Personalmanagement im öffentlichen Dienst

Was bedeutet öffentlicher Dienst?

Als Angestellter im Öffentlichen Dienst in Deutschland zu arbeiten, bedeutet das Arbeiten für den Staat. Diese Möglichkeit gibt es seit Jahrzehnten und findet in unterschiedlichen Bereichen Anwendung. So sind in der Verwaltung, in sozialen Einrichtungen und öffentlichen Institutionen Beschäftigungen möglich.

Demografischer Wandels des öffentlichen Dienstes

Im Laufe der Jahre tendiert die Personalentwicklung unter anderem im Öffentlichen Dienst nach unten. Grund ist der demographische Wandel und der daraus resultierende Fachkräftemangel in den unterschiedlichen Bereichen.

Beim demographischen Wandel spielen Veränderungen der Gesellschaft mit der Altersstruktur sowie der modernen Lebensweise eine wichtige Rolle. Die Menschen werden immer älter und die Geburtenrate sinkt. Somit ist der Anteil älterer Menschen gegenüber den Jüngeren in der Gesellschaft höher. Arbeitgeber sind gezwungen, das Ungleichgewicht durch zukunftsorientiertes Verwaltungs- und Personalmanagement anzupassen und somit den Mitarbeitern Chancengleichheit in jedem Alter zu ermöglichen.

Die Vorteile eines Beamtenstatus

Gerade der Öffentliche Dienst hat über Jahre hinweg von gut ausgebildetem Personal profitiert. Viele, die in diesem Bereich ihre Ausbildung genossen haben, bekamen einen Beamtenstatus. Ein Beamter oder eine Beamtin steht in einem besonderen öffentlich-rechtlichen Dienst gegenüber seinem Arbeitgeber und kann hinsichtlich des Arbeits- und Tarifrechtes Vorzüge genießen.

• Festlegung des Gehaltes anhand von Besoldungsgruppen
• Beamte können nicht kündigen und sind nicht kündbar, da kein Arbeitsvertrag zustande kommt (nur per Antrag möglich)
• nicht gesetzlich krankenversichert (im Krankheitsfall Beihilfeleistungen vom Arbeitgeber – auch für Brille und Zahnersatz)
• Fortbildungsmöglichkeiten wie in der freien Wirtschaft
• Absicherung im Alter mit Pension

Der öffentliche Sektor bietet neben dem Beamtenstatus eine sichere und zuverlässige Grundlage:

• Sicherer Arbeitsplatz: Wird eine Stelle gestrichen, haben Beschäftigte die Möglichkeit, einen anderen internen Arbeitsplatz zu besetzen.
• Regelmäßige Lohn- und Besoldungszahlungen: Der Staat macht es möglich, dass Beschäftigte pünktlich und jeden Monat ihren Lohn erhalten.
• Einstufung des monatlichen Gehaltes nach Tarif (TVÖD und TV-L)
• Zahlung von Weihnachtsgeld aufgrund Festlegung im Tarifvertrag
• Zugehörigkeit der Gewerkschaften: Anhand der Tarifverhandlungen der Gewerkschaften können Beschäftigte von Lohnerhöhungen und Prämienzahlungen profitieren.
• Ansprechpartner sind Personalräte für Mitbestimmung der Arbeitsbedingungen
• Familienfreundlich und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Gleitzeit möglich
• Ansprechende Karrierechancen mit Weiterbildungen und Studien
• Vergünstigungen bei anderen Arbeitgebern des öffentlichen Dienstes (Bäder, Verkehrsbetriebe, Strom- und Wasserversorger, etc.)

Strategien für effektives Verwaltungsmanagement

Arbeitgeber treffen oft auf den Fachkräftemangel, der sich bereits seit Jahren hartnäckig auf dem Arbeitsmarkt festsetzt. Es kristallisiert sich immer wieder heraus, dass es an Personal fehlt. Umso wichtiger wird die strategische Personalplanung für ein effektives Personalmanagement im öffentlichen Sektor. Das Institut für Verwaltungsberatung/PERSEO Digital HR hat sich im Jahr 2016 dem Fakt des Personalmanagements der öffentlichen Verwaltung angenommen und Trends in der Personalplanung, Personalgewinnung sowie -entwicklung in einer Studie veröffentlicht.

