Personalentwicklung: Definition, Ziele und Method

Was bedeutet Personalentwicklung?

Der Begriff Personalentwicklung stammt aus dem Personalmanagement und fasst alle Maßnahmen und Methoden zusammen, die ein Unternehmen ergreift, um bestehende Mitarbeiter zu schulen und weiterzubilden.

Die Personalentwicklungsmaßnahmen beschränken sich dabei nicht auf fachliche Kompetenzen. Zur Personalentwicklung zählt auch die Erweiterung sozialer und methodischer Fähigkeiten und Qualifikationen. Im Rahmen von Coachings, Seminaren, Weiterbildungen und Co. werden sowohl Mitarbeiter in Arbeitsverhältnissen als auch Führungskräfte (z.B. in ihrer Mitarbeiterführung) gefördert. In manchen Organisationen gibt es auch Angebote für Auszubildende, duale Studenten, Werkstudenten und Praktikanten.

Was sind die Ziele und Aufgaben der Personalentwicklung?

Die Ziele der Personalentwicklung lassen sich in drei Sparten ordnen: Unternehmensziele, Deckung des Personalbedarfs und Verwirklichung individueller Mitarbeiterwünsche.

Zum Bereich der Unternehmensziele zählen konkret:

• Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit,
• Sicherung von Know-how und Entwickeln eines Wissensvorsprungs gegenüber der Konkurrenz,
• Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit und daraus resultierend -bindung.

Die Deckung des Personalbedarfs umfasst folgende Unterziele in Bezug auf die Personalentwicklung:

• Halten qualifizierter Arbeitskräfte,
• Förderung und Weiterbildung kompetenter Mitarbeiter,
• Identifizieren von Potenzialen in der Belegschaft,
• Erkennen von Nachwuchsführungskräften.

Das letzte Ziel – die Verwirklichung individueller Mitarbeiterwünsche – hat weniger Unterziele. Es zahlt vermehrt auf die Zufriedenheit und dadurch die Bindung der Angestellten ein. Sie fühlen sich in ihrem Job und von ihrem Arbeitgeber bestätigt, wenn ihnen beispielsweise ein nebenberufliches Studium an einer Universität oder ein kostenloses Coaching ermöglicht wird. Davon wiederum profitieren beide Seiten. Der Angestellte ist nicht nur zufrieden – das Unternehmen erhält und behält mit ihm einen qualifizierten Mitarbeiter, der Know-how und Wissen ins Unternehmen bringt oder es dort behält.

Aufgabe der HR-Verantwortlichen in der Mitarbeiterentwicklung ist es, alle Ziele ganzheitlich im Blick zu behalten. Die Herausforderung liegt dabei im Erkennen der Potenziale einzelner Mitarbeiter. Dafür sind sowohl von den Fachabteilungen und Führungskräften (Stichwort Mitarbeiterführung) als auch der HR-Abteilung regelmäßige Mitarbeitergespräche und Angebote notwendig. Die Angestellten des Unternehmens sollten jederzeit das Gefühl haben, vollumfänglich über die Entwicklungsangebote und Personalentwicklungsmaßnahmen informiert zu sein.

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Warum ist Personalentwicklung so wichtig?

Qualifizierte Fachkräfte werden händeringend gesucht. Selten bringen Neuankömmlinge genau die Anforderungen, Qualifikationen und Kompetenzen mit, die von ihnen erwartet werden. Das Recruiting qualifizierter und erfahrener Fachkräfte ist wiederum mit hohen Kosten verbunden – das sind nur einige der Gründe, warum die Entwicklung des bestehenden Personals vor allem in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat.

Eigene Mitarbeiter und Führungskräfte zu entwickeln ist günstiger als neue Kollegen einzustellen, die genau die fehlende Qualifizierung mit sich bringen. Allein die Neueinstellung eines Mitarbeiters kostet etwa 50 bis 60 Prozent des Jahresgehalts – bevor der neue Angestellte überhaupt einmal an seinem Arbeitsplatz gesessen hat.

Ganz ohne Neueinstellungen geht es auch nicht: In der Praxis wägen Sie in der Regel ab, wann sich eine Neueinstellung lohnt und wann in die Entwicklung der Belegschaft investiert wird. Gerade bei Unternehmen auf Wachstumskurs werden zusätzlich zur Personalentwicklung auch laufend neue Mitarbeiter benötigt.

Was sind die Vorteile der Personalentwicklung für Unternehmen und Mitarbeiter?

In der folgenden Tabelle haben wir Ihnen zusammengefasst, wie bei einer konsequenten, strategischen Personalentwicklung beide Seiten davon profitieren.

Welche Methoden, Instrumente und Maßnahmen gibt es in der Personalentwicklung?

Es gibt unzählige konkrete Instrumente, die Unternehmen zur Personalentwicklung einsetzen. Eine Differenzierung in Methoden vor und zu Beginn (Berufseinsteiger), während (bestehende Mitarbeiter) und gegen Ende und nach (Berufsaussteiger) eines Jobs verschafft die nötige Übersicht.

Welche Personalentwicklungsmaßnahmen eignen sich für Berufseinsteiger?

Die Entwicklung eines Mitarbeiters beginnt in den meisten Unternehmen bereits in jungen Jahren – indem sie ihm einen Ausbildungsplatz anbieten. Doch auch für erfahrene Mitarbeiter, die neu zur Organisation stoßen, gibt es Maßnahmen der Personalentwicklung. Sie sind im neuen Umfeld ebenfalls „Berufseinsteiger“. 

Folgende Maßnahmen der Personalentwicklung eignen sich für Berufseinsteiger:

• Ausbildung: Die klassische Ausbildung ist die wohl bekannteste Personalentwicklungsmaßnahme.
• Berufsbegleitendes Studium: Parallel zum Job wird studiert – Unternehmen können sich beispielsweise an Kosten beteiligen oder Zeit einräumen.
• Trainee-Programme: Über ein Trainee-Programm werden beispielsweise Nachwuchsführungskräfte strategisch als solche aufgebaut und an mehreren Stellen innerhalb der Organisation eingesetzt.
• Coachings: Zum Berufseinstieg gibt es viele Dinge, die Mitarbeiter noch nicht wissen. Einzelcoachings, beispielsweise für fachliche Themen, bieten sich an.

Welche Personalentwicklungsmaßnahmen können bestehende Mitarbeiter nutzen?

Ist ein Mitarbeiter im Job und Unternehmen angekommen, gibt es dutzende Möglichkeiten, ihn zu entwickeln, seine Fähigkeiten zu fördern und ihm neue Kompetenzen zu ermöglichen. Die wichtigsten im Überblick:

• Zielvereinbarung: Für einen definierten Zeitraum werden konkrete Ziele definiert, die ein Mitarbeiter erreichen soll.
• Leistungsbeurteilung / Potenzialanalyse: Basierend auf Bewertungssystemen und -skalen werden vergangene Leistungen beurteilt und künftig mögliche analysiert. Das zeigt auf, wo Stärken und Schwächen liegen und ermöglicht eine individuelle Bedarfsanalyse. Für die Übermittlung der Mitarbeiterbeurteilung ist wiederum ein Beurteilungsgespräch angebracht.
• Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche: Das Grundinstrument der Mitarbeiterführung ist auch Teil jeder strategischen Personalentwicklung.
• 360° Feedback: Im Vergleich zu Einzelgesprächen wird beim 360° Feedback eine größere Runde an Personen einbezogen. Das können Führungskräfte, Kollegen oder Kunden sein. So erhält ein Mitarbeiter mehrdimensionales Feedback, das Basis für weitere Entwicklungsmaßnahmen sein kann.
• Assessment-Center und globale Tests: Bei der Suche nach den richtigen Auszubildenden kommen Assessment-Center gerne zum Einsatz. Auch in der bestehenden Belegschaft ist das möglich, um Stärken und Schwächen zu identifizieren.
• Karriereplanung: Vorgesetzte und Mitarbeiter besprechen die weiteren Schritte im Unternehmen. Wo führt die Reise hin? Gemeinsam kann ein Plan erarbeitet werden, der Anforderungen enthält, wann welcher Schritt auf der Karriereleiter erklommen werden kann.
• Betriebliche Weiterbildungen, Coachings, Seminare, Mentorings, Workshops: Gerade größere Unternehmen bieten beispielsweise Schulungen zu bestimmter Software oder Kommunikationscoachings intern an.
• Externe Fortbildungen, Seminare, Workshops: Nicht alles lässt sich intern schulen – extern sind die Möglichkeiten von Seminaren über Workshops bis zu Einzelfortbildungen breit gestreut.
• Job Enlargment: Mitarbeiter erhalten mehr Verantwortung über ihren eigenen Tätigkeitsbereich hinaus. Ihr Job wird „gedehnt“, was die wörtliche Übersetzung des englischen Begriffs „enlarge“ ist.
• Job Enrichment: Im Rahmen des Job Enrichment erhalten Mitarbeiter Aufgaben, deren Anforderungen höher sind als die ihres bisherigen Jobs. Das kann beispielsweise die Verantwortung der Suche nach geeigneten Praktikanten sein, die einem Teammitglied übertragen wird, das künftig gerne in eine Führungsposition wachsen will.
• Job Rotation: Mitarbeiter wechseln für einen bestimmten Zeitraum ihren Job, sie tauschen mit anderen Angestellten. So erhält bei der Job Rotation beispielsweise ein Marketingmitarbeiter Einblick in die Abteilung des Vertriebs und umgekehrt.
• Projektarbeit: Um den eigenen Horizont zu erweitern und Einblick in andere Bereiche des Unternehmens zu erhalten, kommen Mitarbeiter zu abteilungs- oder sogar organisationsübergreifenden Projekten zusammen.

Welche Personalentwicklungsmaßnahmen gibt es für Berufsaussteiger?

Kaum ein Angestellter bleibt einem Unternehmen mehr jahrzehntelang und bis zur Rente erhalten. Selbst am Ende einer Arbeitsbeziehung gibt es die Möglichkeit, Personalentwicklungsmaßnahmen zu ergreifen. Ihr Mitarbeiter wird es mit Dankbarkeit zurückzahlen – möglicherweise klopft er später noch einmal dadurch bei Ihnen an.

Steht beispielsweise der Schritt in die Selbstständigkeit an, können Sie als HR-Verantwortlicher Coachings und Seminare anbieten oder den Austausch mit der Geschäftsleitung initiieren.

Wie läuft der Personalentwicklungs-Prozess ab?

Die Vielzahl von verschiedenen Instrumenten unterstreicht die Wichtigkeit, den Prozess der Personalentwicklung strategisch zu planen. In der Theorie gliedert sich die strategische Entwicklung des Personals in drei Stufen:

1. Bedarfsanalyse: In welchen Tätigkeitsfeldern braucht Mitarbeiter A zum Beispiel eine Weiterbildung? Worin liegen die Stärken von Mitarbeiter B, die gefördert werden sollten? Welche Fähigkeiten fehlen Abteilung C, die über ein Coaching allen Teammitgliedern vermittelt werden könnten?
2. Zieldefinition: Welche übergeordneten Unternehmensziele sollen mit den Mitarbeitern erreicht werden? Will das Unternehmen wachsen? Wie sieht die Positionierung aus?
3. Ableitung der Maßnahmen: Nach Beantwortung der vorgelagerten Fragen erfolgt die Erarbeitung des Maßnahmenkatalogs. Das gilt sowohl global als Angebot als auch individuell auf einzelne Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Dabei gilt es auch Fragen des Arbeitsrechts zu beachten – was kann in diesem Sinne von Mitarbeitern verpflichtend verlangt werden, was ist freiwillig?
4. Durchführung der Maßnahmen: Dieser Prozess-Schritt sieht das Anbieten und die Durchführung der Maßnahmen vor. HR-Verantwortliche und/oder die Fachabteilungen stehen dabei als Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung. Unter diesem Punkt fällt aber auch die „Überwachung“ der Personalentwicklungsmaßnahmen sowie der betroffenen Mitarbeiter.
5. Erfolgsmessung der Personalentwicklungsmaßnahmen: Im letzten Schritt gilt es, den Erfolg beziehungsweise den Wirkungsgrad der durchgeführten Maßnahmen und Methoden zu messen und daraus entsprechende Ergebnisse abzuleiten. 

