Personalmanagement: Der richtige Einsatz vom Personalwesen in der Matrixorganisation

Welche Aufgabe hat das Personalwesen in einem Unternehmen?

Grundsätzlich ist das Personalwesen innerhalb einer Firma ein betriebswirtschaftlicher Teilbereich. Es ist darüber hinaus auch verantwortlich dafür, dass ein Unternehmen genug qualifizierte Mitarbeiter hat.

Schließlich gehört der Produktionsfaktor „Arbeit“ auch zu den Unternehmenszielen. Denn ohne Arbeitskräfte kann kein Betrieb vorankommen. Aber der Personalbereich muss sich zudem auch generell um die Bedürfnisse der Mitarbeiter, im Zusammenspiel mit den dazugehörigen Unternehmensinteressen, kümmern.

Somit kann festgehalten werden, dass der Personalbereich zwischen den Unternehmens- und Mitarbeiterinteressen vermitteln muss, damit die Unternehmensziele erreicht werden können. Hierfür muss die Personalabteilung z.B. dafür sorgen, dass genügend Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind. Und die Mitarbeiter müssen überdies natürlich die notwendige Qualifikation aufweisen können.

Die richtigen Anreize für Mitarbeiter schaffen

Damit aber auch die richtigen und qualifizierten Mitarbeiter gefunden werden können, müssen zunächst viele Faktoren stimmen.

Zum einen ist der Personalbereich dafür verantwortlich, dass die Erwartungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden. Insbesondere im Hinblick auf die Entlohnung und weiteren Anreizsystemen muss dies gewährt werden. Anreizsysteme können zum Beispiel individuelle und flexible Arbeitszeiten, Inhalte oder Arbeitsorte sein.

In den vergangenen Jahren macht aus diesem Grund das sogenannte „Homeoffice-Modell“ sehr stark auf sich aufmerksam. In diesem arbeiten die Mitarbeiter auf Vertrauensbasis von zu Hause aus. Oftmals gibt es auch spezielle Teilzeitlösungen für Mütter oder andere Personengruppen, um den Arbeitsplatz attraktiver zu machen.

Bedenken Sie: Nur mit einem ausgewogenen Work-Life-Balance Angebot und vielen weiteren Extras auch innerhalb einer Firma, werden die Mitarbeiter auch dauerhaft bleiben.

Der Personalbereich in großen Unternehmen

Oftmals ist die Personalwirtschaft in besonders großen Unternehmen mit der Führungsebene vernetzt. Auf diese Weise kann die Personalabteilung auch bei strategischen Zielsetzungen einen bedeutenden Einfluss nehmen.

Besonders innerhalb einer Matrix-Organisation kann der Personalbereich die betrieblichen Strukturen effizienter gestalten und so ein optimales Firmenbild nach außen erzeugen. Aber noch weitere wichtige Arbeitsgebiete hat das Personalwesen innerhalb einer Matrix-Organisation.

Die Personalabteilung muss sich z.B. langfristig um die Themen Personalentwicklung und Personalbeschaffung kümmern. Hierbei muss der Personalbereich entsprechend kostengerecht arbeiten können, um einen größtmöglichen Mehrwert zu bieten.

Im Laufe der Zeit verändert sich natürlich auch das Aufgabenspektrum der Personalabteilung in großen Unternehmen erheblich. So wird das Personalwesen hier eher zu einer Art Dienstleistungsanbieter, der einen großen Stellenwert besitzt. Dies ist in der Regel bei kleineren und mittleren Unternehmen nicht der Fall. Ursächlich hierfür ist, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen die Tragweite der Personalwirtschaft unterschätzen. Außerdem ist oftmals auch der Verwaltungsaufwand an sich ein Knackpunkt. Allerdings sieht das mit dem Fachkräftemangel, der in den letzten Jahren erheblich zugenommen hat, schon anders aus. Hier gestehen sich natürlich diese Unternehmen ihre Fehler ein.

Auch eine Matrix-Organisation kann nur mit einem optimalen Personalmanagement funktionieren. Schließlich werden optimal ausgebildete Fachkräfte für diese Organisationsstruktur benötigt. Wenn da die firmeninterne Personalabteilung nicht passend oder eventuell auch gar nicht vorhanden ist, kann dies abschreckend wirken.

Die Aufgabenanalyse und -synthese

Da die Matrix-Organisation zu der Aufbauorganisation gehört müssen innerhalb dieser verschiedene Aufgaben bewältigen werden können. Es müssen z.B. sinnvolle Stellen, Filialen oder auch Abteilungen erschaffen werden. Zudem müssen lohnende Wechselbeziehungen festgelegt werden. Insbesondere zwischen Kompetenzen, Hierarchien sowie Kommunikationswege. Die Dokumentation von diesen Prozessen erfolgt darüber hinaus in entsprechenden Stellenbeschreibungen oder Organigrammen.

Aber auch eine solide Aufgabenanalyse und -synthese muss in einer Matrix-Organisation vorliegen. Die Aufgabenanalyse stellt in diesem Zusammenhang eine sinnvolle Gliederung dar, die komplexe Aufgaben in bestimmte Teilaufgaben definiert.

Oftmals erfolgt eine Gliederung nach Tätigkeits- und Funktionsbereichen. Diese können nach Funktionen unterteilt sein wie z.B.:

• Kundenbetreuung
• Auftragserfassung
• Angebotserstellung
• Kalkulation

Aber auch eine Gliederung nach Objekten parallel hierzu ist möglich, wie z.B. nach:

• Ländern
• Produktgruppen
• Verkaufsgebieten
• Kundenkreis

Im Anschluss wird dann die Umsetzung, Ausführung und Leistungskontrolle von den entsprechenden Projektleitern übernommen. Die Aufgabensynthese ist wiederum dafür zuständig, Teilaufgaben in sinnvolle Teams und Bereiche zu gliedern. Zudem werden alle Details z.B. in Stellenbeschreibungen schriftlich festgehalten.

Das Personalwesen in der Matrix-Organisation

Es gibt einige Vorteile, die einen Einsatz des Personalwesens in einer Matrix-Organisation darstellen. Zum Beispiel wählen Profis (die Personalverantwortlichen) schlussendlich auch Profis (die Mitarbeiter und Führungsebene) aus. Auf diese Weise entsteht eine lukrative Dynamik im Unternehmen, die die Entscheidungen und Lösungsansätze aus verschiedenen Blickwinkel betrachtet.

Darüber hinaus werden auch unnötige Mehrfachbearbeitungen umgangen, da nur kurze Kommunikationswege vorliegen. Ebenso können entsprechende personelle Veränderungen auf die Mitarbeiter angepasst und ein optimaler Spracheinsatz gefunden werden. So gibt es keine Sprach-Barrieren mehr zwischen den einzelnen Abteilungen und alle Beteiligten fühlen sich wirklich auf Augenhöhe behandelt. Ein permanenter Ansprechpartner kann zudem bei Problemsituationen vermitteln.

Personalaufgaben outsourcen: Das müssen Sie über ein externes Personalwesen wissen

Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund von Zeit- oder Kostenfaktoren für einen externen Anbieter ihrer Personalaufgaben. Es ist natürlich auch sehr einfach, die Personalfragen einfach an einen professionellen und dritten Dienstleister abgeben zu können. Zeitfressende Vorstellungsgespräche und Tests können einerseits natürlich auch das Kerngeschäft belasten. Jedoch gibt es an dieser Stelle einige Punkte, die beachtet werden sollten.

Und das auch, wenn das Outsourcing in diesem Zusammenhang oftmals als lohnender Vorteil dargestellt wird. Es sollte z.B. bedacht werden, dass die Belegschaft keinen direkten Ansprechpartner im Team bei Problemen hat. Darüber hinaus werden neue Mitarbeiter sich schwieriger in ein Team einfinden können. Die Gefahr, dass eine gewinnbringende Vernetzung der Mitarbeiter ausbleibt ist demzufolge sehr hoch. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Anwendung einer Matrix-Organisation eher auf ein Outsourcing des Personalbereichs verzichten.

Die Personalwirtschaft verändert sich

Im Laufe der Zeit hat sich die Personalwirtschaft zu einem wichtigen Teilbereich eines Betriebes gemausert. Dies war leider bislang noch nicht immer so. Allerdings setzen mittlerweile viele Betriebe auf ein modernes Personalmanagement. Dieses ist nicht nur auf eine Mitarbeiterverwaltung beschränkt. Ganz im Gegenteil. Ein modernes Personalwesen stellt eine mitverantwortliche Abteilung dar. Die Personalabteilung beeinflusst zudem direkt die Entwicklung der Unternehmensstrategie, der Unternehmensziele, die Kostenreduzierung oder die Gewinnerzielungsabsicht.

Es werden im Zuge eines modernen Personalmanagements auch Machtpositionen und starre Strukturen neu beurteilt und angepasst. Voraussetzung der modernen Personalwirtschaft ist allerdings, dass der einzelne Mitarbeiter seine Arbeit effizient, qualitativ und so kostensparend wie möglich verrichten kann.

In diesem Zusammenhang ist aber auch die moderne Digitalisierung wichtig. Denn diese beeinflusst eine Veränderung der Organisations- und Kommunikationsstrukturen in erheblichem Maße. Aus diesem Grund muss ein funktionierendes Change Management in einem Unternehmen gegeben sein.