Jahresgespräch führen: Ablauf, Inhalte und Tipps

Definition: Was ist ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch ist ein einmal jährlich stattfindendes Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und den Mitarbeitern, das strukturiert, vertraulich und losgelöst von der täglichen Arbeit im Unternehmen stattfindet. Das jährliche Gespräch ergänzt die tägliche Kommunikation und fördert den Dialog im Unternehmen. Es soll andere Gesprächsarten, beispielsweise Evaluations-, Feedback- und Planungsgespräche, ergänzen und nicht ersetzen. 

Inhalte: Was beinhaltet ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch gibt zunächst einen Überblick über das vergangene Arbeitsjahr, die gegenwärtige und die zu erwartende Situation in Bezug auf 

• Arbeitssituation, 
• Arbeitsleistung, 
• Arbeitszufriedenheit und 
• Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen.

Darüber hinaus wird die fachübergreifende Kompetenz des Arbeitnehmers beurteilt und der Personalentwicklungsbedarf sowie die damit verbundenen Möglichkeiten erörtert. Zuletzt werden Vereinbarungen und Ziele für das kommende Jahr getroffen und oftmals auch schriftlich fixiert.

Ablauf: Wie läuft ein Jahresgespräch ab? 

Der konkrete Ablauf eines Jahresgesprächs besteht aus 3 Phasen

1. Begrüßung, Rückblick und Feedback
2. Formulierung von Zielsetzungen
3. Entwicklung und Ausblick

Phase 1: Begrüßung, Rückblick und Feedback

In der ersten Phase des Jahresgespräches – nach der kurzen Begrüßung – folgt in der Regel ein Rückblick auf das vergangene Jahr, im Rahmen dessen der Mitarbeiter beurteilt wird. Die erste Phase beinhaltet demnach eine Rückmeldung in Form von konstruktivem Feedback, welches sowohl Erfolge des Mitarbeiters als auch Misserfolge und Fehlschläge inkludiert. Wurden zuvor bereits Ziele vereinbart, wird erörtert, ob diese Ziele wie gewünscht und in der geplanten Frist erreicht werden konnten. Doch auch eine potenzielle Weiterentwicklung des Mitarbeiters soll in dieser Phase gezielt benannt und gewürdigt werden.

Phase 2: Formulierung von Zielsetzungen für das kommende Jahr

Nach dem Rückblick und der Rückmeldung folgt eine Planungsphase, in der gemeinsame Ziele definiert und dokumentiert werden. Die Vereinbarungen sollten einen verbindlichen Charakter haben. Bei mangelnder Umsetzung empfiehlt sich eine gemeinsame Analyse über die möglichen Gründe und Möglichkeiten zur Anpassung der Umsetzung.

Generell sollten alle Vereinbarungen und Ziele: 

• klar und positiv formuliert sein,
• mittels messbarer, im Vorfeld definierter Größen, kontrollierbar sein,
• sie sollten realisierbar sein und 
• es sollte ein Termin/Zeitrahmen zur zeitlichen Umsetzung ausgemacht werden.

Phase 3: Entwicklung und Ausblick

In der letzten, der dritten Phase, steht die künftige Entwicklung und auch Entwicklungschancen des Mitarbeiters im Vordergrund. Welche beruflichen Perspektiven bietet das Unternehmen? Besteht das Interesse an einer Weiterbildung? Welche Potenziale sollten wie genutzt werden?

In diesem Zusammenhang werden auch die Pläne der zukünftigen Personalentwicklung/Personalplanung kurz angesprochen. Gerade wenn ein Mitarbeiter über einen großen Arbeitsdruck und Überlastung redet, kann die Aussicht auf eine zukünftige Entlastung neue Motivation geben. 

Vorbereitung: Wie Sie Sich auf ein Jahresgespräch vorbereiten? 

Die Vorbereitung des Jahresgespräches ist mitunter die wichtigste Aufgabe für die Gesprächsführung. Grundsätzlich unterliegt das Jahresgespräch jedoch keiner starren Struktur. Denn jedes Mitarbeitergespräch wird anders verlaufen, da es sich nach den konkreten Leistungen des jeweiligen Beschäftigten richtet.

Machen Sie sich deshalb während der Vorbereitung Gedanken darüber, welche Themen und Punkte Sie unbedingt ansprechen möchten. Zur Themenfindung hilft Ihnen folgender Leitfaden mit Fragen, die Sie sich im Zusammenhang mit der Leistung Ihres Beschäftigten stellen können:

Leitfaden zur Themenfindung des Jahresgesprächs

Generell beginnt jedes Jahresgespräch immer mit einem Rückblick bezüglich des jeweiligen Angestellten und seiner Leistungen. 

• Welche Vereinbarungen wurden für das letzte Jahr getroffen?
• Welche Vereinbarungen konnten umgesetzt werden? 
• Welche nicht? 
• Welche Gründe/Hindernisse gab es dafür?
• Welche Veränderungen gab es?
• Was sind die derzeitigen Arbeitsaufgaben?
• Welche Aufgaben sind im Laufe des Jahres neu hinzugekommen?
• Welche Aufgaben sind dafür weggefallen?

