Arbeitsplatzbeschreibung: Aufbau, Inhalt & Muster-Beispiel

Definition: Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?

Die Arbeitsplatzbeschreibung beinhaltet die detaillierte Zusammenfassung der Aufgaben und Tätigkeiten eines bestimmten Arbeitsplatzes. Damit handelt es sich um eine konkrete Zusammenfassung von positionsspezifischen Aufgaben, die ein Stelleninhaber im Rahmen seines Beschäftigungsverhältnisses erfüllen muss.

Neben festen Abläufen enthält die Tätigkeitsbeschreibung ebenfalls organisatorische Informationen. Anhand dieser kann man die Aufgaben, die mit einem Arbeitsplatz in Verbindung stehen, in die Organisationsstruktur einordnen. Auch ist es so möglich, Fähigkeiten, Qualifikationen, Ziele und Verantwortlichkeiten rund um einen Arbeitsplatz zu definieren.

Obwohl die Arbeitsplatzbeschreibung der Stellenbeschreibung sehr ähnlich ist, gibt es kleine, aber feine Unterschiede.

Was ist der Zweck einer Arbeitsplatzbeschreibung?

Der Zweck einer Arbeitsplatzbeschreibung besteht darin, die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen einer bestimmten Position klar und strukturiert zu definieren. Sie dient sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer als Grundlage für eine transparente und verbindliche Darstellung der jeweiligen Anforderungen und Zuständigkeiten im Unternehmen.

Damit dient die Arbeitsplatzbeschreibung als Grundlage für viele weitere Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören z. B. die Folgenden:

• Entstehung/Anfertigung eines Organigramms
• Grundlage für die Eingruppierung in bestimmte Tarife
• Basis für Stellenbeschreibungen, insbesondere die notwendigen Kompetenzen

Doch wie lassen sich Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung voneinander abgrenzen?

Ist der Arbeitgeber zur Arbeitsplatzbeschreibung verpflichtet?

Es gibt keine konkrete Pflicht, Arbeitsplatzbeschreibungen zu erstellen. Allerdings verpflichtet Sie § 2 Abs. 1 Nr. 5 Nachweisgesetz (NachwG), eine „kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit“ niederzuschreiben. Die Arbeitsplatzbeschreibung kann dazu verwendet werden.

Die Arbeitsplatzbeschreibung ist in der Regel kein Bestandteil des Arbeitsvertrags. Es gibt aber auch Ausnahmen. Beispielsweise dann, wenn im Arbeitsvertrag Bezug auf die Beschreibung genommen wird, um zum Beispiel § 2 Abs. 1 Nr. 5 NachwG Rechnung zu tragen.

Warum ist eine Arbeitsplatzbeschreibung wichtig?

Auch wenn in vielen Unternehmen noch immer ohne Arbeitsplatzbeschreibungen gearbeitet wird, gibt es gute Gründe, sich die Mühe der Erstellung zu machen. Denn: Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist sowohl für Sie als Arbeitgeber, als auch für Ihre Arbeitnehmer sinnvoll. Der Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, was das Unternehmen von ihm erwartet und wem er zuarbeiten muss bzw. wer ihm zuarbeitet. Dadurch herrschen klare Verhältnisse. Außerdem lassen sich so Missverständnisse vermeiden – ein wichtiges Fundament für ein positives Betriebsklima und mehr Mitarbeitermotivation.

Weitere Aufgaben und Vorteile einer Arbeitsplatzbeschreibung:

• Planung von Kapazitäten
• Grundlage für Stellenbeschreibung (Anforderungen und Kompetenzen)
• Grundlage für Arbeitsplatzeinrichtung
• Gestaltung von Arbeitsprozessen
• Dient der sachgerechten Eingruppierung und Beurteilung
• Orientierung für Führungskräfte
• Basis für Zielgespräche
• Kontrollfunktion
• Motivation für Mitarbeiter
• Aufdeckung von doppelten oder nicht vergebenen Aufgaben
• Erstellung von Arbeitszeugnissen (Leistungsbeurteilung)

Durch die genaue Angabe von anfallenden Tätigkeiten, eine exakte Beschreibung und die anschließende Bewertung wird es möglich, einheitliche Standards zu schaffen. Das gilt nicht nur für größere Unternehmen, sondern auch für KMU. Wer sich nicht nur darüber bewusst ist, welche Hauptaufgaben ein Arbeitnehmer hat, sondern umfassende Kenntnis rund um einen Arbeitsplatz erlangt, kann besser planen.

Gerade in Zeiten, in denen der digitale Wandel seine Schatten vorauswirft, wird es immer wichtiger, zu wissen, wer im Betrieb was tut. Diese Informationen sind unter anderem die Basis für ein erfolgreiches Change Management. Auch sind sie Bestandteil von vielen weiteren Unternehmensprozessen, was der folgende Absatz noch einmal ausführlich darlegt.

Arbeitsplatz beschreiben – Inhalt und Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung

Da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen gibt, gibt es auch keine bindenden Standards, wie eine solche Beschreibung auszusehen hat. Auch werden Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung in Unternehmen nicht immer einheitlich definiert. Folgend finden Sie jedoch eine Übersicht, die Aufbau und Inhalt einer typischen Arbeitsplatzbeschreibung widerspiegelt. Diese Informationen lassen sich in eigene Vorlagen und Muster übertragen oder eins zu eins übernehmen.

Stelle und Stelleninhaber

• Bezeichnung der Stelle
• Name des Stelleninhabers
• Personalnummer des Stelleninhabers
• Geburtsdatum des Stelleninhabers
• Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, Homeoffice, etc.)
• Kostenstelle

Einordnung in Organisationsstruktur

• Abteilung oder Fachbereich
• Vorgesetzter des Stelleninhabers (Wem Sind Sie unterstellt?)
• Unterstellte des Stelleninhabers (Wer ist Ihnen unterstellt?)
• Stellvertreter des Stelleninhabers (Wer vertritt Sie?)
• Stellvertreterfunktion des Stelleninhabers (Wen vertreten Sie?)

Tätigkeitsbeschreibung / -spektrum

• Stichpunktartige, genaue Tätigkeitsbeschreibungen (Was ist die Hauptaufgabe? Wie sehen die Nebenaufgaben aus?)
• Zeitanteil der Tätigkeiten in Prozent von der Gesamtarbeitszeit
• Schwierigkeitsgrad der Tätigkeiten
• Priorisierung der Aufgaben und Tätigkeiten
• Schnittstellen und Kontaktpunkte (intern und extern)
• Befugnisse und Verantwortlichkeiten
• Zielvorgaben
• notwendige Kompetenzen, Fähigkeiten, Qualifikationen

Eingruppierung

• Tarifgruppe oder Lohn-/Gehaltsangabe
• Boni, Prämien, etc. bei Zielerreichung

Bei der Anfertigung von Arbeitsplatzbeschreibungen hat der Betriebsrat übrigens kein Mitwirkungsrecht. Das ist der Fall, da es sich lediglich um Funktionsbeschreibungen handelt. Sie enthalten keine bindenden Richtlinien für die Auswahl geeigneter Arbeitnehmer. Vielmehr dienen sie der organisatorischen Einordnung. Dennoch ergibt es Sinn, die Mitglieder des Betriebsrats proaktiv einzubinden. Das wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus und eröffnet eine weitere Perspektive auf die Tätigkeitsbeschreibung.

Formulierung der Arbeitsplatzbeschreibung: Muster

Bei der Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung sollte immer darauf geachtet werden, dass diese personenunabhängig formuliert wird. Nur in höheren Führungspositionen kann es sinnvoll sein, eine Arbeitsplatzbeschreibung auf eine bestimmte Person zuzuschneiden. So kann man beispielsweise deren besondere Fähigkeiten optimal im Unternehmen nutzen.

Das Alleinstellungsmerkmal der Arbeitsplatzbeschreibung ist die präzise Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung. Sie muss so formuliert sein, dass sowohl Führungskräfte als auch Stelleninhaber sie verstehen.

Die konkrete Spezifizierung und die unmissverständliche Angabe der Haupt- und Nebenaufgaben stellt sicher, dass es keinen Interpretationsspielraum gibt. Um trotz der detaillierten Beschreibung einen schnellen Überblick zu gewährleisten, empfiehlt sich eine stichpunkartige Aufzählung.

