Mitarbeitergespräche führen: Ein Leitfaden für Führungskräfte in Unternehmen

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Unter den Begriff „Mitarbeitergespräch“ fallen Gespräche, zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, die eine feste Zielsetzung im Rahmen des Personalmanagements haben und über die alltägliche Unternehmenskommunikation hinaus gehen.

Bei Mitarbeitergesprächen handelt es sich keineswegs nur um Unterredungen, in denen Negatives oder Schwierigkeiten besprochen werden. Auch positive Rückmeldungen, das Mitarbeiterjahresgespräch oder ein Rückkehrgespräch nach dem Mutterschutz einer Kollegin fallen darunter – und stellen zugleich wichtige Instrumente der Mitarbeiterführung dar.

Anlässe: Wann kommen Mitarbeitergespräche zum Einsatz?

Mitarbeitergespräche gehören in vielen Unternehmen zu den Instrumenten der Mitarbeiterführung. Üblicherweise finden diese Personalgespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskräften statt und dienen meist der Mitarbeiterbeurteilung, im Rahmen dessen die Arbeit und Leistung des Mitarbeiters besprochen sowie neue Ziele vereinbart werden. Doch auch die folgenden Anlässe können zu Personalgesprächen führen:

• Mitarbeiterjahresgespräche (oder Halbjahresgespräche) zur Beurteilung guter oder schlechter Leistungen,
• Zielvereinbarungen für einen gewissen Zeitraum treffen,
• Entwicklung und Förderung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin,
• Gespräch zwecks Rückkehr oder Fehlzeiten,
• Kündigungs- und Trennungsgespräche,
• Weitergabe von Informationen bzw. Delegation von Kompetenzen an Mitarbeiter,
• Optimierung von Arbeitsabläufen,
• Behebung von Konflikten,
• Gehaltsgespräche.

Meist finden solche Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Intervallen statt (z.B. Jahresgespräche), sie können jedoch auch anlassbezogen (z.B. bei Konflikten) durchgeführt werden. Des Weiteren orientieren sich solche Mitarbeitergespräche häufig an einem sogenannten Gesprächsleitfaden, aber auch Checklisten sowie Personalbögen finden oftmals Anwendung.

Laut Paragraph 82 des Betriebsverfassungsgesetzes sind Unternehmen bzw. seine Führungskräfte außerdem dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer ein Mitarbeitergespräch (z.B. in Form eines Jahresgesprächs) zu gewähren. Das Gesetz besagt: „Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheiten geht, die ihn persönlich betreffen.“

Warum sind Mitarbeitergespräche so wichtig?

In Ihrem Führungserfolg werden Sie als Vorgesetzter daran gemessen, wie Sie mit Ihrem Team messbare und an der Unternehmenspolitik ausgerichtete Ziele erreichen und somit zur Wertschöpfung beitragen. Betrachten Sie Mitarbeitergespräche daher auch als wichtige Hilfe bei Ihrer Teamführung und nicht etwa als lästige Pflichtübung. Letztlich helfen Mitarbeitergespräche auch dabei Ihre eigene Leistung als Führungskraft einzuschätzen sowie die Mitarbeitermotivation dauerhaft zu steigern.

Mitarbeitergespräche führen: Welche Art von Personalgesprächen gibt es?

Tatsächlich gibt es zahlreiche verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen (z.B. das Jahresgespräch), die sich vor allem über das jeweilige Ziel der Besprechung definieren. Grundsätzlich kann bei den Inhalten der Mitarbeitergespräche zwischen zwei Formen unterschieden werden:

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche reagieren immer auf ein aktuelles Ereignis und stehen in Bezug dazu.

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche dagegen betrachten in der Regel einen längeren und weiter zurückliegenden Zeitraum und die Entwicklung, weswegen sie oftmals in einem festen Rhythmus wiederkehren, meistens als Mitarbeiterjahresgespräch.

