Mitarbeiterbeurteilung erstellen – so funktioniert eine motivierende Leistungsbewertung

Was ist eine Mitarbeiterbeurteilung?

Eine Mitarbeiterbeurteilung, auch Personalbeurteilung oder Mitarbeiterbewertung genannt, ist ein Begriff aus dem Personalmanagement. Die Mitarbeiterbeurteilung beschreibt grundsätzlich die Bewertung eines Mitarbeiters durch Vorgesetzte und Führungskräfte anhand einer analytischen Analyse der geleisteten Arbeit. Neben dieser gängigsten Art gibt es weitere Formen der Beurteilung, bei der sich Angestellte selbst bewerten oder beispielsweise auch Kunden von außen Teil einer Mitarbeiterbeurteilung sind.

In allen Fällen fließen verschiedene Faktoren in die Personalbeurteilung ein. Neben der fachlichen Arbeitsleistung in der betrachteten Zeitperiode ist auch das soziale Verhalten Teil der Mitarbeiterbeurteilung. Eine Personalbeurteilung erfolgt nicht nur für Angestellte, auch Führungskräfte werden von der nächsthöheren Hierarchieebene bewertet.

5 Ziele von Mitarbeiterbeurteilungen

Das oberste Ziel regelmäßiger Mitarbeiterbeurteilungen ist eine möglichst positive Entwicklung der Belegschaft des Unternehmens. Sämtliche Mitarbeiter, von Azubi bis Führungskraft, sollen durch regelmäßiges Feedback gefördert und weiterentwickelt werden. Weitere typische Ziele der Mitarbeiterbeurteilung sind:

1. Es dient dem Unternehmen dazu, die Mitarbeiter optimal einzusetzen (Human Resources)
2. Es hilft, die Potenziale der einzelnen Mitarbeiter gezielt zu nutzen und weiterzuentwickeln.
3. Es vermittelt Wertschätzung und gibt dem Mitarbeiter die Chance zu einer Selbstbeurteilung und Selbsteinschätzung.
4. Es fokussiert sich auf die einzelnen Aspekte der Arbeitsleistung, beispielsweise auf Qualität und Leistung oder Teamfähigkeit und Belastbarkeit.
5. Es ermittelt den Status quo und den Zielerreichungsgrad und definiert zukünftige Ziele.

Eine professionelle Mitarbeiterbeurteilung liegt im Interesse beider Vertragsparteien. Wie die Personalbeurteilung gestaltet werden muss, damit alle Seiten davon profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel. Die Mitarbeiterbeurteilung ist ein unerlässlicher Bestandteil der Personalführung, der gleich mehrere Bereiche des Personalwesens tangiert. Es ist Instrument der Personaleinsatzplanung, der Personalentlohnung, der Personalführung und nicht zuletzt der Personalentwicklung.

Indem Vorgesetzte die ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter beurteilen, sichern sie langfristig die Personalqualität. Dank der Personalbeurteilung können Angestellte ihren Stärken entsprechend eingesetzt, bezahlt, geführt und kontinuierlich weiterentwickelt werden. Grundlage zur Beurteilung sind in erster Linie die Beobachtungen des Vorgesetzten und ebenso messbare Leistungskennzahlen. Zusätzlich können Eindrücke von Kollegen, Kunden und gegebenenfalls von anderen Anspruchsgruppen mit einfließen. Zeugnisse und Zertifikate sind ebenso zielführend.

Diese Intentionen hat eine konstruktive Mitarbeiterbeurteilung

Eine Mitarbeiterbeurteilung verfolgt unter anderem die folgenden Ziele:

• Optimierung des Personaleinsatzes
• Leistungsgerechte Mitarbeiterentlohnung
• Intensivierung der Kommunikation zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter
• Anerkennung der Leistung des Mitarbeiters
• Steigerung der Leistung des Mitarbeiters
• Bedarfsgerechte Weiterentwicklung des Mitarbeiters
• Verbesserung der Führungsqualität des Vorgesetzten
• Förderung von geeigneten Nachwuchskräften
• Motivation aller Mitarbeiter

Kontinuität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Mitarbeiterentwicklung. Eine jährliche Beurteilung zwingt die Vorgesetzten, sich das ganze Jahr über intensiv und auf mehreren Ebenen mit ihren Mitarbeitern auseinanderzusetzen. Außerdem fördert sie die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter, weil nach der Beurteilung vor der Beurteilung ist.

Häufigkeit von Mitarbeiterbeurteilungen – so agieren Unternehmen professionell

Einen allgemeingültigen Intervall für Mitarbeiterbeurteilungen gibt es nicht. Damit sich ein Mitarbeiter nachhaltig weiterentwickeln kann, sind regelmäßige Beurteilungen wichtig.

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten eine Mitarbeiterbewertung vorzunehmen:

1. Die periodische Mitarbeiterbeurteilung.
2. Die anlassbedingte Mitarbeiterbeurteilung.

Periodische Mitarbeiterbeurteilung

Die periodische Mitarbeiterbeurteilung sieht vor, dass Beurteilungen in regelmäßigen Zeitabständen realisiert werden, beispielsweise jährlich oder in jedem zweiten Jahr. Angestellte spüren, ob eine Mitarbeiterbeurteilung ausschließlich durchgeführt wird, um eine Vorgabe zu erfüllen oder ob echtes Interesse an der persönlichen Weiterentwicklung besteht. Kontinuierliche Beurteilungsgespräche stellen sicher, dass eine aktuelle Einschätzung des Wissens, der Fähigkeiten, der Qualifikationen und der Kompetenzen der Mitarbeiter vorliegt und die Entwicklung nach der letzten Beurteilung verfolgt werden kann.

Die periodische Mitarbeiterbeurteilung ist somit mehr als ein turnusmäßiges Gespräch. Sie gehört zu den wichtigsten Führungsinstrumenten und sollte eingesetzt werden, um eine objektive Potenzialanalyse durchzuführen, Verhaltensoptimierungen zu initiieren, einen übermäßigen Workload beim Mitarbeiter zu erkennen und Wertschätzung für den Arbeitseinsatz des Angestellten zu vermitteln. Zu den periodischen Mitarbeiterbeurteilungen gehören unter anderem Jahres- oder Entwicklungsgespräche.

Anlassbedingte Mitarbeiterbeurteilung

Neben einer periodischen Mitarbeiterbeurteilung sollte ein Beurteilungsgespräch mit einer Leistungsbeurteilung ausgeführt werden, wenn ein spezifischer Grund dies erfordert. Eine solche anlassbedingte Mitarbeiterbeurteilung sollte vor allem zu den folgenden Zeitpunkten angesetzt werden:

• Zum Ende der Probezeit,
• Bei der Versetzung in eine andere Abteilung,
• Vor einer Beförderung,
• Zur Kommunikation einer Gehaltserhöhung,
• Vor Ausstellung eines Zwischenzeugnisses und
• Vor der geplanten Freisetzung eines Mitarbeiters.

Kontinuität und Mitarbeiterbeurteilungen – essenziell und zielführend

Kontinuität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Mitarbeiterentwicklung. Eine jährliche Beurteilung zwingt die Vorgesetzten, sich das ganze Jahr über intensiv und auf mehreren Ebenen mit ihren Mitarbeitern auseinanderzusetzen. Außerdem fördert sie die Leistungsbereitschaft der Angestellten. Klare Zielvereinbarungen versetzen Führungskraft und Mitarbeiter in die Lage, professionell zu arbeiten und die unterschiedlichen Ziele und Entwicklungsschritte aus dem Beurteilungsgespräch zu fokussieren.

In der Praxis hat sich aus diesem Grund die jährliche Beurteilung bewährt. Bei einer alljährlichen Leistungsbeurteilung liegt der Personalabteilung eine aktuelle Personalbeurteilung vor, die für die oben genannten Entscheidungen herangezogen werden kann. Sofern erforderlich, kann zusätzlich eine anlassbedingte Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden.

Formen der Mitarbeiterbeurteilung mit Beispiel – diese Arten der Beurteilung sollte jedes Unternehmen kennen

Im Wesentlichen werden zwei Formen der Personalbeurteilung in Bezug auf die Potenzialanalyse unterschieden:

1. Die absolute Mitarbeiterbeurteilung.
2. Die relative Mitarbeiterbeurteilung.

Die absolute Mitarbeiterbeurteilung – individuelle Einschätzung eines Mitarbeiters

Bei der absoluten Mitarbeiterbeurteilung wird jeder Mitarbeiter unabhängig von seinen Kollegen eingeschätzt. Zur Beurteilung der individuellen Stärken und Schwächen werden ausschließlich die Leistungen und das Verhalten des Angestellten herangezogen. In der Praxis stellt es für Führungskräfte eine hohe Herausforderung dar, Mitarbeiter vollständig zu beurteilen, ohne Vergleiche zu anderen Teammitgliedern anzustellen. Eine absolute Leistungsbeurteilung kann ineffektiv und ungerecht ausfallen, sodass viele erfolgreiche Unternehmen bei ihren Beurteilungsgesprächen vor allem die relative Mitarbeiterbeurteilung bevorzugen.