Muster einer Arbeitsplatzbeschreibung

Haupttätigkeiten:

• Durchführung der betrieblichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für kaufmännische sowie gewerbliche Mitarbeiter
• Überweisung der Löhne und Gehälter auf die Konten der Mitarbeiter bis zum letzten Werktag des Kalendermonats
• Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen bis spätestens zum dritten Werktag des Folgemonats
• Berechnung und Abführung der Steuern und Sozialabgaben an das Finanzamt, Krankenkassen und andere Anspruchsberechtigte
• Ansprechpartner für alle Mitarbeiterfragen zur Entgeltabrechnung
• Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen
• Erstellung der Jahresmeldungen für die Sozialversicherungen

Nebentätigkeiten:

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen
• Führung der Urlaubskonten
• Erstellung von Personalstatistiken, inkl. Personalkostenstatistik
• Mitwirkung bei der Erstellung des Geschäftsberichtes

Zusammenarbeit:

• Geschäftsleitung
• Finanzbuchhaltung
• Alle Abteilungsleiter
• Steuerberater (extern)
• Finanzamt (extern)
• Krankenkassen (extern)
• Deutsche Rentenversicherung (extern)

Fachliche und persönliche Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung
• Ausgezeichnete Kenntnisse im Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und DATEV
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Dienstleistungs- und Beratungsorientierung
• Hohe Einsatzbereitschaft
• Verlässlichkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Personaldaten

Welche Risiken hat eine Arbeitsplatzbeschreibung?

Durch die detaillierte Tätigkeitsbeschreibung besteht die Gefahr, dass die Arbeitsplatzbeschreibung den Blick der Mitarbeiter auf den eigenen kleinen Bereich einengt. Dadurch gerät nicht selten das große Ganze außer Acht. Um „Dienst nach Vorschrift“ zu vermeiden, ergibt es Sinn, den Beschäftigten dennoch Freiheiten zu lassen.

Stellen Sie daher bei der Erstellung einer Tätigkeitsbeschreibung klar, wieso diese wichtig ist, beispielsweise:

• zum Definieren eines Aufgabenbereichs und entsprechender Kompetenzen
• zum Anfertigen von Stellenbeschreibungen
• zur Ausgestaltung eines allumfassenden Organigramms

Hier ist Transparenz gefragt. Das Team soll nicht den Eindruck bekommen, dass es überwacht oder gar kontrolliert wird. Stellen Sie daher klar heraus, das mit einer Arbeitsplatzbeschreibung auch Arbeitserleichterungen einhergehen.

Wer schreibt die Arbeitsplatzbeschreibung?

In vielen Unternehmen werden Arbeitsplatzbeschreibungen von dem Mitarbeiter erstellt, der den Arbeitsplatz aktuell besetzt. Das hat einen wesentlichen Vorteil: Der Beschäftigte selbst ist Experte auf seinem Gebiet. Er kann genauestens beschreiben, was er wie und wofür tut. Achten Sie hier aber darauf, dass sich der Beschäftigte nicht „ausspioniert“ fühlt.

Legen Sie dar, wieso eine Arbeitsplatzbeschreibung wichtig ist und wie Ihr Gegenüber zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. Zu keiner Zeit darf der Mitarbeiter das Gefühl bekommen, ersetzt zu werden.

Fazit: Arbeitsplatzbeschreibung hat viele Vorteile

Auch wenn Tätigkeitsbeschreibungen gesetzlich nicht verpflichtend sind, ergibt es Sinn, sich die Zeit für aussagekräftige Arbeitsplatzbeschreibungen zu nehmen. Solche Angaben schaffen Transparenz: Jeder Mitarbeiter im Unternehmen weiß genauestes, was seine Aufgaben und Befugbisse sind und was von ihm erwartet wird. Das beugt Missverständnissen vor, sorgt für Struktur und kann sich förderlich auf die Mitarbeitermotivation auswirken.

Die Rolle der Arbeitsplatzbeschreibung im Hinblick auf das Organigramm und Unternehmensprozesse sollte ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Eine Tätigkeitsbeschreibung ist eine wichtige Informationsquelle – sowohl bei der Personalbeschaffung als auch bei der Personalführung und letztlich ebenfalls bei allem Prozessen rund ums Gehalt.

FAQ – Wissenswertes zur Arbeitsplatzbeschreibung