Gehaltsgespräche als Arbeitgeber: So meistern Sie die Gehaltsverhandlung

Was ist ein Gehaltsgespräch?

Ein Gehaltsgespräch ist ein strukturiertes und meist geplantes Gespräch zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten, in dem die Vergütung des Mitarbeiters besprochen wird. Ziel dieses Gesprächs ist es, eine Anpassung des Gehalts zu verhandeln, die den Leistungen, der Position und den aktuellen Marktbedingungen gerecht wird.

Im Gehaltsgespräch hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, seine bisherige Leistung zu präsentieren und darzulegen, warum eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt ist. Für den Arbeitgeber ist es eine Gelegenheit, die Leistungen des Mitarbeiters zu würdigen, die finanzielle Planung des Unternehmens zu berücksichtigen und eine faire Vergütung festzulegen, die den Mitarbeiter motiviert und ans Unternehmen bindet.

Warum sind professionelle Gehaltsgespräche für Unternehmen wichtig?

Professionell geführte Gehaltsgespräche sind für Arbeitgeber und Unternehmen von großer Bedeutung. Schließlich geht es um ein der wichtigsten Motivationsfaktoren in der Geschäftswelt: das Gehalt. Ein faires und transparentes Gehaltsgespräch stellt sowohl den Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zufrieden und bildet damit die Grundlage für die erfolgreiche (weitere) Zusammenarbeit. Denn die Qualität des Gehaltsgespräches hat ebenfalls einen direkten Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation und langfristige Bindung an das Unternehmen. Durch ein gut geführtes Gehaltsgespräch können Arbeitgeber ihre Wertschätzung für die Leistungen ihrer Mitarbeiter zum Ausdruck bringen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Vergütung marktgerecht und wettbewerbsfähig bleibt.

Wann finden Gehaltsgespräche statt?

Arbeitgeber sind besonders in drei Situationen mit Gehaltsgesprächen und Gehaltsverhandlungen konfrontiert:

1. bei der Neueinstellung,
2. in Jahresgesprächen und
3. bei einem Stellenwechsel durch Beförderungen oder Versetzungen.

Gehaltsgespräche bei der Neueinstellung

In einem Vorstellungsgespräch prüfen Unternehmen nicht nur den Cultural Fit der Bewerber, sondern auch die Gehaltsvorstellung. Die Lohnfindung will von Unternehmensseite aus gut überlegt sein. Sie muss ins Budget des Betriebs passen, aber auch der Branche und der Position angemessen sein. Für Unternehmen empfiehlt es sich, den ersten Anker in der Gehaltsverhandlung von dem Bewerber setzen zu lassen. So wird schnell klar, ob der Gehaltswunsch des Kandidaten mit der Budgetierung vereinbar ist – und ob er darunter oder darüber liegt. Je nachdem, gilt es, individuell zu reagieren und dem Bewerber eine zufriedenstellende Lösung für das Gehalt in Aussicht zu stellen.

Wichtig: Bei Betrieben, die Tarifverträgen unterliegen, gibt es wenig bis keinen Spielraum in der Verhandlung vom Gehalt. In der Regel informieren HR-Verantwortliche Kandidaten dann nur über die vorgegeben monetären Rahmenbedingungen. 

Gehaltsverhandlungen in Jahresgesprächen

Jahresgespräche umfassen in der Regel eine umfassende Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters für eben dieses Geschäftsjahr. Ein weiterer wichtiger Bestandteil von Jahresgesprächen sind dabei sowohl Zielvereinbarungen als auch Gehaltsanpassungen. Viele Unternehmen entscheiden sich für eine jährliche Gehaltserhöhung, die je nach Erfolg des Geschäftsjahres unterschiedlich hoch ausfällt. Andere Unternehmen koppeln Gehaltserhöhungen an das Erreichen von Zielvereinbarungen oder orientieren sich konkret an der Leistung des Mitarbeiters.

Gehaltsgespräche beim Stellenwechsel

Wenn ein Mitarbeiter eine neue Position innerhalb des Unternehmens übernimmt, sei es durch eine Beförderung oder Versetzung, ist eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung des Gehalts erforderlich. Schließlich geht die neue Position oft mit neuen Verantwortlichkeiten und Anforderungen einher, die einer Überprüfung des Gehalts nach sich zieht.

Vorbereitung: Was ist als Arbeitgeber vor dem Gehaltsgespräch zu tun?

