Beurteilung schreiben: Beispiel, Formulierungen und Aufbau

Wer hat einen Anspruch auf eine Beurteilung?

Neben Angestellten, Auszubildenden und Mitarbeitern in Dienstverhältnissen haben alle anderen Personengruppen keinen Rechtsanspruch auf die Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Ihr Anrecht kann abweichend in einem Tarifvertrag oder individualvertraglich geregelt sein.

Ist es aufgrund der Rechtslage oder innerbetrieblicher Bestimmungen nicht möglich, ein Arbeitszeugnis anzufertigen, können alternativ eine Beurteilung oder ein Beurteilungsschreiben erstellt werden. Dieses ähnelt im Aufbau einem Arbeitszeugnis.

Werden Führungskräfte mit dem Anliegen konfrontiert, eine Beurteilung zu schreiben, müssen sie für sich die folgenden Fragestellungen umfassend beantworten:

• Worin unterscheidet sich eine Beurteilung von einem Arbeitszeugnis?
• Für welche Personengruppen kann eine Beurteilung erstellt werden?
• Wie kann eine Beurteilung die Erfolge und die Qualifikation eines Angestellten darstellen?

Was ist der Unterschied zwischen einer Beurteilung und einem Arbeitszeugnis?

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Beurteilung und der Zeugnisart Arbeitszeugnis kann am fehlenden Rechtsanspruch festgemacht werden. Darüber hinaus wird in einer Beurteilung nicht die übliche wohlwollende Zeugnissprache verwandt, sondern eine offene Diktion bevorzugt.

Eine Beurteilung kann beispielsweise als wertschätzendes Dokument von einem ehemaligen Vorgesetzten konzipiert werden. Eine solche Einschätzung bezeichnet man ebenfalls als Referenz- oder Empfehlungsschreiben. In vielen Fällen wird die Referenz ebenfalls im Lebenslauf aufgeführt. Auf diese Weise kann die Beurteilung mit Referenz neben den eingereichten Bewerbungsdokumenten eine entscheidende Informationsquelle im Bewerbungsprozess darstellen.

Vor allem in Führungsposition hat das persönliche Wort eines ehemaligen Vorgesetzten viel Gewicht. Es hat in Bezug auf den Erkenntnisgewinn für einstellende Unternehmen vielfach einen höheren Wert als offizielle Arbeitszeugnisse, da individuelle Nachfragen möglich sind.

Ein reines Beurteilungsschreiben ohne Empfehlung der Referenz enthält im Gegensatz vor allem Angaben zu den Fähigkeiten, zur Tätigkeit im Unternehmen und zum Zeitraum der Beschäftigung. Es gleicht einem einfachen Arbeitszeugnis, wobei es im Aufbau informeller gestaltet werden kann.

Ersteller sind bei der Formulierung einer Beurteilung nicht an gesetzliche oder juristische Vorgaben gebunden. Ein Beurteilungsschreiben gilt als persönliches, privates Dokument. Aus diesem Grund wird es in der Regel auf dem Briefpapier des Verfassers wiedergegeben.

Vor allem bei Bewerbungen im angloamerikanischen Wirtschaftsraum sind Beurteilungen oder Empfehlungsschreiben wesentlich. Da in diesen Märkten die deutschen Zeugnisse und ihr Aufbau unbekannt sind, können persönliche Empfehlungsschreiben potenzielle ausländische Arbeitgeber eher überzeugen.

Für welche Personengruppen kann ein Beurteilungsschreiben erstellt werden?

Ein Beurteilungsschreiben wird in jedem Fall von einer natürlichen Person erstellt. Beurteilungen oder Referenzschreiben von Unternehmen sind unüblich. Sie würden in direkter Konkurrenz zu den konventionellen Arbeitszeugnissen stehen.

Es gibt keinen festgelegten Personenkreis, für den Beurteilungen vordergründlich erstellt werden. In der Praxis erhalten vor allem:

• Freie Mitarbeiter (Freelancer),
• Studenten,
• Trainees oder
• ehrenamtlich Beschäftigte

ein Beurteilungsschreiben. Mentoren in Unternehmen, Professoren an Universitäten, der Vorstand eines Vereins oder der Betreuer eines Praktikanten werden gebeten, das Beurteilungsschreiben individuell und mit einer persönlichen Note zu verfassen.

Gleiches gilt für Führungskräfte, die ihre Vorgesetzten im Management bitten, ein Beurteilungs- oder Referenzschreiben aufzusetzen. Sie erhalten auf Anforderung vom zuständigen First-Line-Manager ein persönliches Empfehlungsschreiben. Dieses in der „Ich-Form“ verfasste Dokument beschreibt die Kollaboration zwischen dem direkten Vorgesetzten und dem zu Beurteilenden. Es geht auf spezifische Erfolge, Zuverlässigkeit und Teamarbeit und die persönliche Beziehung ein.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Beurteilungen und Referenzschreiben unspezifisch jedem Mitarbeiter zugutekommen können. Hierbei ist es irrelevant, ob es sich um Festangestellte, Freelancer oder Ehrenamtler handelt. Entscheidend ist, dass mit dem persönlichen Beurteilungsschreiben Emotionen und positive Informationen transportiert werden.

Ein Empfehlungsschreiben ähnelt einem Bürgen im Rahmen eines Kreditvertrages. Der Autor des Referenzschreibens übernimmt die Garantie, dass der Beurteilte engagiert, zuverlässig und zielstrebig tätig ist. Wird eine Beurteilung in dieser Weise konzipiert, wirkt sie ebenso wie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis imponierend.

Wie schreibt man eine Beurteilung?

Ein Empfehlungsschreiben oder eine Beurteilung kann im Hinblick auf Inhalte und die äußere Form individuell und mit persönlichen Note erstellt werden.

Wesentlich sind die folgenden vier Charakteristika:

1. Das Schreiben muss durch seine Form und Aufmachung deutlich machen, dass es persönlich erstellt wurde. Die Kontaktdaten des Verfassers und seine Unterschrift müssen sichtbar sein, damit es glaubwürdig wirkt.
2. Im Dokument muss ersichtlich sein, in welcher Funktion ein Mitarbeiter tätig war und in welchem Zeitraum der Autor und der Beurteilte zusammengearbeitet haben. Der Schreiber der Beurteilung sollte hierarchisch über dem Beurteilten stehen.
3. Die Beurteilung sollte Informationen über das Sozialverhalten, Teamfähigkeit sowie die wesentlichen Soft Skills und positiven Eigenschaften inkludieren.
4. Bei einem Referenz- oder Empfehlungsschreiben muss durch eindeutige Formulierungen erkennbar sein, aus welchen Gründen der Autor den Beurteilten weiterempfiehlt.

Beispiel für ein aussagefähiges Empfehlungsschreiben als Vertriebsmitarbeiterin

Persönlicher Briefkopf des Vorgesetzten

Frau Schulze trat am 01.10.2023 als geprüfte Pharmareferentin in das Unternehmen ein. Sie übernahm in meiner Verkaufsregion die Betreuung ihrer definierten Kunden im folgenden geografischen Großraum.

Von Beginn an habe ich Frau Schulze als hoch engagiert und sehr zuverlässig erlebt. Dies zeigt sich im Besonderen daran, dass besprochene Termine zu jeder Zeit eingehalten werden und dass unsere Kunden die Zusammenarbeit mit ihr überaus lobten. Ihr Vertriebsgebiet entwickelt sich seit Beginn ihres Eintritts positiv.

Gleichzeitig gelingt es Frau Schulze in jedem Quartal, eine beträchtliche Anzahl von Neukunden im Gebiet zu gewinnen und bestehende Kunden langfristig als Verordner ans Unternehmen zu binden. Dies erreicht sie durch ihre offene, verbindliche und gewinnende Art sowie durch klar strukturierte und zielführende Verkaufsgespräche. Die sehr gute Vor- und Nachbereitung ihrer Verkaufstätigkeit und ihr regelmäßiges Berichtswesen muss besonders hervorgehoben werden.

Im Team und in der Gesamtregion gilt Frau Schulze als kollegiale, verantwortungsbewusste und hilfsbereite Teamplayerin. Aufgrund ihrer Qualifikation und ihrer Fähigkeiten übernahm sie in meinem Fachbereich auf Regionaltagungen PC – Schulungen im Bereich MS Office und im firmeninternen CRM – System. Ihre Präsentationen auf Regionaltagungen wirken qualifiziert visualisiert sowie fachlich durchdacht.

Ich schätze die Zusammenarbeit mit Frau Schulze sehr, weil sie eine überaus engagierte, professionell organisierte und äußerst zuverlässiger Mitarbeiterin ist, die sowohl die verkäuferischen wie die menschlichen Qualitäten besitzt, um als Pharmareferentin erfolgreich tätig zu sein.

Unterschrift sowie Kontaktdaten (Telefon / E-Mail)

Fazit zum Schreiben einer Beurteilung

Werden Führungskräfte gebeten, eine Beurteilung zu schreiben, können sie sich generell an den Inhalten von Arbeitszeugnissen orientieren. Beurteilungen oder Empfehlungsschreiben werden in jedem Fall als persönliches Dokument von einer natürlichen Person und nicht im Unternehmensnamen verfasst. Vorgesetzte, Professoren, Mentoren oder Ausbilder können als Autor von Beurteilungen fungieren.

Essenziell ist, dass Beurteilungen durch ihre positiven Formulierungen und die persönliche Wortwahl des Schreibers bestechen. In diesem Fall kann eine Beurteilung oder ein Referenzschreiben wichtige Informationen professionell transportieren. Der Beurteilte wird durch die Beurteilung für seine zukünftige Karriere profitieren.

FAQ – Beurteilung schreiben