Nach dieser Quelle wird der demographische Wandel mit seinen wesentlichen Herausforderungen in den Fokus gesetzt. Zur effektiven Personalplanung zählen außerdem Altersstrukturanalysen mit Analysen der Fehl- und Abwesenheitszeiten. Die Studie macht mit 89 % der Befragten deutlich, dass die gemischte Altersstruktur ein großes Thema in den Verwaltungen ist. Um langfristig die Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten zu sichern, braucht es planbare Zusammensetzungen altersgemischter Teams. Mit Abwesenheits- und Fehlzeitenanalysen gibt es einen konkreten Überblick über die Belastungen der einzelnen Abteilungen. Diese werden mit einem Drittel der Befragten gemeinsam mit Fluktuationsanalysen durchgeführt. So lässt sich das Ungleichgewicht der einzelnen Verwaltungsbereiche noch klarer abgrenzen und bei Bedarf auf Ursachenforschung gehen.

Die Studie belegt, dass dennoch großer Handlungsbedarf beim War for Talents (Fachkräftemangel) besteht. Hier haben explizit von 95% der Befragten große Herausforderungen in der Verwaltung angegeben. Grund dafür sind innerhalb des Personalmanagements fehlende Personalgewinnungskonzepte, in denen die Attraktivität der Arbeitgeber des Öffentlichen Dienstes angehoben werden. Da die Entlohnung nach dem TVÖD erfolgt, ist eine angemessene Vergütung gegenüber der Privatwirtschaft oft nicht möglich. Im Gegensatz dazu sind die öffentlichen Verwaltungen in den Arbeitszeiten familienfreundlich und können zusätzlich mit Angeboten des Homeoffice punkten.

Mit Personalstrategie Öffentlichen Dienst attraktiver machen

Neue Verwaltungsreformen hinterlassen den Anreiz, innerhalb des Personalmanagements eine Personalstrategie zu entwickeln, die den Öffentlichen Dienst attraktiver macht. Arbeitgeber kommen aufgrund der begrenzten Budgets an ihre Grenzen und versuchen durch gezielte Personalgewinnung alle Stellen und den dazugehörigen Arbeitsaufwand effektiv abzudecken.

Bevor es an die Personalplanung geht, braucht es ein angepasstes strategisches Management für den öffentlichen Sektor. Im Zusammenhang stehen die Organisationsstruktur mit dem Management sowie die Personalressourcen. Bestehende Herausforderungen geben dafür den Anstoß:

• Sozial-kulturell: Der demographische Wandel steht mit gesellschaftlichem Wertewandel im Fokus. Die Attraktivität des öffentlichen Sektors lässt sich mit ansprechender Modernität und Digitalisierung steigern.
• Ökonomie: Der Öffentliche Dienst weckt bei vielen den Beigeschmack des geringen Budgets. Ist ein gutes Management am Werk, lässt sich das Budget effektiver planen.
• Politik: Neue Reformen kommen oft mit negativen Rollen daher und es braucht wieder Zeit, um Vertrauen zu entwickeln. Mit einer passenden Strategie lassen sich negative Facetten aushebeln und in positive Aspekte umwandeln.
• Technik: Die Zeit bringt es mit: Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Mit ansprechenden Software- und Hardwarelösungen wird bestehendes Personal motiviert. Daraus folgt eine Nutzung von Social-Media-Kanälen als effektives Mittel der Kommunikation zwischen dem öffentlichen Sektor und den Bürgern.

Ein weiteres Indiz für die Steigerung der Attraktivität ist die Arbeit der Gewerkschaften. Denn wo Gewerkschaften aktiv sind, passiert eine Menge. Sie fördern und fordern Unternehmen der unterschiedlichen Branchen. Im Öffentlichen Dienst lässt sich Verwaltungsmanagement mit der ansprechenden organisatorischen Arbeit der Gewerkschaften betreiben. Zu deren Aufgaben gehört es, Tarifverträge abzuschließen, Verhandlungen mit Arbeitgebern zu führen, Streiks zu organisieren und für Mitarbeiter ein offenes Ohr zu haben. Jeder Bereich im öffentlichen Sektor wird durch eine Gewerkschaft vertreten.

Personalplanung in der öffentlichen Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung steht im Fokus der stetigen Weiterentwicklung. Ob in Großstädten oder Gemeinden, der Öffentliche Dienst braucht Personal. Aufgrund der steigenden Aufgaben und Fallzahlvolumen muss die Leistungsfähigkeit der jeweiligen Verwaltungen erhalten beziehungsweise gesteigert werden. So ist eine zukunftsbasierende Personalgewinnung wichtig.

Die Personalplanung ist die effektivste Basis. Im Fokus steht dabei das Schaffen von Ausbildungsplätzen. Denn ist die Grundlage gegeben, können ausgebildete Beschäftigte weiterhin ihren Beruf im Öffentlichen Dienst ausüben. Dazu zählen neben allen allgemeinen Verwaltungsbereichen unter anderem:

• Polizei
• Feuerwehr
• Justiz
• Bundeswehr
• Gesundheitswesen
• Kinder- und Jugendeinrichtungen
• Finanzamt
• Kirche
• Sozialverwaltung
• Infrastruktur

Möglichkeiten für die Laufbahn im Öffentlichen Dienst gibt es einige. So sind duale Ausbildungen sowie Hochschulstudien möglich. Eine anstrebende Beamtenlaufbahn kann in jedem Bereich attraktive Beschäftigungen bieten.

• Einfacher Dienst
• Mittlerer Dienst
• Gehobener Dienst
• Höherer Dienst

Je nach erworbenem Schulabschluss können Auszubildende in den jeweiligen Dienst einsteigen.

Personalbeschaffung = Recruiting

Arbeitgeber auf der Suche nach geeignetem Personal treffen oft auf den Begriff „Recruiting“. Hierbei handelt es sich um die konkrete Stellenbesetzung eines geeigneten Bewerbers. Auf Grundlage der qualitativen und quantitativen Versorgung des Öffentlichen Sektors wird vorab der Personalbedarf ermittelt. Zukunftsorientiert lassen sich effektiv Ressourcen planen und dementsprechend in Personal investieren. Methoden für das Recruiting gibt es einige, die sich hinsichtlich ihres Weges zum geeigneten Bewerber unterscheiden. Um eine strategische Personalbeschaffung durchzuführen, braucht es einen Recruiter. Dieser wird vom Arbeitgeber eingesetzt und hat zur Aufgabe, klassisches sowie modernes Personalrecruiting zu vollziehen.

Diese Bereiche gehören zum klassischen Recruiting, die mit Bewerbern zu tun haben

• Unternehmensanalyse, Ressourcenanalyse und deren Anforderungsprofile erstellen: Bevor es auf Bewerbersuche geht, müssen die Ressourcen klar definiert sein – materielle, immaterielle und personelle. Recruiter, die auf der Suche nach geeigneten Bewerbern sind, sollten den Arbeitgeber sowie das Unternehmen in seiner Organisation kennen. In der öffentlichen Verwaltung kommen Grundsätze sowie Leitlinien beim Recruiting zugute. Dazu gehört es, Analysen für den Personalbedarf und das Anforderungsprofil des Unternehmens zu erstellen.
• Stellen ausschreiben und Branche analysieren: Aus der Unternehmensanalyse und dem Anforderungsprofil ergeben sich die zu erwartenden Kompetenzen und die Zielgruppe geeigneter Bewerber für eine bestimmte Stelle. Ist diese definiert, veröffentlichen Recruiter Stellenausschreibungen über bestimmte Kanäle. Umso jünger die Zielgruppe, umso moderner die Plattform.
• Auswahl potenzieller Bewerber: Recruiting umfasst die Analysefähigkeit sowie Menschenkenntnis. Bewerbungen in schriftlicher Form müssen ausgewertet und diese in einem Gespräch mit eigenen optischen Eindrücken unterstrichen werden.
• Kommunikation mit Bewerbern: Recruiting kommt ohne Kommunikation mit den Bewerbern nicht aus. So braucht es Offenheit und Kommunikationsfähigkeit, um Vorstellungsgespräche zu führen. Potenzielle Bewerber und Arbeitgeber stehen dabei im Dialog. Gespräche können je nach Anforderungsprofil des Unternehmens persönlich, per Telefon oder Video geführt werden.
• Vertragsgestaltung: Die Vertragserstellung und alle vertraglichen Regelungen sind ebenso ein Recruiting-Bereich.

Recruiting wird für Unternehmen eine immer wichtigere Aufgabe. Mit modernem Marketing lässt sich der Personalbedarf langfristig planen und Mitarbeiter zukunftsorientiert einsetzen. Neben dem klassischen Personalrecruiting sind die Bereiche Employer Branding und Personalmarketing weitere Methoden für die Personalgewinnung. Strategische Ziele setzen, Attraktivität des Unternehmens nach außen steigern und der Einsatz von PR und Social Media gehören zum heutigen Aufgabenbereich vom Recruiting.

Chancengleichheit für Mitarbeiter intern und extern

Ein effektives Personalmanagement kann nur funktionieren, wenn jeder Mitarbeiter gleiche Chancen erhält und interne und externe Stellen besetzt werden können. Um nicht nur den kurz- und mittelfristigen, sondern den langfristigen Bedarf an Personal im Öffentlichen Dienst zu decken, braucht es qualifiziertes Personal. Möglichkeiten dafür sind regelmäßige Angebote an Fortbildungen mit Zertifizierung sowie Abschlüssen.

Die Öffentliche Verwaltung hat seit Jahren die Aufgabe, sich den digitalen Anforderungen zu stellen. So kommt neue Soft- und Hardware zum Einsatz und die Bürgernähe muss trotzdem gewahrt werden. Das Personalmanagement im Öffentlichen Dienst braucht gezielte Strukturen an Organisation im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben sowie weitere strategische Maßnahmen:

1. Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erhalten und weiterentwickeln
2. Förderung der eigenen Mitarbeiterwerte
3. Angebote an attraktiver und flexibler Beschäftigung (Homeoffice, Telearbeit, Gleitzeit)
4. Attraktivität nach außen erweitern (ansprechender Webauftritt, bei Bedarf Nutzung der sozialen Netzwerke, Nutzung moderner Kommunikationswege)

Interne Personalbeschaffung im Öffentlichen Dienst

Ob eine Stelle mit einem internen oder externen Mitarbeiter besetzt wird, hängt allein von der Organisationsstruktur des Arbeitgebers ab. Ist das Personal im Öffentlichen Dienst ausreichend ausgebildet, besteht die Möglichkeit der internen Besetzung. Die effektive Personalplanung ist dabei eine grundlegende Voraussetzung. Viele Stellen im Öffentlichen Dienst treffen auf die moderne Digitalisierung, die langfristig ohne Mitarbeiter funktioniert. Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber eine Analyse des vorhandenen Bedarfs an Mitarbeitern erstellen und somit die Notwendigkeit für die Stellenbesetzung langfristig planen.

Aus der internen Besetzung der Stellen ergeben sich für Mitarbeiter und Arbeitgeber diverse Vorteile:

• Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens
• Motivation für höhere Stellenbesetzung
• kein ausführliches Bewerbungsverfahren notwendig
• Verringerung der Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung
• Wegfall der längerfristigen Einarbeitungszeit
• bekannte Organisationsstruktur sowie interne Betriebskenntnisse

Bevor intern eine Stelle besetzt wird, sollten sich Arbeitgeber und Mitarbeiter ebenso über mögliche Nachteile im Klaren sein:

• Einschränkung der Teamfähigkeit aufgrund von Neid anderer Mitarbeiter
• Fehlender Respekt gegenüber dem neuen Arbeitgeber
• Vertane Möglichkeit, externes Fachpersonal zu finden
• Bei Bedarf muss alte Stelle ebenso neu besetzt werden

Externe Personalbeschaffung

Zur Personalbeschaffung im Öffentlichen Dienst gehört die externe Variante, bei der Fachpersonal von außen in das Unternehmen geholt wird. Da der Fachkräftemangel ein hauptsächliches Indiz für die ausbleibende Stellenbesetzung ist, sollte die externe Personalbeschaffung über viele Kanäle erfolgen. Der Öffentliche Dienst hat die effektive Möglichkeit, per Ausschreibungsverfahren an Personal zu gelangen. Hierbei stehen verschiedene Varianten zur Verfügung:

• Stellenanzeige in Online- sowie Printmedien
• Social-Media-Kanäle
• Personalberater
• Einsatz externer Recruiter
• Bewerbertools
• Messen

Die externe Personalbeschaffung bringt vielfältige Vorteile mit sich. So profitieren Arbeitgeber von einem gemischten Altersverhältnis in den Teams und vom „frischen Wind“ in den Abteilungen. Bestehendes Personal kann seine bereits erworbenen Kenntnisse weitervermitteln und von neuen Mitarbeitern neue Vorschläge aus dem theoretisch Erlernten effektiv umsetzen. Das fördert die Teamarbeit sowie die Motivation des Personals.