Ein erfolgreiches Gehaltsgespräch erfordert als Arbeitgeber eine sorgfältige Planung, um die Erwartungen des Mitarbeiters zu verstehen, realistische Möglichkeiten abzuwägen und eine konstruktive Diskussion zu führen. Hier sind die wichtigsten Schritte zur richtigen Planung:

1. Leistungsbewertung vornehmen

Überprüfen Sie die bisherigen Leistungen des Mitarbeiters, indem Sie seine Erfolge, Projekte und Beiträge zum Unternehmenserfolg analysieren. Notieren Sie sich konkrete Beispiele, die die Wertschätzung für seine Arbeit unterstreichen und in das Gespräch einfließen sollen.

2. Marktanalyse durchführen

Vergleichen Sie die aktuelle Vergütung des Mitarbeiters mit den Marktstandards für ähnliche Positionen in Ihrer Branche und Region. Diese Informationen helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und eine angemessene Gehaltsanpassung anzubieten, die konkurrenzfähig ist.

3. Finanzielle Rahmenbedingungen prüfen

Berücksichtigen Sie die finanzielle Situation Ihres Unternehmens und legen Sie fest, welcher Spielraum für Gehaltserhöhungen vorhanden ist. Wie viel möchte und kann das Unternehmen zahlen? Legen Sie vor dem Gespräch eine Höchstgrenze fest und bemessen Sie Spielräume. Es ist wichtig, dass das Unternehmen die geplanten Anpassungen langfristig tragen kann, ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.

4. Klare Kriterien festlegen

Definieren Sie klare und transparente Kriterien, die eine Gehaltserhöhung rechtfertigen. Diese könnten die individuelle Leistung, den Marktwert, die Unternehmenszugehörigkeit und den Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele umfassen. Dies hilft, das Gespräch objektiv zu führen und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen.

5. Gesprächsleitfaden erstellen

Erstellen Sie einen strukturierten Leitfaden für das Gespräch, der alle wichtigen Punkte abdeckt. Dieser sollte eine Begrüßung, die Leistungsbewertung, die Marktanalyse, die Besprechung der Gehaltserwartungen des Mitarbeiters und den Vorschlag für eine Gehaltsanpassung umfassen. Der Leitfaden sorgt dafür, dass das Gespräch zielgerichtet verläuft und alle relevanten Themen angesprochen werden.

6. Alternative Vergütungsmodelle überlegen

Falls eine Gehaltserhöhung aufgrund der finanziellen Lage des Unternehmens nicht möglich ist, überlegen Sie sich alternative Vergütungsmodelle, wie Boni, zusätzliche Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten oder Weiterbildungsangebote. Diese Arbeitgeberleistungen können eine wertvolle Ergänzung zur Gehaltsdiskussion sein und dem Mitarbeiter dennoch Wertschätzung zeigen.

7. Vorbereitung auf Einwände

Seien Sie auf mögliche Einwände oder Fragen des Mitarbeiters vorbereitet. Überlegen Sie sich, wie Sie auf höhere Gehaltsforderungen oder Kritik an der aktuellen Vergütung reagieren können. Eine klare Argumentation und offene Kommunikation sind entscheidend, um das Gespräch positiv zu gestalten.

Ablauf: Wie baue ich ein Gehaltsgespräch auf?

Ein gut strukturierter Ablauf ist entscheidend, um ein Gehaltsgespräch als Arbeitgeber oder Vorgesetzter erfolgreich zu führen. Der folgende Aufbau hilft dabei, das Gespräch zielgerichtet und konstruktiv zu gestalten:

1. Begrüßung und Einleitung

Starten Sie das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung und schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre. Erklären Sie kurz den Zweck des Gesprächs, nämlich die Überprüfung der bisherigen Leistungen und die Diskussion einer möglichen Gehaltsanpassung. Dies hilft, den Fokus zu setzen und die Erwartungen beider Seiten zu klären.

2. Rückblick auf die bisherige Leistung

Beginnen Sie mit einer objektiven Bewertung der bisherigen Leistungen des Mitarbeiters. Heben Sie Erfolge und besondere Leistungen hervor, die den Wert des Mitarbeiters für das Unternehmen unterstreichen. Dies zeigt, dass Sie die Arbeit des Mitarbeiters schätzen und als Grundlage für die Gehaltsverhandlung ernst nehmen.