Wie funktioniert die Erfolgsmessung in der Personalentwicklung?

Um den Erfolg der Maßnahmen in der Personalentwicklung zu messen, gibt es qualitative und quantitative Methoden. Zu den wichtigsten quantitativen Kennzahlen in der Personalentwicklung zählen die Fluktuationsrate, die Kosten in der Personalbeschaffung sowie die Produktivität.

Zur qualitativen Erfolgsmessung eignet sich eine spezifische Betrachtung einzelner Mitarbeiter und deren Feedback zu ihren durchlaufenen Personalentwicklungsmaßnahmen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit kann gemessen werden: qualitativ über punktuelle und ausführliche Interviews mit Einzelnen und quantitativ über regelmäßige Befragungen der gesamten Belegschaft.

Was sind die Voraussetzungen für den Erfolg von Personalentwicklungsmaßnahmen?

Damit die konkreten Instrumente der Personalentwicklung für Angestellte funktionieren, muss der Entwicklungsplan mit allen Maßnahmen drei Voraussetzungen erfüllen.

Die Methoden müssen…

• …zielgerichtet sein: Für jeden Mitarbeiter, ganz gleich ob Auszubildender oder Führungskraft, müssen die individuellen Personalentwicklungsmaßnahmen mit klarem Ziel, zum Beispiel eine bestimmte Qualifikation, Fähigkeit oder ein spezifischer Abschluss, festgelegt sein.
• …spezifisch sein: Je nach Ziel sind andere Maßnahmen der Schlüssel zum Weiterbildungserfolg. Die Maßnahmen müssen daher die Persönlichkeit, den Job und das Ziel des Mitarbeiters berücksichtigend sein.
• …relevant sein: Wenn ein Angestellter ein Mentoring für Außendienstaufgaben im Vertrieb erhält, danach aber ausschließlich im Innendienst eingesetzt wird, ergibt das wenig Sinn. Jegliche Maßnahmen müssen für die Arbeitskraft und deren Tätigkeiten relevant sein.

Hinzu kommt die Notwendigkeit, abgeleitete Personalentwicklungsmaßnahmen sowie deren Erfolg individuell bei den einzelnen Mitarbeitern zu überprüfen und je nach Wirkungsgrad anzupassen.

Welche Akteure sind in der Personalentwicklung beteiligt?

Die Personalentwicklung ist wie auch die laufende Personalbeurteilung Teil des übergeordneten Personalmanagements. Dort werden in Abstimmung mit dem Management die strategischen Entscheidungen hinsichtlich der Personalentwicklungsmaßnahmen getroffen.

Das Management (Geschäftsleitung) selbst ist jedoch auch Teil der Personalentwicklung. Es führt – je nach Größe des Unternehmens – entweder nur mit Führungskräften oder auch zusätzlich mit Mitarbeitern Entwicklungs- und Feedbackgespräche.

In der Personalentwicklung sind also alle Ebenen einer Organisation beteiligt: das Management als strategischer Entscheidungsträger, das Personalmanagement als operatives Planungsorgan und die Mitarbeiter als Empfänger der Personalentwicklungsmaßnahmen.

Existiert ein Betriebsrat, ist dieser ebenfalls in die betriebliche Personalentwicklung einzubinden. Hier besitzt der Betriebsrat ein Mitbestimmungs- und Informationsrecht – insbesondere bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen.