Bewerbermanagement: Definition, Prozess, Ziele und Aufgaben

Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement fasst alle Tätigkeiten und Prozesse rund um die Verwaltung des Bewerbungsprozesses innerhalb eines Unternehmens zusammen. Es schließt sowohl die interne Organisation als auch die Kommunikation mit Bewerbern nach außen mit ein.

Anfallende Aufgaben rund um das Bewerbermanagement sind als Teil des Recruitings im übergeordneten Personalmanagement angesiedelt. Das primäre Ziel eines effizienten Bewerbermanagements ist es, dass sämtliche Prozesse möglichst schlank und kosteneffizient ablaufen. Gleichzeitig soll das Unternehmen nach außen als professioneller und attraktiver Arbeitgeber repräsentiert werden.

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Warum ist gutes Bewerbermanagement heute so wichtig?

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Unternehmen elementar, aus Sicht der Bewerber ein gutes Bild im Bewerbungsprozess abzugeben. Während sich früher auf eine Stelle viele Interessierte beworben haben, ist das heute umgekehrt. Unternehmen müssen sich als attraktive Arbeitgeber positionieren, um interessant für Bewerber zu sein.

Gelingt es dadurch, potenzielle neue Mitarbeiter für den Bewerbungsprozess zu gewinnen, muss dieser für den Bewerber reibungslos ablaufen. Unternehmen können es sich im Recruiting nicht leisten, Bewerber beispielsweise lange auf Antworten warten zu lassen oder sie mit komplexen und langwierigen Prozessen aufzuhalten. Die Optimierung der Candidate Experience – alle Erfahrungen, die ein Bewerber im Laufe des Bewerbungsprozesses mit einer Organisation macht – ist wichtiger denn je.

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Warum werden Bewerbungsprozesse abgebrochen?

Dass mögliche neue Mitarbeiter ihre Bewerbung abbrechen, obwohl die Stelle für sie eigentlich interessant ist, ist keine Seltenheit. Laut dem softgarden-Bewerbungsreport haben das rund 58 Prozent der rund 6.500 befragten Teilnehmer schon einmal gemacht.

Die drei primären Gründe, die die Studie für den Abbruch des Bewerbungsprozesses anführt, sind: 

• Umständliches Bewerbungsverfahren (56 Prozent),
• langsame Reaktion der Organisation (42,5 Prozent),
• Unfreundlichkeit und unsympathisches Auftreten (42 Prozent).

Solche Störfaktoren auszumerzen, ist immer stärker auch im Interesse von HR-Entscheidern und der Geschäftsführung. Deren Ziel eines effizienten Bewerbermanagements ist es, möglichst kosteneffizient zu arbeiten. Eine niedrige Time-to-hire, resultierend aus einem funktionierenden Recruiting und Bewerbermanagement, trägt als messbare ökonomische Kennzahl unter anderem dazu bei.

Was sind die Vorteile eines effizienten Bewerbermanagements?

Ein effizientes Bewerbermanagement bietet Unternehmen entscheidende Vorteile. Neben einer kürzeren Time-to-hire zahlt ein effizientes Bewerbermanagement auf weitere messbare Kennzahlen im Recruiting ein. Aber auch weiche Faktoren und Messgrößen profitieren von einem guten Bewerbermanagement. Ein Überblick über die wichtigsten Vorteile:

• Bessere Candidate Experience: Bewerber nehmen ein Unternehmen als Arbeitgeber positiver wahr, wenn der Bewerbungsprozess stimmig ist. Im späteren Verlauf fungieren sie als positive Multiplikatoren – beispielsweise, in dem sie die Firma bei Bewertungsplattformen wie kununu positiv bewerten oder über ihre Erfahrungen im Bekanntenkreis wohlwollend berichten.
• Verbesserung interner Prozesse: Wenn klar ist, wer wofür verantwortlich ist und wie der Workflow von Stellenanzeige über die Einladung zum Vorstellungsgespräch bis zum Arbeitsvertrag aussieht, hilft das allen Beteiligten.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Eine positive Candidate Experience trägt positiv zur Arbeitgebermarke bei. Im Umkehrschluss führt das zu mehr Bewerbern und erleichtert das Recruiting.
• Kürzere Time-to-hire: Die Zeit von der Ausschreibung einer Stelle bis zu ihrer Besetzung verringert sich. Aus Kostensicht ist das der größte Hebel und Vorteil eines effizienten Bewerbermanagements.

Was sind die Ziele im Bewerbermanagement?