In diesem Zusammenhang sollte auch immer ein ressourcenorientiertes Feedback mit eingearbeitet werden, welches den Blick auf die zukünftige Entwicklung richtet. Fragen Sie sich dabei:

• Was kann bei der Zusammenarbeit unverändert bleiben?
• Welche Veränderungen erwarten Sie als Chef?
• Wo erhoffen Sie sich mehr Leistung?
• Was wünschen Sie sich nicht mehr (Fehler, Verhalten etc.)?
• Was wird bei der Zusammenarbeit Neues auf den Mitarbeiter zukommen?

Nachbereitung: Wie Sie ein Jahresgespräch nachbereiten 

Grundsätzlich gehört zur Nachbereitung eines Jahresgesprächs die Erstellung eines Protokolls. Darin werden sämtliche Vereinbarungen und Gesprächsergebnisse in einem vertraulichen Format dokumentiert. Dieses dient im nächsten Jahr wieder als Grundlage. Darauf aufbauend lassen sich positive oder negative Entwicklungen optimal festmachen. Während des Gesprächs wird dazu von den Vorgesetzten, nach Rücksprache mit den Mitarbeitern ein Protokoll (inkl. eines Formblatts für Weiterbildungsmaßnahmen) ausgefüllt.

Das Protokoll enthält folgende Themenbereiche:

1. Arbeitsaufgaben und Organisation
2. Führung und Zusammenarbeit
3. Personalentwicklung 

Sind noch Punkte aus dem Vorjahr offen, werden diese in beiderseitigem Einvernehmen in das neue Protokoll übertragen. Das Protokoll wird am Ende des Jahresgesprächs von allen Gesprächsbeteiligten unterschrieben.

Kurzfristige und mittelfristige Nachbereitung

Neben dem Protokoll sind jedoch weitere Nachbereitungen zu treffen – sowohl kurzfristig als auch mittelfristig. 

Checkliste für die Nachbereitung des Jahresgespräches

Hier haben wir für Sie noch eine Checkliste mit den wichtigsten Aspekten zur Nachbereitung Ihres nächsten Jahresgesprächs zusammengestellt:

Vorteile: Warum ist das Jahresgespräch so wichtig?

Das Jahresgespräch soll die Entwicklung von Mitarbeitern und Unternehmen vorantreiben und die Performance verbessern. Auch die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern kann durch ein offenes und transparentes Mitarbeitergespräch gestärkt werden. Zusammengefasst bietet das Gespräch sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter wichtige Vorteile und Chancen. Dazu gehören: 

Tipps: Wie wird ein Jahresgespräch erfolgreich? 

Damit ein Jahresgespräch erfolgreich wird, sollten Sie folgende fünf Tipps bei Ihrer Gesprächsführung beherzigen: 

Tipp 1: Vorbereitung ist der Schlüssel

Ein erfolgreiches Jahresgespräch beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung. Sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter sollten sich auf das Gespräch gut vorbereiten. Dazu gehört, die Leistungen und Ergebnisse der Arbeit des vergangenen Jahres zu reflektieren, individuelle Stärken und Schwächen zu erkennen und bereits konkrete Themen oder Fragen vorzubereiten. Nur so kann ein konstruktiver Dialog auf Augenhöhe stattfinden, der die Zusammenarbeit fördert und die Entwicklung des Mitarbeiters unterstützt.

Tipp 2: Genügend Zeit einplanen

Ein Jahresgespräch sollte nie zwischen Tür und Angel stattfinden. Es ist wichtig, ausreichend Zeit für das Gespräch einzuplanen, damit alle Themen in Ruhe besprochen werden können. So kann sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter ihre Perspektiven klar darlegen, ohne unter Zeitdruck zu stehen. Diese Planung sorgt dafür, dass das Gespräch produktiv verläuft und keine wichtigen Punkte vernachlässigt werden.

Tipp 3: Sachlicher Gesprächston während des Gesprächs

Während des Jahresgesprächs ist es entscheidend, stets einen sachlichen und professionellen Gesprächston zu wahren. Emotionen sollten nicht die Oberhand gewinnen, und Kritik sollte immer konstruktiv geäußert werden. Eine klare und respektvolle Kommunikation hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zu stärken.

Tipp 4: Den Mitarbeiter zu Wort kommen lassen

Ein erfolgreiches Jahresgespräch ist keine Einbahnstraße. Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit hat, seine eigenen Ansichten, Bedenken und Wünsche zu äußern. Die Führungskraft sollte aktiv zuhören und dem Mitarbeiter Raum für seine Perspektive geben. Dies fördert eine offene Kommunikation und schafft die Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit im kommenden Jahr.

Tipp 5: Ziele und Erwartungen klar formulieren

Zum Abschluss des Gesprächs sollten alle zukünftigen Erwartungen und Ziele präzise formuliert werden. Dies sorgt für Klarheit und hilft beiden Parteien, ihre Prioritäten zu setzen. Sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele sollten klar benannt und in einem Protokoll festgehalten werden, um den Fortschritt im nächsten Jahresgespräch nachvollziehen zu können.

Checkliste für ein erfolgreiches Jahresgespräch

Abschließend finden Sie noch eine Checkliste, mit der Ihr nächstes Jahresgespräch garantiert zu einem Erfolg wird: