrte/r [Bewerbername],

vielen Dank für Ihre Initiativbewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir schätzen Ihre Proaktivität sowie die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir aktuell keine offenen Positionen haben, die Ihren Qualifikationen und Fähigkeiten entsprechen. Bitte verstehen Sie dies nicht als eine Bewertung Ihrer beruflichen Kompetenzen. 

Wir danken Ihnen nochmals für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftige berufliche Laufbahn.

Mit freundlichen Grüßen

Muster 5: Absageschreiben für einen Auszubildenden

Betreff: Rückmeldung zu Deiner Bewerbung um eine Ausbildung zum Bankkaufmann 

Hallo [Bewerbername],

vielen Dank für Deine Bewerbung und Dein Interesse an einer Ausbildung zum Bankkaufmann bei uns. Wir haben viele Bewerbungen erhalten und mussten eine schwierige Entscheidung treffen. Leider können wir Dir aktuell keinen Ausbildungsplatz anbieten. Das liegt daran, dass die Stelle, auf die Du Dich beworben hast, sehr gute Mathematikkenntnisse erfordert und wir glauben, dass Du in diesem Bereich noch etwas lernen kannst.

Das ist aber kein Grund zum Aufgeben! Deine Bewerbung war stark und wir möchten Dich ermutigen, weiter an Deinen Mathematikkenntnissen zu arbeiten und Dich zu einem späteren Zeitpunkt erneut bei uns zu melden. 

Vielen Dank nochmal für Dein Interesse an unserem Bankhaus und viel Erfolg für Deine zukünftige Berufsausbildung!

Mit freundlichen Grüßen

Welche Form sollte die Absage aufweisen?

Eine schriftliche Absage wirkt grundsätzlich professionell und ist daher stets zu bevorzugen.

Hat sich der Bewerber digital per E-Mail oder über ein Bewerbungsportal beworben, kann die Absage ebenfalls per E-Mail erfolgen. Eine Absage per Post sollte bei postalisch eingereichten Bewerbungsunterlagen versandt werden.

Telefonisch ist eine Absage vor allem sinnvoll, wenn ein guter persönlicher Kontakt bestand oder es sich um eine kurzfristige oder geringfügige Tätigkeit handelte. 

Ist eine Bewerbungsabsage für Unternehmen verpflichtend? 

Aus gesetzlicher Sicht ergibt sich zunächst keine Verpflichtung, unterlegene Kandidaten schriftlich oder mündlich von einer Absage zu unterrichten. Aus Imagegründen sollten Sie aber in jedem Fall allen Bewerbern absagen, die nicht für eine Position in Ihrem Unternehmen in Frage kommen. Tun Sie dies nicht, kann sich diese Vorgehensweise schnell herumsprechen und negative Folgen in Bezug auf Ihr Ansehen als Unternehmung haben.

Wichtig: Auch wenn sich keine gesetzliche Absagepflicht ergibt, haben alle Bewerber ein Anrecht darauf, postalisch eingesandte Bewerbungsunterlagen auf eine Stellenannonce zurückzuerhalten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt zudem die Aufbewahrungs- und Speicherfristen für Bewerbungsunterlagen.

Außerdem vermittelt § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), das jeder Kandidat, der zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, ein Anrecht auf Erstattung von angemessenen Reisekosten hat. Dies bezieht sich vor allem auf die Bezahlung von Bahntickets der 2. Beförderungsklasse und die Rückerstattung 0,30 Euro pro Kilometer bei der Anreise mit dem eigenen PKW. Auch Hotelkosten müssen in einem respektablen Rahmen übernommen werden. Um als Unternehmen auf der sicheren Seite zu sein, ist es empfehlenswert, allen Bewerbern Reiserichtlinien zu kommunizieren, die für Vorstellungsgespräche gelten.

Verbindliche Absage bei schwerbehinderten Kandidaten

Zudem gibt es eine Personengruppe, bei der Sie gesetzlich verpflichtet sind, eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch zu kommunizieren. Es handelt sich dabei um schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber, für die Sie als potenzieller Arbeitgeber bereits in der Bewerbungsphase eine besondere Fürsorgepflicht haben.

Info: Als gleichgestellte Bewerber werden Kandidaten bezeichnet, die nicht den gesetzlichen Grad der Schwerbehinderung von mindestens 50 Prozent erzielen, aber nach einem Antrag auf Gleichstellung trotzdem wie schwerbehinderte Menschen behandelt werden.