3. Markt- und Unternehmenssituation erläutern

Erklären Sie, wie sich die Marktbedingungen und die aktuelle finanzielle Situation des Unternehmens auf Gehaltsentscheidungen auswirken. Zeigen Sie, dass Ihre Entscheidung auf fundierten Informationen basiert und sowohl die individuellen Leistungen des Mitarbeiters als auch die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt.

4. Gehaltserwartungen besprechen

Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Gehaltserwartungen darzulegen. Hören Sie aktiv zu und fragen Sie nach den Gründen für die gewünschten Anpassungen. Dies zeigt Respekt vor der Meinung des Mitarbeiters und hilft Ihnen, seine Perspektive besser zu verstehen.

5. Gehaltsvorschlag unterbreiten

Unterbreiten Sie Ihren Gehaltsvorschlag, basierend auf der Leistungsbewertung, der Marktanalyse und den finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens. Erklären Sie klar und transparent, wie Sie zu dieser Entscheidung gekommen sind und welche Kriterien berücksichtigt wurden.

6. Alternative Vergütungsoptionen anbieten

Falls die gewünschte Gehaltserhöhung nicht vollständig realisierbar ist, bieten Sie alternative Vergütungsoptionen an, wie beispielsweise Boni, zusätzliche Urlaubstage oder Weiterbildungsmaßnahmen. Diese können den Vorschlag abrunden und dem Mitarbeiter zusätzliche Wertschätzung zeigen.

7. Einwände besprechen und Lösung finden

Gehen Sie auf eventuelle Einwände oder Bedenken des Mitarbeiters ein und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen. Seien Sie offen für Verhandlungen, aber bleiben Sie klar in Ihrer Argumentation. Ziel ist es, eine für beide Seiten akzeptable Vereinbarung zu treffen.

8. Abschluss und Ausblick

Fassen Sie die Ergebnisse des Gesprächs zusammen und bestätigen Sie die getroffenen Vereinbarungen. Geben Sie dem Mitarbeiter einen positiven Ausblick und betonen Sie, dass Sie seine Entwicklung weiterhin unterstützen werden. Bedanken Sie sich für das Gespräch und beenden Sie es in einer positiven und motivierenden Atmosphäre.

10 Tipps: Wie führe ich Gehaltsverhandlungen erfolgreich?

Der Erfolg einer Organisation hängt maßgeblich von den Mitarbeitern ab – denn sie sind das Rückgrat des Unternehmens. Das oberste Ziel in einer Gehaltsverhandlung darf es daher nicht sein, dem Arbeitnehmer möglichst wenig Gehaltsplus zuzugestehen, um so Kosten für die Firma einzusparen.

Vielmehr müssen Personalverantwortlich dafür Sorge tragen, dass sich der Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt, weiterhin motiviert ist und dem Unternehmen treu bleibt. Denn so viel ist klar: Die Rekrutierung und das Onboarding eines neuen Teammitglieds sind deutlich teurer, als die Aufwände für eine Gehaltserhöhung.

Ein Gehaltsgespräch als Arbeitgeber oder Vorgesetzter richtig zu führen, erfordert daher eine ausgewogene Mischung aus Vorbereitung, Empathie und klarer Kommunikation. Nutzen Sie die folgenden Tipp, um ein professionelles und faires Gehaltsgespräch zu führen:

1. Tipp: Gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen über die Leistung des Mitarbeiters, seine aktuellen Gehaltsdaten und die Marktbedingungen gesammelt haben. Vergleichen Sie das Gehalt des Mitarbeiters mit branchenüblichen Vergütungen und berücksichtigen Sie die finanzielle Lage des Unternehmens. Betrachten Sie anschließend die folgenden Punkte:

• Engagement und persönliche Fähigkeiten des Mitarbeiters,
• fachliche Kompetenzen und Weiterentwicklungen des Arbeitnehmers sowie
• äußere Faktoren, wie Inflation und Teuerungsraten.

Die Einbeziehung dieser Faktoren hilft Ihnen, einen angemessenen Spielraum für die Gehaltsfindung zu haben.

2. Tipp: Schaffen Sie eine offene und wertschätzende Atmosphäre

In der Unterredung sollte eine angenehme sowie diskrete Gesprächsatmosphäre herrschen. Gehaltsverhandlungen mit dem Arbeitgeber sind nicht für die Ohren anderer bestimmt. Achten Sie außerdem auf Körpersprache: Nehmen Sie zum Beispiel keine frontale Sitzposition ein, sondern setzen Sie sich über Eck. Smalltalk zu Beginn lockert das Gespräch auf.

Wichtig ist, im Gespräch Raum für Argumente zu schaffen: Seien Sie Ihrem Mitarbeiter gegenüber transparent – schließlich wissen Sie um die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens. Das heißt aber nicht, dass Sie alle Karten auf den Tisch legen müssen. Wichtig ist ein Miteinander, in dem sich jeder gehört und informiert fühlt. Veranschaulichen Sie Ihrem Gesprächspartner die Beweggründe Ihrer Gesprächsposition.

3. Tipp: Geben Sie eine objektive Leistungsbewertung

Geben Sie am Anfang des Gehaltsgespräches eine objektive und faire Bewertung über die bisherigen Leistungen des Mitarbeiters. Heben Sie positive Aspekte hervor und nennen Sie konkrete Beispiele für Erfolge und Beiträge des Mitarbeiters zum Unternehmenserfolg. Dies zeigt, dass Ihre Entscheidung auf klaren Fakten basiert und nicht willkürlich ist.

4. Tipp: Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die Perspektive des Mitarbeiters ernst

Geben Sie dem Mitarbeiter Raum, seine Gehaltsvorstellungen und die Gründe dafür darzulegen. Hören Sie aufmerksam zu und zeigen Sie Verständnis für seine Perspektive. Dies schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie seine Anliegen ernst nehmen. Gleichzeitig erhalten Sie wertvolle Einblicke in seine Erwartungen und Motivationen.

5. Tipp: Argumentieren Sie sachlich, transparent und konstruktiv in der Gehaltsverhandlung

Wenn Sie eine Gehaltserhöhung anbieten oder ablehnen, stützen Sie Ihre Argumentation auf klare Fakten. Erklären Sie, wie die Leistung des Mitarbeiters, die Marktbedingungen und die Unternehmenssituation Ihre Entscheidung beeinflusst haben. Transparenz schafft Vertrauen und hilft dem Mitarbeiter, Ihre Entscheidung nachzuvollziehen.

Falls die Vorstellungen über die Gehaltserhöhung auseinandergehen, führen Sie eine konstruktive Verhandlung. Bleiben Sie offen für Kompromisse, aber gleichzeitig klar und bestimmt in Ihrer Argumentation. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen akzeptabel ist.

6. Tipp: Verhandlungsspielraum einplanen

Gestalten Sie das Gespräch so, dass es zu Ihrem Gegenüber passt: Kompetitive Persönlichkeiten schätzen Verhandlungssituationen. Mitunter fühlen sie sich bestätigt, wenn sie durch ihr Verhandlungsgeschick „das Beste herausholen“ können. Umgekehrt kommt es zurückhaltenden Mitarbeitern entgegen, wenn sie nicht stark verhandeln müssen, aber monetäre Wertschätzung erfahren. 

7. Tipp: Bleiben Sie flexibel und bieten Sie Alternativen an

Falls eine direkte Gehaltserhöhung nicht möglich ist, zeigen Sie Flexibilität, indem Sie alternative Vergütungsmodelle vorschlagen. Dies könnten Boni, zusätzliche Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten oder Weiterbildungsangebote sein. Diese Optionen können den Mitarbeiter motivieren und ihm zeigen, dass seine Arbeit trotz eingeschränkter finanzieller Spielräume geschätzt wird.

8. Tipp: Vermeiden Sie starre Positionen und suchen Sie nach Kompromissen

Gehaltsverhandlungen sollten nicht als Konflikt, sondern als partnerschaftliche Diskussion betrachtet werden. Vermeiden Sie es, auf starren Positionen zu beharren. Suchen Sie stattdessen nach Kompromissen, die sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen akzeptabel sind. Ein flexibler Ansatz erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche Einigung.

9. Tipp: Setzen Sie klare Ziele und Erwartungen für die Zukunft

Wenn eine sofortige Gehaltserhöhung nicht möglich ist, legen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter klare Ziele und Meilensteine für eine zukünftige Gehaltsanpassung fest. Dies zeigt dem Mitarbeiter, dass seine Entwicklung ernst genommen wird und dass es eine Perspektive für eine spätere Anpassung gibt.