Kündigung nach Tarifvertrag im Öffentlichen Dienst

Personalbeschaffung gehört zu den wichtigen Faktoren des effektiven Personalmanagements. Dort, wo Stellen geschaffen werden, werden in anderen Bereichen welche gestrichen. Diese Möglichkeit obliegt der Unternehmensstruktur und hat zum Ziel, Effektivität mit hohem Nutzen zu erzeugen. Arbeitgeber müssen sich in Zukunft den Herausforderungen stellen, neue Wege zu schaffen und mit Möglichkeiten zu reagieren. So können Mitarbeiter im hohen Alter von Angeboten der Frührente oder der Altersteilzeit profitieren.

Aber nicht nur die Umstrukturierung erfordert Handeln der Arbeitgeber. Kündigungen gehören ebenso in diesen Bereich und können selbst von Arbeitnehmern erfolgen. Im Tarifvertrag des Öffentlichen Dienstes (TVöD) sind Kündigungsfristen geregelt. Mitarbeiter, die bereits nach den bis zum 30. September 2005 nach den geltenden Tarifregelungen unkündbar waren, bleiben es. Ebenso ist im geltenden § 30 Absatz 2 die Kündigung für Beschäftigte ab dem 41. Lebensjahr explizit geregelt. Dort ist festgelegt, dass eine Kündigung seitens des Arbeitgebers nur aus wichtigem Grund möglich ist. Grundsätzlich haben Arbeitgeber die Möglichkeit eine außerordentliche Kündigung auszusprechen, wenn es um Kriminalität am Arbeitsplatz geht.

Möchte ein Arbeitnehmer seinen unbefristeten Vertrag kündigen, kann er sich auf den TVöD und die darin aufgeführten Kündigungsfristen berufen.

Mitarbeiter motivieren mit strategischer Personalführung

Umsetzbare Ziele im Personalmanagement erfordern strategisches Denken. Dazu gehört neben der Personalbeschaffung von Fachkräften die Motivation der Beschäftigten. Wer motiviert am Arbeitsplatz sitzt, kann Herausforderungen leichter meistern. Arbeitgeber haben in der Zukunft die Aufgabe, sich mehr mit Personalarbeit auseinanderzusetzen. Dazu gehören vielfältige Herangehensweisen:

• Führen von Personalgesprächen: Diese dienen der Einschätzung der Arbeitsleistung und können hilfreich sein, eigene Ziele zu entwickeln.
• Mitarbeitern Beförderungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen: Der Dienstwagen hat sich bereits in den letzten Jahren bewährt. Fahrten mit dem Firmenwagen sind steuerlich absetzbar. Umweltbewusstes Handeln erreicht der Arbeitgeber, wenn er Fahrten mit E-Bikes ermöglicht. Zusätzlich fördert er die Gesundheit des Arbeitnehmers.
• Für positives Arbeitsklima sorgen: Als Führungskraft sollte die Motivation mit Erfolgen einhergehen. Hierbei kann ein Belohnungssystem mit ernst gemeintem Lob oder Prämienauszahlung für positive Grundstimmung sorgen.
• Effektive Arbeitsbedingungen schaffen: Mit der Einrichtung des Arbeitsplatzes schafft der Arbeitgeber ansprechende Arbeitsbedingungen. Bei der Auswahl von Büromobiliar sowie kleinen persönlichen Dingen (Blumen oder Bilder) bezieht der Arbeitgeber seine Mitarbeiter effektiv in Veränderungen mit ein. Damit sorgt er für gemütliche und ansprechende Räumlichkeiten. Im gleichen Zusammenhang werden Fehlzeiten aufgrund von erschwerten Arbeitsbedingungen vermieden.