Probezeitgespräch: Ablauf, Fragen und Gesprächsleitfaden

Was ist ein Probezeitgespräch?

Ein Probezeitgespräch ist ein formelles Treffen zwischen einem Mitarbeiter und dessen Vorgesetzten, das am Ende der Probezeit stattfindet. In diesem Gespräch wird die bisherige Leistung des Mitarbeiters bewertet und besprochen, ob die Zusammenarbeit im Sinne einer Übernahme fortgesetzt wird.

Während des Probezeitgesprächs erhalten Mitarbeiter eine Rückmeldung zu ihren Arbeitsergebnissen, ihrem Verhalten im Team und ihrer Anpassung an die Unternehmenswerte. Es wird erörtert, ob die Erwartungen erfüllt wurden und ob es Verbesserungspotenzial gibt. Auf Basis dieses Austauschs wird entschieden, ob das Arbeitsverhältnis in ein unbefristetes übergeht oder das Arbeitsverhältnis endet.

Wann findet ein Probezeitgespräch statt?

Ein Probezeitgespräch findet üblicherweise kurz vor dem Ende der vereinbarten Probezeit statt. In der Regel wird es in den letzten Tagen oder Wochen der Probezeit durchgeführt, um genügend Zeit für eine umfassende Bewertung der bisherigen Zusammenarbeit zu haben.

Was ist das Ziel eines Probezeitgespräches?

Das Ziel des Probezeitgesprächs ist es, eine fundierte Entscheidung über die zukünftige Zusammenarbeit zu treffen. Dabei wird die Eignung des Mitarbeiters für die Position und das Unternehmen anhand der in der Probezeit gezeigten Leistungen und Verhaltensweisen bewertet. Das Gespräch bietet die Gelegenheit, konstruktives Feedback zu geben, Erfolge zu würdigen und mögliche Herausforderungen zu besprechen. Auf dieser Basis soll entweder der Weg für eine langfristige Anstellung geebnet oder die Entscheidung über eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses getroffen werden.

Vorbereitung: Wie plane ich das Probezeitgespräch richtig?

Die Planung eines Probezeitgesprächs erfordert sorgfältige Vorbereitung, um den Austausch konstruktiv und zielführend zu gestalten. Folgende Schritte gilt es in der Vorbereitung zu gehen:

• Festlegung eines Termins
• Versenden der Einladung
• Informationssammlung anhand vorheriger Feedbacks, eigener Beobachtungen sowie Einschätzungen aus dem Team und dem Kollegenkreis
• Festlegung des gewünschten Ausgangs vom Probezeitgespräch

Gehen wir näher auf die einzelnen Punkte ein:

Wann ist der richtige Zeitpunkt für das Probezeitgespräch?

Der ideale Zeitpunkt für das Probezeitgespräch liegt in den letzten Tagen oder Wochen der Probezeit. Dieser Zeitraum ermöglicht es, die gesamte Probezeit zu betrachten und eine fundierte Bewertung der Leistung und Integration des Mitarbeiters vorzunehmen. Es ist wichtig, das Gespräch nicht zu früh anzusetzen, um sicherzustellen, dass genügend Eindrücke gesammelt wurden, aber auch nicht zu spät, um eventuelle Entscheidungen rechtzeitig umsetzen zu können.

Welche Informationen sollte die Einladung zum Probezeitgespräch aufweisen?

Die Einladung zum Probezeitgespräch sollte alle relevanten Details enthalten, um dem Mitarbeiter Klarheit und Sicherheit zu bieten. Dazu gehören:

• Datum und Uhrzeit des Gesprächs: Ein klarer Hinweis auf den Termin und die Dauer des Gesprächs.
• Ort des Gesprächs: Genaue Angabe, wo das Gespräch stattfinden wird (z.B. Besprechungsraum, Büro des Vorgesetzten).
• Zweck des Gesprächs: Eine kurze Erläuterung, dass das Gespräch dazu dient, die bisherige Probezeit zu reflektieren und über die zukünftige Zusammenarbeit zu entscheiden.
• Agenda oder Themenpunkte: Optional können die wichtigsten Gesprächspunkte oder eine grobe Agenda angegeben werden, um dem Mitarbeiter die Vorbereitung zu erleichtern.
• Hinweis auf eigene Vorbereitung: Ermutigen Sie den Mitarbeiter, eigene Fragen oder Anliegen mitzubringen und sich auf das Gespräch vorzubereiten.

Informationssammlung: Wie bereiten Sie die Mitarbeiterbeurteilung vor?

Die Vorbereitung der Mitarbeiterbeurteilung erfordert eine gründliche Sammlung und Analyse aller relevanten Informationen. Gehen Sie systematisch vor:

• Leistungsdaten: Sammeln Sie Daten und Berichte über die Arbeitsleistung des Mitarbeiters, einschließlich erreichte Ziele, Projektbeiträge und Arbeitsergebnisse.
• Feedback von Kollegen: Holen Sie sich Einschätzungen von Kollegen und Teammitgliedern ein, die eng mit dem Mitarbeiter zusammengearbeitet haben.
• Eigene Beobachtungen: Reflektieren Sie Ihre eigenen Eindrücke und Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter. Beachten Sie dabei sowohl positive Leistungen als auch Herausforderungen.
• Vergleich mit den Erwartungen: Setzen Sie die gesammelten Informationen in Bezug zu den Erwartungen und Zielen, die zu Beginn der Probezeit festgelegt wurden.
• Dokumentation: Halten Sie alle gesammelten Informationen schriftlich fest, um eine fundierte und transparente Beurteilung vorzunehmen.

Ausgangs des Probezeitgespräches: Welche Möglichkeiten gibt es?

Der Ausgang des Probezeitgesprächs kann verschiedene Richtungen nehmen, abhängig von der Bewertung der Leistung und der Passung des Mitarbeiters:

1. Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses: Wenn der Mitarbeiter die Erwartungen erfüllt oder übertroffen hat, wird das Arbeitsverhältnis in eine unbefristete Anstellung überführt. Hierbei können auch neue Ziele für die nächste Phase der Zusammenarbeit vereinbart werden.
2. Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Wenn die Leistungen des Mitarbeiters deutlich hinter den Erwartungen zurückbleiben und keine Aussicht auf Verbesserung besteht, kann das Arbeitsverhältnis nach der Probezeit beendet werden. Diese Entscheidung sollte einvernehmlich und klar kommuniziert werden.

Jede dieser Möglichkeiten sollte im Gespräch transparent besprochen und gut begründet werden, um dem Mitarbeiter Klarheit über seine berufliche Zukunft zu geben.

Sie wollen den Mitarbeiter übernehmen? In diesem Fall machen Sie deutlich, dass Sie mit seiner Arbeit zufrieden sind und ihn gerne langfristig im Unternehmen sehen möchten. Kommunizieren Sie von Beginn an klar und positiv.

Sie wollen den Mitarbeiter nicht übernehmen? Kommunizieren Sie offen und respektvoll. Erläutern Sie die Gründe für diese Entscheidung sachlich und nachvollziehbar, wobei Sie sich auf konkrete Beispiele und Beobachtungen stützen.

Der Mitarbeiter möchte nicht übernommen werden? Die meisten Unternehmer denken, dass ein Mitarbeiter nach der Probezeit primär an einer Übernahme interessiert ist. Umso stärker ist die Enttäuschung, wenn sich im Übernahmegespräch ergibt, dass verschiedene Erfahrungen gegen die Weiterbeschäftigung sprechen. Hier sind rhetorisches Geschick, Kritikfähigkeit und eine Gesprächsführung ohne stimmliche Veränderung gefragt. Respektieren Sie seine Entscheidung und besprechen Sie diese sachlich. Fragen Sie nach den Gründen, um besser zu verstehen, was den Mitarbeiter zu dieser Entscheidung geführt hat.

Ablauf: Wie baue ich ein Probezeitgespräch auf?

Ein Probezeitgespräch sollte klar strukturiert sein, um einen konstruktiven und effizienten Austausch zu gewährleisten. Der Ablauf gliedert sich idealerweise in fünf Schritte:

1. Begrüßung und Einleitung: Beginnen Sie das Gespräch in einer offenen und freundlichen Atmosphäre. Erläutern Sie den Zweck des Treffens und die geplante Struktur, um dem Mitarbeiter Sicherheit zu geben.
2. Rückblick auf die Probezeit: Geben Sie zunächst einen Überblick über die vergangene Probezeit, indem Sie die Erwartungen und Ziele, die zu Beginn festgelegt wurden, kurz zusammenfassen. Dies schafft eine gemeinsame Basis für die anschließende Bewertung.
3. Leistungsbewertung und Feedback: Im Hauptteil des Gesprächs geht es um die detaillierte Analyse der bisherigen Leistungen des Mitarbeiters. Heben Sie positive Aspekte hervor und sprechen Sie auch Verbesserungspotenziale an. Verwenden Sie konkrete Beispiele, um Ihr Feedback zu untermauern, und bieten Sie konstruktive Lösungsvorschläge an.
4. Gesprächspart und Selbsteinschätzung Mitarbeiters: Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine eigene Sicht auf die Probezeit darzulegen. Ermutigen Sie ihn, seine Erfahrungen, Herausforderungen und Anregungen offen anzusprechen.
5. Diskussion von Entwicklungspotenzialen: Besprechen Sie gemeinsam, welche Fähigkeiten der Mitarbeiter weiterentwickeln kann. Bieten Sie Unterstützung durch Trainings, Weiterbildungen oder Mentoring an. Fragen Sie nach den langfristigen Zielen des Mitarbeiters und wie das Unternehmen ihn dabei unterstützen kann.
6. Zukunftsperspektive und Zielvereinbarungen: Klären Sie, ob der Mitarbeiter übernommen wird und unter welchen Bedingungen. Setzen Sie klare, messbare Ziele für die nächste Arbeitsphase. Achten Sie darauf, dass diese realistisch und erreichbar sind.
7. Abschluss und Ausblick: Abschließend sollten Sie die wichtigsten Punkte des Gespräches zusammenfassen und gemeinsam die nächsten Schritte besprechen. Beenden Sie das Gespräch mit einer positiven und motivierenden Note, um den Mitarbeiter zu bestärken.

Dieser potenzielle Ablauf kann ebenfalls als Agenda oder Gesprächsleitfaden zur Orientierung herangezogen werden.

Tipps: Wie führe ich ein Probezeitgespräch erfolgreich?

Ein erfolgreiches Probezeitgespräch erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und eine umsichtige Gesprächsführung. Hier sind einige bewährte Tipps, um das Gespräch zielführend zu gestalten:

Tipp 1: Eine positives Gesprächsatmosphäre schaffen

Eine angenehme und offene Atmosphäre ist entscheidend für den Erfolg eines Probezeitgesprächs. Beginnen Sie das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung und sorgen Sie dafür, dass sich der Mitarbeiter wohlfühlt. Eine entspannte Umgebung fördert einen freien und ehrlichen Austausch und ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich ohne Druck oder Angst zu äußern.

Tipp 2: Konstruktives Feedback geben

Konstruktives Feedback ist der Schlüssel, um ein professionelles Probezeitgespräch zu führen. Unabhängig davon, ob Sie den Mitarbeiter übernehmen oder das Arbeitsverhältnis nach der Probezeit beenden möchten: Bleiben Sie stets respektvoll und untermauern Sie ihre Bewertungen und Entscheidungen durch konstruktives Feedback.

Tipp 3: Leitfaden für das Gespräch erstellen

Ein klarer Leitfaden hilft, das Gespräch strukturiert und effizient zu führen. Erstellen Sie im Vorfeld eine Agenda mit den wichtigsten Themenpunkten, die Sie besprechen möchten. Dieser Leitfaden gibt Ihnen und dem Mitarbeiter Orientierung und stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte angesprochen werden. Ein Gesprächsleitfaden verhindert zudem, dass das Gespräch vom Thema abweicht, und sorgt dafür, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Tipp 4: Offene Fragen verwenden

Offene Fragen beginnen grundsätzlich mit einem Wie, einem Warum, einem Weshalb oder anderen typischen, eine Frage einleitenden Worten. Der Gesprächspartner wird auf diese Weise dazu motiviert, von seinen Emotionen in Bezug auf die Fragestellung zu berichten und Ihnen wirklich wichtige, für die Anstellung notwendige Antworten zu geben. Geschlossene Fragen, die kurz mit einem Ja oder Nein beantworten werden können, sollten vermieden werden.

Tipp 5: Kritikfähigkeit beweisen

Als Arbeitgeber geben Sie Feedbacks, müssen aber gleichzeitig in der Lage sein, offene Kritik anzunehmen und diese ohne Verärgerung zu verarbeiten. Sie müssen also in der Lage sein, Antworten zu akzeptieren, die ihm nicht gefallen. Es ist wichtig, Kritik ohne Verärgerung oder Abwehrhaltung anzunehmen und sie als Chance zur Verbesserung zu betrachten. Denn im Hinblick auf eine zukünftige Zusammenarbeit sind geklärte Fronten von zwingender Notwendigkeit.

Tipp 6: Mitarbeiter einbeziehen und Dialog führen

Binden Sie den Mitarbeiter aktiv in das Gespräch ein, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, seine Sichtweise und Erfahrungen darzulegen. Fragen Sie nach seinen Eindrücken aus der Probezeit und lassen Sie ihn über seine Erfolge, Herausforderungen und Erwartungen sprechen. Ein dialogorientiertes Gespräch stärkt das gegenseitige Verständnis und fördert ein partnerschaftliches Arbeitsverhältnis.

Tipp 7: Klare Ziele setzen

Zum Abschluss des Gesprächs sollten klare und realistische Ziele definiert werden. Diese Ziele geben dem Mitarbeiter eine klare Orientierung für die Zukunft und helfen, seine Weiterentwicklung zu steuern. Achten Sie darauf, dass die Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind (SMART-Methode). Dies stellt sicher, dass beide Seiten wissen, worauf hingearbeitet wird, und erleichtert die spätere Bewertung des Fortschritts.

Fragen: Wie könnte ein Gesprächsleitfaden für das Probezeitgespräch aussehen?

Im Probezeitgespräch sollte der Arbeitgeber gezielte Fragen stellen, um ein umfassendes Bild von der Leistung und Integration des Mitarbeiters zu erhalten. Diese Fragen sollten sowohl die fachliche Entwicklung als auch das persönliche Wohlbefinden des Mitarbeiters im Unternehmen beleuchten.

Hier sind einige beispielhafte Fragen für Ihren Gesprächsleitfaden:

1. Wie haben Sie die Einarbeitungszeit erlebt?
2. Wie haben Sie die Unternehmenskultur wahrgenommen?
3. Welche Erfolge haben Sie in der Probezeit erzielt?
4. Gab es Aufgaben oder Projekte, die Ihnen besonders gut gefallen haben? Warum?
5. Was hat Sie in Ihrer Arbeit am meisten motiviert?
6. Wo haben Sie in der Probezeit die größten Herausforderungen gesehen?
7. Wie schätzen Sie Ihre Zusammenarbeit mit den Kollegen und Vorgesetzten ein?
8. Fühlen Sie sich in Ihrer Rolle klar über Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten informiert?
9. Welche Unterstützung hätten Sie sich in der Probezeit gewünscht?
10. Welche zusätzlichen Ressourcen oder Werkzeuge hätten Ihnen in Ihrer Arbeit geholfen?
11. Wie gut konnten Sie Ihre bisherigen Erfahrungen und Kenntnisse in Ihre neue Rolle einbringen?
12. Wie empfinden Sie die Arbeitsbelastung und das Arbeitstempo?
13. Gab es Momente, in denen Sie sich unsicher oder überfordert gefühlt haben? Wie haben Sie diese gemeistert?
14. Welche beruflichen Ziele haben Sie für die nächste Zeit?
15. Gibt es Bereiche, in denen Sie sich weiterentwickeln möchten?
16. Haben Sie Verbesserungsvorschläge für Abläufe oder Prozesse?
17. Gibt es etwas, das Sie sich für Ihre weitere Zeit im Unternehmen wünschen?
18. Wie sehen Sie Ihre Zukunft im Unternehmen?

Weitere Fragen für Ihren Gesprächsleitfaden zum Probezeitgespräch finden Sie in dem nachfolgenden Gratis-Download.

Nachbereitung: Was ist nach dem Probezeitgespräch zu tun?

Nach dem Probezeitgespräch ist es entscheidend, die besprochenen Punkte zeitnah umzusetzen und zu dokumentieren. Beginnen Sie damit, eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs zu erstellen, die die wichtigsten Erkenntnisse, vereinbarten Ziele und nächsten Schritte festhält. Diese Dokumentation dient beiden Seiten als klare Referenz und kann zukünftige Gespräche erleichtern.

Sollten konkrete Maßnahmen oder Entwicklungsziele festgelegt worden sein, planen Sie deren Umsetzung und verfolgen Sie den Fortschritt regelmäßig. Es kann hilfreich sein, weitere Feedbackgespräche zu vereinbaren, um die Entwicklung des Mitarbeiters kontinuierlich zu begleiten.

Warum ist ein Probezeitgespräch wichtig?

Ein Probezeitgespräch ist wichtig, weil es eine entscheidende Weichenstellung für die zukünftige Zusammenarbeit darstellt. Es ermöglicht sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Mitarbeiter, die bisherige Leistung und Integration ins Team zu reflektieren und offen zu kommunizieren, ob die gegenseitigen Erwartungen erfüllt wurden. Durch das Feedback im Probezeitgespräch können Stärken hervorgehoben und etwaige Herausforderungen frühzeitig angesprochen werden, was die Grundlage für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit schafft.

Zudem bietet es die Chance, klare Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten für die Zukunft festzulegen, was die Motivation und das Engagement des Mitarbeiters stärkt.

FAQ zum Probezeitgespräch