10. Tipp: Schließen Sie das Gespräch positiv ab

Beenden Sie das Gespräch mit einer positiven Zusammenfassung und einem Ausblick auf die zukünftige Zusammenarbeit. Bestätigen Sie die getroffenen Vereinbarungen und zeigen Sie Ihre Unterstützung für die weiteren Schritte des Mitarbeiters. Ein positiver Abschluss hinterlässt einen guten Eindruck und stärkt die Motivation des Mitarbeiters.

Welche Aussagen sollten im Gehaltsgespräch vermieden werden?

Beim Gehaltsgespräch ist es als Arbeitgeber oder Vorgesetzter wichtig, sensibel und diplomatisch zu kommunizieren. Einige Aussagen sollten vermieden werden, da sie dem Gespräch eine negative Richtung geben oder das Vertrauen des Mitarbeiters untergraben könnten. Hier sind Beispiele für solche Aussagen und warum sie problematisch sind:

Nachbereitung: Was steht nach dem Gehaltsgespräch an?

Nach einem Gehaltsgespräch ist es als Arbeitgeber oder Vorgesetzter wichtig, die besprochenen Vereinbarungen konsequent umzusetzen und den weiteren Verlauf sorgfältig zu begleiten. Hier sind die wesentlichen Schritte:

• Schriftliche Bestätigung der Ergebnisse: Fassen Sie die Ergebnisse des Gehaltsgesprächs in einer schriftlichen Bestätigung vollständig zusammen, inklusive der vereinbarten Gehaltserhöhung, dem Zeitpunkt der Gehaltsanpassung sowie die Bereitstellung alternativer Vergütungsmodelle. Übergeben Sie diese Bestätigung zeitnah an den Mitarbeiter, um Transparenz zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
• Anpassung der Gehaltsabrechnung: Stellen Sie sicher, dass die vereinbarte Gehaltsanpassung in der nächsten Gehaltsabrechnung korrekt umgesetzt wird. Informieren Sie die Personalabteilung oder den zuständigen Lohnbuchhalter rechtzeitig über die neuen Konditionen, damit die Änderung ohne Verzögerung erfolgt.

Wie oft sollten Gehaltsverhandlungen stattfinden?

Ein Gehaltsgespräch sollte regelmäßig und strategisch geplant stattfinden. Dies fördert die Motivation der Mitarbeiter und gewährleistet eine marktgerechte und leistungsorientierte Vergütung.

In den meisten Unternehmen hat es sich bewährt, einmal im Jahr ein Gehaltsgespräch zu führen. Dieser jährliche Rhythmus ermöglicht es, die Entwicklung des Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum zu bewerten und auf Basis konkreter Leistungen über eine Gehaltsanpassung zu entscheiden. Das jährliche Gespräch kann in den allgemeinen Zyklus der Mitarbeitergespräche integriert werden, etwa in Verbindung mit Jahresendgesprächen oder Zielvereinbarungen.

Neben den regelmäßigen jährlichen Gesprächen können Gehaltsgespräche auch anlassbezogen stattfinden. Das kann der Fall sein, wenn der Mitarbeiter außergewöhnliche Leistungen erbracht hat, neue Verantwortlichkeiten übernommen hat oder wenn sich die Marktbedingungen erheblich verändert haben. Auch bei einer Beförderung ist ein Gehaltsgespräch sinnvoll, um die neue Position angemessen zu honorieren.

Exkurs: Gehaltserhöhung von Zielerreichung abhängig machen

Gehaltserhöhungen, die als Anerkennung der Leistung erfolgen, sind am wirkungsvollsten. Sind Sie der Meinung, dass der Mitarbeiter noch Leistungspotenziale hat, dann bietet es sich womöglich an, die Gehaltsanpassung an eine Zielvereinbarung zu koppeln. So motivieren Sie den Mitarbeiter, sein Bestes zu geben. Um zusätzliche Anreize zu schaffen, können Sie die Gehaltserhöhung stufenweise in Aussicht stellen.

Damit alle Beteiligten wissen, was auf sie zukommt, sollten die Ziele konkret vereinbart und schriftlich festgehalten werden. Gleiches gilt natürlich für die Höhe der Gehaltserhöhung, die bei Erreichen fällig wird. Um weiche Absichtserklärungen zu vermeiden, sollten Sie sich bei der Zielvereinbarung an der SMART-Formeln orientieren. Demnach müssen die Ziele …

• spezifisch,
• messbar,
• attraktiv,
• realistisch und
• terminierbar sein.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Gehaltsgespräche