Die relative Mitarbeiterbeurteilung – betriebsinterner Wettbewerb, der motivieren soll

Bei der relativen Mitarbeiterbeurteilung erfolgt grundsätzlich ein Vergleich mit den Kollegen im Unternehmen. Entscheidend ist, dass in der Leistungsbeurteilung objektive Fakten verglichen werden.

Beispiel: Ein Unternehmen beschäftigt 50 Außendienstmitarbeiter. Im Rahmen der relativen Mitarbeiterbeurteilung werden die Kriterien: „Besuche pro Tag,“ „Marktanteil Produkt 1,“ sowie „Gesamtumsatz im Verkaufsgebiet“ miteinander verglichen. An einem betriebsinternen Ranking ist ablesbar, wie die einzelnen Mitarbeiter abschneiden. Zusätzlich zu der faktenorientierten Mitarbeiterbeurteilung anhand von Verkaufszahlen fokussiert sich der Vorgesetzte ebenfalls auf persönliche Aspekte des Beschäftigten, die seine Teamfähigkeit, seine Zusammenarbeit mit der Führungskraft und andere spezifische Themenbereiche einschließen.

Eine relative Mitarbeiterbeurteilung erfordert von der Führungskraft Fingerspitzengefühl. Zum einen muss der Chef objektiv ablesbare Fakten klar und eindeutig bewerten. Auf der anderen Seite sind bei der persönlichen Beurteilung der Soft Skills Empathie und Wertschätzung gefordert. Die richtige Balance ist entscheidend, um Mitarbeiter nachhaltig zu motivieren. Die in den 1980er-Jahren vom Unternehmer Jack Welch kreierte 20-70-10-Regel ist heute überholt. Bei ihr wurden die besten 20 % der Mitarbeiter mit Boni belohnt (Stars), 70 % der Belegschaft bestmöglich gefördert und die untersten 10 % (Lemons) entlassen.

Diese harsche Leistungsbeurteilung kann im Unternehmen einen gewollten Konkurrenzkampf auslösen. Da sich der Arbeitsmarkt heute zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt hat und im „war of talents“ Motivation und das Aufzeigen von Entwicklungspotenzialen essenziell sind, agieren erfolgreiche Unternehmen mitarbeiterzentriert.

Sie wissen, dass sogenannte „Lowperformer“ nicht ohne Aufwand gekündigt werden können. Das Bundesarbeitsgericht definiert, dass erst eine deutliche Unterschreitung der Durchschnittsleistung über einen langen, nicht näher definierten Zeitraum eine leistungsbedingte Kündigung ermöglicht. Motivation, das Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten und klare Zielvereinbarungen sind zusammenfassend zielführender als ein innerbetrieblicher Konkurrenzkampf.

Die Balance zwischen konstruktiver Kritik und Lob für positive Leistungen ist in der Besprechung der Mitarbeiterbeurteilung stets zu wahren. Nur wenn Sie Ihren Mitarbeitern auch Wertschätzung entgegenbringen und Ansporn für neue Ziele setzen, können Sie für den Motivationsschub sorgen, der für eine personelle Weiterentwicklung notwendig ist. Entscheidend ist zudem, dass im gemeinsamen Gespräch auf Grundlage der Beurteilung realistische Ziele vereinbart werden, die in einer Zielvereinbarung niedergeschrieben werden können. In die nächste Mitarbeiterbeurteilung fließt mit ein, inwieweit man die vereinbarten Ziele erreicht hat.

Unterschied zwischen Mitarbeiterbeurteilungen und Leistungsbeurteilungen für Führungskräfte

Zwischen Beurteilungen von normalen Mitarbeitern und Führungskräften wird in der Praxis unterschieden. An letztere werden zusätzliche und insgesamt höhere Anforderungen gestellt. Nicht zuletzt, weil sie Personalverantwortung haben und ihre Führungsqualitäten wesentliche Faktoren für den Unternehmenserfolg sind. Führungskräftebeurteilungen sind aus diesem Grund komplexer und aufwendiger.

Praktischer Ablauf einer Mitarbeiterbeurteilung mit Fragebogen und Software

In der Praxis wird eine Mitarbeiterbeurteilung in der Regel vom Vorgesetzten vorbereitet. Moderne Unternehmen bitten Angestellte gleichzeitig um eine Selbstbeurteilung anhand eines Fragebogens und vergleichen im Gespräch die einzelnen Aspekte. Mit Fremdeinschätzungen von Teampartner ergibt sich ein 360-Grad-Blick auf eine Person, der Stärken und Herausforderungen offenlegt und diese objektiv darstellt.

Der Fragebogen für das Beurteilungsgespräch enthält neben der Timeline alle zuvor festgelegten Beurteilungskriterien. Die Bewertung der einzelnen Kriterien erfolgt auf einer Skala oder nach Schulnotensystem. Der Fragebogen ist transparent und leicht auszufüllen.

Es gibt nicht nur die Möglichkeit, dass der Vorgesetzte den Mitarbeiter bewertet. Hoch interessant und oft sehr aufschlussreich ist auch, wie der Mitarbeiter sich und seine Fähigkeiten und Kompetenzen selbst einschätzt. Deshalb kann es im Vorfeld spannend sein, den Mitarbeiter zunächst eine Selbsteinschätzung durchführen zu lassen und diese der Fremdeinschätzung durch den Vorgesetzten gegenüberzustellen. Mit Fremdeinschätzungen von anderen Anspruchsgruppen, wie zum Beispiel den Kollegen, ergibt sich ein 360-Grad-Blick auf eine Person.

Softwaregestützte Beurteilungssysteme und ihre Vorteile

Softwaregestützte Beurteilungssysteme haben gegenüber Fragebögen in Papierform viele Vorteile. Sie eignen sich vor allem für größere Unternehmen, da die Digitalisierung der Mitarbeiterbeurteilung redundante Arbeitsschritte ausspart und aus diesem Grund effektiv und zielführend ist. Statistiken der Beurteilungssoftware zeigen darüber hinaus Unternehmenstrends auf. Sie können ebenfalls dazu genutzt werden, die Führungskraft zu bewerten.

Wertet man in einer Langzeitbetrachtung die Entwicklung der Mitarbeiter und den Zielerreichungsgrad aus, ist darüber hinaus ablesbar, wie erfolgreich sich Mitarbeiter insgesamt oder in einer bestimmten Abteilung weiterentwickelt haben. Dies lässt Rückschlüsse auf die Arbeit der Führungskraft zu.

Welche Kriterien bei der Mitarbeiterbeurteilung berücksichtigt werden sollten

Die Bewertung der Mitarbeiter sollte möglichst alle Kriterien umfassen, die betrieblich relevant sind und die Persönlichkeit des Angestellten beschreiben. Die Kriterien müssen eindeutig und vom Mitarbeiter nachvollziehbar und akzeptiert sein. Aus diesem Grund ist es sinnlos, die Bewertung im „Button-down-Prinzip“ von oben nach unten festzulegen.  

Welche Beurteilungskriterien in die Mitarbeiterbewertung einfließen, hängt vor allem von den Unternehmenszielen ab. Anbei eine Auswahl typischer Kriterien:

Arbeitsqualität

Erledigt der Mitarbeiter die ihm zugeteilten Aufgaben zuverlässig? Welche Qualität haben seine Endergebnisse? Wie hoch ist die Fehlerquote? Wie viel Zeit benötigt er zur Erledigung seiner Aufgaben? Müssen seine Kollegen für ihn nacharbeiten?

Selbstständigkeit

Benötigt der Mitarbeiter zur Erledigung seiner Aufgaben regelmäßig die Hilfe von Kollegen oder Vorgesetzten? Ist er eigeninitiativ und kann Verpflichtungen und Probleme selbstständig erkennen und in die Hand nehmen? Trägt er zu Lösungen bei oder macht er nur „Dienst nach Vorschrift“?

Effektivität

Erledigt der Mitarbeiter seine Arbeit systematisch und zielorientiert? Kann er seine Prioritäten richtig setzen oder verpasst er Deadlines und schiebt wichtige Aufgaben vor sich her? Braucht er viele Überstunden, um sein Pensum abzuarbeiten?

Leistungsbereitschaft

Wie ausgeprägt sind Engagement und Motivation des Mitarbeiters? Ist er bereit, sein Bestes zu geben und sich für das Unternehmen einzusetzen? Hilft er Kollegen in Notsituationen, beispielsweise um einen Auftrag rechtzeitig fertigzustellen?

Belastbarkeit

Ist der Mitarbeiter in Stresssituationen aufmerksam und bleibt seine Leistung in Phasen erhöhter Belastung konstant? Oder führt Arbeitsbelastung zu einem Rückgang der Leistungsfähigkeit?

Fachwissen

Versteht der Mitarbeiter sein Aufgabengebiet? Bringt er das notwendige Fachwissen mit? Ist er bereit, sich Fähigkeiten eigenständig anzueignen? Hat er sich in Branchenbesonderheiten eingearbeitet?

Flexibilität

Kann sich der Mitarbeiter schnell an Veränderungen anpassen? Ist er offen für Neues oder fallen ihm Wandel und Umschwung schwer? Ist er kollegial und teamfähig? Kann er sich in neue Aufgaben oder Projekte einarbeiten? Ist er zeitlich und örtlich flexibel?

