Zielvereinbarungen: Beispiele und Tipps für Führungskräfte

Was ist eine Zielvereinbarung?

Die Festlegung von Zielvereinbarungen zwischen Führungskraft und Mitarbeitern gehört zu den grundlegenden Führungstechniken in der Mitarbeiterentwicklung. Dabei werden für einen konkreten Zeitraum (in der Regel ein Jahr) klare Ziele für den Beschäftigten formuliert, die es in der Folge zu erreichen gilt. Das Konzept stammt vom Ökonom Peter F. Drucker, der die Zielvereinbarungen 1954 in seiner „Management by Objectives“-Theorie beschreibt.

Auch wenn viele Vorgesetzte davon ausgehen: Der Sinn von Zielvereinbarungen liegt weniger in der Leistungsbeurteilung eines Mitarbeiters. Vielmehr geht es um die Optimierung von Arbeitsprozessen im Rahmen der Unternehmensstrategie  – und dabei um den Anteil eines einzelnen Beschäftigten am Firmenerfolg. Aus diesem Grund sollten Personaler die Zielvereinbarungen auch nicht nur als Mittel zur Produktivitätssteigerung begreifen. Denn richtig eingesetzt können Sie gleichzeitig die Motivation des Angestellten erhöhen und den Teamgeist fördern.

Vorteile: Warum Zielvereinbarungen?

Eine klare Zielsetzung kann nicht nur die Produktivität im Betrieb, sondern auch die Motivation des Mitarbeiters erheblich steigern. Die aktive Einbindung des Angestellten in den unternehmerischen Erfolg durch Zielvereinbarungen fördert außerdem die Mitarbeiterbindung. Daneben hat die Formulierung konkreter Ziele auch weitere Vorteile, zum Beispiel:

• Orientierung: Konkrete Ziele machen die Position des Mitarbeiters im Unternehmen und die Erwartungen hinsichtlich seiner Leistung für beide Seiten besser einschätzbar.
• Bindung: Die gemeinsame Festlegung von Maßnahmen zur Zielerreichung steigert auch die Identifizierung des Angestellten mit dem Unternehmen – und wirkt somit auch der Mitarbeiterfluktuation entgegen.
• Fokussierung: Mit der Formulierung einer Zielvereinbarung lassen sich einzelne Aufgaben besser differenzieren und systematisch Schwerpunkte im Arbeitsalltag setzen.
• Wachstum: Klare Ziele erleichtern es, den Mitarbeiter persönlich und fachlich zu fördern und so sein Potenzial zu mobilisieren.

Die Formulierung einer Zielvereinbarung kann also auf vielen Ebenen dazu beitragen, die Wirtschaftlichkeit und Struktur eines Unternehmens zu verbessern. Doch um diese Möglichkeiten nutzbar zu machen, gibt es für Vorgesetzte im Zielvereinbarungsprozess einiges zu beachten. 

Zielvereinbarungsgespräch: Tipps für Führungskräfte und Vorgesetzte

Damit das Mitarbeitergespräch zur Festlegung der gemeinsamen Ziele erfolgreich verläuft, sollten beide Gesprächspartner vorbereitet sein. Räumen Sie deshalb als Führungskraft auch dem Mitarbeiter die Möglichkeit ein, seine persönlichen Ziele und Möglichkeiten bereits im Vorfeld zu analysieren. Beide Beteiligten sollten sich deshalb bereits vor Beginn des Zielvereinbarungsgesprächs die folgenden Fragen stellen:

• Wie ist meine Beurteilung des Mitarbeiters hinsichtlich seiner Arbeitsleistung in der letzten Zeit?
• Wie sehen die Unternehmensziele für die kommenden Monate/Jahre aus?
• Wie kann der Mitarbeiter persönlich dazu beitragen?
• Welche Initiativen können den Beitrag des Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg unterstützen?
• In welchem Zeitraum lassen sich diese Maßnahmen umsetzen?
• Wie lässt sich der Erfolg der Aktivitäten objektiv messen?

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf gilt es im folgenden Zielvereinbarungsgespräch die verschiedenen Perspektiven und Vorstellungen auf einen Nenner zu bringen. Führungskräfte sollten dabei zwar eine klare Richtung vorgeben – doch auch der Mitarbeiter muss zu Wort kommen. Im Idealfall ergibt sich so ein konstruktiver Austausch, an dessen Ende eine realistische und produktive Strategie steht.

Praxistipp: Führen Sie während des Mitarbeitergesprächs ein Protokoll, in dem alle wichtigen Ideen und Anmerkungen zum Zielvereinbarungsprozess festgehalten sind. Im Nachgang lassen sich so alle Gedanken zu den Zielvorgaben genau nachvollziehen.

Als Führungskraft könnten Sie das Gespräch über die Zielvereinbarungen zum Beispiel beginnen, indem Sie mit einem kurzen Rückblick auf die letzten Projekte und deren Umsetzung im Unternehmen zurückschauen. Beziehen sie dabei auch die Leistungen des Mitarbeiters mit ein und fragen Sie ihn nach seiner eigenen Einschätzung. Mit Blick auf die zukünftigen Unternehmensziele können Sie so gemeinsam den Ist-Stand analysieren. Im Sinne einer positiven Fehlerkultur lassen sich daraus entsprechende Zielvorgaben und Maßnahmen zur Erreichung der Ziele ableiten.

Arten von Mitarbeiterzielen

Die Inhalte der Zielvereinbarung hängen ganz von den Möglichkeiten im Unternehmen und der betreffenden Abteilung sowie den individuellen Qualifikationen des Mitarbeiters ab. Dabei lassen sich die erreichbaren Ziele vor allem anhand ihrer Ausrichtung und Qualität unterscheiden: 

• Aufgabenbezogene Ziele: Diese Ziele beziehen sich auf die konkreten Aufgaben der Mitarbeiter im Unternehmen, zum Beispiel die Reduktion von Arbeitsunfällen oder die Senkung von Fehlerquoten.
• Verhaltensbezogene Ziele: Dabei handelt es sich um Ziele, die sich auf das Arbeitsverhalten der Mitarbeiter beziehen, beispielsweise wenn die Mitarbeiter anhand einer Prioritätenliste arbeiten sollen.
• Leistungsbasierte Ziele: Leistungsbasierte Ziele sind kurzfristig definierte und messbare Zielvorgaben. Zum Beispiel verfolgt ein Callcenter das Ziel, die Kundenzufriedenheit im nächsten Tertial um 5 Prozent zu steigern.
• Persönliche oder entwicklungsbezogene Ziele: Es ist auch möglich, mit den Mitarbeitern persönliche Ziele zu vereinbaren, zum Beispiel in Form von Weiterbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen.

Was ist der Unterschied zwischen quantitativen und qualitativen Zielen?

Quantitative Ziele sind messbar und können in Zahlencharts oder Statistiken visualisiert werden. Im Gegensatz dazu sind qualitative Ziele schwer messbar. Sie beschreiben zum Beispiel die Interaktion mit einem Kunden und seine Zufriedenheit. 

Im Vertrieb kann ein quantitatives Ziel mit wenig Aufwand definiert und vereinbart werden. Beispielsweise erhält ein Außendienstmitarbeiter die quantitative Zielvorgabe, seinen Umsatz im nächsten Quartal im Verkaufsgebiet um 3 % zu steigern. Sein qualitatives Ziel, die Kundenzufriedenheit im gleichen Zeitraum zu steigern, ist nicht objektiv messbar und trotzdem wichtig, da Verkaufserfolge und die Zufriedenheit von Kunden eng miteinander verbunden sind. 

Beispiele für Zielvereinbarungen – Tipps für die Formulierung

In der praktischen Umsetzung wären für einen Mitarbeiter diese Ziele als Beispiel denkbar:

• Der Angestellte besucht eine Fortbildung zum Thema Beschwerdemanagement und steigert die Kundenzufriedenheit bis zum Ende des Jahres um ___ %.
• Der Mitarbeiter verfasst ___ Blogbeiträge bis zum Ende des Quartals, um die Kunden besser über das Produkt ___ zu informieren.
• Es wird ein Formular für Kundenanfragen erstellt, mit dem die Bearbeitung bis Ende des Jahres ___ % weniger Arbeitszeit in Anspruch nimmt. 
• Der Beschäftigte analysiert die Arbeitsabläufe im Betrieb, um die Quote an Arbeitsunfällen bis zum ___ um ___ % zu reduzieren.
• Der Mitarbeiter analysiert die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, um Bestellungen ab dem Jahreswechsel innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten.

Neben den Fähigkeiten des Beschäftigten sollten Sie bei der Zielvereinbarung auch die vorhandenen Ressourcen des Unternehmens miteinbeziehen, um den Mitarbeiter bei seinem Ziel zu unterstützen: Dabei geht es nicht nur um finanzielle Mittel. Im Rahmen des Teambuildings lassen sich zum Beispiel auch Kollegen mit hilfreichem Fachwissen einbinden oder ein Employee-Assistance-Program einsetzen.

Zielsetzungen sinnvoll gestalten: Darauf sollten Vorgesetzte achten

Nachdem Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter eine Richtung für die Zielvereinbarung gefunden haben, geht es an die konkrete Ausarbeitung der Vorgehensweise. Damit Sie Ihre Ziele am Ende auch erreichen, sollten Sie bei der Formulierung der Zielvorgaben für Ihren Mitarbeiter die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Spezifität: Die Zielvorgaben müssen eindeutig formuliert und konkret nachvollziehbar sein. Dies betrifft nicht nur die Ziele selbst, sondern auch alle Aufgaben und Handlungsveränderungen, die Sie zur Erreichung erarbeiten.
• Messbarkeit: Ob qualitativ oder quantitativ – der Erfolg der Zielsetzung muss messbar sein. Quantitative Angaben lassen sich mit Kennzahlen messen. Bei qualitativen Zielen müssen andere Maßstäbe definiert werden, z. B. Rückmeldungen zur Kundenzufriedenheit oder andere überprüfbare Daten.
• Realitätsbezug: Die vereinbarten Ziele sollten realistisch und in absehbarer Zeit umsetzbar sein. Denn mit einer angemessenen Erwartungshaltung lässt sich unnötiger Druck vermeiden – und stattdessen Motivation aufbauen.
• Terminierung: Damit das Vorhaben nicht im Sand verläuft, muss ein klarer Zeitrahmen für die Zielvereinbarungen definiert werden. Um das Zeitmanagement besser zu strukturieren, können außerdem Zwischenziele mit gesonderten Deadlines sinnvoll sein.

Beachten Sie bei der Vereinbarung der Ziele außerdem, dass auch die Akzeptanz des Mitarbeiters eine entscheidende Rolle spielt. Denn eine Zielvereinbarung ist nur dann sinnvoll, wenn sie auch vom Angestellten mitgetragen wird. Das Projekt sollte deshalb genau mit dem Mitarbeiter abgestimmt sein und nicht nur die Vorstellungen der Führungskraft widerspiegeln. So steigern Sie als Vorgesetzter einerseits die Mitarbeiterzufriedenheit und sichern außerdem die Zielerreichung ab. 

Ist die Auszahlung eines Bonus bei Zielerreichung sinnvoll?

Zielerreichungsprämien oder Boni sowie Auszeichnungen können effektive Motivatoren sein und dazu beitragen, dass Mitarbeiter Ziele besser und schneller erreichen. Ob Zielerreichungsprämien die Motivation von Mitarbeitern steigert, hängt vor allem von deren Werten ab. Motiviert einen Arbeitnehmer vor allem das gute Verhältnis zu Kollegen oder eine spannende und bereichernde Tätigkeit intrinsisch, sind Bonuszahlungen weniger attraktiv. Für erfolgsorientierte und zahlenaffine Außendienstmitarbeiter, die sich vor allem extrinsisch motivieren lassen, sind Boni im Gegensatz das Mittel der Wahl, um Motivation zu erzeugen. 

Entscheidend ist somit, dass finanzielle Anreize individuell auf den Mitarbeiter und die gesetzten Ziele zugeschnitten werden, damit sie einen sinnvollen Einfluss auf die Leistung haben. Bei der Entscheidung, ob Zielerreichungsprämien angeboten werden sollen oder nicht, sollte neben den Mehrkosten vor allem abgewogen werden, ob die Ziele erreichbar sind oder nicht. Außerdem sollten Prämienregelungen detailorientiert kommuniziert werden, um sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter versteht, wie er den Bonus erreichen kann. 

Wie formuliert man eine Zielvereinbarung? Beispiele für die Dokumentation

Nachdem Sie die konkreten Ziele mit dem Mitarbeiter vereinbart haben, sollten Sie diese auch schriftlich festhalten. Achten Sie dabei nicht nur auf eine genaue Formulierung der Zielvorgaben – auch alle Schritte, die für die Erreichung der Ziele vereinbart werden, sollten Sie dokumentieren. Denn die Niederschrift der Zielvereinbarung legt einerseits den Maßstab für den Erfolg des kommenden Jahres fest. Andererseits kann sie auch danach noch hilfreich sein, um zum Beispiel die Gründe für nicht erreichte Ziele zu analysieren.

Tipp: Setzen Sie bei der Formulierung auch Fristen für Zwischenziele fest. So lässt sich der Erfolg der Zielvereinbarung bereits während der Realisierung überprüfen und ein unrealistisches Ziel notfalls korrigieren. Auch die Intervalle für Erfolgskontrollen, wie z. B. Gespräche, sollten dokumentiert werden.

So formulieren Sie Zielvereinbarungen

Bei der schriftlichen Formulierung der Zielvereinbarungen ist eine klare Ausdrucksweise unumgänglich. Beschreiben Sie die vereinbarten Ziele möglichst unmissverständlich und orientieren Sie sich dabei an der Messbarkeit der Ergebnisse. Unter Umständen ist vor der schriftlichen Fixierung außerdem noch die Rücksprache mit anderen Beteiligten ratsam, um diese gleich in die Dokumentation mitaufzunehmen. Je nach Mitarbeiter und Abteilung im Betrieb könnte die Formulierung zum Beispiel so aussehen: 

„Bis Ende April des kommenden Jahres soll die Besucherzahl für den Internetauftritt der Firma um 35 %gesteigert werden. Dazu werden entsprechende Softwarekomponenten angeschafft. Gemeinsam mit Frau Muster aus der Abteilung IT werden bis Ende Juni dieses Jahres die verfügbaren Kennzahlen ausgewertet. Anhand dieser Erkenntnisse findet im Anschluss eine Optimierung der Texte auf der Website statt.“

Tabellarische Fixierung von Zielvereinbarungen

Statt einer Formulierung in Textform können Sie die Vereinbarung der Ziele auch tabellarisch festhalten. So entgeht Ihnen bei der Dokumentation kein wichtiges Detail. Das Beispiel oben ließe sich dabei folgendermaßen umsetzen:

Für welche Dokumentationsform Sie sich schließlich entscheiden, bleibt Ihren persönlichen Vorlieben überlassen. Wichtig ist lediglich, dass sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter das genaue Vorgehen im Dokument überprüfen können – auch noch ein Jahr später.

Zielvereinbarungen realisieren und Ergebnisse kontrollieren

Sind alle Ziele und Vereinbarungen dokumentiert, folgt die Phase der Realisierung. Spätestens jetzt sollten auch die Verantwortungsbereiche aller Beteiligten feststehen, damit jeder Mitarbeiter weiß, wie er zum Erreichen der Ziele beitragen kann.  Führen Sie während der Realisierungsphase außerdem regelmäßige Feedbackgespräche. Stellen sich beispielsweise einige geplante Maßnahmen als ineffektiv heraus, kann so bereits während des Projekts nachgebessert werden. 

Ist der festgelegte Zeitraum für die Zielerreichung schließlich verstrichen, steht die Kontrolle der Ergebnisse an. Bei dieser abschließenden Analyse sollten Sie den gesamten Prozess der Zielumsetzung gemeinsam mit dem Mitarbeiter rekapitulieren: Was hat sehr gut funktioniert? Was sollte in Zukunft noch besser laufen?

Wichtig: Egal ob das Ziel erreicht oder verfehlt wurde: Die Kontrolle der Ergebnisse sollte unter keinen Umständen entfallen – etwa in einem Zielerreichungsgespräch. Denn sonst verlieren die Zielvereinbarungen ihre Verbindlichkeit. Das macht nicht nur die gesamte Arbeit des Zielvereinbarungsverfahrens hinfällig, sondern vernichtet auch die Motivationseffekte bei den Beschäftigten. 

Bei guten Ergebnissen ist es außerdem üblich, die Mitarbeiter für Ihren Einsatz im Betrieb mit einer Auszeichnung oder einem finanziellen Bonus – einer Art Zielerreichungsprämie – zu belohnen. Hierbei sollten Vorgesetzte und Unternehmer im Hinterkopf behalten, dass die persönliche Würdigung und auch die leistungsgerechte Bezahlung für die meisten Angestellten eine nicht zu unterschätzende Motivation darstellt. Sparen Sie hier also nicht am falschen Ende – schließlich haben Ihre Mitarbeiter bereits gezeigt, dass sie sich für die Unternehmensziele engagieren. Mit dem richtigen Empowerment sorgen Sie außerdem dafür, dass auch zukünftige Zielvereinbarungen ernst genommen werden.

Wann und wie oft sollten Ziele vereinbart werden?

Ziele sollten nicht inflationär und in zu kurzen Zeitabständen vereinbart werden. Typischerweise finden Zielvereinbarungsgespräche in Unternehmen entweder einmal pro Jahr oder halbjährlich statt. Für besondere Projekte und Aufgaben kann abweichend eine individuelle Zielvereinbarung aufgestellt werden. Werden Ziele nach SMART-Kriterien aufgebaut, benötigen sie Zeit zur Umsetzung, da sie erreichbar und umsetzbar sein müssen.

Fazit: Zielvereinbarungen haben viele Vorteile

Die Formulierung von Zielen ist im beruflichen Umfeld essenziell. Vorgesetzte und Führungskräfte profitieren dabei nicht nur von den konkreten Maßnahmen zur Steigerung des Unternehmenserfolgs – auch die Mitarbeiter lassen sich persönlichen Zielvereinbarungen nach ihren Kompetenzen motivieren und an das Unternehmen binden. 

Als modernes Führungsinstrument sollte die Zielvereinbarung deshalb nicht von oben diktiert, sondern gemeinsam in einem Zielvereinbarungsgespräch erarbeitet werden. Sogar wenn sich nach der Endkontrolle herausstellt, dass manche Ziele nicht umsetzbar sind, erlangen Unternehmen wertvolle Erkenntnisse aus dem Prozess der Zielvereinbarung – und können dadurch am Ende nur gewinnen. 

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Das Reifegradmodell in der Mitarbeiterführung

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Häufig gestellte Fragen zum Thema Zielvereinbarungen

Was sind persönliche Zielvereinbarungen?

Zielvereinbarungen mit persönlichen Zielen betreffen vor allem die Entwicklung des Mitarbeiters selbst. Als Ziel bietet sich zum Beispiel der Besuch einer Fortbildung zur Erweiterung der Fachkenntnisse mit anschließendem Abteilungswechsel an.

Was gibt es bei der Formulierung von Zielvereinbarungen zu beachten?

Zielvereinbarungen sollten möglichst genau definiert sein. Neben der Festlegung eines festen Zeitrahmens für die Umsetzung sowie der Maßeinheit für den Erfolg ist es außerdem wichtig, dass die Ziele realistisch und tatsächlich umsetzbar sind.

Was sind die Herausforderungen bei Zielvereinbarungen?

Zu den Herausforderungen bei den Zielvereinbarungen gehören vor allem überambitionierte Ziele, zu ungenau formulierte Ziele oder auch ein zu starker Fokus auf kurzfristige Erfolge.

Was sind SMART-Ziele?

Eine bewährte Methode zur Formulierung von Zielvereinbarungen sind SMART-Ziele, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind. Diese Kriterien stellen sicher, dass die Ziele klar definiert und gut erreichbar sind.