Active Sourcing: Vorteile, Ablauf, Methoden und Tipps

Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing bezeichnet eine proaktive Methode der Personalbeschaffung. Beim Active Sourcing sprechen Unternehmen gezielt potenzielle Kandidaten an, anstatt passiv auf Bewerbungen zu warten. Dabei werden geeignete Fachkräfte, auch solche, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, direkt angesprochen, um sie für offene Stellen zu gewinnen.

Active Sourcing nutzt moderne Rekrutierungstechniken, wie die gezielte Suche in beruflichen Netzwerken oder Datenbanken, um Top-Talente zu identifizieren und für das Unternehmen zu begeistern. Im Fokus steht nicht nur das Erreichen potenzieller Kandidaten, die eh gerade auf Jobsuche sind, sondern auch Talente, die nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind, – Stichwort Abwerbung.

Warum ist Active Sourcing wichtig für Unternehmen?

Active Sourcing gewinnt zunehmend an Bedeutung. In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt, insbesondere bei schwer zu besetzenden oder spezialisierten Positionen, reicht es oft nicht aus, auf eingehende Bewerbungen zu warten.

Active Sourcing ermöglicht es Unternehmen, auch passive Kandidaten zu erreichen, die aktuell nicht aktiv nach einer neuen Stelle suchen, aber offen für interessante Angebote sind. Durch den direkten Zugang zu hochqualifizierten Talenten können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und Vakanzen schneller und gezielter besetzen.

Welche Vorteile bietet Active Sourcing?

Wer Kandidaten gezielt sucht und anspricht, hat mehr Potenzial Stellen zügig nachzubesetzen, als wenn das Recruiting rein passiv passiert und auf eingehende Bewerbungen gewartet wird. Zu den wesentlichen Vorteilen des Active Sourcings zählen:

• Verkürzung der Zeit zwischen der Ausschreibung einer Stelle und Einstellung eines neuen Mitarbeiters (Time-to-Hire)
• Aufbau eines Talentpools, auf den bei personellen Engpässen zurückgegriffen werden kann
• Zugang zu passiven Kandidaten, da auch Talente angesprochen werden, die nicht aktiv auf Jobsuche sind
• Kontakt zu potenziellen Kandidaten besteht frühzeitig, weshalb Besetzungen häufig schneller und in einem stärkeren Vertrauensverhältnis erfolgen können
• Mitarbeiter können gezielt vom Unternehmen selbst ausgewählt werden – eventuelle Wunschkandidaten können individualisiert angesprochen werden
• Mehrere Kanäle können parallel zur Direktansprache von Kandidaten genutzt werden
• Stärkung des Employer Brandings, indem sich Unternehmen selbst im besten Licht präsentieren können, indem sie die Candidate Experience optimieren
• Niedrige Kosten

Welche Nachteile hat Active Sourcing?

Beim Active Sourcing ist entscheidend, dass es planvoll durchgeführt wird, andernfalls kann es auch Nachteile bringen:

• hoher Zeitaufwand und gebundene Ressourcen,
• dadurch hohe Personalkosten,
• Konkurrenzdruck,
• Komplexität bei der Umsetzung sowie
• Gefahr der Überansprache und der Reputationseinbußen.

Gehen Unternehmen Active Sourcing falsch an, kann sich das negativ auf das eigene Firmenimage auswirken. Auch kostet das Sourcing bei falscher Herangehensweise viel Zeit und Geld, was Unternehmen im Sinne der Effizienz vermeiden sollten.

Was sind die Voraussetzungen für Active Sourcing?

Unternehmen, die Active Sourcing betreiben wollen, müssen sich zunächst überlegen, ob sie das intern über ihre Personalabteilung oder über einen externen Dienstleister abwickeln wollen. Um Active Sourcing erfolgreich zu betreiben, müssen sowohl die Stelle als auch der Wunschkandidat klar definiert sein. 

Nur wenn ein eindeutiges Kandidatenprofil vorhanden ist, können Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder externe Recruiter auch gezielt aktiv nach Kandidaten suchen und diese ansprechen.

Falls im Rahmen der Candidate Experience bestimmte Aspekte im Vordergrund stehen sollen, wie zum Beispiel die Art der Ansprache (persönlich oder standardisiert, per Du oder per Sie etc.) oder wie viele Informationen gleich zu Beginn mit dem Kandidaten geteilt werden sollen (Gehaltsspanne, Sozialleistungen etc.), dann sollte das klar definiert werden.

Tipp 1: Soll das Active Sourcing über Karriere-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing ablaufen, ist es unerlässlich, dass die Active Sourcer über ein gut gepflegtes Profil verfügen, mit dem sie Wunschkandidaten anschreiben. Nur so ist auf den ersten Blick ersichtlich, dass es sich um eine ernst gemeinte Anfrage und nicht um Spam handelt.

Tipp 2: Sollen Bewerberdaten gespeichert werden, ist es aus Datenschutzsicht unerlässlich, sich zuvor das Einverständnis des Kandidaten einzuholen.

Active Sourcing in 3 Schritten: Wie läuft der Prozess ab?

Der Active Sourcing Prozess kann im Rahmen der modernen Personalbeschaffung in sechs Schritte unterteilt werden:

1. Definition des Anforderungsprofils: Zunächst wird ein klares Anforderungsprofil für die zu besetzende Position erstellt. Dabei werden spezifische Qualifikationen, Erfahrungen und Soft Skills festgelegt.
2. Kandidatensuche: In dieser Phase durchsuchen Recruiter gezielt Online-Plattformen wie LinkedIn, XING, Fachforen oder branchenspezifische Netzwerke nach passenden Kandidaten. Auch interne Talentpools oder Bewerberdatenbanken werden genutzt.
3. Erste Kontaktaufnahme: Sobald geeignete Kandidaten identifiziert wurden, erfolgt die direkte Ansprache. Diese sollte individuell und auf den jeweiligen Kandidaten abgestimmt sein, um Interesse zu wecken.
4. Aufbau einer Beziehung: Active Sourcing ist oft ein langfristiger Prozess. Auch wenn der Kandidat nicht sofort wechselt, bleibt das Unternehmen mit ihm in Kontakt, um potenzielle zukünftige Chancen zu besprechen.
5. Bewerbungsprozess: Wenn der Kandidat interessiert ist, wird er in den regulären Bewerbungsprozess integriert. Dabei kann es zu weiterführenden Gesprächen, Interviews oder Assessments kommen.
6. Pflege des Talentpools: Nicht jeder Kandidat wird sofort eingestellt. Diese Kontakte werden jedoch in einem Talentpool gepflegt, um sie für zukünftige Positionen erneut ansprechen zu können.

Welche Methoden des Active Sourcings gibt es?

Active Sourcing kann auf verschiedene Art und Weise betrieben werden:

• Direktansprache von Kandidaten über soziale Job-Netzwerke wie Xing und LinkedIn, auch Profile Mining genannt.
• Über einen bereits angelegten internen Talentpool, was den Vorteil hat nicht bei null anfangen zu müssen.
• Über einen externen Pool, der von Unternehmen und Personalagenturen gepflegt wird und die bei der Vermittlung helfen können.
• Refferal Sourcing beziehungsweise Mitarbeiterempfehlungen, wobei bestehende Kontakte dafür genutzt werden, neue Kandidaten zu finden.
• Offline Karriere-Events und -Messen, auf denen sich potenzielle Kandidaten tummeln
• Über die Karriere-Website eines Unternehmens.
• Mittels Open-Web-Suche oder Boolescher Suche (ein strukturierter Suchprozess unter bestimmten Keywords, mit dem die besten Treffer erzielt werden sollen), können gezielt relevante Suchergebnisse herausgefiltert werden.
• Über Lebenslauf-Datenbanken: Hier gibt es viele von Jobsuchenden hinterlegte Lebensläufe, die ein umfassendes Bewerberbild abgeben.

Eine schrittweise und systematische Kombination der Ergebnisse trägt dazu bei, die Kandidatenauswahl bestmöglich einzugrenzen. Das wird als sogenanntes „Talent Mining“ bezeichnet und stellt keinen eigenen Kanal dar, sondern vielmehr eine praxiserprobte Methode, um noch spezifischere Ergebnisse bzw. eine noch schärfer konturierte Kandidatenauswahl zu erhalten.

Wie sind Personalmitarbeiter beim Active Sourcing erfolgreich? 5 Tipps

Personalmitarbeiter, die Active Sourcing durchführen, müssen sich mit den verschiedenen Plattformen und Methoden auskennen, um erfolgreich zu sein. Viele Talente werden mit Anfragen zu Jobs überhäuft, weshalb die Kunst darin liegt, aus der Masse herauszustechen.

1. Persönliche und individuelle Ansprache: Statt Standardnachrichten zu verschicken, müssen Recruiter auf Individualität setzen. Die persönliche Ansprache gewinnt gegenüber Copy und Paste-Nachrichten. In der Nachricht an einen Kandidaten sollte deutlich werden, dass die Eckdaten und der bisherige Karriereverlauf – soweit angegeben – gründlich studiert wurden und dass die angebotene Stelle auch wirklich zu der Person passt. Auch bei Offline-Ansprachen zählen ebenfalls die persönliche Ebene und das geschickte Vorfühlen. Mit dem Active Sourcing sollten vor allem Personen betraut werden, denen es gelingt, empathisch, kompetent und überzeugend aufzutreten – und zwar auf jedem Kanal.
2. Direkt viele Informationen mitgeben: Die Ansprache sollte unaufdringlich wirken und dem Kandidaten bereits die Vorteile eines möglichen Stellenwechsels aufzeigen. Schließlich sind die über das Active Sourcing angesprochenen Kandidaten häufig nicht konkret auf Jobsuche und müssen daher gezielt überzeugt werden. Auch umfassende Informationen für die Kontaktaufname sollten im Anschreiben enthalten sein, damit Kandidaten bei Fragen direkt einen Ansprechpartner haben, den sie anrufen oder per E-Mail kontaktieren können.
3. Employer Branding im Blick halten: Nur wenn das Unternehmen ansprechend wirkt und Wert auf seinen Außenauftritt legt, kann es bei potenziellen Kandidaten punkten. Bevor also mit dem Active Sourcing begonnen wird, ist es wichtig, die eigene Arbeitgebermarke in den Fokus zu nehmen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren: Was bieten Sie Arbeitnehmern? Was unterscheidet Sie von anderen Arbeitgebern? Wieso sollten Menschen in Ihrem Unternehmen arbeiten wollen?
4. Gezielte, semantische Suche: Ob bei Google oder direkt bei Xing oder LinkedIn – die Suchergebnisse, die eine Suchmaske ausspuckt, sind nur so gut wie die Suchbegriffe, die eingegeben wurden. Wie man richtig sucht, lässt sich lernen und mit der Zeit optimieren und öffnet die Tür dafür, Kandidaten zu finden, die andere Recruiter bislang nicht angesprochen haben. Weder einzelne Stichworte noch lange, komplizierte Sätze sind zielführend für die Suche, sondern passende Suchketten, die die wichtigsten Keywords unterbringen, führen zum Ziel. 
5. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Active Sourcing ist im steten Wandel. Neue Plattformen und neue Trends entstehen laufend und um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, am Ball zu bleiben. Personaler sollten daher sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die Active Sourcing betreiben, über die neuesten Tools und Kanäle informiert sind. Eine Erweiterung der Perspektive in die Offline-Welt sollte dabei ebenfalls nie vergessen werden, um vielversprechende Karrieremessen oder -events nicht zu verpassen. 

Was kostet Active Sourcing?

Active Sourcing kostet Zeit und Geld. Plattformen wie Xing bieten einen sogenannten „Talentmanager“ an, eine Erweiterung, über die sich gezielt Talente finden und ansprechen lassen. Der Preis pro Monat hängt von der Unternehmensgröße ab und startet bei 329 Euro pro Monat. 

Bei LinkedIn gibt es ein vergleichbares Programm – den Recruiter Light ab 160 Euro pro Monat sowie den Recruiter Corporate ab 835 Euro pro Monat.

Darüber hinaus kostet Active Sourcing Zeit. Eine Studie des Karriereportals Monster hat ergeben, dass im Schnitt für die Besetzung einer Stelle 24 Kandidaten kontaktiert werden müssen. Erhebungen über die letzten Jahre haben ergeben, dass der größte Teil der Personalmitarbeiter im Recruiting zehn bis 20 Stunden pro Woche mit Active Sourcing verbringt. Auch fünf bis zehn Stunden wurden in den Umfragen häufig angegeben. Unternehmen müssen sich überlegen, ob sie ihr Active Sourcing intern abdecken können oder ob sie es besser an eine Personalagentur, die darauf spezialisiert ist abgeben. Dafür fallen Kosten an, die aber gut investiert sein können, wenn das interne Abdecken nicht möglich ist. 

Fazit: Active Sourcing

Jedes Unternehmen sollte Active Sourcing betreiben, wenn es um das Recruiting neuer Mitarbeiter geht. Das Ausschreiben einer Stellenanzeige genügt meist nicht, um passende Kandidaten zu finden.

Active Sourcing sorgt für eine schnellere Nachbesetzung von Stellen, was für Betriebe essenziell ist, um Engpässe zu vermeiden und wirtschaftliche Einbuße zu haben. Active Sourcing sollte planvoll und auf verschiedenen Kanälen durchgeführt werden, um erfolgreich zu sein.

Entscheidend für erfolgreiches Active Sourcing ist ein Kandidatenprofil, auf dessen Basis potenzielle Talente angesprochen werden können. Die Ansprache sollte dabei individuell erfolgen, sodass sich auch Personen, die gar nicht aktiv auf Jobsuche sind, von dem Angebot abgeholt fühlen.

Eine wichtige Voraussetzung für Active Sourcing sollte Employer Branding sein, sodass potenzielle Kandidaten sich auch vom Unternehmen angesprochen fühlen und Interesse haben dort zu arbeiten. Der Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke sollte daher Hand in Hand mit Active Sourcing gehen.