Mitarbeiterbesprechung: Tipps für Vorbereitung & Durchführung

Definition: Was ist eine Mitarbeiterbesprechung?

Eine Mitarbeiterbesprechung ist ein organisiertes Treffen, bei dem Führungskräfte und Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenkommen, um

• Informationen auszutauschen,
• Arbeitsabläufe zu diskutieren,
• Probleme zu lösen und
• Ziele zu setzen.

Die Mitarbeiterbesprechung dient als Plattform für

• den offenen Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeitern,
• die Planung und die Koordination von Aufgaben
• sowie zur Förderung der Teamarbeit und Mitarbeiterbindung.

Mitarbeiterbesprechungen können regelmäßig oder bei Bedarf stattfinden und umfassen Themen wie

• Projektfortschritte,
• Veränderungen in der Unternehmensstrategie,
• Feedbackrunden und
• die Einführung neuer Initiativen.

Was sind die Vorteile von regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen?

Mitarbeiterbesprechungen bieten Führungskräften und Arbeitgebern wichtige Vorteile, darunter die Förderung der teaminternen Transparenz und Kommunikation sowie die Stärkung des Teamzusammenhaltes. Weitere Vorteile von regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen sind:

• Steigerung der Produktivität: Durch die regelmäßige Besprechung von Fortschritten und Herausforderungen können Teams schneller auf Probleme reagieren und Lösungen finden, was die Produktivität steigert.
• Förderung der Teamarbeit: Mitarbeiterbesprechungen stärken das Gefühl der Zugehörigkeit und fördern eine Kultur der Zusammenarbeit. Sie ermöglichen es Teammitgliedern, Ideen auszutauschen und von den Erfahrungen anderer zu lernen.
• Zielklarheit: Durch den regelmäßigen Austausch über Ziele und Erwartungen wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und ihre Bemühungen auf die Unternehmensziele ausrichten können.
• Motivationssteigerung: Die Anerkennung von Leistungen und die Diskussion von Erfolgen in Mitarbeiterbesprechungen können die Motivation und das Engagement der Teammitglieder erheblich steigern.
• Problemlösung: Regelmäßige Treffen bieten die Gelegenheit, gemeinsam Probleme zu identifizieren und zu lösen, bevor sie sich zu größeren Schwierigkeiten entwickeln.

Durchführung einer Mitarbeiterbesprechung – Schritt für Schritt

Wie eine Mitarbeiterbesprechung durchgeführt wird, hängt stets von dem Ziel der Besprechung ab. Dennoch können Sie also grobe Orientierung das folgende Schema einer generellen Mitarbeiterbesprechung heranziehen. Das Schema enthält fünf Schritte:

5. Begrüßung und Einführung: Beginnen Sie die Besprechung mit einer kurzen Begrüßung und einer Übersicht über die Ziele und die Agenda.
6. Rollen klären: Wenn notwendig, weisen Sie Rollen zu (z.B. Moderator, Zeitwächter, Protokollführer).
7. Agenda-Punkte abarbeiten: Gehen Sie die Punkte der Agenda systematisch durch. Erlauben Sie Diskussionen, stellen Sie aber sicher, dass die Besprechung zielgerichtet bleibt.
8. Dokumentation und nächste Schritte: Dokumentieren Sie alle getroffenen Entscheidungen und halten Sie die erarbeiteten Ergebnisse. Leiten Sie daraus gemeinsam zukünftige, konkrete Aufgaben für die Teilnehmer ab.
9. Dank aussprechen: Bedanken Sie sich bei allen Teilnehmern für ihre Zeit und ihren Beitrag.

Tipps für erfolgreiche Mitarbeiterbesprechungen

Nachfolgend haben wir Ihnen zehn Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre nächste Mitarbeiterbesprechung zu einem Erfolg werden zu lassen.

Tipp 1: Sorgfältige Vorbereitung der Besprechung

Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitarbeiterbesprechung. Erstellen Sie eine detaillierte Tagesordnung, die alle relevanten Punkte umfasst, und senden Sie diese rechtzeitig an die Teilnehmer. So hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich vorab Gedanken zu machen und gezielte Beiträge zu leisten. Eine gut durchdachte Agenda vermeidet unstrukturierte Diskussionen und ermöglicht eine zielgerichtete Kommunikation.

Tipp 2: Ziele klar definieren und kommunizieren

Zu Beginn jeder Mitarbeiterbesprechung sollten klare und präzise Ziele formuliert werden. Definieren Sie, welche Ergebnisse Sie am Ende der Besprechung erreichen möchten, und kommunizieren Sie diese Zielsetzung im Vorfeld an alle Teilnehmer. Diese gezielte Vorbereitung stellt sicher, dass alle Beteiligten den Fokus behalten und die Besprechung effizient verläuft. Durch eine Zielvereinbarung wird jede Minute sinnvoll genutzt und unnötige Abschweifungen vermieden.

Tipp 3: Verantwortlichkeiten klar festlegen

In jeder Mitarbeiterbesprechung sollten Aufgaben klar verteilt werden. Benennen Sie für jede Aufgabe eine zuständige Führungskraft oder einen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass konkrete Maßnahmen definiert werden. Dies fördert die Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass sich die Ergebnisse in messbaren Fortschritten niederschlagen. Klare Zielsetzung vermeiden Missverständnisse und schaffen eine Struktur, in der jeder weiß, was von ihm erwartet wird.

Tipp 4: Zeitmanagement strikt einhalten

Eine erfolgreiche Besprechung erfordert eine strikte Einhaltung des Zeitplans. Legen Sie im Voraus fest, wie viel Zeit der gesamte Termin sowie die einzelnen Punkte der Tagesordnung in Anspruch nehmen dürfen. Beginnen und beenden Sie die Besprechung pünktlich, um die Zeit jedes Teilnehmers zu respektieren. Diese Disziplin trägt wesentlich zur Effizienz bei und verhindert, dass Diskussionen ausufern.

Tipp 5: Raum für offene Diskussionen schaffen

Obwohl eine straffe Durchführung der Besprechung wichtig ist, sollten auch Phasen für offene Diskussionen eingeplant werden. Geben Sie den Teilnehmern die Gelegenheit, ihre Bedenken oder Anregungen frei zu äußern. Diese Kommunikation auf Augenhöhe fördert das Vertrauen und stärkt das Engagement im Unternehmen. Es zeigt, dass jede Meinung wertgeschätzt wird und zu besseren Entscheidungen führen kann.

Tipp 6: Aktive Teilnahme aller Teilnehmer sicherstellen

Eine erfolgreiche Kommunikation basiert auf der aktiven Beteiligung aller Teilnehmer. Fördern Sie eine offene Atmosphäre, in der jeder ermutigt wird, seine Meinung oder Ideen einzubringen. Methoden wie das Rundenprinzip, bei dem jeder Teilnehmer der Reihe nach sprechen darf, stellen sicher, dass alle Stimmen gehört werden. Dies fördert nicht nur den Austausch, sondern auch die Entscheidungsfindung im Team.

Tipp 7: Visualisierungen zur Unterstützung nutzen

Komplexe Themen lassen sich oft besser vermitteln, wenn sie visuell unterstützt werden. Verwenden Sie Diagramme, Grafiken oder Mindmaps, um abstrakte Sachverhalte verständlicher darzustellen. Der gezielte Einsatz von Visualisierungen hilft den Teilnehmern, Informationen besser zu verarbeiten und langfristig abzuspeichern. Dies trägt zur Nachhaltigkeit der Ergebnisse bei.

Tipp 8: Effektive Protokollführung

Ein präzises Protokoll ist ein unverzichtbares Instrument, um die Ergebnisse einer Besprechung festzuhalten. Notieren Sie alle wichtigen Entscheidungen, Ziele und Maßnahmen und stellen Sie sicher, dass das Protokoll zeitnah verteilt wird. So bleiben alle Teilnehmer informiert und die Besprechungsergebnisse sind nachvollziehbar dokumentiert. Eine klare Nachverfolgung der umzusetzenden Punkte sorgt dafür, dass die Mitarbeiterbesprechung nicht im Sande verläuft, sondern konkrete Ergebnisse liefert.

