Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: So führen Sie einen KVP-Workshop erfolgreich durch

Workshop zur kontinuierlichen Verbesserung: Vorbereitung, Aufbau und Durchführung

Ziel des Workshops ist die eingehende Analyse und Verbesserung eines überschaubaren Prozesses. Eine gute Vorbereitung ist allerdings unerlässlich. Befolgen Sie daher einfach diese 4 Schritte zur richtigen Vorbereitung des KVP-Workshops:

Schritt 1 zur Vorbereitung eines KVP-Workshops: Lassen Sie sich von einem Moderator unterstützen

Holen Sie sich für ein KVP-Projekt in einer bestimmten Abteilung nach Möglichkeit einen Moderator von außen, der das KVP-Team neutral begleiten kann (z. B. einen Kollegen aus der Parallelabteilung oder einen externen Berater).

Vorteile eines Moderators:

• Die Atmosphäre ist dann entspannter.
• Die Mitarbeiter sind offener mit ihren Beiträgen und Kommentaren.
• Der neutrale Moderator ist folglich für eine erfolgreiche Durchführung des Workshops verantwortlich.

Schritt 2 zur Vorbereitung eines KVP-Workshops: Legen Sie das Workshop-Thema fest

Nun müssen Sie das richtige Thema auswählen. Dabei können Sie unterschiedlich vorgehen:

• Engpassorientiert: Sie machen den ersten Workshop dort, wo Sie die größten Probleme haben.
• Vorteil: Alle Beteiligten erkennen am schnellsten den Nutzen. Da die meisten Unternehmen unter hohem Erfolgsdruck stehen, wird häufig so vorgegangen.

• Entgegengesetzt der Wertschöpfungskette: Sie beginnen am Ende des Prozesses und gehen zum Anfang.
• Vorteil: Sie beginnen z. B. bei der Endkontrolle und erhalten so schnell einen Überblick über die Probleme aus den vorgelagerten Bereichen und können diese dann systematisch abarbeiten.

Schritt 3 zur Vorbereitung eines KVP-Workshops: Führen Sie Vorbereitungsgespräche mit dem Moderator durch In der Vorbesprechung sollten folgende Aufgaben erledigt werden:

• Klären Sie das Workshop-Thema mit den zu erreichenden Zielen.
• Stellen Sie gemeinsam das Team zusammen.
• Klären Sie organisatorische Dinge, wie Räumlichkeiten, Arbeitszeiten, Termine.
• Stellen Sie die relevanten Dokumente zusammen, z. B. Zertifizierungsunterlagen, Prozessbeschreibungen.
• Erfassen und ermitteln Sie die wichtigen Daten über den zu behandelnden Prozess (Kosten, Nacharbeit, Ausschuss, Durchlaufzeiten etc.). Holen Sie sich dazu die eventuell notwendige Erlaubnis vom zuständigen Abteilungsleiter ein.
• Klären Sie auch, wie Sie die Kommunikation und die Entscheidungsfindung während des Workshops gestalten wollen.

Sollten Sie selbst für einen "Nachbarbereich" die Aufgabe eines Moderators übernommen haben, setzen Sie sich zunächst mit der zuständigen Führungskraft zusammen.

Schritt 4 zur Vorbereitung eines KVP-Workshops: Machen Sie eine „Vor-Ort-Begehung“

So lernen Sie den zu betrachtenden Prozess in der Produktion genauer kennen. Sie sprechen mit den beteiligten Mitarbeitern und lernen so die unterschiedlichen Sichtweisen des Prozesses kennen. Denn: Es ist Aufgabe der verantwortlichen Führungskraft des Arbeitsprozesses, alle beteiligten Mitarbeiter persönlich vorab über den geplanten KVP-Workshop zu unterrichten. Auch der Betriebsrat ist zu informieren.

Schritt 5 zur Vorbereitung eines KVP-Workshops: Sammeln Sie Zahlen, Daten, Fakten

Dazu nutzen Sie die bereits vorhandenen Informationen aus der Vor-Ort-Begehung. Wichtig ist, dass Sie die aktuelle Situation des Prozesses genau beschreiben und dokumentieren. Es geht darum, die Abläufe des Untersuchungsbereiches kennen zu lernen und Zahlen, Daten, Fakten (kurz: ZDF) zu besorgen, zu sichten und aufzubereiten.

Dazu gehören im Einzelnen:

• Leistungsstandards, Fertigungsmehrzeiten, Überstunden
• Fertigungs-, Bearbeitungs-, Vorgabe-, Liege-, Warte-, Prozess- und Durchlaufzeiten
• Leistungserfassung und -abrechnung
• Herstell-, Material-, Personal- und Energiekosten
• Qualitätsdaten wie Ausschuss und Nacharbeit
• Produktionsprogramm, Aufträge und Teilevielfalt
• Zertifizierungsunterlagen
• Aufgabenbeschreibung, MTM-Zeiten
• Schichtbücher und andere betriebliche Unterlagen
• Flächenbelegungsplan, Fertigungslayout, Lauf- und Transportwege
• Energieverbrauch (Strom, Wasser, Luft)
• Hilfsstoffe und -material (Öle, Fette, Handschuhe, Papier und Ähnliches)
• Zukünftige Planungen

Mit diesen Informationen können Sie das Verbesserungspotenzial für den betrachteten Prozess abschätzen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): So setzten Sie die Verbesserungen auch tatsächlich um

Nur wenn Sie alle Prozessbeteiligten, die ja in der Regel die Umsetzung realisieren sollen, einbinden, kann KVP gelingen. Nutzen Sie dazu Infoveranstaltungen über den Stand des KVP-Arbeitspaketes und holen das Feedback der Prozessbeteiligten ein. Damit verhindern Sie einen „Geheimbund KVP“. Die folgenden Tipps geben Ihnen dazu ein paar Anregungen.

