Delegationsgespräch: Definition, Vorteile und Aufbau (mit Tipps)

Definition: Was ist ein Delegationsgespräch?

Ein Delegationsgespräch dient dazu, Aufgaben gezielt an Mitarbeiter zu delegieren. Dabei übernimmt die Führungskraft (der Delegierende) die Verantwortung, die Aufgabe klar zu formulieren, den Zielrahmen abzustecken und die erforderlichen Kompetenzen sowie Befugnisse zu übertragen.

Im Fokus steht die Sicherstellung, dass der Mitarbeiter, der die Aufgabe übernimmt (der Delegationsempfänger), über die nötigen Ressourcen und Fähigkeiten verfügt, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Bei dem Delegationsgespräch geht es jedoch nicht nur um die Übertragung von Aufgaben, sondern auch um die Vermittlung von Vertrauen und Wertschätzung für die Arbeit des Mitarbeiters.

Was sind die Vorteile eines Delegationsgespräches?

Ein Delegationsgespräch bietet gleich mehrere Vorteile für Führungskräfte:

1. Reduzierung der eigenen Arbeitsbelastung: Durch gezieltes Delegieren von Aufgaben haben Sie mehr Zeit für wichtige Führungsaufgaben und strategische Entscheidungen.
2. Förderung der Selbstständigkeit: Ihre Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit, eigenständig zu arbeiten, was ihre Motivation und Zufriedenheit steigert.
3. Schaffung von Entwicklungschancen: Indem Sie Ihren Mitarbeitern verantwortungsvolle Aufgaben übertragen, bieten Sie ihnen Herausforderungen, die zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung beitragen.
4. Optimale Nutzung des Fachwissens: Sie setzen das spezifische Know-how Ihrer Mitarbeiter effektiv ein, was zu besseren Ergebnissen führt.
5. Sicherung reibungsloser Arbeitsabläufe: Ein gut organisiertes Delegationssystem sorgt dafür, dass Aufgaben auch in Ihrer Abwesenheit ohne Probleme weitergeführt werden.

Durch ein gut geführtes Delegationsgespräch verschaffen Sie sich also nicht nur mehr Zeit für Führungsaufgaben, sondern fördern auch die Motivation und Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeiter.

Wie Sie Sich auf ein Delegationsgespräch erfolgreich vorbereiten

Die gründliche Vorbereitung auf ein Delegationsgespräch ist entscheidend für den Erfolg der Aufgabendelegation. Eine Führungskraft muss sich über folgende Punkte im Klaren sein:

• Verantwortlichkeiten: An wen soll die Aufgabe delegiert werden? Welcher Arbeitnehmer eignet sich aufgrund der fachlichen und persönlichen Kompetenzen am besten für die Aufgabe?
• Zielsetzung und Soll-Zustand: Wie soll das Ergebnis letztlich aussehen? Gibt es klare Zielvorgaben oder lediglich Rahmenbedingungen, die erfüllt werden müssen? Gibt es Anforderungen von extern, zum Beispiel von Kunden?
• Ressourcen: Welche Ressourcen benötigt der Verantwortliche für die Umsetzung? Müssen weitere Arbeitskräfte für das Projekt/die Aufgabe eingeteilt werden? Ist ein Budget nötig? Müssen bestimmte Arbeitsmittel bereitgestellt werden?
• Zeitlicher Rahmen: Bis wann muss die Aufgabe fertig werden? Gibt es bereits einen festen Termin? Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten? Gibt es einen zeitlichen Puffer?

Wie läuft ein Delegationsgespräch ab?

Ein Delegationsgespräch folgt einem klaren Ablauf, der in sechs Phasen unterteilt ist. Jede Phase hat das Ziel, die Aufgabe erfolgreich zu delegieren und sicherzustellen, dass der Delegationsempfänger die delegierte Aufgabe versteht und die Verantwortung übernimmt.

1. Phase: Begrüßung und Einleitung

Zu Beginn des Delegationsgesprächs begrüßt der Vorgesetzte den Mitarbeiter freundlich und erläutert den Grund der Aufgabendelegation. Hierbei wird die bisherige Leistung des Mitarbeiters betont und die neue Aufgabe vorgestellt.

Beispiel: „Frau Müller, ich freue mich, dass wir uns heute zusammensetzen. Aufgrund Ihrer hervorragenden Arbeit möchte ich Ihnen die Verantwortung für das Designprojekt übertragen.“

2. Phase: Zuhören

In dieser Phase hört der Vorgesetzte dem Mitarbeiter genau zu, um eventuelle Einwände oder Vorbehalte gegenüber der delegierten Aufgabe zu erkennen. Hier können Unsicherheiten bezüglich der Verantwortung oder der verfügbaren Ressourcen angesprochen werden. Es wird deutlich, ob der Delegationsempfänger sich der Aufgabe gewachsen fühlt oder zusätzliche Unterstützung durch den Delegierenden benötigt.

3. Phase: Erwartungen über Aufgabe klären

Die Führungskraft erklärt im Detail den Gesamtzusammenhang der Aufgabe und stellt klar, welche Erwartungen sie an den Mitarbeiter hat. Es wird besprochen:

• welche Kompetenzen der Mitarbeiter benötigt,
• welche Ziele erreicht werden sollen und
• wie die Ergebnisse gemessen werden.

Der Delegationsempfänger muss verstehen, welche Verantwortung er trägt und welche Befugnisse ihm übertragen werden.

4. Phase: Einschätzung des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter gibt seine Einschätzung zur delegierten Aufgabe ab und äußert, ob er die Verantwortung übernehmen kann. Er legt dar, welche Ressourcen, Informationen und Unterstützung er benötigt, um die Aufgabe erfolgreich zu bewältigen. In dieser Phase werden auch mögliche Fehlerquellen und Engpässe besprochen, um spätere Rückdelegationen zu vermeiden.

5. Phase: Verbindliche Vereinbarung treffen

In der fünften Phase wird eine feste Vereinbarung getroffen. Hier wird klar festgelegt:

• welche Aufgaben delegiert wurden,
• welche Ergebnisse bis wann erreicht werden müssen und
• wie die Arbeitsergebnisse überprüft werden.

Die Vereinbarung sollte schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Es wird auch besprochen, wann Zwischenkontrollen stattfinden und ob bestimmte Vorschriften oder Absprachen mit anderen Abteilungen notwendig sind.

6. Phase: Danksagung und Abschluss

Zum Abschluss des Delegationsgesprächs bedankt sich die Führungskraft beim Mitarbeiter und bietet an, bei Fragen oder Problemen Unterstützung zu leisten.

Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie diese Aufgabe übernehmen. Falls es Schwierigkeiten gibt, stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.“ Diese Danksagung stärkt die Beziehung zwischen Vorgesetztem und Delegationsempfänger und signalisiert, dass der Mitarbeiter auf Unterstützung zählen kann.

Tipps: Wie führen Sie ein erfolgreiches Delegationsgespräch?

Ein erfolgreiches Delegationsgespräch erfordert mehr als nur das Abgeben von Aufgaben. Damit Ihr Mitarbeiter die delegierte Aufgabe als Chance wahrnimmt und sich wertgeschätzt fühlt, sollten Sie die folgenden Tipps berücksichtigen:

Tipp 1: Delegieren Sie wirklich

Delegieren bedeutet mehr, als einem Mitarbeiter kurzfristig eine Aufgabe zu übertragen. Es geht nicht darum, lästige Arbeiten weiterzureichen oder Aufgaben abzugeben, weil man selbst keine Zeit hat. Eine echte Delegation erfordert, dem Delegationsempfänger nicht nur eine Aufgabe zu übergeben, sondern auch die Verantwortung dafür. Der Mitarbeiter sollte klare Ziele vor Augen haben und die notwendigen Befugnisse erhalten, um die Aufgabe eigenständig zu erledigen. Richtiges Delegieren bedeutet also auch, Verantwortung abzugeben und dem Mitarbeiter zu vertrauen, dass er das gewünschte Ergebnis erzielt.

Tipp 2: Versorgen Sie den Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen

Damit die Delegation erfolgreich ist, müssen Sie den Mitarbeiter umfassend informieren. Erklären Sie ihm den Zusammenhang der Aufgabe im Gesamtprojekt, legen Sie die Ziele fest und klären Sie, woran die Ergebnisse gemessen werden. Nur so kann der Delegationsempfänger die Aufgabe im vollen Umfang verstehen und eigenständig bearbeiten. Ohne ausreichende Informationen besteht das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern, die das gewünschte Ergebnis gefährden könnten.

Tipp 3: Motivieren Sie, statt zu bestimmen

Motivation ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer delegierten Aufgabe. Behandeln Sie den Mitarbeiter als Experten in seinem Fachgebiet. Geben Sie ihm die Freiheit, seinen eigenen Weg zu finden, um das festgelegte Ziel zu erreichen. Vermeiden Sie es, dem Mitarbeiter jede einzelne Handlung vorzuschreiben. Vertrauen Sie darauf, dass er die nötigen Fähigkeiten besitzt, um die Aufgabe erfolgreich zu bewältigen. Indem Sie ihm diese Freiheit gewähren, fördern Sie nicht nur seine Motivation, sondern auch die Eigenverantwortung.

Tipp 4: Holen Sie sich nach dem Delegationsgespräch Feedback ein

Nach dem Delegationsgespräch sollten Sie zeitnah den Kontakt zum Mitarbeiter suchen und sich ein erstes Feedback einholen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, zu überprüfen, ob der Mitarbeiter mit der Aufgabe begonnen hat und ob er eventuell Unterstützung benötigt. Sollte der Mitarbeiter noch unsicher sein oder mit der Umsetzung zögern, können Sie rechtzeitig eingreifen und zusätzliche Hilfestellung leisten. Auf diese Weise sichern Sie den Erfolg der Aufgabendelegation und vermeiden unnötige Verzögerungen oder Fehler.

Sollte das Delegationsgespräch schriftlich dokumentiert werden?

Es ist von großer Bedeutung, jedes Delegationsgespräch schriftlich zu dokumentieren. Eine klare schriftliche Vereinbarung kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass sowohl die Führungskraft als auch der Delegationsempfänger klare Vorstellungen von der Aufgabe und den Erwartungen haben.

Zudem dient die Dokumentation als wertvolle Referenz, falls es später zu Unklarheiten, Fehlern oder Einwänden kommt. Es wird daher dringend empfohlen, das Protokoll unmittelbar nach dem Gespräch zu erstellen und von beiden Seiten unterzeichnen zu lassen.

Muster: Dokumentation des Delegationsgespräches

Nach einem Delegationsgespräch sollte die Führungskraft festhalten, welche Aufgabe delegiert wurde, an welchen Mitarbeiter sie delegiert wurde und welche Absprachen hinsichtlich des Ablaufs, der Ressourcen und der Arbeitsergebnisse getroffen wurden. Sie können sich dabei an folgendem Musterformular orientieren: