Anforderungsprofil erstellen: Schritte + Checkliste

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil ist eine detaillierte Aufstellung der Qualifikationen, Kompetenzen und persönlichen Eigenschaften, die ein Bewerber mitbringen muss, um eine bestimmte Position erfolgreich auszufüllen. Es definiert die Anforderungen, die ein Unternehmen an einen potenziellen Mitarbeiter stellt, und bildet damit die Grundlage für den gesamten Rekrutierungsprozess.

Das Anforderungsprofil umfasst in der Regel fachliche Qualifikationen wie Ausbildung, Berufserfahrung und spezielle Fachkenntnisse sowie persönliche Kompetenzen wie soziale Fähigkeiten, Kommunikationsstärke, Problemlösungsfähigkeit oder Belastbarkeit. Zudem werden oft spezifische Anforderungen wie Sprachkenntnisse, Führerschein oder IT-Kenntnisse aufgeführt, die für die Ausübung der Position erforderlich sind.

Ziel des Anforderungsprofils ist es, den idealen Kandidaten für eine Stelle zu definieren und den Auswahlprozess zu erleichtern. Es hilft, Bewerber gezielt zu vergleichen, die Eignung für die Position besser einzuschätzen und Fehlbesetzungen zu vermeiden. Darüber hinaus dient das Anforderungsprofil als Leitfaden für die Personalentwicklung, indem es die Kompetenzen und Qualifikationen aufzeigt, die Mitarbeiter für bestimmte Karrierewege oder Weiterbildungsmaßnahmen benötigen.

Warum ist die Erstellung eines Anforderungsprofils hilfreich und notwendig?

Ein Anforderungsprofil für eine vakante Position zu erstellen, ist mit einem nicht zu unterschätzenden zeitlichen Aufwand verbunden. Für Personaler bedeutet es vor allem, in Abstimmungsgesprächen mit den Führungskräften der Fachabteilung herauszufinden, welche Kernaufgaben eine Tätigkeit im Unternehmen beinhaltet. Gleichzeitig bedeutet es für Personalbeauftragte, die internen Arbeitsabläufe und komplizierte Sachfragen und Abläufe in den einzelnen Unternehmensbereichen genau zu verstehen und fachlich korrekt wiedergeben zu können. Auch impliziert es, sich empathisch in die Abteilung oder den Arbeitsbereich hineinzuversetzen und neben den fachlichen Anforderungen klar zu bestimmen, welche persönlichen Erwartungen ein Unternehmen an einen Bewerber hat. Daher mag aus wirtschaftlichen Überlegungen die Frage aufkommen, ob die Erstellung von Anforderungsprofilen wirklich notwendig ist. Ist ein echter, nachvollziehbarer Benefit für das Unternehmen mit der Erstellung von Anforderungsprofilen verbunden, der dabei hilft, bessere und wertvollere Entscheidungen im Recruiting-Prozess zu treffen?

Um diese Fragen zu beantworten, ist es entscheidend, sich vor Augen zu führen, welchen Einfluss ein neuer Mitarbeiter auf den Erfolg und die Unternehmensergebnisse hat. Ähnlich wie bei einem Produkt oder einer Dienstleistung kann man auch im Personalbereich ermitteln, wie hoch der Return on invest (ROI) sein muss, bevor man sich für die Besetzung einer vakanten Position entscheidet.

Wann lohnen sich Aus-, Fort- und Weiterbildung?

Hohe Personalkosten und Investition in die Aus- und Fortbildung eines neuen Mitarbeiters rechnen sich nur dann, wenn dieser im Arbeitsprozess gute Ergebnisse erzielt und aufgrund seiner Produktivität und seines Engagements im Rahmen von Prozessen eindeutig zur Leistungssteigerung im Betrieb beiträgt. Positive oder überragende Erträge sind eng mit der Qualifikation und Einstellung eines Angestellten verknüpft. Daher ist es für jedes Unternehmen zielführend, klar auszuformulieren, welche fachlichen und persönlichen Anforderungen und Erwartungen an Bewerber gestellt werden.