Liste verschiedener Gesprächsarten bei Mitarbeitergesprächen

• Anerkennungsgespräche würdigen besondere Leistungen oder positives Verhalten der Mitarbeiter, häufig durch die Führungskraft.
• Feedbackgespräche oder Beurteilungsgespräche stellen ein Mittel der Beurteilung dar, um möglichst objektiv das Verhalten und die Leistung des Mitarbeiters in einer bestimmten Zeitspanne zu bewerten.
• Delegationsgespräche dienen Vorgesetzten dazu, spezielle Aufgaben und Verantwortungen an die Mitarbeiter zu „delegieren“. Das heißt, die Mitarbeiter erhalten dabei alle nötigen Informationen, sodass sie anfallende Aufgaben ohne Weiteres bewältigen können.
• Informations- bzw. Beratungsgespräche sind dafür da, Mitarbeiter in wichtige Entscheidungen mit einzubeziehen und diesen Austausch zur Entscheidungsfindung zu nutzen.
• Kritikgespräche dienen Beurteilung der Leistung von Mitarbeitern. Geschieht das in gegenseitigem Respekt, ist die Chance auf eine Korrektur des negativen Verhaltens des Arbeitsnehmers groß.
• Konfliktgespräche sind Teil des Konfliktmanagements und ähnlich wie Kritikgespräche zur Analyse sowie konstruktiven Lösung von schwelenden Konflikten gedacht. Wichtig: Wenn Sie bei mehreren Konfliktparteien als Moderator auftreten, sollten Sie nie Partei ergreifen.
• Jahresgespräche dienen als Fazit der Zusammenarbeit des vergangenen Jahres und können daher viele unterschiedliche Themenbereiche umfassen.
• Mitteilungsgespräche (klassische Mitarbeiterbesprechungen) dienen zur Übermittlung bereits getroffener Entscheidungen, die in diesem Falle keiner weiteren Debatte bedürfen.
• Rückkehrgespräche finden statt, wenn ein Mitarbeiter nach längerem Fehlen im Betrieb (z. B. aus Krankheit oder nach dem Mutterschutz) wieder an seinen Arbeitsplatz im Unternehmen zurückkehrt, um verschiedene organisatorische Fragen abzuklären.
• Zielvereinbarungs-Gespräche dienen dazu, mittel- oder langfristige Ziele mit den Mitarbeitern auszuhandeln.
• Fördergespräche bzw. Personalentwicklungsgespräche dienen dazu, Mitarbeitern umfangreiche Rückmeldung zu geben. Diese Art des Personalgesprächs hilft, zur fortschreitenden Entwicklung der Angestellten beizutragen.
• Probezeitgespräche werden, wie der Name schon vermuten lässt, in der Probezeit geführt. Sie dienen als Basis für eine Übernahme und klären, ob eine Weiterbeschäftigung für den Mitarbeiter Sinn ergibt oder Argumente dagegen sprechen.
• In Gehaltsverhandlungen wird die Vergütung des einzelnen Mitarbeiters thematisiert. Diese Gespräche erfordern besonderes Fingerspitzengefühl der Führungskräfte oder Personalabteilung, damit beide Parteien am Ende des Personalgesprächs zufrieden sind.

Erst wenn Sie für sich klar beantwortet haben, welches Ziel Sie mit Ihrem Gespräch verfolgen, können Sie definieren, was Sie besprechen und wie Sie das Mitarbeitergespräch am besten strukturieren.

Wie wird das Mitarbeitergespräch erfolgreich vorbereitet?

Die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches steht stets in direkter Abhängigkeit zu dem jeweiligen Arbeitnehmer. In der Regel umfasst die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches jedoch die folgenden fünf Schritten:

1. die Festlegung der Ziele des Mitarbeitergespräches,
2. die räumliche und zeitliche Planung des Personalgespräches,
3. die Planung, wer am Gespräch teilnimmt, sowie
4. die frühzeitige Einladung und
5. die inhaltliche Planung des Gespräches mit dem Arbeitnehmer.

Jedes Mitarbeitergespräch bedarf einer gewissen administrativen und auch inhaltlichen Vorbereitung. Wer als Führungskraft unvorbereitet in ein vorab anberaumtes Gespräch geht, drückt dem Mitarbeiter gegenüber wenig Wertschätzung aus. Ohne Vorbereitung besteht außerdem die Gefahr, dass wichtige Punkte in Vergessenheit geraten und während des Gesprächs nicht auf den Tisch kommen. Damit gehen Sinn und Zweck des Gesprächs verloren. Eine grundlegende Checkliste mit wichtigen Punkten ist deswegen Pflicht.

Bis wann sollten Sie die Einladung zum Mitarbeitergespräch verschicken?

Zunächst einmal muss der entsprechende Mitarbeiter, mit dem das Personalentwicklungsgespräch geführt werden soll, zu eben diesem eingeladen werden. Da auch die Vorbereitung des Arbeitnehmers selbst einen wichtigen Teil zum Erfolg des Gespräches beiträgt, sollte diese Einladung so frühzeitig wie nur möglich erfolgen. Gleichzeitig sollte dem Mitarbeiter nahegelegt werden, welche Inhalte im Laufe der Besprechung erörtert werden und eine Bitte um entsprechende Vorbereitung erfolgen.

Was ist der richtige Ort für das Mitarbeitergespräch?

Auch die Örtlichkeiten und deren Umgebung spielen eine große Rolle für die Durchführung des Mitarbeitergespräches. Sie sollten den Ort und die Zeit der Durchführung des Gespräches möglichst weit im Voraus planen. Eine gute Organisation ermöglicht, dass das Gespräch ungestört ablaufen kann. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter so früh wie möglich über Zeit, Ort und Inhalt des Gespräches. So geben Sie ihm die Gelegenheit, sich seinerseits vorzubereiten und erhöhen die Chance auf ein konstruktives Miteinander.

Tipp: Achten Sie darauf, eine passende Räumlichkeit zu beschaffen, die ein angenehmes und ungestörtes Gespräch zulässt. Zudem sollte auch ausreichend Zeit für den Austausch eingeplant werden. Nur so lassen sich mit dem Personalgespräch bestmögliche Ergebnisse erzielen.

Wer sollte am Personalgespräch teilnehmen?

Bestimmen Sie den Personenkreis und mögliche weitere Teilnehmer. Das hängt ganz von der Art des Gespräches ab. Dafür ist es auch notwendig, das Gesprächsziel im Voraus zu definieren. Gibt es aktuelle Konflikte, Vorfälle oder besondere Geschehnisse? Soll das Gespräch schriftlich protokolliert werden? Holen Sie sich als Führungskraft, wenn nötig dafür die Zustimmung des Mitarbeiters ein.

Wie bereiten Sie sich auf den Inhalt des Mitarbeitergespräches vor?

Bezüglich der Inhalte des Mitarbeiterjahresgespräches ist der Arbeitgeber dazu angehalten, sich entsprechende Daten und Fakten zu beschaffen, um seine Ansichten zu untermauern und mit dem nötigen Wissen in das Personalgespräch zu gehen. Deshalb gilt es zuallererst, alle notwendigen Informationen zum Mitarbeiter und zum Anlass des Gespräches zusammenzustellen.

Liegen die Personalakte und der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters bereit? Gibt es Beurteilungen oder Zwischenzeugnisse, Protokolle oder Projektberichte? Auch Protokolle früherer Mitarbeiterjahresgespräche können für die Planung eines erneuten Gespräches hilfreich sein. Suchen Sie sich Zahlen, Daten und andere aussagekräftige Informationen zum geplanten Gesprächsfeld und formulieren Sie am besten auch Fragen vor. Auch der Gesprächspartner sollte eigene Fragen vorbereiten, um das Gespräch möglichst fruchtbar zu gestalten.

Checkliste für die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs

Wie bereits erwähnt, muss die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs auf organisatorischer, inhaltlicher sowie mentaler Ebene geschehen. Mit unseren Checklisten können Sie sich perfekt auf ein solches Mitarbeiterjahresgespräch wappnen.

Checkliste für die organisatorische Vorbereitung

• Wo und wann findet das Gespräch statt? Ist ausreichend Zeit eingeplant?
• Ist die Räumlichkeit gebucht und vorbereitet?
• Wurden der Arbeitnehmer und weitere mögliche Teilnehmer über alle Begebenheiten rechtzeitig informiert?
• Liegen alle nötigen Unterlagen und Hilfsmittel vor?
• Werden Sie ungestört sein?