Teamfähigkeit

Wie tritt der Mitarbeiter in der Gruppe auf? Woran erkennt man seine Kollegialität? Verhält er sich in Teams fair und zielorientiert? Ist er der Bestimmer oder verlässt er sich stark auf die anderen Teammitglieder? Handelt er im Sinne der Abteilung und des Unternehmens oder verfolgt er im Team persönliche Interessen?

Kostenbewusstsein

Beachtet der Mitarbeiter das vorgegebene Budget oder werden Projekte durch sein Handeln teurer als geplant? Wählt er, wenn möglich kostengünstige Alternativen? Macht er proaktive Vorschläge zu Kosteneinsparungen?

Delegationsfähigkeit (bei Führungskräften)

Gelingt es dem Vorgesetzten die Aufgaben an seine Mitarbeiter zu delegieren oder erledigt er sie selbstständig? Verteilt er die Arbeit fair und gerecht oder überforteilt er einzelne Mitarbeiter, während er andere bevorzugt?

Mitarbeiterführung (bei Führungskräften)

Ist die Führungskraft in der Lage seine Mitarbeiter anzuleiten? Verfügt er über die notwendige persönliche Autorität? Kann er seine Abteilung zusammenhalten und motivieren? Löst er Probleme im Team ohne Hilfe des eigenen Vorgesetzten? Nehmen ihn die Mitarbeiter in schwierigen Situationen ebenfalls als zugänglichen Ansprechpartner wahr? Bringt er Ihnen Respekt und Wertschätzung entgegen?

Mitarbeiterförderung (bei Führungskräften)

Erkennt die Führungskraft die Stärken und Talente seiner Mitarbeiter? Wie fördert die Führungskraft die Kompetenzen und Befähigungen? Baut er vorausschauend neue Führungskräfte auf und hat er somit die langfristigen Interessen des Unternehmens im Blick? Oder versucht die Führungskraft die eigene Machtposition zu stärken? Delegiert er Aufgaben, um Mitarbeiter langfristig zu entwickeln?

Welche Arten von Mitarbeiterbeurteilungen gibt es?

Je nach Unternehmen kommen verschiedene Arten der Mitarbeiterbeurteilung zum Einsatz. Diese Methoden reichen von einer Selbstbeurteilung – oft unter Führungskräften der Fall – über das klassische Mitarbeitergespräch bis hin zum umfänglichen 360°-Feedback.

Folgende Methoden an Mitarbeiterbeurteilungen werden unterschieden:

Selbstbeurteilung

Im Rahmen einer Selbstbeurteilung, auch Selbsteinschätzung genannt, reflektiert jeder Mitarbeiter seine Leistungen und sein Verhalten selbst. Das Personalmanagement erhofft sich durch diese Art der Mitarbeiterbeurteilung eine höhere Akzeptanz innerhalb der Belegschaft.

Diese Form funktioniert vor allem dann, wenn das Unternehmen eine sehr reflektierte Belegschaft vorweisen kann, die ehrlich im Umgang mit sich selbst ist. Die Gefahr liegt darin, dass Mitarbeiter ihre eigenen Schwächen nicht erkennen und Stärken womöglich überschätzen.

Mitarbeiterbeurteilung /-gespräch

Die gängigste Form der Mitarbeiterbewertung ist die Beurteilung durch einen Vorgesetzten oder eine Führungskraft. Diese Form der Mitarbeiterbeurteilung wird meist vereinfacht Mitarbeitergespräch genannt und hat viele Anlässe von Gehaltsgespräch bis Jahresgespräch – meist sind sie geplant und finden in einem regelmäßigen Turnus statt.

Es gibt zwei Arten, diese Beurteilung vorzunehmen:

• Individuelle Betrachtung: Vorgesetzte bewerten alle Mitarbeiter individuell, ohne systematische Vergleiche zu ziehen. So erhält jeder Mitarbeiter ein individuelles und mit anderen Kollegen einzigartiges Feedback.
• Systematische Betrachtung: Im Rahmen eines Mitarbeiterbeurteilungssystems werden anhand vorgegebener Kriterien alle Facetten von Arbeitsleistung bis Verhalten und Fähigkeiten abgeklopft. Das kann auch anhand vorliegenden Zahlenmaterials geschehen. So erhält eine Mitarbeiterbeurteilung einen objektiven Charakter und löst sich von der subjektiven Wahrnehmung einer einzelnen Person.

Im Regelfall werden die vergangenen Leistungen eines Einzelnen seit der letzten Leistungsbeurteilung betrachtet.

