Personalstrategie in 5 Schritten entwickeln

Was ist eine Personalstrategie?

Die Personalstrategie lässt sich als Teil der strategischen Unternehmensführung definieren. Das bedeutet: Durch das planvolle Vorgehen in der Personalabteilung werden die Weichen dafür gestellt, die Unternehmensziele zu erreichen. Hierbei geht es vor allem um die Wirtschaftlichkeit – das Ziel der Personalstrategie gleicht also dem anderer Geschäftsbereiche, wie dem Vertrieb, dem Einkauf oder der Produktion.

Sinn und Zweck von Strategien – und so auch der Personalstrategie – ist die längerfristige Koordination und Ausrichtung von Ressourcen auf ein bestimmtes Ziel hin. Die Personalstrategie lässt sich also immer im gesamtunternehmerischen Kontext betrachten. Wenn beispielsweise die Produktion ausgebaut werden soll, um höhere Umsatzziele zu erreichen, werden Unternehmen gleichzeitig auch auf Personalaufbau setzen. Denn nur so kann der anfallende Workload bewältigt werden.

Generell lässt sich die Personalstrategie auf einen wesentlichen Leitsatz herunterbrechen: Unternehmen müssen dafür sorgen, „die passenden Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort“ zu haben. Hieran wird deutlich, dass strategisches Vorgehen im Hinblick auf Personal vor allem auch mit der Personalbeschaffung zusammenhängt.

Welche Vorteile bietet eine Personalstrategie?

Die wesentliche Stärke, die mit einer Strategie einhergeht, ist die gemeinsame Linie, die für alle Beteiligten gilt. Egal ob innerhalb der Personalabteilung oder im gesamten Unternehmen: Strategien und planvolles Vorgehen dienen als roter Faden, an dem sich alle orientieren können. Die gemeinsame Ausrichtung bietet nicht nur Orientierung, sondern reduziert gleichermaßen die Komplexität diverser Vorgänge.

Personalstrategie entwickeln in 5 Schritten – so gehts

Die Vorteile, die mit einer Personalstrategie einhergehen, sind immens. Sie sollten für die Realisierung einer Strategie jedoch einige Zeit einkalkulieren. Gegebenenfalls müssen Sie mehrere Schritte durchlaufen. Wie bei jedem langfristigen, planvollen Vorgehen ist es auch bei der Entwicklung einer Personalstrategie von großer Relevanz, möglichst alle Eventualitäten einzubeziehen. Und gerade auch in der finalen Umsetzung sollten Sie immer wieder evaluieren: Was läuft gut und schlecht und wo kann ich modifizieren?

1. Status quo bestimmen: Rahmenbedingungen analysieren

An erster Stelle steht der Status quo: Stellen Sie eine strategische Analyse der Rahmenbedingungen an. Dabei steht zunächst das Unternehmen selbst im Vordergrund: Was ist das Geschäftsmodell, wie wird Wertschöpfung erzeugt und wie ist die Personalabteilung bzw. wie sind die Mitarbeiter hierbei involviert? Wenn das Unternehmen wachsen soll, so ist es erforderlich, langfristig geeignete Talente zu rekrutieren und bestehende Mitarbeiter zu halten. Umgekehrt kann es auch erforderlich sein, den Personalstand zu verringern – auch hier müssen Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Danach sollten Sie den Blick weg vom Allgemeinen hin zum Speziellen richten – geradewegs in die Personalabteilung. Folgende Fragen helfen, sich einen Überblick zu verschaffen:

• Gibt es bereits eine Personalstrategie und wenn ja, ist sie erfolgreich?
• Welche HR-spezifischen Kennzahlen erhebt die Personalabteilung?
• Gibt es bereits ein planvolles Vorgehen bei der Personalbeschaffung?
• Existieren Standards für bestehende Arbeitsabläufe?

2. Leitbild skizzieren: So kann die Personalstrategie aussehen

Die initiale Analyse soll deutlich machen, welche personalspezifischen Aspekte in nächster Zeit und in weiterer Zukunft auf der Agenda des Unternehmens stehen. Fehlt es im Rahmen des Fachkräftemangels beispielsweise an geeigneten High Potentials, werden spezielle Personalbeschaffungsmaßnahmen notwendig. Der demographische Wandel zeichnet sich ab? Auch dann ist es erforderlich, dass Ihr Unternehmen insbesondere junge Nachwuchskräfte rekrutiert. Eine Marktkonsolidierung steht an? Vielleicht müssen dann Teile des Unternehmens abgestoßen werden. Das kann schlussendlich Personalfreisetzung nach sich ziehen.

3. Personalstrategische Felder festlegen: Das ist möglich

An dritter Stelle sollten Sie die gewonnenen Erkenntnisse und die überlegten Handlungswege bewerten. Hier gilt es, das Ganze nicht nur im Kontext der HR-Abteilung zu betrachten, sondern sich auch mit der Geschäftsleitung und weiteren Teilbereichen des Unternehmens kurzzuschließen.

Das allgemeine Unternehmensziel steht bei allen weiteren Überlegungen immer im Vordergrund. Die Personalstrategie arbeitet dem zu. Anhand dieser Überlegungen können Sie nun spezielle Maßnahmen oder ganze Programme erarbeiten.

4. Personalstrategie formulieren

An vierter Stelle geht es um die konkrete Formulierung einer Personalstrategie. Sinnvoll ist es nicht nur, die Maßnahmen schriftlich zu verankern, sondern auch einen kurzen Abriss über die Vorüberlegungen darzulegen. In größeren mittelständischen Unternehmen sowie in Konzernen ist der Aufbau von Strategiepapieren in aller Regel genormt.

Wer hier nicht auf Vorlagen zurückgreifen kann, tut gut daran, sich am typischen Aufbau eines Geschäftsberichts zu orientieren. Wichtig sind neben einem übersichtlichen Aufbau und Grafiken auch inhaltliche Aspekte. Formulieren Sie vor allem die Ziele der Personalstrategie stichhaltig aus und bringen Sie Wichtiges auf einen Punkt. Prägnante Begründungen sorgen für die notwendige Transparenz.

5. Strategie kommunizieren und umsetzen

Haben Sie die Personalstrategie schließlich intern ausformuliert, gilt es, diese auch zu kommunizieren. Nachdem alle Mitarbeiter der Personalabteilung gebrieft sind, werden Abteilungsleiter und Führungskräfte informiert: Legen Sie die Ziele und die Schwerpunkte der „neuen“ Personalstrategie ausführlich dar und stehen Sie auch als Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung. Nur so gehen Sie sicher, dass die HR-Strategie im gesamten Betrieb umgesetzt wird und wirklich alle an einem Strang ziehen.

Es bietet sich an, gerade auch die Fachabteilungen aktiv an der Umsetzung zu beteiligen. Führungskräfte kennen ihre Mitarbeiter genau. Sollen beispielsweise zeitnah Personalentwicklungsmaßnahmen stattfinden, sind die Abteilungsleiter der erste Ansprechpartner, um zu ermitteln, welche Beschäftigten das Potenzial haben, intern gefördert zu werden. Auch Personalmarketing-Maßnahmen lassen sich mithilfe des gesamten Betriebs und jedes einzelnen Mitarbeiters umsetzen. Bestes Beispiel dafür sind „Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Aktionen“, wodurch Sie aktiv und kosteneinsparend neues Personal rekrutieren können.