Checkliste für die inhaltliche Vorbereitung

• Sind alle Teilnehmer über das Gesprächsthema und den Anlass informiert?
• Verfügen alle Teilnehmer über ausreichend Informationen und Fakten? 
• Steht das Gesprächsziel fest? Gibt es Teil- oder Alternativziele?
• Liegt eine Gliederung des Mitarbeitergesprächs vor?
• Gibt es ein Konfliktpotenzial und ist man darauf ausreichend vorbereitet?

Checkliste für die mentale Vorbereitung auf den Gesprächspartner

• Worum geht es? (Gesprächsthema, Art des Gespräches, welche Themen sollen angesprochen werden)
• Sind alle notwendigen Informationen und Fakten zu Gespräch und Mitarbeiter vorhanden?
• Was ist das Ziel des Gespräches? Was soll sich ändern? Gibt es bereits Vereinbarungen?
• Wie ist die Beziehung zum Arbeitnehmer? (Verlauf früherer Gespräche, Sympathie / Antipathie)
• Was schätze ich am Mitarbeiter oder an der Mitarbeiterin? (Stärken, besondere Fähigkeiten)
• Wie ist die persönliche Situation des Mitarbeiters? (gesundheitliche / familiäre Probleme, Hobbys)
• Welche Konflikte könnten aus dem Gespräch entstehen? (Verfolgt der Mitarbeiter bestimmte Ziele? Gibt es Gemeinsamkeiten / Unterschiede / Vereinbarungen?)
• Was mache ich bei einer Eskalation des Gespräches? (Konsequenzen – wenn ja, welche?)

Wenn Sie diese Fragen im Vorfeld beantworten sowie die Checkliste abarbeiten, sind Sie für den Anfang gut auf die Gesprächsführung vorbereitet.

Ablauf eines Mitarbeitergesprächs – 3 Phasen

Obwohl Mitarbeitergespräche aufgrund des unterschiedlichen Anlasses und spezifischer Ziele stets individuell sind, läuft ein Mitarbeitergespräch in der Regel in drei Phasen ab:

1. Einleitung: Eröffnen Sie das Gespräch freundlich und respektvoll, benennen Sie Gesprächsgrund und -ziel, legen Sie Ihre Sichtweise dar, lassen Sie sich die Sichtweise des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin darlegen und tauschen Sie Meinungen und Standpunkte aus.
2. Hauptteil: Erörtern Sie gemeinsam Lösungen, wägen Sie Vor- und Nachteile von Entscheidungen ab, fassen Sie alles Besprochene zusammen und fragen Sie evtl. erneut nach dem Standpunkt des Mitarbeiters.
3. Schluss: Formulieren Sie ein klares Ziel mit klaren Fristen und/oder Teilzielen, legen Sie Zielvereinbarungen fest.

Legen Sie Wert darauf, dass auch Ihr Mitarbeiter präzise Angaben sowie Aussagen macht, fragen Sie notfalls nach. Achten Sie auf eine konkrete Darlegung von Problemen und Konflikten. Wichtig ist, dass Sie Ihrem Mitarbeiter stets mit Respekt begegnen und auch Kritik zulassen. So vermitteln Sie ein Klima von Vertrauen. Ruhiges Sprechen und aktives Zuhören sorgen dafür, dass Ihr Gesprächspartner nicht nervös wird. Achten Sie auch auf Ihre Körpersprache und auf die Ihres Mitarbeiters, lächeln Sie und zeigen Sie eine offene Haltung.

Einleitung des Personalgespräches

In der ersten Phase des Mitarbeitergesprächs schaffen Sie als Vorgesetzter zunächst die Grundatmosphäre. Begrüßen Sie ihren Gesprächspartner bewusst höflich und freundlich: „Herr Müller, schön, dass Sie da sind. Bitte setzen Sie sich“. Bei notwendiger Kritik, oder Kündigung bleiben Sie dagegen etwas distanzierter: „Frau Meier, bitte setzen Sie sich“. 

