Personalentwicklungszyklus – 6 Schritte

Was ist der Personalentwicklungszyklus?

Der Personalentwicklungszyklus ist ein strategischer Prozess, der darauf abzielt, die Kompetenzen und Potenziale von Mitarbeitern systematisch zu fördern und weiterzuentwickeln. Er umfasst verschiedene Phasen, die in einem kontinuierlichen Kreislauf verlaufen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Anforderungen des Unternehmens und den eigenen beruflichen Zielen gerecht werden.

Ein gut durchdachter Personalentwicklungszyklus steigert nicht nur die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Unternehmens.

Ziele im Personalentwicklungszyklus

Die Anwendung dieses sogenannten Personal Entwicklungszyklus dient dem strategischen Unternehmerziel. Die Personalentwicklung gliedert sich dabei in unternehmerische, mitarbeiterspezifische und gesellschaftspolitische Ziele. Bei Personalentwicklungsmaßnahmen sollten Personalverantwortliche auf die individuellen Potenziale, Qualifikationen und Interessen der Mitarbeiter Rücksicht nehmen.  

Was sind die 6 Aspekte des Personal Entwicklungszyklus?

Der Personal Entwicklungszyklus ist eine Methode der systematischen Personalentwicklung und umfasst verschiedene (in der Regel) 6 Aspekte: 

• Bedarfsanalyse
• Planung der Ziele
• Planung der Maßnahmen (kreatives Gestalten)
• Durchführung der Maßnahmen (kreatives Gestalten)
• Erfolgskontrolle
• Transfersicherung/Transferkontrolle

Diese Elemente des Personalentwicklungszyklus sind miteinander verbunden und nehmen Einfluss aufeinander. Der Bedarf für die Personalentwicklung muss also zunächst erkannt, um dann gemeinsam mit den Mitarbeitern besprochen zu werden. In diesem Schritt werden bereits Ziele definiert. Um diese Ziele zu erreichen, müssen im nächsten Schritt Maßnahmen gefunden werden, die mit der Personalentwicklung in Zusammenhang stehen.

Anschließend werden im Rahmen dieses Entwicklungsprozesses diese Maßnahmen umgesetzt, um diese nach einem festgelegten Zeitraum auf Erfolg zu überprüfen. Daraus ergeben sich weitere Personalmaßnahmen, die wiederum in die Bedarfsanalyse führen. Wichtig ist: Wer sein Personalmanagement nach dem Personal Entwicklungszyklus führt, sollte für jede der sechs Phasen einen Verantwortlichen und einen Mitverantwortlichen ernennen. 

Die 6 Schritte des Personalentwicklungszyklus im Detail

Ein gut umgesetzter Personalentwicklungszyklus ist ein effektives Werkzeug für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter und die Erreichung der Unternehmensziele. Durch eine strukturierte Analyse, gezielte Maßnahmen und regelmäßige Erfolgskontrollen sorgt dieser Zyklus dafür, dass Kompetenzen systematisch ausgebaut und Potenziale voll ausgeschöpft werden – ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg jedes Unternehmens.

Schritt 1: Bedarfsanalyse

In diesem ersten Schritt des Personal Entwicklungszyklus werden zunächst die Ist-Situation im Betrieb und die Soll-Situation beschrieben. Wichtig ist, die Möglichkeiten der Realisierung von Maßnahmen zu prüfen und deren wirtschaftlichen Aspekte zu berücksichtigen. Grundlage für diese Analyse ist der innerbetriebliche und gesellschaftliche Entwicklungsbedarf sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Am Ende dieses Schritts steht als Ergebnis ein Überblick über Mängel in Zusammenhang mit Bildung, Qualifikation, Förderung und Organisationsentwicklung. Anschließend werden die Ursachen für die Defizite benannt. Normalerweise ist die Bedarfsanalyse bei der Führung des Unternehmens angesiedelt. 

Schritt 2: Zielplanung

Die Zielplanung oder Zielvereinbarung ist der zweite Schritt des Personal Entwicklungszyklus. Unter Zielen werden hier Personalentwicklungsmaßnahmen verstanden, die sich auf verschiedene Faktoren beziehen. Dazu gehören Faktoren bezüglich der Aufgaben und Kompetenzen, der Leistungen und Fähigkeiten oder des Verhaltens des Personals. Wichtig ist, diese Ziele gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erarbeiten. Außerdem sollten die Ziele so konkret wie möglich definiert werden. Denn umso spezifischer lassen sich die zu ergreifenden Methoden formulieren. 

Schritt 3: Maßnahmenplanung

Der dritte Schritt des Zyklus ist die Planung der zu ergreifenden Maßnahmen. Grundlage für diese Maßnahmen sind die Bedarfsanalyse und die vorangegangene Zielplanung.  Die Maßnahmenplanung erfordert eine effiziente Organisationsstruktur. Sie ist im Grunde ein kreativer Prozess, in dem das Gefüge der zu treffenden Entwicklungsmaßnahmen festgelegt wird. Das kann zum Beispiel inhaltlich, personell, zeitlich oder methodisch geschehen. Generell sollten in diesem Zusammenhang die Maßnahmen zur Zielstellung, dem Unternehmen selbst sowie den Ressourcen der Mitarbeiter passen. 

Schritt 4: Maßnahmendurchführung

Der nächste Schritt beschreibt die Durchführung der zuvor entwickelten Maßnahmen. Hierbei ist auf eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern und anderen Beteiligten zu achten. Das Hauptaugenmerk liegt auf einer zielgerichteten Nutzung von Lernmethoden. Die Durchführung kann sowohl betriebsintern als auch extern durch Berater oder Dienstleister erfolgen. Entweder werden diese in die Arbeit integriert (on the job) oder von ihr getrennt (off the job). 

Schritt 5: Erfolgskontrolle

Ist das festgelegte Ziel erreicht worden? Am Ende steht die generelle Frage danach, ob sich die Maßnahmen in Bezug auf Effektivität und Effizienz ausgezahlt haben oder nicht. In dieser Rückschau werden Faktoren wie Kosten-Leistungsverhältnis, Zeitaufwand, Mitarbeitermeinung oder auch Verbesserungsvorschläge analysiert.  Die Überprüfung dieser und anderer Aspekte sind in dieser Phase wichtig. Nur durch entsprechende Fragen kann ausgewertet werden, ob die erarbeiteten Maßnahmen zum Erfolg geführt haben. Falls nicht müssen andere Methoden in Erwägung gezogen werden, um das Ziel zu erreichen. 

Schritt 6: Transfersicherung

In diesem letzten Schritt des Funktionszyklus der systematischen Personalentwicklung wird der Erfolg im direkten Arbeitsumfeld geprüft. Man betrachtet dabei, inwieweit die erlernten Maßnahmen von den Arbeitnehmern dauerhaft am Arbeitsplatz angewendet werden. Erst dann ist die Personalentwicklung abgeschlossen. Gleichzeitig wird in diesem Schritt geprüft, ob die vorher festgestellten Probleme beseitigt werden konnten. Alles in allem geht es darum, wie das Erlernte in den Arbeitsalltag übernommen werden kann und wird. So kann gewährleitet werden, dass die Schulungsthemen der Firma auch Fortschritte bringen. 

Konkrete Ziele vor der Umsetzung des Personal Entwicklungszyklus festlegen

Bevor der Personal Entwicklungszyklus angewendet wird, müssen schon vorab konkrete Ziele vorliegen. Dabei ist der Unterschied zwischen strategischen und operativen Zielen wichtig. Die strategischen Zielsetzungen eines Unternehmens können beispielsweise folgende sein:

• den Kenntnisstand der Beschäftigten regelmäßig zu erweitern und
• Neuerungen anzupassen oder den
• Führungsstil im Betrieb den Anforderungen der modernen Arbeitswelt kontinuierlich anzupassen.

Dazu ist bereits im Vorfeld operatives Vorgehen notwendig. Unter anderem regelmäßige Schulungen oder e-learning-Plattformen.

Instrumente der Personalentwicklung

Konkrete Instrumente für die Personalentwicklung sind unter anderem:

• Vorträge
• Coaching
• Seminare
• Mentoring
• Projektgruppen/Teams
• Schulungen on the job, near the job und off the job

Wer sich mit der Idee einer systematischen Personalentwicklung trägt, sollte gemeinsam mit dem Management sorgfältig abwägen, welche Maßnahmen er ergreifen möchte. Dazu gehört auch, wie diese umgesetzt werden sollen.

Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, interne Mitarbeiter zu Schulungszwecken heranzuziehen. Es zeigt sich nämlich, dass Kollegen von der übrigen Belegschaft durch deren internen Kenntnisse des Unternehmens häufig als besonders glaubwürdig eingeschätzt werden. Unternehmer sollten ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit geben, das Erlernte zu Übungszwecken anwenden zu können. Außerdem kann es sinnvoll sein, als weitere Herausforderung praktische Übungen ergänzend zu den Weiterbildungs- oder Qualifizierungsmaßnahmen anzubieten. 

Welche Vorteile bietet die Anwendung vom Personalentwicklungszyklus?

Die konsequente Anwendung des Personalentwicklungszyklus bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Durch den strukturierten Ansatz können Kompetenzen zielgerichtet gefördert, die Produktivität gesteigert und langfristige Unternehmensziele besser erreicht werden.

1. Systematische Entwicklung der Mitarbeiter

Der Personalentwicklungszyklus ermöglicht es, die Fähigkeiten und Potenziale der Mitarbeiter gezielt zu identifizieren und weiterzuentwickeln. Durch klare Zielsetzung und bedarfsgerechte Maßnahmen werden Kompetenzen effektiv gestärkt, was sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugutekommt.

2. Höhere Motivation und Mitarbeiterbindung

Ein strukturierter Personalentwicklungsprozess zeigt Mitarbeitern, dass sie wertgeschätzt werden und eine langfristige Perspektive im Unternehmen haben. Dies steigert die Motivation, das Engagement und die Zufriedenheit der Belegschaft – wichtige Faktoren, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und Fluktuation zu reduzieren.

3. Steigerung der Produktivität und Effizienz

Die regelmäßige Weiterentwicklung von Fähigkeiten führt zu einer höheren Arbeitsqualität und Effizienz. Mitarbeiter, die optimal geschult und auf ihre Aufgaben vorbereitet sind, können Arbeitsprozesse effektiver gestalten, was zu einer verbesserten Produktivität im gesamten Unternehmen beiträgt.

4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Durch die kontinuierliche Bewertung und Anpassung der Entwicklungsmaßnahmen ist das Unternehmen in der Lage, schnell auf Veränderungen am Markt, technologische Entwicklungen und neue Anforderungen zu reagieren. Dies ermöglicht eine agile und zukunftsorientierte Personalentwicklung, die sicherstellt, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand bleiben.

5. Förderung von Führungskräften und Nachwuchskräften

Der Personalentwicklungszyklus hilft dabei, Führungstalente frühzeitig zu erkennen und gezielt aufzubauen. Dies stärkt die Führungsstruktur im Unternehmen und sichert die langfristige Nachfolgeplanung. Nachwuchskräfte können durch gezielte Entwicklungsmaßnahmen auf höhere Verantwortlichkeiten vorbereitet und motiviert werden.

6. Verbesserung der Kommunikation und Feedbackkultur

Die regelmäßigen Gespräche und Evaluationsphasen des Personalentwicklungszyklus fördern eine offene Kommunikation und eine konstruktive Feedbackkultur. Mitarbeiter erhalten klare Rückmeldungen zu ihrer Leistung und Entwicklung, während Führungskräfte wertvolle Einblicke in die Fortschritte und Bedürfnisse ihrer Teams gewinnen.

7. Langfristige Sicherung der Unternehmensziele

Durch die Ausrichtung der Personalentwicklung an den strategischen Zielen des Unternehmens wird sichergestellt, dass alle Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele beitragen. Der Zyklus unterstützt so die nachhaltige Ausrichtung des Unternehmens und schafft einen Mehrwert durch eine kontinuierliche Verbesserung der Belegschaft.