Bei der Vorauswahl der Bewerber im oft stressigen und zeitkritischen Bewerbungsprozess hilft Ihnen ein erstelltes Anforderungsprofil zudem, Zeit zu sparen und vor allem Kandidaten mit passenden Bewerbungsunterlagen und der richtigen Qualifikation einzuladen. Erstellen Sie einen Soll-Ist-Vergleich, so können Sie einfach mittels vorab formulierter und zielgerichteter Fragen ermitteln, welcher Kandidat bestmöglich zu Ihrem Unternehmen, der Aufgabe und Ihrer Personalstruktur passt.

Auch ist es möglich, die unterschiedlichen Bewerber anhand objektiver Parameter zu vergleichen, statt sich subjektiv von professionell erstellten Bewerbungsunterlagen oder einem sehr kommunikativen ersten Vorabgespräch am Telefon blenden zu lassen. Anforderungsprofile stellen daher die Grundlage dar, faktenbasiert zu entscheiden, welche Kandidaten aus nachvollziehbaren Gründen optimal zu Ihrem Unternehmen passen

Hochwertige Anforderungsprofile erleichtern den Einstellungsprozess

Erstellen Sie qualitativ hochwertige Anforderungsprofile, die alle wichtigen Parameter für eine Anstellung beinhalten, so bestimmen diese den weiteren, stringenten Verlauf des Recruiting-Prozesses. Ähnlich wie der „Rote Faden“ in einem Buch oder einem Artikel das Thema konsequent verfolgt, werden Sie auch mit einem Anforderungsprofil immer die Basis für einen erfolgreichen Einstellungsprozess legen. Dies hilft Ihnen zum Beispiel auch bei der Erstellung von positionsbezogenen Interviewleitfäden. Diese stellen die Basis für vergleichbare und professionelle Bewerbungsgespräche dar, bei denen Sie Kandidaten nicht nur oberflächlich und anhand der eingereichten Unterlagen kennenlernen, sondern eingehend prüfen können, welcher Kandidat Sie fachlich und persönlich am stärksten überzeugt.

Erarbeiten Sie ein Anforderungsprofil stets im Team und unter Einbeziehung aller beteiligten Abteilungen. Wenn Sie so vorgehen, vermeiden Sie Abstimmungsprobleme und setzen zudem ein einheitliches Recruiting-Vorgehen im Gesamtbetrieb um, dass sich an der Qualifikation der Bewerber und nicht an den Vorlieben der Entscheider orientiert.

Wie erstellt man als Personaler ein perfektes Anforderungsprofil für jede Abteilung?

Ein professionelles Anforderungsprofil sollte immer eine ausführliche Beschreibung der persönlichen und fachlichen Kompetenzen von Kandidaten beinhalten. Dabei reicht es nicht aus, einfach einige Kernkompetenzen zu umschreiben, die wichtig und nützlich sind, um die Aufgaben der vakanten Position zu bewältigen. Vielmehr handelt es sich bei einem Anforderungsprofil um eine sehr detaillierte Beschreibung Ihrer Erwartungen an potenzielle Mitarbeiter.

Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit und interessieren Sie sich für die Details der einzelnen Aufgaben, Inhalte und Vorgaben. So werden Sie Anforderungsprofile aufsetzen, die professionell und zielgerichtet sind. Je klarer Sie die Kriterien an zukünftige Mitarbeiter definieren, desto besser wird es im weiteren Verlauf des Recruiting-Prozesses möglich sein, den oder die Angestellten zu finden, die die höchste Relevanz zum erstellten Anforderungsprofil haben. In den folgenden 4 Einzelschritten können Sie für jede Position ein aussagefähiges Profil erstellen, das alle Anforderungen und Kriterien beinhaltet, die ein Stelleninhaber benötigt, um seine Tätigkeit optimal auszuführen.

1. Schritt: Definition der Position und seiner Haupt- und Nebenaufgaben

Im ersten Schritt ist es sinnvoll, sich eingehend mit der vakanten Position zu beschäftigen und mit den Verantwortlichen der Abteilung alle relevanten Aufgaben zu extrahieren. Dabei sollten Sie klar definieren, welche Tätigkeiten als Kernaufgaben angesehen werden und bei welchen Aufgaben es sich nur um Nebentätigkeiten handelt. Gewichten Sie die Hauptaufgaben mit Prozentzahlen oder priorisieren Sie einzelne Bereiche durch eine Skalierung. Dadurch wird bereits zu Beginn der Erstellung des Anforderungsprofils schnell klar, welche Qualifikationen potenzielle Kandidaten mitbringen müssen, um die Haupt- und Nebenaufgaben kompetent bewältigen zu können.

Erstellen Sie ein Anforderungsprofil für eine bestehende und besetzte Position, macht es viel Sinn, den Stelleninhaber neben dem Vorgesetzten zu involvieren. So fördern Sie nicht nur die Motivation des Mitarbeiters, sondern erhalten weitere Detailinformationen, die für das Gesamtbild des Anforderungsprofils nützlich sein können und Ihr Verständnis über die Stelle intensivieren.

2. Schritt: Definition von sozialen Fähigkeiten und Qualifikationen

Sie haben im ersten Schritt bereits das professionelle Gerüst für ein Anforderungsprofil erstellt. Dies geschieht vor allem durch die Definition der Haupt- und Nebenaufgaben und durch eine Bewertung der Relevanz einzelner Tätigkeitsbereiche. Im nächsten Schritt gilt es nun, eingehend zu analysieren, welche Eigenschaften, Werte und Eignungen ein Bewerber benötigt, um bestmöglich zur Aufgabe zu passen. Neben der fachlichen Qualifikation, die sich aus der Schulbildung, dem Ausbildungsberuf oder der universitären Laufbahn ergibt, geht es hierbei auch um die individuelle soziale Kompetenz.

Als Personalverantwortlicher besteht Ihre Aufgabe nicht nur lediglich darin, einen Facharbeiter oder eine Führungskraft einzustellen, bei dem die fachlichen Voraussetzungen ideal zum Anforderungsprofil passen. Vielmehr benötigen Sie Menschen als Mitarbeiter, die durch ihre sozialen Fähigkeiten und Kompetenzen in Teams oder im Tätigkeitsbereich überzeugen und kollegial, hilfsbereit und verantwortungsbewusst tätig sind. Daher ist es entscheidend, Eigenschaften zu definieren, die für die Position zielführend sind und gleichzeitig zum Wertekodex Ihres Unternehmens passen.

Führungskräfte, die sich fast ausschließlich auf die fachbezogenen Fähigkeiten fokussieren und nur sehr begrenzt auf die soziale Kompetenz potenzieller Kandidaten achten, werden immer wieder Probleme beim Aufbau heterogener Teams haben. Dies führt zu einer höheren Fluktuation, die Zeit und Geldmittel bindet und den Erfolg des Gesamtunternehmens schmälert. Letztlich muss es darum gehen, die Qualifikationen und fachlichen Kenntnisse aller Mitarbeiter so zu kanalisieren, dass diese bestmöglich für Ihr Unternehmen genutzt werden können.

Achten Sie im zweiten Schritt auch auf die Definition von Schnittmengen. Beinhaltet die Stelle, für die Sie ein Anforderungsprofil erstellen, viele Aufgaben, die nur im Team oder in der Absprache mit anderen Abteilungen oder Stabsstellen erfolgreich ausgeführt werden können, so kommt Teamfähigkeit und der sozialen Kompetenz von Mitarbeitern ein besonderer Stellenwert zu. Zusammengefasst kommt es im zweiten Schritt vor allem darauf an, die Haupt- und Nebenaufgaben der Position mit Eigenschaften und Werten zu verquicken. So erstellen Sie Ihre Definition des idealen Mitarbeiters für die vakante Stelle.

3. Schritt: Weitere Anforderungen und wünschenswerte Qualifikationen in Anforderungsprofilen definieren

Während Sie im zweiten Schritt die wichtigsten und relevantesten Anforderungen an potenzielle Kandidaten formulieren und gewichten, gibt es für jede Position weitere Aufgabenbereiche, die nur am Rande beachtenswert sind. Jede Stelle beinhaltet beispielsweise Aufgaben, die nur sehr selten bearbeitet werden. Auch mag es manche Eignungen oder Eigenschaften geben, die Sie sich vom Bewerber zwar wünschen, die aber nicht unbedingt notwendig sind, um die Position ausführen zu können.

Wünschenswerte Qualifikationen können somit vor allem Bereiche sein, die schnell durch Training und Coaching erarbeitet werden können und nicht zu den Kernaufgaben der Stelle gehören.

Gehen Sie bei der Erarbeitung einzelner Anforderungsprofile systematisch vor, so erhält Ihr Unternehmen eine qualitativ hochwertige Ausarbeitung mit Relevanz. Anforderungsprofile, die alle wichtigen Informationen enthalten, erhöhen letztlich die Bewerberqualität und helfen dabei, Kandidaten für vakante Positionen in Ihrem Betrieb zu finden, die sowohl durch ihre fachliche wie auch ihre persönliche Qualifikation überzeugen und bestmöglich zu den Rahmenbedingungen der Stelle passen.

Bedenken Sie immer, dass Ihre Vorarbeit einen entscheidenden Anteil an einem positiven Verlauf des gesamten Recruiting-Vorganges hat. Investieren Sie daher ausreichend Zeit in die Erstellung der Profile und achten Sie darauf, offene Fragen zu stellen. Diese eignen sich viel besser als geschlossene Fragen, um möglichst viele Informationen und Details zu eruieren. Beschreiben Sie dann eindeutig, konkret und faktenorientiert die Positionsmerkmale und alle damit verbundenen individuellen Anforderungen.

Wie Sie Eigenschaften und deren Ausprägungen im Anforderungsprofil definieren

Ein inhaltlich klares und systematisch erarbeitetes Anforderungsprofil beschreibt vor allem die Eigenschaften von Stelleninhabern. Diese Charakteristika sowie deren Ausprägungen sind Grundlage für eine professionelle Tätigkeit und Basis bei der Suche nach geeigneten Kandidaten. Anhand der folgenden fiktiven Definition von Anforderungen für einen Verkäufer im Außendienst ist klar erkennbar, welche Eigenschaften und Prägungen vorhanden sein müssen, um die Stelle positiv ausfüllen zu können:

Fachliche Kompetenzen:

Soziale Kompetenzen:

Methodische Kompetenzen:

Persönliche Kompetenzen:

Die einzelnen Kompetenzbereiche können je nach Aufgabe und Position individuell erweitert werden. Durch die Ausprägungen, die einen klaren Bezug zu den Anforderungen an den Stelleninhaber haben, wird deutlich, welche Eigenschaften wichtig sind, um die Position kompetent auszufüllen.

Checkliste zur Erstellung eines Anforderungsprofils

Nachdem Sie alle Informationen erfasst und für sich persönlich aufbereitet haben, hilft Ihnen eine Checkliste dabei, das eigentliche Anforderungsprofil zu erstellen. Mithilfe dieser in Listenform aufbereiteten Darstellung gewichten Sie die Aufgaben des Stelleninhabers. Sie skizzieren einfach und anhand von anschaulichen Parametern, wie ein Positionsinhaber bestenfalls strukturiert sein sollte.

Kompetenzen sind wichtig für ein Anforderungsprofil

Durch die Gewichtung und Spezifizierung wird klar, welche Kompetenzen und Eigenschaften im Anforderungsprofil entscheidend sind und die höchste Relevanz haben. Diese Ausprägung entscheidet im weiteren Verlauf der Erstellung des Anforderungsprofils und auch bis hin zu den Einstellungsgesprächen darüber, welche Kandidaten den Vorzug erhalten und welchen Bewerbern aufgrund ihrer individuellen Leistungen oder ihrer Qualifikation abgesagt werden sollte.

Aus dem erstellten Anforderungsprofils kann nun eine effektive und professionelle Stellenanzeige erstellt werden. Auch können Sie anhand der klaren Spezifizierung Interviewleitfäden anfertigen, die passgenau auf jede spezifische Position zugeschnitten sind. Solche Leitfäden für Bewerbungsgespräche haben den Vorteil, dass sowohl für Personalverantwortliche sowie für Führungskräfte im Rahmen der Interviews alle Anforderungen klar ersichtlich und einheitlich sind. Durch die gleiche Ausgangslage ist es jedem am Vorstellungsgespräch Beteiligten möglich, Kandidaten besser und faktenorientierter zu bewerten. Entscheidungen für oder gegen einzelne Bewerber werden dadurch professioneller und relevanter.

Insgesamt lohnt es sich für Sie und Ihr Unternehmen im hohen Maße, passgenaue Anforderungsprofile zu erstellen. Diese stellen sowohl in großen wie auch in mittelständischen und kleineren Betrieben die Grundlage für einen effektiven Bewerbungsprozess dar. Auch wenn das Erstellen von Anforderungsprofilen zunächst einen hohen zeitlichen Aufwand bedeuten mag, spart es im Unternehmen Kosten, die durch eine voreilige, ungeplante Personalauswahl entstehen können.

Wie oft sollten Anforderungsprofile überarbeitet werden?

Durch die Digitalisierung und die Globalisierung ändern sich die Anforderungen, die an Unternehmen von Kunden oder Geschäftspartnern gestellt werden, regelmäßig. Flexibilität oder auch der Umgang mit moderner Informationstechnologie sind einem stetigen Wandel unterworfen. Dadurch ändern sich immer wieder die Leistungsanforderungen an einzelne Position im Unternehmen und an die jeweiligen Stelleninhaber.

Sobald sich die Aufgaben einer bestimmten Unternehmensposition ändern, sollten Sie auch über ein schriftliches Update des Anforderungsprofils nachdenken. Es macht Sinn, regelmäßig zu überprüfen, ob neue Aufgabenbereiche in das Profil integriert oder die Spezifikation von Eigenschaften und Kernaufgaben angepasst werden muss. Dabei kann man keinen allgemeingültigen Zeitrahmen angeben, da jedes Unternehmen und jede Branche sich individuell verändert.

Ihr Ziel sollte es sein, nicht von Entwicklungen und Veränderungen überrascht zu werden, sondern proaktiv alle Stellschrauben zu justieren. Damit Sie bei Vakanzen oder einem erhöhten Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften schnell reagieren und einen effektiven Bewerbungsprozess einleiten können, mag eine jährliche Überprüfung aller Anforderungsprofile sinnvoll sein.

Dieser fortwährende Prozess schließt ein, regelmäßig mit den Führungskräften des Unternehmens in engem Austausch zu sein und neue Entwicklungen zeitnah aufzunehmen und in die Anforderungsprofile zu integrieren. In regelmäßigen Performancegesprächen können die Führungskräfte zudem mit ihren Mitarbeitern über die geänderten Anforderungen sprechen und strategische Ziele oder individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten ableiten. Durch eine Überarbeitung von Anforderungsprofilen in gleichmäßigen Intervallen gewinnt somit das gesamte Unternehmen an Professionalität.

Zusammenfassung und Fazit: Anforderungsprofile helfen bei der Entscheidung

Das Aufbauen von schriftlichen Anforderungsprofilen gehört zu den Routineaufgaben eines Personalers. Dabei ist es wichtig, diese Aufgabe ernst zu nehmen, da sie die Grundlage für einen leistungsfähigen und erfolgreichen Einstellungsprozess darstellt. Durch schriftliche Anforderungsprofile stellen Sie sicher, dass Entscheidungen für oder gegen eine Einstellung immer objektiv und faktenorientiert getroffen werden. Dies führt zu einer besseren Stellenbesetzung und einer geringeren Fluktuation im Unternehmen und hat damit einen großen Einfluss auf die Zielerreichung des Gesamtunternehmens.

Die Erstellung eines Anforderungsprofils ist dabei mit einem schönen und inhaltsreichen Bild mit vielen Details zu vergleichen. Ein Stellenprofil gewinnt durch möglichst genaue Informationen über die Position und die Anforderungen der Stelle. Je evidenter und eindeutiger Sie die Aufgaben und Eigenschaften definieren, über die ein Stelleninhaber verfügen muss, desto klarer kann im Einstellungsprozess nach den besten Bewerbern gesucht werden.

Dabei kommt es neben der fachlichen Qualifikation sehr stark auf die menschlichen und sozialen Kompetenzen an. Statt sich nur auf Ausbildung, Weiterbildung oder Berufserfahrung zu konzentrieren, sind Eigenschaften wie Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und der Bereich der Kommunikationsfähigkeit entscheidend, um heterogene Mitarbeiterteams zu formen. Eine gesunde Mischung aus passender Qualifikation und sozialer Kompetenz im Unternehmen ist dabei der Garant für langfristigen Erfolg und eine motiviere Belegschaft.

Anforderungsprofile sind daher nicht nur ein notwendiges Übel im Tätigkeitsbereich eines Personalers, sondern stellen die Basis für ein effektives und modernes Recruiting dar.

FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zum Anforderungsprofil