Nach der Begrüßung und der Eröffnung des Gesprächs erklären Sie den Anlass und warum Sie das Gespräch führen. Überfallen Sie den Mitarbeiter nicht mit einem Wortschwall und ausführlichen Erklärungen. Meistens reicht ein kurzer prägnanter Satz bereits aus, um das Thema einzuleiten wie beispielsweise: „Herr Weinert, heute vereinbaren wir Ihre Ziele für das nächste Quartal“, oder „Frau Kersten, ich muss Ihnen leider die Kündigung aussprechen“.

Ihr Mitarbeiter weiß nun was Sache ist und wird entsprechend reagieren. Bitte geben Sie ihm jetzt den Raum, den er braucht, um beispielsweise erst einmal „Dampf abzulassen“. Sie können mir doch nicht einfach kündigen!“ „Wieso mein Konfliktverhalten? Ich werde gemobbt!“ Eventuell möchte der Mitarbeiter Ihnen jetzt eigene Vorschläge oder Erklärungen präsentieren, wie beispielsweise: „Ja, ich weiß, meine Zahlen waren im letzten Jahr nicht ausreichend. Aber dafür gibt es gute Gründe …“. Verhalten Sie sich in dieser Phase professionell und unbedingt höflich. Eventuell wird der Mitarbeiter auch ausfallend, auch damit sollten Sie rechnen.

Hauptteil des Gespräches

Jetzt kommt die Phase im Mitarbeitergespräch, um das zu sagen, was Sie zu sagen haben. Der Kern des Gesprächs dreht sich meistens um die Erarbeitung von Lösungen und zukünftigen Strategien. Wenn Sie eine Entscheidung treffen mussten, beispielsweise bei einer Kündigung, nennen Sie jetzt ihre Gründe. Versuchen Sie dem Mitarbeiter sachlich und auf den Punkt gebracht zu vermitteln, was Sie zu der Entscheidung bewogen hat. Versuchen Sie Diskussionen zu vermeiden. Sie haben sich mit der Situation im Vorfeld ausreichend auseinandergesetzt und Ihr Urteil gefällt, dazu müssen Sie jetzt stehen.

Geben Sie dem Mitarbeiter dagegen Feedback, eine Beurteilung, oder Kritik, benennen Sie nun konkrete Beispiele, um Ihre Argumente zu untermauern. Geben Sie zu jedem Beispiel auch Ihre Einschätzung, was an der genannten Situation gut war, oder wo Sie Verbesserungspotentiale sehen.

Dreht sich das Mitarbeitergespräch um Zielvereinbarungen, oder Delegationen, stellen Sie ihre Erwartungen und Wünsche dar. Erklären Sie, in welchem Gesamtzusammenhang der Beitrag des Mitarbeiters zu sehen ist. Heben Sie auch gerne die Wichtigkeit und Bedeutung des gesetzten Ziels hervor und erklären Sie dem Mitarbeiter klar und präzise, was Sie von ihm erwarten.

In dieser Phase des Mitarbeitergesprächs ist es besonders wichtig zuzuhören. Ihr Gegenüber wird nun seine Meinung und Gedanken zu Ihrem Anliegen äußern. Vergewissern Sie sich, dass er genau verstanden hat, worum es Ihnen geht und was Sie von ihm erwarten. Stellen Sie durch Gegenfragen fest, ob Ihre Botschaft richtig angekommen ist.

Schluss des Personalgespräches

Treffen Sie zum Ende des Mitarbeitergesprächs verbindliche Vereinbarungen und setzen Sie Fristen und Ziele fest. Nur so bekommt das Personalgespräch einen verbindlichen Charakter. Unter Umständen ist es sinnvoll, gleich den Termin für ein Anschlussgespräch festzusetzen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie beide -Vorgesetzter und Mitarbeiter- den jeweiligen Standpunkt kennen und verstehen, können Sie nun im fairen Austausch zum Ziel des Mitarbeitergesprächs kommen. Bei einer Zielvereinbarung, oder einer Delegation respektieren Sie Ihren Mitarbeiter als Experten im jeweiligen Thema. Fragen Sie nach, ob er mit Ihren Erwartungen einverstanden ist, oder diese eventuell für unangemessen hält. Bitten Sie ihn auch Ihnen mitzuteilen, wenn er Unterstützung benötigt, oder ob er einen Alternativvorschlag zum Arbeitsprozess anbieten kann.

Rechnen Sie bei Feedback, Beurteilung und Kritik mit verletzten Gefühlen und auch mit dem Versuch, Sie umzustimmen. Vielleicht will der Mitarbeiter Ihnen erklären, warum Ihre Kritik nicht berechtigt oder Ihre Beurteilung zu negativ ist. Hören Sie zu, aber lassen Sie sich nicht auf ein Wortgefecht ein. Es darf nicht darauf hinauslaufen, dass ein Ihnen rhetorisch überlegener Mitarbeiter mit Ihnen um Ihre Einschätzung feilscht!

Rechnen Sie bei einem Kündigungsgespräch mit einem Wechselbad der Gefühle. Eventuell greift der Mitarbeiter Sie rhetorisch an, weil er die Kündigung für ungerecht hält. Womöglich versinkt er im nächsten Moment in tiefe Trauer, weil die drohende Arbeitslosigkeit ihn und seine Familie ins Unglück stürzt. Versuchen Sie nicht, mit ihm über die Berechtigung Ihrer Entscheidung zu diskutieren. Wecken Sie keine falschen Hoffnungen, dass er durch Argumente noch etwas erreichen kann. Bleiben Sie bei dem, was Sie vorab nach reiflicher Überlegung als beste Lösung im Sinne des Unternehmens erkannt haben.

Beenden Sie das Mitarbeitergespräch in einer angemessenen Weise. Eine Zielvereinbarung, oder eine Delegation sollten Sie partnerschaftlich mit einem Handschlag besiegeln. Für erfreuliche Feedback und Beurteilungsgespräche gilt dasselbe. Bedanken Sie sich bei dem Mitarbeiter für seine Bereitschaft, sich engagiert einzusetzen.

Wenn Sie ein kritisches Feedback, oder eine harsche Kritik erteilt haben, ermutigen Sie den Mitarbeiter durch eine positive Botschaft am zum Abschluss: „Da doch alles andere so gut läuft, werden Sie dieses Problem bestimmt auch in den Griff bekommen!“

Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Damit das Personalgespräch eine positive und produktive Atmosphäre bekommt, sollten Führungskräfte nicht nur auf eine ausgiebige Vorbereitung setzen, sondern auch auf die richtigen Kommunikationstechniken achten. Folgende Tipps sollten Führungskräfte beherzigen:

1. Achten Sie auf Ihre Ausdrucksweise: Sprechen Sie ruhig und betont und arbeiten Sie mit „Ich“-Botschaften. Vermitteln Sie Ihrem Gegenüber Ihre Eindrücke und geben Sie ihm Raum, sich dazu zu äußern.
2. Vermeiden Sie Monologe: Legen Sie stattdessen aktive Pausen ein, die mitunter auch länger dauern dürfen. Das schafft Raum zum Nachdenken und bietet Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich selbst zum Gesagten zu äußern.
3. Schaffen Sie eine Win-Win-Situation: Beide Gesprächspartner sollten am Ende zumindest einen Teilerfolg erzielen.
4. Drücken Sie Ihrem Gegenüber Ihre Wertschätzung aus. Das stärkt den gegenseitigen Respekt und die Kommunikation.
5. Seien Sie glaubwürdig: Überzeugen Sie mit Ehrlichkeit, Offenheit und Ihrer Sachkompetenz.
6. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch: Beachten Sie das bereits in der Planung.
7. Sprechen Sie in „Ich-Botschaften“: „Du-Botschaften“ sind häufig negativ assoziiert und signalisieren ein Machtgefälle. Besser schildern Sie Ihre eigenen subjektiven Eindrücke, das schafft eine Vertrauensbasis.
8. Werden Sie sich Ihrer Körpersprache bewusst: Vermeiden Sie selbst verschränkte Arme, die eine Abwehrhaltung symbolisieren. Achten Sie ebenfalls darauf, welche nonverbalen Signale Ihr Gesprächspartner sendet. Generell ist es sinnvoll, sich während eines Mitarbeitergesprächs intensiv auf das Gegenüber zu konzentrieren. Signalisieren Sie Zustimmung ebenso wie Unklarheit – hier sollten Sie direkt nachfragen. Beziehen Sie Ihr Gegenüber aktiv in das Gespräch und die Lösungsfindung ein.