Tipp 1 zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP): Holen Sie die Zustimmung von Führungskräften und Experten ein

Als Moderator stellen Sie jede Maßnahme der zuständigen Führungskraft vor und stimmen sie mit ihr ab. Geben Sie bei den formulierten Maßnahmen immer an, wer von den Teammitgliedern zuständig ist und welche internen Dienstleister (z. B. Experten aus der Planung, Industrial Engineering, Instandsetzung) tätig werden müssen. Da diese Experten die Maßnahmen oft umzusetzen haben, ist auch deren Zustimmung erforderlich. Die Zuständigen sind diejenigen Mitarbeiter, die am Workshop teilnehmen. Sie übernehmen eine Art Patenfunktion für eine oder mehrere Maßnahmen. Sie als Qualitätsmanager achten auf deren Umsetzung und erinnern daran, wenn die Vereinbarungen nicht eingehalten werden.

Tipp 2 zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP): Setzen Sie Maßnahmen sofort um

Etwa 60 % bis 70 % der Maßnahmen sollten mindestens noch während des Workshops umgesetzt werden. Der Rest der Maßnahmen sollte bis spätestens 4 Wochen nach Beendigung des Workshops abgearbeitet sein.

• Wenn Sie innerhalb dieses Zeitraums 95 % und mehr der beschlossenen Maßnahmen umsetzen, haben Sie in Ihrem Unternehmen eine positive Umsetzungskultur.
• Liegt sie unter 70 %, sollten Sie weitere Workshops zunächst aussetzen und so lange Maßnahmenabarbeitung betreiben, bis Sie eine Umsetzungsquote von mehr als 90 % erreicht haben.

Tipp 3 zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP): Sorgen Sie für eine Standardisierung der Umsetzung

Die Workshop-Teilnehmer beobachten und kontrollieren die Abarbeitung der Maßnahmen. Sie als Moderator verfolgen den Verlauf der Umsetzung so lange, bis Sie entscheiden, ob und in welcher Form die Maßnahme beibehalten wird. Der neue Zustand wird dann standardisiert und damit verbindlich im Qualitätsmanagement-Handbuch festgeschrieben. Sonst besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter wieder in ihre alten Gewohnheiten zurückfallen und den ursprünglichen Zustand wieder herstellen.

Tipp 4 zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP): Erstellen Sie einen KVP-Bericht

Für jede Maßnahme muss auch ein Realisierungstermin vereinbart werden. Die Umsetzung sollte bis spätestens 4 Wochen nach Beendigung des KVP-Workshops abgeschlossen sein. Der Workshop-Bericht sollte neben einem Deckblatt folgende Inhalte haben:

• Team und andere Beteiligte,
• Ist-Analyse,
• Soll-Analyse,
• Einzelmaßnahmen und Maßnahmenkatalog sowie
• das Gesamtergebnisblatt.

Dieser Bericht stellt die Ergebnisse eindeutig, transparent und jederzeit nachvollziehbar dar.

Tipp 5 zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP): Nutzen Sie die Präsentation als Marketing- Instrument

Die Präsentation ist das Marketing-Instrument des KVP-Workshops. Deshalb sollten Sie alle beteiligten Personen einladen:

• die Geschäftsleitung
• die betroffenen Führungskräfte
• die Mitarbeiter aus dem untersuchten Prozess
• die internen und externen Dienstleister

In der Präsentation werden die Ergebnisse in maximal 20 Minuten vorgestellt. Als Moderator übernehmen Sie die Einführung. Begrüßen Sie kurz alle Anwesenden, stellen Sie den Prozessablauf dar und geben Sie den Termin für das Nachbereitungsgespräch, das 4 Wochen später stattfindet, bekannt. Dann stellen die einzelnen Teammitglieder die jeweiligen Maßnahmen vor. Am Schluss wird das Ergebnis zusammengefasst und eine Fragerunde eröffnet. Lassen Sie während der Präsentation nur Verständnisfragen zu. Eine Diskussion während der Veranstaltung bringt die Beteiligten nur aus dem Konzept. Am Ende der Präsentation heben Sie die Leistung des KVP-Teams hervor. Damit regen Sie auch andere Mitarbeiter und Führungskräfte zu einem eigenen Workshop an. Zum Schluss verteilen Sie den Workshop-Bericht an die Geschäftsleitung, den Betriebsrat, die zuständige Führungskraft und die Dienstleister.

Tipp 6 zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP): Führen Sie 4 Wochen später ein Nachbereitungsgespräch durch

Laden Sie dazu das gesamte Workshop-Team inklusive der externen Dienstleister noch einmal ein. Zunächst präsentieren Sie den aktuellen Umsetzungsstand und diskutieren diesen mit dem Team. Üblicherweise werden die meisten Maßnahmen zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen sein. Allerdings kann es vorkommen, dass einzelne Maßnahmen noch offen sind. Klären Sie die Ursachen für die mangelnde Umsetzung und analysieren Sie gemeinsam die Stelle, wo es hakt. Finden Sie gegebenenfalls neue Lösungen. Machen Sie allen Beteiligten deutlich: „KVP ohne Umsetzung ist die reinste Form von Verschwendung. Umsetzung ist alles!“