Tipp 9: Nachbereitung als festen Bestandteil integrieren

Die Nachbereitung ist ein entscheidender Bestandteil einer erfolgreichen Mitarbeiterbesprechung. Fassen Sie die wesentlichen Punkte und Entscheidungen schriftlich zusammen und verteilen Sie das Protokoll zeitnah an alle Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass die zugewiesenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen für alle verständlich und verbindlich sind. Eine gründliche Nachbereitung zeigt, dass den Besprechungsergebnissen Taten folgen und die Umsetzung erwartet wird.

Tipp 10: Regelmäßige Besprechungen etablieren

Um langfristig erfolgreich zu sein, sollten Mitarbeiterbesprechungen in regelmäßigen Abständen stattfinden. Solche Mitarbeiterbesprechungen sind ein bewährtes Instrument, um aktuelle Themen zu besprechen, den Fortschritt zu überwachen und neue Ziele festzulegen. Durch diese Regel der kontinuierlichen Kommunikation wird sichergestellt, dass das gesamte Team auf dem neuesten Stand bleibt und schnell auf Veränderungen reagieren kann.

Vorbereitung: Wie Sie eine Mitarbeiterbesprechung optimal vorbereiten

Die Vorbereitung einer Mitarbeiterbesprechung ist entscheidend für deren Erfolg und Effektivität. Hier sind wichtige Schritte und Tipps, wie man eine solche Besprechung sorgfältig vorbereitet:

1. Zielsetzung: Definieren Sie klar und konkret, was mit der Besprechung erreicht werden soll. Jedes Treffen sollte einen spezifischen Zweck haben, ob es nun um die Überprüfung von Projektfortschritten, die Lösung von Problemen oder die Planung zukünftiger Aktivitäten geht.
2. Agenda erstellen: Entwickeln Sie eine Tagesordnung mit den zu besprechenden Punkten. Diese sollte an alle Teilnehmer im Voraus verschickt werden, damit sie sich vorbereiten und ggf. eigene Punkte einbringen können. Geben Sie bei jedem Punkt an, wer dafür verantwortlich ist und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist.
3. Teilnehmer auswählen: Bestimmen Sie, wer an der Besprechung teilnehmen sollte. Nicht jeder Mitarbeiter muss bei jeder Besprechung anwesend sein. Wählen Sie Teilnehmer basierend auf deren Beitrag zum Besprechungsthema oder deren Notwendigkeit, informiert zu werden.
4. Logistik planen: Entscheiden Sie, wo und wann die Besprechung stattfinden wird. Berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Bei virtuellen Teams wählen Sie eine geeignete Videokonferenzsoftware. Stellen Sie sicher, dass der Besprechungsraum oder das Online-Tool allen benötigten Anforderungen entspricht.
5. Materialien vorbereiten: Stellen Sie alle notwendigen Unterlagen, Präsentationen oder Ressourcen zusammen, die während der Besprechung benötigt werden. Achten Sie darauf, dass diese Materialien allen Teilnehmern rechtzeitig zur Verfügung stehen.
6. Klare Regeln festlegen: Bestimmen Sie Regelungen für die Besprechung, wie z.B. Pünktlichkeit, das Ausschalten von Handys, die Erwartung aktiver Teilnahme und die Art und Weise, wie Diskussionen geführt werden sollen.
7. Rollen zuweisen: Um die Effektivität der Besprechung zu maximieren, kann es hilfreich sein, spezifische Rollen zuzuweisen, wie etwa einen Moderator, einen Zeitwächter, einen Protokollführer oder einen Verantwortlichen für die Nachbereitung.
8. Feedback einplanen: Berücksichtigen Sie Zeit für Fragen, Kommentare und Feedback der Teilnehmer. Offene Diskussionen fördern das Engagement und die Beteiligung.
9. Nachbereitung organisieren: Planen Sie, wie die Ergebnisse der Besprechung dokumentiert, kommuniziert und umgesetzt werden sollen. Legen Sie fest, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und bis wann diese erledigt werden müssen.

Wer muss an der Mitarbeiterbesprechung teilnehmen?

Wichtig für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Besprechung ist es, nur diejenigen Mitarbeiter einzuladen, die auch zur Bewältigung der anstehenden Tagesordnungspunkte beitragen können. So vermeiden Sie zu große Gruppen, kleinere Gruppen arbeiten oft effektiver. Je größer Sie die Mitarbeiterbesprechung werden lassen, desto schwieriger wird erfahrungsgemäß auch die Kommunikation, Koordination sowie die Entscheidungsfindung.

Muster-Vorlage: Einladung zur Mitarbeiterbesprechung

Hallo zusammen,

in Anbetracht des laufenden Projekt zu [Produkt/Service] würde ich Euch gern zu einen wöchentlichen Austauschtermin einladen, in dem wir Projektfortschritte vorstellen, potenzielle Hindernisse besprechen und natürlich gemeinsam neue Lösungen erarbeiten.

Die Agenda für den ersten Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in [Raum] lautet:

1. Rückblick und Aktualisierung des Projektfortschritts
2. Diskussion über [spezifisches Thema/Projekt]
3. Planung der Aufgaben und Ziele für die kommende Woche
4. Offene Runde für Fragen und Anregungen

Ziel dieser Besprechung ist es, gemeinsam unseren Fortschritt zu bewerten, Herausforderungen anzugehen und unsere nächsten Schritte zu planen. Eure Einsichten und Beiträge sind für den Erfolg unseres Teams unerlässlich, daher bitte ich jeden von euch, sich aktiv einzubringen.

Bitte bereitet euch auf die Diskussion des [spezifischen Themas/Projekts] vor und denkt darüber nach, welche Fragen oder Vorschläge ihr möglicherweise habt. Solltet ihr zusätzliche Punkte haben, die ihr gerne in die Agenda aufnehmen möchtet, teilt mir diese bitte bis spätestens [Datum] mit.

Die Dauer der Besprechung ist auf [Dauer] angesetzt, um sicherzustellen, dass wir alle Punkte gründlich besprechen können.

Ich freue mich auf eine produktive Zusammenkunft und wertvolle Diskussionen mit euch allen. Eure Teilnahme ist wichtig für den gemeinsamen Erfolg, daher bitte ich um Bestätigung eurer Anwesenheit bis zum [Datum].

Für Fragen oder Anmerkungen stehe ich euch gerne zur Verfügung.

Welcher Raum eignet sich für Mitarbeiterbesprechungen?

Für Mitarbeiterbesprechungen eignet sich grundsätzlich ein Raum, der genügend Platz für alle Teilnehmer bietet, leicht zugänglich und idealerweise in einer ruhigen Umgebung gelegen ist, um Störungen zu minimieren und die Privatsphäre zu wahren. Darüber hinaus muss der Besprechungsraum über die notwendige technische Ausstattung verfügen, unter anderem mit Projektionsmöglichkeiten (Beamer oder Bildschirme), Lautsprechern und gegebenenfalls Video- und Telefonkonferenzsystemen für eine virtuelle Zuschaltung.

Die Wahl des richtigen Raumes für Mitarbeiterbesprechungen hängt also von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Teilnehmer, der Zweck der Besprechung sowie die benötigte Ausrüstung und Technologie.

Wichtig: Das Büro des Vorgesetzten ist kein geeigneter Ort für eine Mitarbeiterbesprechung. Zum einen können hier kontraproduktive Störungen, wie eingehende Telefonate, schwer ausgeschlossen werden. Zum anderen sind Ihre Mitarbeiter im „Büro des Chefs“ womöglich etwas befangen und können nicht frei genug agieren.

Wann sollte eine Mitarbeiterbesprechung stattfinden?

Der ideale Zeitpunkt für eine Mitarbeiterbesprechung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art der Besprechung, den Verfügbarkeiten der Teilnehmer und dem spezifischen Arbeitskontext.

Tägliche Stand-up-Meetings finden oft zu Beginn des Arbeitstages statt, um den Tag zu strukturieren und Aufgaben zu priorisieren. Wöchentliche oder monatliche Teammeetings könnten hingegen zu einem festen Zeitpunkt im Kalender geplant werden, der für alle Teilnehmer gut funktioniert.

Wie lange sollte eine Mitarbeiterbesprechung dauern?

Mitarbeiterbesprechungen können zwischen 45 Minuten und drei Stunden dauern. Grundsätzlich ist die Dauer der Besprechung von verschiedenen Faktoren abhängig. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, lohnt sich die Beachtung der 60:20:20-Regelung für die Durchführung Ihrer Mitarbeiterbesprechung:

• 60 % der Zeit für die konkrete Redezeit
• 20 % der Zeit als Puffer für unvorhersehbare Ereignisse oder Diskussionen
• 20 % der Zeit für etwaige Pausen oder anderweitige soziale Aktivitäten

Wie oft sollte eine Mitarbeiterbesprechung stattfinden?

Die Häufigkeit von Mitarbeiterbesprechungen kann je nach Art der Arbeit, den Zielen des Teams und den Präferenzen des Unternehmens variieren. Gängige Richtlinien sind:

• Tägliche Stand-up-Meetings: Für Teams, die an schnelllebigen Projekten arbeiten oder in dynamischen Umfeldern tätig sind, können kurze tägliche Stand-up-Meetings von etwa 10 bis 15 Minuten nützlich sein, um den Tag zu planen, Aufgaben zu priorisieren und schnelle Updates auszutauschen.
• Wöchentliche Meetings: Viele Teams profitieren von wöchentlichen Besprechungen, um den Fortschritt aktueller Projekte zu überprüfen, Probleme zu besprechen und die Aufgaben für die kommende Woche zu koordinieren. Diese Sitzungen können je nach Bedarf zwischen 30 Minuten und einer Stunde dauern.
• Quartalsweise und jährliche Reviews: Zusätzlich zu regelmäßigen Treffen sind quartalsweise und jährliche Reviews wichtig, um Leistungen zu bewerten, Erfolge zu feiern und Ziele für das kommende Quartal oder Jahr festzulegen.

Wie Sie eine Mitarbeiterbesprechung effektiv nachbereiten

Die Nachbereitung von Mitarbeiterbesprechungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die diskutierten Punkte und getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden. Hier sind fünf Schlüsselschritte für eine effektive Nachbereitung:

1. Protokoll der Besprechung zeitnah versenden: Erstellen Sie ein klares und präzises Protokoll, das alle wichtigen Diskussionen, Entscheidungen, zugewiesenen Aufgaben und festgelegten Fristen umfasst. Versenden Sie dieses Protokoll an alle Teilnehmer und gegebenenfalls an relevante Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, um sie auf dem Laufenden zu halten.
2. Aufgabenverfolgung etablieren: Nutzen Sie Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung oder einfache Listen, um den Fortschritt der zugewiesenen Aufgaben zu überwachen. Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe einer verantwortlichen Person zugeordnet ist und dass diese Person über die notwendigen Ressourcen und Informationen verfügt, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen.
3. Ergebnisse kommunizieren: Informieren Sie auch Teammitglieder, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, über die Ergebnisse und relevanten Entscheidungen. Dies fördert Transparenz und Inklusion innerhalb des Teams.
4. Fristen überwachen: Halten Sie Fristen für die Erledigung von Aufgaben im Auge und erinnern Sie die Verantwortlichen bei Bedarf an ihre Commitments. Dies hilft dabei, den Schwung aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die in der Besprechung gesetzten Ziele erreicht werden.
5. Feedback einholen und Prozess verbessern: Schließlich ist es wichtig, Feedback von den Teilnehmern über die Effektivität der Besprechung und des Nachbereitungsprozesses einzuholen. Fragen Sie, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen möglich sind. Nutzen Sie dieses Feedback, um zukünftige Besprechungen und deren Nachbereitung kontinuierlich zu verbessern.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Wert Ihrer Mitarbeiterbesprechungen maximieren und sicherstellen, dass die investierte Zeit zu konkreten Ergebnissen und Verbesserungen im Team führt.