Aufgaben delegieren als Führungskraft: Bedeutung & Vorteile
- Was bedeutet die Delegation von Aufgaben?
- Warum ist das Delegieren wichtig?
- Was sind die Vorteile der Aufgabendelegation für Arbeitnehmer?
- Was sind die Vorteile der Delegation für Führungskräfte?
- Was kann delegiert werden?
- An welche Mitarbeiter können Sie Aufgaben delegieren?
- Wie delegieren Sie richtig?
- Warum fällt Delegieren vielen schwer?
Was bedeutet die Delegation von Aufgaben?
Aufgaben zu delegieren, bedeutet im praktischen beruflichen Alltag, einer anderen Person eine vorab definierte persönliche Aufgabe oder Tätigkeit zu übertragen. Das vorrangige Ziel bei der Delegation von Aufgaben besteht darin, mehr Zeit und Ressourcen für andere, wichtigere Aktivitäten zu erhalten.
Delegation impliziert grundsätzlich, dass man die Wichtigkeit der eigenen Aufgaben kennt und die Erledigung einer anderen Person aufgrund ihrer Kompetenzen zutraut und überlässt.
Warum ist das Delegieren wichtig?
Das zielorientierte Delegieren von Aufgaben und Verantwortung ist wichtig, damit Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und Unternehmensziele und Vorgaben eingehalten werden können. Die Aufgabendelegation erhöht demnach die Effizienz und Produktivität in einem Unternehmen.
Zudem schafft Delegieren Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern. Mitarbeiter erfahren praktisch, dass Vorgesetzte Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben. Es beweist ebenfalls, dass Führungskräfte an der Weiterentwicklung der Mitarbeiter interessiert sind.
Werden Aufgaben vorausschauend delegiert, kann das Stressniveau Einzelner und die Moral eines gesamten Teams zugleich verbessert werden.
Des Weiteren ist die Delegation für Führungskräfte ein gewichtiger Teil ihrer Führungskräfteentwicklung. Professionelle Führungskräfte wissen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens die Garanten für langfristigen Erfolg sind. Anderen Personen zu vertrauen und Ihnen durch das Übertragen von Aufgaben und Verantwortung die Möglichkeit zu geben, sich neue Kompetenzen anzueignen, gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten von Führungskräften.
Was sind die Vorteile der Aufgabendelegation für Arbeitnehmer?
Arbeitnehmer profitieren durch eine gezielte Aufgabendelegation seitens der Führungskraft von unzähligen Vorteilen. Dazu gehören unter anderem:
- Erhöhen der Arbeitszufriedenheit: Das Übertragen von Aufgaben kann Arbeitnehmer motivieren, das Selbstvertrauen steigern und insgesamt zu mehr Spaß bei der Arbeit führen.
- Höheres Verantwortungsbewusstsein: Mitarbeiter, denen größere Verantwortung übertragen wird, fühlen sich für das Unternehmen verantwortlich und sind loyaler.
- Förderung der beruflichen Weiterentwicklung: Arbeitnehmer, denen Aufgaben übertragen wurden, entwickeln sich fachlich weiter, da sie neue Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen erwerben.
- Effizienz in der Zeitplanung: Durch das Delegieren von Aufgaben kann sich die für die Aufgabe zuständige Person auf wichtigere oder dringendere Aktivitäten konzentrieren.
- Stressabbau: Durch die Delegierung von Aufgaben im Team wird Zeit gewonnen, sodass überlastete Arbeitnehmer sich auf ihre wichtigen Aufgaben konzentrieren und Stress abbauen können.
- Verbesserung der Kommunikationskultur: Das Delegieren von Aufgaben fördert die Zusammenarbeit im Team sowie zwischen Arbeitnehmern und Führungskräften. Delegation verbessert die Kommunikationskultur im Betrieb und das Verständnis für die Bedürfnisse aller Beschäftigten am Arbeitsplatz.
- Verbesserte Effizienz: Werden Aufgaben sinnvoll und nach Kompetenzen delegiert, können Mitarbeiter Aufgaben schneller und effizienter erledigen und dadurch die Gesamtproduktivität des Unternehmens signifikant steigern.
- Erhöhte Teammotivation: Werden Aufgaben teamintern delegiert, entsteht im Teamverbund eine Atmosphäre der Wertschätzung und des Vertrauens. Dies wirkt sich nachhaltig und positiv auf die Motivation und Arbeitszufriedenheit aus.
Was sind die Vorteile der Delegation für Führungskräfte?
Nicht nur Arbeitnehmer, sondern insbesondere die Führungskräfte profitieren von entscheidenden Vorteilen, wenn Aufgaben professionell delegiert werden.
- Mehr Freiraum für Führung: Führungskräfte gewinnen durch das Delegieren von Aufgaben Zeit für Führungsthemen und für Coaching und Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Ihr Fokus auf Leadership-Aufgaben führt insgesamt zu mehr Produktivität und Effizienz im Team.
- Erhöhen des Teamspirits: Werden Aufgaben transparent und zielorientiert delegiert und verstehen alle Teammitglieder, wie durch die Delegation das Gesamtergebnis positiv beeinflusst wird, steigt der Teamgeist auf der Arbeit. Ähnlich verhält es sich, wenn eine Aufgabe als Gemeinschaftsprojekt an mehrere Mitarbeiter delegiert wird.
- Schnellere Erledigung von Aufgaben: Manager stellen durch das Delegieren von Aufgaben sicher, dass alle wichtigen Aufgaben zeitnah und professionell erledigt werden.
- Geringerer Stress und weniger Überlastung: Bei der Vielzahl von Aufgaben kann es schnell vorkommen, dass Führungskräfte überlasten oder Fehler aufgrund von Stress zu negativen Ergebnissen führen. Durch das sinnvolle Delegieren können Manager ihren Stresspegel senken und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden.
- Weniger Fluktuation: Zufriedene Mitarbeiter arbeiten zielorientierter und effizienter. Fühlen sich Mitarbeiter wohl und erhalten sie durch Delegation die Möglichkeit, sich fachlich weiterzuentwickeln, bleiben sie in Zeiten eines voranschreitenden Fachkräftemangels ihrem Unternehmen treu.
- Förderung der Weiterentwicklung der Mitarbeiter: Delegationsfähigkeit gehört zu den wichtigsten Management-Fähigkeiten und ist wichtig, um im Kreis der Mitarbeiter Talente zu finden, die sich für weiterführende Fach- oder Führungsaufgaben eignen.
- Optimieren der Organisationsstruktur: Durch Delegation schaffen Führungskräfte einen besser organisierten und effizienteren Arbeitsablauf im Unternehmen, da Mitarbeiter ermutigt werden, neue Fähigkeiten zu entwickeln. Dies führt auf lange Sicht zu besseren Ergebnissen und einer innovativen Organisationsstruktur, die bei Fluktuation oder externen Herausforderungen nicht angreifbar ist.
Was kann delegiert werden?
Es liegt auf der Hand, dass Führungskräfte ihre disziplinarische Weisungsbefugnis ebenso wenig delegieren können, wie Fachkräfte eine Spezialistentätigkeit, für die jahrelange Erfahrungswerte notwendig sind. Daraus folgt, dass das Delegieren von Aufgaben, die spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse erfordern, nicht empfehlenswert ist, da die Qualität der Arbeit darunter leiden könnte.
Expertenaufgaben oder Tätigkeiten, bei denen Fehler zu umfangreichen Problemen oder finanziellen Verlusten führen, sollten ebenfalls nicht delegiert werden, bis ein Mitarbeiter auf die Aufgabe vorbereitet wurde und sich durch Coaching und Training einarbeiten konnte.
Im Umkehrschluss können Aufgaben, die keine speziellen Kenntnisse, Fähigkeiten oder wichtige Entscheidungen erfordern, mit wenig Aufwand delegiert werde. Dies kann von administrativen Aufgaben bis hin zu kleinen Projekten reichen, bei deren Erledigung mehrere Teammitglieder für das Projekt zusammen arbeiten müssen.
Folgende Tabelle fasst nochmals zusammen, welche Aufgaben sich für eine Delegation eignen und welche lieber von einer entsprechenden Führungskraft ausgeführt werden sollten:
| Grundsätzlich delegieren | Nicht delegieren |
| Routineaufgaben | Führungsaufgaben |
| Aufgaben, die nach Anleitung und ohne großen Abstimmungsbedarf erledigt werden können | Repräsentationsverpflichtungen |
| Aufgaben, die von Experten oder Spezialisten erledigt werden sollten (nach Coaching oder Training) | Strategische Aufgaben |
| Aufgaben, die andere besser erledigen als man selbst | Aufgaben, die Entscheidungen verlangen |
| Vertrauliche Angelegenheiten |
An welche Mitarbeiter können Sie Aufgaben delegieren?
Werden Aufgaben an Mitarbeiter delegiert, sollten diese über die erforderlich Kompetenzen und Fähigkeiten verfügen, um die Aufgabe in der notwendigen Zeit und mit dem erwarteten Ergebnis zu erledigen. Ebenfalls entscheidend ist, dass man der Person, der man eine Tätigkeit übertragt, vertraut und diese nach der Delegation nicht kontrolliert, sondern das Ergebnis geduldig abwartet.
Bei der Entscheidung, an welche Mitarbeiter die Aufgaben übertragen werden, müssen sich Führungskräfte demnach stets mit den Fähigkeiten und Kompetenzen der eigenen Mitarbeiter auseinandersetzen.
Wie delegieren Sie richtig?
Die folgende Anleitung hilft, Aufgaben verantwortungsvoll und erfolgreich zu delegieren:
- Identifizieren Sie die Aufgaben, die delegiert werden können.
- Beurteilen Sie die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter und wählen Sie passende Aufgaben zur Delegation pro Mitarbeiter aus.
- Erklären Sie die delegierte Aufgabe klar und umfassend, sodass keine Missverständnisse entstehen.
- Setzen Sie erreichbare Fristen und SMART-Ziele.
- Bieten Sie Unterstützung und Hilfestellung bei der Übernahme der Aufgabe.
- Loben Sie bei ersten positiven Ergebnissen und achten Sie auf konstruktive Kritik.
Warum fällt Delegieren vielen schwer?
Delegieren ist nicht einfach. Vielen fällt das Übertragen von Aufgaben und von Verantwortung vor allem aufgrund der folgenden sechs Punkte schwer:
- Furcht vor Verlust der Kontrolle und Verantwortung.
- Mangelndes Vertrauen in die Kompetenz anderer.
- Nicht genug Zeit zum Delegieren oder Einarbeiten.
- Schwierigkeiten beim Loslassen und Nichtakzeptanz, dass Dinge anders gelöst werden können.
- Angst vor gravierenden Fehlern.
- Angst, dass andere etwas besser machen.
- Mangel an Empathie, Kommunikationsstärke und sozialer Kompetenz.
Torsten Niermann ist selbstständiger Personalberater, Bewerbungscoach mit langjähriger Erfahrung und Autor des im Jahr 2022 erschienenen Buches "Der Bewerbungs-Führerschein". Aufgrund seiner vielseitigen Erfahrungen im Personalmanagement, Vertrieb und als Führungsposition in der Pharmaindustrie kann Torsten Niermann seinen Klienten ein breites Leistungsangebot offerieren.