Potenzialbeurteilung

Eine spezielle Form der Mitarbeiterbeurteilung stellt die Potenzialbeurteilung dar. Dabei wird in einem gemeinsamen Gespräch gezielt in die Zukunft geblickt. Themen sind die persönliche und berufliche Weiterentwicklung des Angestellten und zu welchen Leistungen er künftig in der Lage ist. Meist wird diese Form angewandt, wenn Mitarbeitern besonders hohen Entwicklungspotenzial – beispielsweise zur Führungskraft – attestiert wird.

Vorgesetztenbeurteilung

Führungskräfte werden nicht nur von ihren Vorgesetzten – meist die Geschäftsführung – beurteilt, sondern auch bei dieser Form der Beurteilung von ihren Mitarbeitern.

Der Ablauf ähnelt der eines klassischen Mitarbeitergesprächs, allerdings mit umgekehrten Vorzeichen und vertauschten Rollen. Führungskräfte erhalten so Feedback zu ihrem Führungsverhalten und dem Umgang mit ihrem Team. Eine vertrauensvolle Basis ist bei der Vorgesetztenbeurteilung wichtig. Gespräche, in denen Mitarbeiter negative Konsequenzen zu befürchten haben, wenn sie konstruktive Kritik an ihrem Vorgesetzten üben, sind nicht zielführend.

Gleichstellungsbeurteilung

Es gibt nicht nur das Beurteilen von der einen Hierarchieebene auf die andere, auch auf der gleichen Ebene finden Mitarbeiterbeurteilungen statt. Diese werden Gleichstellungsbeurteilung genannt, finden jedoch in der Praxis nicht allzu häufig statt.

360°-Feedback

Während alle bisher vorgestellten Beurteilungsmethoden im Unternehmenskosmos stattfinden, öffnet sich eine Organisation bei einem 360-Grad-Feedback zur Beurteilung eines Mitarbeiters nach außen.

Diese Form der Leistungsbeurteilung findet überwiegend bei Führungskräften und im Management Anwendung. Die Leistung und das Verhalten eines Einzelnen wird dabei nicht nur intern von Mitarbeitern, Kollegen und Vorgesetzten beurteilt, sondern auch von weiteren „Stakeholdern“. Dazu können Kunden, Lieferanten & Co. zählen, auch die Beurteilung des Arbeitnehmers selbst wird in das 360°-Feedback miteinbezogen.

Die Mitarbeiterbeurteilung in der Praxis – 3 Phasen für den Unternehmenserfolg

Der Prozess der Personalbeurteilung gliedert sich in drei Phasen:

1. Beobachtung.
2. Bewertung.
3. Besprechung.

Beobachtung

In der kontinuierlichen Beobachtungsphase zwischen zwei Leistungsbeurteilungen ist es die Aufgabe der Führungskraft, die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters fortlaufend und objektiv zu sichten. Führungskräfte sind zu Fairness in der Leistungsbeurteilung verpflichtet. Hierbei helfen leitenden Angestellten einheitliche Strukturen und ein Ablaufprinzip.

Sie zwingt zur Sachlichkeit und macht die Beurteilungen der Mitarbeiter vergleichbar.

Beurteilung

Die Bewertungsphase sollte:

• den gleichen Zweck erfüllen,
• mit gleichen Beurteilungskriterien,
• mit gleichen Bewertungsskalen,
• mit gleichen Bewertungsmaßstäben und
• mit gleichem Wissens- und Leistungsstand der Beurteiler

durchgeführt werden. Voraussetzung ist ebenso, dass man die Ziele der Beurteilung im Vorfeld eindeutig definiert und gegenüber den Mitarbeitern transparent kommuniziert.

Besprechung

Die Besprechungsphase im Anschluss an die Bewertung gehört zu den entscheidendsten Etappen der Mitarbeiterbeurteilung. Ein offene, freundliche und sachbezogene Gesprächsatmosphäre hilft beiden Seiten, die Bewertung zu reflektieren. Vorgesetzte sollten darauf achten, dass Gespräche dieser Art nicht durch Telefonate oder externe Nachfragen unterbrochen werden. Ein Fokus auf den Mitarbeiter zeugt von Wertschätzung und wirkt professionell. Damit das Gespräch seine motivierende Wirkung entfalten kann, sollten zunächst die positiven Ergebnisse hervorgehobenen werden.

Kritik sollte grundsätzlich mit konkreten Verbesserungsvorschlägen aus der Praxis verknüpft werden.

Entscheidend ist ebenso, dass im gemeinsamen Gespräch auf Grundlage der Beurteilung realistische Ziele auf SMART-Basis vereinbart werden, die in einer Zielvereinbarung niedergeschrieben werden können. In die nächste Mitarbeiterbeurteilung fließt mit ein, inwieweit man die vereinbarten Ziele erreicht hat.

Info: Als SMART-Ziele bezeichnet man systematisch festgelegte Ziele in Zielvereinbarungen. SMART-Ziele wurden erstmals 1981 in einem wissenschaftlichen Aufsatz von George T. Doran erwähnt.

Welche Anforderungen muss eine faire Mitarbeiterbeurteilung erfüllen?

Einer der größten Fehler bei Mitarbeiterbeurteilungen ist es, wenn Vorgesetzte oder Mitarbeiter zu subjektiv urteilen. Persönliche Meinungen, die über die Qualität der Leistung des Gegenübers hinausgehen und beispielsweise privater Natur sind, haben in einer seriösen Mitarbeiterbeurteilung nichts verloren. Vor allem bei individuellen und nicht standardisierten Beurteilungen lauert diese Gefahr.

Weitere Anforderungen an eine faire Mitarbeiterbeurteilung sind:

• Kein Bonus durch vergangene Bewertungen: Frühere Leistungen sollten aktuelle überstrahlen. Ein Beispiel: Hat ein Mitarbeiter im ersten Halbjahr exzellente Leistungen gezeigt, wird er dafür berechtigterweise gelobt und positiv beurteilt. Schneidet er nun im zweiten Halbjahr weit unterdurchschnittlich ab, sollten nicht die Leistungen aus der vorangegangenen Beurteilungsperiode alle Fehler aufwiegen.
• Gleichbehandlung aller Mitarbeiter: Im Sinne eines angemessenen Mitarbeiterbeurteilungssystems sollten alle Angestellten gleichermaßen beurteilt werden. Ein Negativbeispiel wäre ein Vorgesetzter, der aufgrund einer persönlichen Abneigung einen Angestellten im Vergleich zu dessen Kollegen immer wieder beurteilt, obwohl dieser sich nichts zuschulden kommen lassen hat.

Wird keine individuelle Beurteilung vorgenommen, müssen die festgelegten Kriterien erreichbar und angemessen sein, damit die systematische Bewertung fair bleibt. Wird ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise nur dann gut bewertet, wenn er eine unverhältnismäßig hohe Umsatzsumme erarbeitet, verfälscht das das wahre Leistungsvermögen.

Ein Beurteilungsgespräch konstruktiv aufbauen – so geht´s

Ein Beurteilungsgespräch kann motivieren oder niederreißen. Es kann sich auf negative Aspekte fokussieren oder Wertschätzung vermitteln und Ansporn für neue Ziele geben. Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass eine Mitarbeiterbeurteilung mehr ist als die reine Darstellung von Leistungskennzahlen und Fakten.

Als Vorgesetzter ist es entscheidend, im Mitarbeitergespräch die richtige Balance zwischen Wertschätzung und konstruktiver Kritik zu finden. Offene Fragen, aktives Zuhören und eine Selbstbeurteilung bzw. Selbsteinschätzung des Mitarbeiters können helfen, Herausforderungen und Probleme zu definieren, ohne den Angestellten zu demotivieren. Entscheidend ist, dass eine Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt wird, um den Mitarbeiter zu stärken und seine Leistungen hervorzuheben, Schwächen zu adressieren und den Zielerreichungsgrad darzustellen. Im letzten Schritt wird in einer gemeinsamen Zielvereinbarung festgelegt, welche fachlichen oder persönlichen Aspekte in der nächsten Beurteilungsperiode fokussiert werden sollen.

Ist die Mitarbeiterbeurteilung keine Einbahnstraße, bei der der Vorgesetzte bewertet und der Angestellte zustimmt, wird das Gespräch beide Seiten motivieren und ermutigen. Ein konstruktiver Austausch und nutzenorientierte Kommunikation helfen beiden Seiten, den Standpunkt des anderen zu verstehen und zu akzeptieren. Führung bedeutet in diesem Fall neben der Potenzialanalyse ebenfalls die spezifischen Rahmenbedingungen zu betrachten und Verhaltensoptimierungen einzuleiten. Die Führungskraft benötigt hierfür diplomatisches Geschick, Offenheit sowie gleichzeitig Durchsetzungsvermögen und Klarheit im Zielvereinbarungsprozess.

Warum Mitarbeiterbeurteilungen Grundlage aller Personalentwicklungsmaßnahmen sind

Eine Mitarbeiterbeurteilung fokussiert sich darauf, durch gezieltes Entwicklungsfeedback eine Verhaltensoptimierung einzuleiten. Da die Beurteilung an sich noch zu keinen Verbesserungen in der Personalqualität führt, sind verständliche und vom Mitarbeiter akzeptierte Zielvereinbarungen essenziell. Dies gilt vor allem in einer zunehmend globalisierten und digitalisierten Wirtschaftswelt, in der es für Unternehmen unverzichtbar ist, agile Beschäftigte zu haben, die sich dem Wandel anpassen und diesen proaktiv gestalten.

Der Fachkräftemangel zwingt Unternehmen aktuell dazu, den Fokus auf gezielte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zu setzen. Statt wie in früheren Jahren Mitarbeiter zu ersetzen und durch Kandidaten zu ersetzen, die die notwendigen Kompetenzen mitbringen, ist heute ein anderer Weg zielführender. Möchten Sie erfolgreich bleiben und sich gegenüber Ihren Mitbewerbern durchsetzen, brauchen Sie Personal, das Sie Ihren Anforderungen entsprechend gezielt weiterentwickeln können. Ebenfalls wesentlich ist es, dass Beschäftigte sich mit dem Unternehmen identifizieren. Ein professionelles Employer Branding, das Mitarbeiter bindet und diesen langfristige Perspektiven gibt, ist entscheidend.

Die Mitarbeiterbeurteilung ist die Grundlage aller Personalentwicklungsmaßnahmen. Sie zeigt eventuell vorhandene Differenzen zwischen den Anforderungen des Arbeitsplatzes und den Fähigkeiten und Kompetenzen des Stelleninhabers auf. Ziel des Beurteilungsgesprächs ist es, Herausforderungen durch spezifische Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zu minimieren oder zu beseitigen.

Was ist der Nutzen von Mitarbeiterbeurteilungen?

Sowohl die beurteilten Personen als auch die Beurteilenden profitieren von Mitarbeiterbeurteilungen im Personalmanagement. Die nachfolgende Tabelle veranschaulicht die Vorteile beidseitig. Zum einen für den Mitarbeiter, zum anderen für das Unternehmen, vertreten durch die Führungskraft, die die Beurteilung vornimmt.

Fazit: Mitarbeiterbeurteilungen sind ein elementarer Bestandteil der Personalführung

Ein Unternehmen ist ohne seine Mitarbeiter nicht vorstellbar. Motivierte, gut ausgebildete Mitarbeiter sind das Herz eines Unternehmens, bringen Innovationen voran und sorgen in Zeiten von globalen Herausforderungen für den notwendigen Erfolg. Moderne Mitarbeiter wünschen sich heute mehr als ein gutes Gehalt als Wertschätzung für ihre Arbeitsleistung. Sie bevorzugen Vorgesetzte, die in einer objektiven Potenzialanalyse einschätzen, welche Stärken und Herausforderungen individuell vorliegen. Neben einer Leistungsbeurteilung erwarten sie Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung oder Verhaltensoptimierung.

Empathische, zielorientierte Vorgesetzte agieren bedürfnisorientiert. Sie fokussieren sich darauf, den Workload ihrer Mitarbeiter zu kennen, bei Bedarf Aufgaben zu delegieren und die Mitarbeiterbeurteilung als positives Führungsinstrument zu nutzen. Neben der Einschätzung zu Potenzialen und dem Zielerreichungsgrad achten zukunftsorientierte Vorgesetzte auf die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters: Sie wissen, wie ein Angestellter intrinsisch und extrinsisch motiviert werden kann und nutzen diese Erkenntnis.  Führungskräfte sind zusammenfassend aufgefordert, Mitarbeiter gemäß den Zielen des Unternehmens weiterzuentwickeln. Die Mitarbeiterbeurteilung ist hierfür ein perfektes Instrument.

Für eine faire und motivierende Beurteilung ist ein aussagefähiges Konzept notwendig, das eine systematische Beurteilung ermöglicht. Form, Kriterien und Ziele müssen vorab definiert und kommuniziert werden. Einheitliche Beurteilungskriterien und Objektivität sind unerlässlich. Aussagekräftige Ergebnisse von Mitarbeiterbewertungen entstehen, wenn nicht ausschließlich subjektive Aspekte den Ausschlag geben, sondern qualitative Beobachtungen und Leistungskennzahlen systematisch und fortlaufend erfasst werden. 

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbeurteilungen sind zu keinem Zeitpunkt endgültig. Da die Beurteilung des Personals ein fortlaufender Prozess ist, müssen Leistungsbeurteilungen grundsätzlich als Zwischenergebnisse verstanden werden. Entscheidend ist, dass ein Entwicklungsprozess in Gang gesetzt wird, der die Mitarbeiterqualität steigert, den Angestellten langfristig ans Unternehmen bindet und motiviert und letztlich beiden Seiten Vorteile beschert.

FAQ: Antworten auf die häufigsten Fragen zur Mitarbeiterbeurteilung