Weniger eine Kommunikationstechnik, denn ein praktischer Tipp: Geht es um Fachliches, so lassen sich komplexe Zusammenhänge mit Visualisierungen einfacher darlegen.

Welche Fragen sollten Sie als Führungskraft in einem Mitarbeitergespräch stellen

Natürlich variieren die Fragen, die Sie in einem Mitarbeitergespräch stellen sollten, nach Anlass und zeitlichem Intervall. Wir haben dennoch eine Reihe von Beispiel-Fragen für Sie hier aufgeführt:

• Wie bewerten Sie Ihre Arbeit im vergangenen Jahr? Haben Sie besondere Leistungen erbracht?
• Sind Sie aktuell zufrieden mit sich selbst und Ihrem Team? Gibt es Verbesserungspotenzial?
• Wie beurteilen Sie meine Arbeit als Vorgesetzter?
• Könnten oder wollen Sie neue Aufgaben übernehmen? Besteht Interesse an Weiterbildung?
• Welche Ziele möchten Sie in Zukunft erreichen? Wo sehen Sie sich selbst im Unternehmen?
• Was motiviert Sie zur Zeit besonders?

Nach dem Gespräch: Reflexion und Zielsetzung des Mitarbeitergesprächs

Ist das Gespräch beendet, sollten Sie und auch Ihr Gesprächspartner das Gesagte nochmals in Ruhe reflektieren. Besonders für zukünftige Gespräche kann das von großer Bedeutung sein. Hinterfragen Sie Ihre eigene Performance kritisch und versuchen Sie, Ihre gesetzten Ziele zu überprüfen. Von besonderer Bedeutung ist nach dem Gespräch, dass Sie die gemeinsam vereinbarten Ziele und Erkenntnisse anwenden und umsetzen. Nur so kann aus dem Mitarbeitergespräch ein konstruktiver Nutzen gezogen werden.

Des Weiteren ist eine Dokumentation der Ergebnisse und Zielvereinbarungen besonders wichtig – am besten geschieht dies in Form eines (Gedächtnis-)Protokolls, auf das sich alle Gesprächsteilnehmer einigen. Dieses kann nämlich bei der nächsten Mitarbeiterbeurteilung herangezogen werden und sorgt für Verbindlichkeit.

Wer führt Mitarbeitergespräche?

Das Mitarbeitergespräch führt im Normalfall der direkte Vorgesetzte des jeweiligen Mitarbeiters. In schwierigen Fällen kann auch ein Mitglied aus der Personalabteilung hinzugezogen werden.

Sind Mitarbeitergespräche für Führungskräfte Pflicht?

Eine gesetzliche Pflicht für ein Mitarbeitergespräch durch eine Führungskraft gibt es nicht. Trotzdem sind Mitarbeitergespräche wichtig für jedes Unternehmen und bieten zahlreiche Vorteile für das Unternehmen und für die Belegschaft. 

Wie gebe ich richtig Feedback in Mitarbeitergesprächen?

Feedback zu geben, ohne das Gegenüber zu verletzen, ist manchmal gar nicht so einfach und sollte daher nicht unvorbereitet geschehen. Oftmals kommt es während der Konversation zu unvorhergesehenen Wendungen, die dem Vorgesetzten viel Einfühlungsvermögen abverlangen. Damit das Feedback so fair und gewinnbringend wie möglich abläuft, sollten Sie als Führungskraft einige Punkte beachten.

Brechen Sie das Eis 

Mit einem lockeren Einstieg und einer entschlossenen, freundlichen Haltung dem Mitarbeiter gegenüber schaffen Sie gegenseitigen Respekt und sorgen so für eine positive Stimmung schon vor Beginn des Feedbackgesprächs. Auf diese Weise kann übrigens auch die beidseitige Kritikfähigkeit angeregt werden.

Sagen Sie klar und deutlich, was Sie ansprechen möchten 

Grenzen Sie den zu besprechenden Themenbereich ein und sprechen Sie nur an, was für die Diskussion sinnvoll ist. Kommen Sie auch auf Probleme zu sprechen und haben Sie Mut, Kritik zu äußern. Gleichzeitig sollten Sie aber auch fähig sein, Kritik sowie Feedback von Mitarbeiterseite anzunehmen und entsprechend darauf zu reagieren.

Bleiben Sie fair

Der vielleicht wichtigste Punkt, den Sie bei Feedbackgesprächen im Hinterkopf behalten sollten. Sprechen Sie nicht nur über Schwächen und Fehler des Gegenübers, sondern vermitteln Sie Ihre persönliche Wahrnehmung mit Lob und Kritik gleichermaßen. Hierbei ist auch auf eine passende Ausdrucksweise zu achten, die möglichst wenig provoziert.

Erklären Sie sich

Transparenz ist ein Mittel der Kommunikation, Probleme aus der Welt zu schaffen. Machen Sie Ihrem Gesprächspartner deutlich, wie Ihre Ansichten entstanden sind, damit dieser Ihre Gedanken und Aussagen nachvollziehen kann.

Schaffen Sie Anregungen und formulieren Sie klare Ziele

Mit vorhandener Kritik zu arbeiten, ist wohl die grundlegende Aufgabe eines jeden Diskurses, daher sollten Sie auch immer Anregungen zur Verbesserung und klare neue Anweisungen und Ziele formulieren. Diese können folgende sein:

• Leistungsziele,
• Ziele des Arbeitsverhaltens betreffend,
• Weiterbildungsziele,
• Ziele des Führungsverhaltens betreffend.

Diese Zielvereinbarungen sollten im Anschluss auch schriftlich festgehalten werden.

Gesprächsleitfaden für die erfolgreiche Umsetzung eines Mitarbeitergesprächs

Mithilfe eines Leitfadens kann die erfolgreiche Umsetzung eines Mitarbeitergesprächs gelingen, denn dieser trägt dazu bei, ein Gespräch zu strukturieren, wichtige Aspekte hervorzuheben sowie ein Gesprächsziel festzulegen. Dank eines Leitfadens, der im Vorfeld allen Beteiligten vorliegen sollte, können Sie sich effektiv auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Ein solcher Leitfaden enthält meist Tipps und Empfehlungen für die folgenden Themen:

• Kommunikation als Schlüsselelement,
• Rollenverständnis von Mitarbeitern und Führungskräften,
• Vorbereitung auf Seiten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin,
• Vorbereitung auf Seiten des Vorgesetzten,
• Ablauf eines Mitarbeitergesprächs,
• Lösungsvorschläge für Konfliktfälle,
• mögliche Fehler bei der Mitarbeiterbeurteilung durch Vorgesetzte.

Fazit: Mit Mitarbeitergesprächen zum Erfolg

Mitarbeitergespräche zu führen, gehört zum guten Ton eines Unternehmens und stellt ein effektives Instrument der Mitarbeiterführung dar. Doch nicht für Arbeitnehmer bieten diese Art der Gesprächsführung Vorteile, auch Unternehmen und Betriebe profitieren davon – beispielsweise durch die Verbesserung des Betriebsklimas und der gesteigerten Motivation der Belegschaft. Außerdem sind Unternehmen rechtlich dazu verpflichtet, der Forderung eines Arbeitnehmers nach einem Personalgespräch nachzugeben.

Für die erfolgreiche Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist eine genaue und gewissenhafte Vorbereitung auf allen Seiten – Mitarbeiter und Führungskräfte bzw. Personalabteilung – von Nöten. Dies kann mithilfe von Checklisten, Leitfäden oder Personalbögen gelingen. Anschließend sollte eine Auswertung sowie Dokumentation des Gesprächs erfolgen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Mitarbeitergesprächen