Der § 164 SGB IX gibt Arbeitgebern auf, bei Bewerbungen von schwerbehinderten Arbeitnehmern die Schwerbehindertenvertretung unmittelbar nach Eingang der Bewerbungsunterlagen zu unterrichten. Kommt der Arbeitgeber nach Sichtung der Bewerbungsunterlagen oder im Bewerbungsprozess zum Ergebnis, dem Bewerber abzusagen, muss der Arbeitgeber die Absage der Schwerbehindertenvertretung erörtern. 

Im § 164 SGB IV wird unter anderem darauf hingewiesen, dass bei einem negativen Bescheid auf die Bewerbung eines schwerbehinderten Kandidaten alle Beteiligten unverzüglich über die Gründe informiert werden müssen. Unterrichtet werden müssen dabei unter anderem die Schwerbehindertenvertretung, der Personal- oder Betriebsrat und der Bewerber selbst.

Diese Bekanntgabe der Absage kann mündlich vorgenommen werden, aus Transparenzgründen empfiehlt sich jedoch die Schriftform. Wird eine Absage ohne konkrete Gründe formuliert, so gilt die Annahme, dass die Rejektion in der Schwerbehinderung des Bewerbers begründet liegt. Der schwerbehinderte Kandidat kann in diesem Fall Klage gegen das Unternehmen erheben.

Warum ist es wichtig, eine professionelle Bewerbungsabsage zu verfassen?

Es gibt zwei wichtige Gründe, warum Unternehmen eine professionelle Bewerbungsabsage verfassen sollten: 

• die Unternehmensreputation und die
• langfristige Sichtweise

Unternehmensreputation

Die Reputation und das Employer Branding eines Unternehmens können maßgeblich von der Art und Weise beeinflusst werden, wie die HR-Abteilung mit Bewerbern umgeht. Eine wohlüberlegte und respektvolle E-Mail, die den Kandidaten über die Absage, zeichnet ein starkes Bild vom Unternehmen und sendet eine eindeutige Botschaft. Auf Bewertungsportalen wie Kununu können Bewerber ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess bewerten. Unternehmen, die auf ein gutes Employer Branding wert legen und im „war of talents“ Fachkräfte gewinnen möchten, sollten aus diesem Grund jedem Kandidaten eine Rückmeldung geben. 

Langfristige Sichtweise

Vor allem bei der Bewerbung von Fachkräften sollte die Möglichkeit, in Zukunft erneut mit dem Bewerber in Kontakt zu kommen, nicht unterschätzt werden. Eine aktuelle Absage aus objektiven Gründen kann der erste Schritt zu einer zukünftigen Zusammenarbeit sein. Durch eine klare und personalisierte Rückmeldung kann der Kandidat eigene Schlüssel ziehen, sich persönlich und fachlich weiterentwickeln und weitere Qualifikationen aufbauen. Bei einer Bewerbung in der Zukunft mag die Entscheidung anders ausfallen. Es ist zusammenfassend von entscheidender Bedeutung, eine Absage mit Sorgfalt und Respekt zu gestalten.

Zu welchem Zeitpunkt sollte eine Bewerbungsabsage verfasst werden?

Jede Bewerbung beinhaltet aus Unternehmenssicht die Chance, einen qualifizierten Kandidaten als Mitarbeiter zu gewinnen. Aus diesem Grund sollte eine Bewerbungsabsage nicht voreilig verfasst und versandt werden. Wird im Bewerbungsprozess ersichtlich, dass ein Bewerber aufgrund seiner Qualifikation nicht in die engere Auswahl kommt, kann eine Absage kommuniziert werden. 

Gibt es mehrere passende Bewerber für eine Position, sollte den unterlegenen Kandidaten erst abgesagt werden, wenn sich einer der Kandidaten explizit für die Position entschieden hat. Nach Eingang des Arbeitsvertrags kann den anderen Bewerbern schriftlich und wertschätzend abgesagt werden. 

Wie halten sich Unternehmen gute Bewerber „warm?“

Unternehmen können aus qualifizierten abgelehnten Kandidaten einen Talentpool aufbauen, indem sie positive Beziehungen mit diesen Kandidaten pflegen und ihre Kontaktdaten für zukünftige Stellenangebote speichern. Eine eindeutige Einwilligung zur Speicherung der personenbezogenen Daten nach DSGVO-Grundsätzen ist hierbei wichtig. 

Ein Talentpool ist aus Unternehmenssicht aus verschiedenen Gründen interessant. Zum einen ist er kosteneffizient, da keine Kosten für Ausschreibungen entstehen. Dies führt ebenfalls zu einer eindeutigen Zeitersparnis für zukünftige Bewerbungsprozesse, da auf viele Vorinformationen zurückgegriffen werden kann. 

Um die Talente „warm“ zu halten, können Unternehmen regelmäßige Updates über neue Stellenangebote, Unternehmensnachrichten oder Branchentrends per E-Mail oder Social Media versenden. Des Weiteren können HR-Abteilungen geeignete Kandidaten zu Networking-Events einladen oder Webinare anbieten, um die Verbindung zur Firma langfristig intakt zu halten.

So umgehen Sie langwierige Diskussionen mit dem Bewerber

Um unnötige Diskussionen über Absagegründe nach einem Vorstellungsgespräch zu vermeiden, ist es für Personaler zielführend, klar und fokussiert mit dem abgesagten Kandidaten zu argumentieren. Teilen Sie bei einer telefonischen Nachfrage zu Beginn des Gespräches mit, dass man den Beschluss sachlich getroffen hat und nichts mit der Person des Bewerbers zu tun hat. Stellen Sie in Ihrer Argumentation klar, dass die Entscheidung bereits intern kommuniziert und daher nicht mehr veränderbar ist. Beschränken Sie sich dann auf ein oder zwei positive Punkte, die Ihnen am Bewerber aufgefallen sind und bedanken Sie sich freundlich für die persönliche Nachfrage. Achten Sie vor allem darauf, keine Details und interne Absagegründe preiszugeben. Jedes Detail bietet weiteren Gesprächsstoff und Möglichkeiten zur Rückfrage.

Merken Sie, dass es zu permanenten Nachfragen kommt und ein Bewerber seine Absage nicht akzeptieren kann, so teilen Sie freundlich aber sehr bestimmt mit, dass Sie aus internen Gründen keine Absagegründe kommunizieren können und beenden Sie das Gespräch einvernehmlich.

Diskussionen mit Bewerbern führen zu keinem abweichenden Ergebnis, wenn Sie Ihre Unternehmensentscheidung bereits getroffen und kommuniziert haben. Auch wenn Enttäuschung und eine latente Niedergeschlagenheit beim Bewerber nachvollziehbar sind, ist dies kein Grund für langwierige Erörterungen ohne bleibenden Wert. Als Unternehmen bestimmen Sie letztlich, welcher Kandidat aus Ihrer Sicht die beste Wahl für die vakante Position ist. Daher sollten Sie bei Nachfragen jederzeit freundlich und positiv argumentieren. Signalisieren Sie gleichzeitig eindeutig, dass für den Bewerber keine Chance im Unternehmen besteht.

Wie Sie mit Kritik nach einer Absage in sozialen Netzwerken umgehen sollten

Auch wenn Sie sich bemüht haben, alle Kandidaten im Bewerbungsprozess fair und positiv zu behandeln, werden Sie den ein oder anderen Bewerber identifizieren, der nach einer Absage unzufrieden und ungehalten auftritt. Ob dies ein Ausdruck gekränkter Eitelkeit oder echte Bestürzung ist, ist dabei oft schwer nachzuvollziehen. Wird die Kritik nur in einem Schreiben an Ihren Vorgesetzten oder in einem persönlichen Telefonat geäußert, so können Sie gut damit umgehen und Verständnis zeigen.

Anders sieht es aus, wenn Sie nach einer Absage unzutreffende Kommentare über sich oder Ihr Unternehmen in einem Erfahrungsbericht in einem Bewertungsportal lesen. Manch abgelehnter Kandidat macht seinem Ärger hier Luft und beachtet dabei in Bezug auf Schreibstil und Inhalt in keinem Fall die Netikette.

Erfahren Sie von falschen Anschuldigungen oder einer fehlerhaften Darstellung Ihrer Absage, so suchen Sie als Personaler das offene Gespräch mit dem Bewerber. Schreiben Sie gleichzeitig auch eine freundliche, positive Gegendarstellung im Portalbereich, um die Anschuldigungen zu entkräften. Denken Sie dabei daran, dass alle Online-Kommentare große Auswirkungen auf die Außendarstellung Ihres Unternehmens haben und daher mit viel Sorgfalt zu formulieren sind. Verweisen Sie in Ihrem Kommentar auf die Transparenz Ihres Bewerbungsprozesses und führen Sie als Beweis Informationen Ihrer Internetseite an, die den Auswahlprozess für jeden Bewerber anschaulich darstellen.

Auf unberechtigte Kritik und Anschuldigungen nicht zu reagieren, werten Außenstehende und potenzielle Bewerber häufig als Schuldeingeständnis. Dies könnte dazu führen, dass der ein oder andere Kandidat seine Bewerbung nicht mehr an Ihr Unternehmen richtet. Dies ist in Zeiten des Fachkräftemangels durchaus ein Umstand, der interne Probleme im Arbeitsprozess auslösen kann. Daher sind Transparenz, Offenheit und Klarheit in der Argumentation auch in diesem Fall wirksame Maßnahmen, um sich und Ihr Unternehmen öffentlich positiv darzustellen.

Zusammenfassung und Fazit zur Absage der Bewerbung nach Vorstellungsgesprächen

Absagen nach Vorstellungsgesprächen gehören zum Bewerbungsprozess. Im Recruiting oder in der Personalabteilung haben Sie als Personaler die Verantwortung, den gesamten Prozess offen und fair zu gestalten. Dazu gehört es unter anderem, die Maßgaben des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) in jeder Phase der Rekrutierung zu beachten. Dies gilt auch für die Formulierungen Ihres Absageschreibens. Dieses sollten Sie nach Möglichkeit individuell und persönlich verfassen. Vor allem dann, wenn Sie einem Bewerber absagen müssen, der im Vorstellungsgespräch eine sehr gute Leistung gezeigt hat, zählen Fingerspitzengefühl und Empathie bei der Formulierung Ihrer Worte.

Verzichten Sie möglichst auf unpersönliche, langweilige Absageschreiben. Diese vermitteln keine Wertschätzung für die Bemühungen des Bewerbers und stellen gleichzeitig auch Ihr Unternehmen als unpersönlich und unprofessionell dar.

Transparenz im Absageschreiben nach Vorstellungsgespräch

Im Schreiben sollten Sie bereits in der Betreffzeile klar und eindeutig kommunizieren, dass es sich um eine Absage handelt. Das sorgt für Transparenz. Im weiteren Verlauf Ihrer Ausführungen sollten Sie sich aufrichtig für die Bewerbung bedanken, Punkte darlegen, die Ihnen am Bewerber positiv aufgefallen sind und mitteilen, warum Sie sich trotzdem für einen der Mitbewerber entschieden haben. Statt klare Gründe zu benennen, sollten Sie in diesem Teil Ihrer Absage an der Oberfläche bleiben. Mit den besten, ernstgemeinten Wünschen für die weitere Stellensuche und den weiteren Lebensweg des Kandidaten können Sie das Absageschreiben beenden.

Möchte ein Bewerber nach Ihrer Absage persönlich über die Gründe sprechen und mit Ihnen über die Entscheidung diskutieren, so lassen Sie sich keinesfalls auf die Erörterung von Detailfragen ein. Der Bewerber hat nicht das Recht, interne Informationen zu erfahren. Eine Ausnahme bilden hierbei Schwerbehinderte, die ein gesetzliches Anrecht auf eine Informationsweitergabe haben. Bleiben Sie im persönlichen oder schriftlichen Kontakt jederzeit freundlich und höflich, aber in Bezug auf die Gründe der Absage diskret und verschwiegen. Gleiches gilt für Social-Media-Kommentare oder Abhandlungen in Bewertungsportalen, die unzutreffend sind.

Ihr Absageschreiben ist, ebenso wie Ihre Handlungen während aller anderen Phasen im Rekrutierungsprozess, ein Indiz dafür, für welche Werte Ihr Unternehmen steht. Zeigen Sie daher durch Ihre verbale und nonverbale Kommunikation, dass Ihr Unternehmen für Offenheit, Transparenz und Klarheit steht. Dann werden abgelehnte Bewerber Ihre Entscheidung eher akzeptieren. Gleichzeitig werden Sie den Ruf genießen, ein bewerberfreundliches Unternehmen zu sein und dadurch weitere Bewerber und Talente anziehen.