Das Bewerbermanagement verfolgt vorrangig das Ziel, das Recruiting geeigneter und qualifizierter Fachkräfte zu fördern. Zu diesem Zweck streben Verantwortliche im Bewerbermanagement nach der Erfüllung folgender sekundärer Ziele: 

• Prozessoptimierung: Stellenbeschreibungen verfassen, Stellenanzeigen online (und offline) schalten, Vorstellungsgespräche organisieren, Zusagen und Bewerbungsabsagen verschicken. Der Prozess im Bewerbermanagement ist vielschichtig – ihn zu optimieren, sei es durch digitale Hilfsmittel oder effiziente Organisation, ist das primäre Ziel.
• Zeiteinsparung: Mit einem effizienten Prozess sinkt automatisch die benötigte Zeit für bestimmte Aufgaben. Neben bekannten Zahlen wie der Time-to-hire zahlt die Prozessoptimierung auch auf Aspekte wie die Dauer der Erarbeitung von Stellenprofilen oder die Verwaltung von Bewerberdaten ein.
• Kosteneinsparung: Weniger Zeit bedeutet weniger Kosten – aus ökonomischer Sicht muss ein Bewerbermanagementsystem möglichst kosteneffizient funktionieren.
• Verbesserung des Arbeitgeberimages: Prozesse müssen nicht nur technisch funktionieren, das Bewerbermanagement muss auch nach außen repräsentativ sein. Freundlichkeit und Reaktionsschnelligkeit in der Kommunikation mit Kandidaten sind zwei Aspekte, die maßgeblich zur Verbesserung des Images und dadurch positiv zum Employer Branding beitragen.

Was sind die Aufgaben im Bewerbermanagement?

Zur Erreichung der Ziele im Bewerbermanagement arbeiten Verantwortliche entlang der gesamten Prozesskette und übernehmen vielfältige Aufgaben, um das Recruiting von Fachkräften zu erleichtern. Dazu zählt

• die gesamte Verwaltung von Stellenanzeigen,
• deren Vorbereitung (Stichwort: Stellenbeschreibung) und der Bewerberdaten, 
• die Kommunikation mit den Kandidaten 
• und auch die internen Absprachen.

Über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Übermittlung von Zusagen und Absagen für die ausgeschriebenen Stellen decken die Aufgaben den ganzen Bewerbermanagementprozess ab. Auch der Aufbau eines Talentpools für das Recruiting, in dem sämtliche Bewerberdaten gespeichert werden, kann langfristig Aufgabe des Bewerbermanagements sein.

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Wie läuft ein effizienter Bewerbermanagementprozess ab?

Der Bewerbungsprozess wird im Rahmen des Bewerbermanagements festgelegt. Er folgt fünf übergeordneten Schritten, die in jedem Unternehmen in ihrer Ausgestaltung variieren. Nicht jede Organisation verfährt genau gleich, wenn Sie sich jedoch in der Planung an diesen fünf Stufen entlanghangeln, steht einem effizienten Bewerbermanagementprozess nichts im Wege:

1. Stellenausschreibung,
2. Verwaltung der Bewerbungen und Bewerberkontakt,
3. Vorauswahl der Kandidaten,
4. Vorstellungsgespräche,
5. Informieren der Bewerber.

Der vierte Schritt ist nicht zwingend Teil des Bewerbermanagements – je nach organisationsinterner Definition. Manche Unternehmen sehen das Führen der Bewerbungsgespräche mit den Kandidaten ebenfalls als Teil des Bewerbermanagementprozesses. In der Theorie greift das jedoch zu weit, dort endet Bewerbermanagement mit der Vorauswahl der Bewerber. Die anschließenden Gespräche sind Aufgabe der Fachabteilungen und / oder des Recruitings. Anschließend greift wieder das Bewerbermanagement, wenn es um die Zustellung von Absagen und Zusagen geht.

1. Stellenausschreibung

In Absprache mit der Fachabteilung, in der eine Stelle zu besetzen ist, wird im ersten Schritt ein Stellenprofil erarbeitet. Welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Nachweise muss ein Kandidat mitbringen, um für die Stelle geeignet zu sein?

Gleichzeitig ist es Aufgabe des Bewerbermanagements, die Stellenbeschreibung attraktiv zu gestalten. Dafür berücksichtigen Verantwortliche im Bewerbermanagement Benefits des Unternehmens, die richtige Ansprache der Zielgruppe und die Wahl der richtigen Plattformen zur Veröffentlichung.

2. Verwaltung der Bewerbungen und Bewerberkontakt

Nach Ausschreibung der Stellenanzeige bewerben sich bestenfalls die Kandidaten von allein. In diesem Zuge ist es Aufgabe des Bewerbermanagements, Eingangsbestätigungen (Zwischenbescheide) auszustellen.

Gleichzeitig werden alle Bewerbungen kategorisiert, abgelegt und im Bewerbermanagementsystem erfasst. Hier findet bereits ein erstes Screening statt: Passen die Kandidaten rein technisch auf die ausgeschriebene Stelle? Wenn beispielsweise gänzlich unpassende Bewerbungen, beispielsweise für eine andere Abteilung, eingegangen sind, fliegen diese im ersten Schritt raus und eine Absage wird verschickt.

3. Vorauswahl der Kandidaten

Sind alle relevanten Bewerbungen identifiziert, beginnt im nächsten Prozessschritt das eigentliche Screening, auch „Pre-Employment-Screening“ genannt. Die Aufgabe des Bewerbermanagements ist es, eine Vorauswahl der Kandidaten zu treffen, die anschließend zum Telefoninterview, Assessment-Center oder anderen Formen des Bewerbungsgesprächs eingeladen werden.

Dafür werden die Fähigkeiten und Qualifikationen eines jeden Bewerbers mit dem Stellenprofil abgeglichen. Parallel werden weitere Informationen zum Kandidaten eingeholt, beispielsweise über soziale Netzwerke oder auch alte Arbeitgeber. Gerade bei wichtigen Stellen (Führungskräfte, Management) findet ein intensives Screening statt, das bis zur Prüfung des polizeilichen Führungszeugnisses reichen kann.

Die Vorauswahl wird anschließend den Fachabteilungen oder Recruitern übermittelt – je nachdem, wer für die Bewerbungsgespräche verantwortlich ist.

4. Vorstellungsgespräche

Nachdem die Vorauswahl getroffen ist und die geeigneten Kandidaten zum Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, finden die Gespräche statt.

5. Informieren der Bewerber

Nachdem sich ein Kandidat durchgesetzt hat, wird mit allen Beteiligten kommuniziert. Die Bewerber enthalten ihre Absagen und Zusagen und intern werden alle relevanten Personen informiert.

Damit dieser wichtige letzte Prozessschritt nicht untergeht und Bewerber beispielsweise wochenlang auf Absagen warten, hilft eine klare Prozessstruktur. Viele Unternehmen nutzen Vorlagen und automatisierte Reminder, damit alle Beteiligten so schnell wie möglich informiert werden können.

Im letzten Schritt geht es an die Übermittlung des Arbeitsvertrages sowie dessen Unterzeichnung. Wird der Arbeitsvertrag per Post versandt, ist die Formulierung eines wertschätzenden Anschreibens zum Arbeitsvertrag essenziell.

Die nächsten Schritte, wie zum Beispiel den Onboarding-Prozess und die schrittweise Einarbeitung, gehören nicht mehr zum Bewerbungsmanagement Schließlich ist der Bewerber nun fester Teil des Unternehmens.

Was sind die Erfolgsfaktoren im Bewerbungsmanagement?

Damit der Bewerbungsprozess für beide Seiten erfolgreich ist, spielt vor allem die Schnelligkeit eine wichtige Rolle. Bewerber erwarten eine möglichst zügige Reaktion seitens des Unternehmens. Laut einer weiteren softgarden-Studie erwarten 91 Prozent aller Kandidaten eine Rückmeldung innerhalb der ersten Woche nach Bewerbungsabgabe. Wenige Firmen können das jedoch einhalten, was einer positiven Candidate Experience bereits entgegenspricht. 

Weitere Erfolgsfaktoren im Bewerbermanagement sind:

• Attraktive Arbeitgebermarke: Es ist Aufgabe des gesamten Personalmanagements, eine möglichst attraktive Arbeitgebermarke zu schaffen. Der Prozess im Bewerbungsmanagement als Teil des Recruitings trägt seinen Teil dazu bei.
• Attraktive Stellenanzeigen: Vieles steht und fällt mit den Inhalten der Stellenanzeige. Sie muss das Stellenprofil widerspiegeln, ansprechend gestaltet sein und die wichtigsten Benefits enthalten.
• Freundlichkeit und Wertschätzung: Recruiter sollten zu jeder Zeit freundlich und wertschätzend gegenüber den Kandidaten sein. Gerade bei längeren Wartezeiten gilt es, diese angemessen zu begründen und ausreichend zu kommunizieren.
• Transparenz: Der Bewerber sollte zu jeder Zeit im Bewerbungsprozess wissen, in welcher Phase er gerade steckt. Dabei kann eine Software hilfreich sein.
• Talentpool aufbauen: Es wäre leichtsinnig, die über die Zeit sich ansammelnden Bewerberdaten nicht zu nutzen. Der Aufbau eines Talentpools hilft im Recruiting, für später ausgeschriebene Stellen möglicherweise direkt den passenden Kandidaten zu finden.

Wenn Bewerber keinen Zuschlag für die Stelle erhalten, ist es zudem wichtig, stil- und respektvoll abzusagen. Möglicherweise kommt der Kandidat für einen anderen Job künftig infrage – da ist es hilfreich, wenn er trotz Absage die Erfahrungen im Bewerbungsprozess positiv in Erinnerung hat.

Was ist digitales Bewerbungsmanagement?

Mit einem digitalen Bewerbermanagementsystem werden sämtliche Prozesse des Bewerbermanagements digital abgebildet und unterstützt. Die meisten Lösungen sind HR-Software-Lösungen, die alle Schritte im Recruiting abbilden. Dabei kommen vor allem automatisierte Workflows, aber auch stellenweise bereits künstliche Intelligenz zum Einsatz.

Die Funktionen der Software-Lösungen reichen von einfachen Übersichten über den aktuellen Stand sämtlicher Bewerbungen über automatisierte interne und externe Benachrichtigungen bis hin zum automatisierte Aufbau eines Talentpools.

Welche Bewerbermanagementsysteme gibt es?

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Systeme und Software-Anbieter, die die Anforderungen an ein effizientes Bewerbermanagement abdecken. Darüber hinaus bieten sie beispielsweise Tools zum Talent Management oder zum automatischen Veröffentlichen von Stellenanzeigen.

Die bekanntesten Bewerbermanagementsysteme sind:

• Personio,
• softgarden,
• recruitee,
• rexx systems,
• onlyfy one.

Darüber hinaus gibt es auch von großen Softwarehäusern wie SAP oder Sage HR-Software, die zum Bewerbermanagement eingesetzt werden kann. Je nach Leistungsumfang unterscheiden sich die Preismodelle der Anbieter. Während manche Software für wenige Euro im Monat genutzt werden kann und sich an kleine Organisationen richtet, gibt es andere Bewerbermanagementsysteme, die mehrere hunderte Euro pro Monat kosten. Diese richten sich meist an größere Konzerne, die dutzende bis hunderte Bewerbungen laufend verarbeiten müssen.

Was sind die Vorteile digitaler Bewerbermanagementsysteme?

Gerade, wenn Sie gleichzeitig viele Stellen besetzen und mit zahlreichen Kandidaten in Gesprächen sind, eignet sich ein digitales Bewerbermanagementsystem. Es verschafft nicht nur intern Überblick, sondern erleichtert auch die Kommunikation mit den Kandidaten.

Weitere Vorteile von Bewerbermanagementsystemen sind:

• Schnelle Prozesse und dadurch Kosten- und Zeitersparnis,
• abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird durch Schnittstellen erleichtert,
• der Bewerbungsprozess ist für alle Kandidaten transparent und einheitlich,
• fast alle Softwarelösungen legen Wert auf rechtskonformen Datenschutz,
• Bewerber, die es nicht geschafft haben, können automatisiert als „Talents“ in einem Pool zusammengefasst werden.

Zudem deckt beinahe jedes digitale Bewerbermanagementsystem weitere Schritte in der Personalplanung (z.B. vom Personalbedarf) oder auch im Recruiting ab. So können Stellenanzeigen automatisiert generiert werden oder Vorlagen erstellt und genutzt werden, um beispielsweise analoge Personalfragebogen durch digitale Formulare zu ersetzen.

Was ist beim Bewerbermanagement hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten?

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor einigen Jahren gibt es für Recruiter und HR-Verantwortliche Wichtiges zu beachten. Bewerberdaten dürfen beispielsweise nicht ohne Weiteres gespeichert werden. Lediglich für die Dauer des Recruitingprozesses ist eine Speicherung erlaubt.

Danach – beispielsweise für den Aufbau eines Talentpools wichtig – muss dafür die ausdrückliche Erlaubnis des Kandidaten eingeholt werden. Diese gesetzliche Regelung stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Nicht selten werden Bewerberdaten per Mail verschickt und schlummern monate- und jahrelang in den Postfächern von Kollegen. Das ist rechtlich nicht zulässig.

Um diese Herausforderung zu meistern, eignet sich wiederum ein digitales Bewerbermanagementsystem. Dieses macht ein Versenden der Informationen per Mail oder Ausdrucken von Bewerberdaten hinfällig. Alle Informationen sind digital für alle Beteiligten zugänglich und werden fristgerecht nach Zusage oder Absage gelöscht.